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Ein Vorstandsbeschluss zur Entlassung eines Angestellten ist ein formelles Beschlussdokument, mit dem der Vorstand oder die Geschäftsführung eines Unternehmens (z.B. einer GmbH oder AG) die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses offiziell beschließt und dokumentiert. Das Dokument hält fest, wer entlassen wird, aus welchem Grund, ab welchem Datum und unter welchen Bedingungen (z.B. Abfindung). Es dient als innerbetriebliche Autorisierung und als Beweis dafür, dass die Entscheidung ordnungsgemäß gefasst wurde. Sie erhalten diese Vorlage als kostenlose Word-Datei zum Download und können sie sofort ausfüllen und unterzeichnen.
Eine fehlende oder unsaubere Dokumentation einer Entlassung birgt erhebliche Risiken: Der Mitarbeiter kann Ihre Entscheidung anfechten, behaupten, von der Kündigung nichts gewusst zu haben, oder Sie auf Weiterzahlung von Gehalt klagen. Ein formeller Vorstandsbeschluss beweist, dass Sie die Entscheidung bewusst, ordnungsgemäß und mit sachlichem Grund getroffen haben. Besonders in GmbHs und Kapitalgesellschaften ist ein schriftlicher Beschluss rechtlich empfohlen und oft intern vorgeschrieben. Das Dokument schützt Sie rechtlich, indem es zeigt, dass Sie die notwendigen Verfahrensschritte eingehalten haben und dass die Entlassung nicht willkürlich erfolgte. Gleichzeitig dokumentiert es die Bedingungen (Abfindung, Datum) klar und vermeidet spätere Missverständnisse.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Mitarbeiter erfüllt Aufgaben nicht zufriedenstellend | Entlassung wegen Leistungsgründen |
| Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien oder Verträge | Entlassung wegen Verhaltensfehlern |
| Reorganisation oder Reduktion der Belegschaft | Betriebsbedingte Entlassung |
| Beendigung während der Probezeit ohne Einhaltung von Kündigungsfristen | Entlassung in der Probezeit |
| Einvernehmliche Trennung mit Zahlung einer Ausgleichsleistung | Entlassung mit Abfindungsvereinbarung |
| Regulierung aller offenen Fragen und Rechtsansprüche | Entlassung mit Abwicklungsvertrag |
Warum es wichtig ist: Die Entlassung kann anfechtbar sein, wenn Kündigungsfristen nicht eingehalten wurden.
Fix: Konsultieren Sie einen Arbeitsrechtler und prüfen Sie Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Gesetz vor dem Beschluss.
Warum es wichtig ist: Verschwommene Gründe öffnen Raum für arbeitsrechtliche Anfechtungen.
Fix: Seien Sie sachlich spezifisch: nennen Sie konkrete Leistungsmängel oder Verhaltensfehlverhalten.
Warum es wichtig ist: Unklarheiten über Abfindungshöhe führen zu Konflikten und möglichen Rechtsstreitigkeiten.
Fix: Geben Sie einen konkreten Betrag an oder eine Formel, z.B. ‚zwei Monatsgehälter', nicht nur ‚übliche Abfindung'.
Warum es wichtig ist: Ein Beschluss ohne formale Sitzung oder ohne Protokoll hat keine rechtliche Wirkung.
Fix: Stellen Sie sicher, dass die Sitzung korrekt einberufen, dokumentiert und von den richtigen Personen beschlossen wird.
Warum es wichtig ist: Unachtsam weitergeben von Entlassungsgründen kann zu Schadensersatzforderungen führen.
Fix: Archivieren Sie das Dokument vertraulich und teilen Sie es nur mit notwendigen Personen.
Warum es wichtig ist: Unvollständige Abwicklung führt zu Missverständnissen und potenziellen Ansprüchen des Mitarbeiters.
Fix: Planen Sie rechtzeitig die Erstellung eines Arbeitzeugnisses, Abwicklungsvertrags und einer Bestätigung der Beendigung.
In einfacher Sprache: Nennung des Unternehmensnamens und des genauen Datums der Vorstandssitzung.
VORSTANDSBESCHLUSS VON [NAME IHRES UNTERNEHMENS] zur Entlassung eines Angestellten, ordnungsgemäß verabschiedet am [DATUM].
Häufiger Fehler: Vergessen, das exakte Beschlussdatum einzutragen, was zu Zweifeln an der Gültigkeit führt.
In einfacher Sprache: Eindeutige Benennung des zu entlassenden Mitarbeiters mit vollständigem Namen und Funktionsbezeichnung.
[NAME DES ANGESTELLTEN] in seiner/ihrer Funktion als [STELLENBEZEICHNUNG].
Häufiger Fehler: Unklare oder unvollständige Namensverwandlung, die spätere Missverständnisse ermöglicht.
In einfacher Sprache: Kurze, sachliche Angabe des Grundes für die Entlassung.
hat seine/ihre Aufgaben nicht zufriedenstellend erfüllt; daher:
Häufiger Fehler: Zu ausschweifende oder emotionale Formulierungen, die rechtliche Anfechtbarkeit riskieren.
In einfacher Sprache: Formale Feststellung, dass die Entlassung mit Wirkung ab einem bestimmten Datum erfolgt.
ES WIRD BESCHLOSSEN, dass [NAME DES ANGESTELLTEN] zum [DATUM] entlassen wird.
Häufiger Fehler: Versäumnis, ein konkretes Entlassungsdatum zu nennen.
In einfacher Sprache: Festlegung, dass übliche Abfindungen und Leistungen gezahlt werden.
dass er/sie die übliche Abfindung und die üblichen Begünstigungen erhält.
Häufiger Fehler: Nicht präzisieren, welche Beträge und Leistungen konkret gemeint sind.
In einfacher Sprache: Bevollmächtigung der Geschäftsführung, alle erforderlichen Handlungen und Dokumente zur Umsetzung des Beschlusses zu treffen.
ES WIRD BESCHLOSSEN, dass jeder einzelne Direktor dieses Unternehmens hiermit ermächtigt wird, sämtliche Handlungen durchzuführen, einschließlich der Erstellung sämtlicher Dokumente und Bescheinigungen.
Häufiger Fehler: Zu vage formuliert, sodass unklar bleibt, welche konkreten Maßnahmen die Geschäftsführung treffen darf.
Geben Sie den vollständigen Namen Ihres Unternehmens ein und das exakte Datum der Vorstandssitzung, auf der dieser Beschluss gefasst wurde.
💡 Verwenden Sie das tatsächliche Sitzungsdatum, nicht das Datum, an dem Sie das Dokument ausfüllen.
Tragen Sie den vollständigen Namen des zu entlassenden Mitarbeiters und seine genaue Funktionsbezeichnung ein.
💡 Kopieren Sie die Daten aus der Personalakte, um Tippfehler auszuschließen.
Wählen Sie einen sachlichen Grund (z.B. Leistungsmangel, Verhaltensfehlverhalten, betriebsbedingt) und beschreiben Sie ihn knapp.
💡 Vermeiden Sie emotionale oder persönliche Formulierungen, die später anfechtbar sein könnten.
Bestimmen Sie das Datum, ab dem das Arbeitsverhältnis endet. Beachten Sie gesetzliche Kündigungsfristen und Tarifverträge.
💡 Konsultieren Sie einen Anwalt, um sicherzustellen, dass die Frist eingehalten wird.
Definieren Sie, welche Abfindung gezahlt wird und welche Leistungen (z.B. Resturlaub, Gehalt bis Enddatum) enthalten sind.
💡 Klären Sie vorher mit der Geschäftsführung, welche Leistungen üblich sind und was rechtlich verpflichtend ist.
Stellen Sie sicher, dass der Beschluss im Rahmen einer ordnungsgemäßen Vorstandssitzung gefasst und protokolliert wird.
💡 Alle erforderlichen Vorstands- oder Geschäftsführungsmitglieder müssen anwesend sein oder förmlich vertreten sein.
Lassen Sie das Dokument von den bevollmächtigten Personen unterzeichnen und archivieren Sie es sicher.
💡 Bewahren Sie das Original in der Personalakte auf und senden Sie eine Kopie an die Geschäftsführung.
Ein Vorstandsbeschluss dokumentiert die Entscheidung, ist aber nicht das gleiche wie eine formelle Kündigung. Sie müssen dem Mitarbeiter anschließend eine Kündigungsmitteilung (in schriftlicher Form) ausstellen, die der Vorlage und den geltenden Kündigungsfristen entspricht. Der Beschluss dient als interne Autorisierung und Dokumentation. Konsultieren Sie einen Anwalt für die korrekte rechtliche Abwicklung.
Die geltenden Kündigungsfristen richten sich nach dem Arbeitsvertrag, einem eventuellen Tarifvertrag und dem Gesetz (in Deutschland BGB § 622). Die gesetzliche Frist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Bei Verstößen gegen diese Fristen ist die Kündigung unwirksam. Ihr Anwalt kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Fristen für Ihren Fall zu bestimmen.
Die Angabe eines Grundes ist empfohlen, um später im Kündigungsschutzprozess nachweisen zu können, dass Sie einen sachlichen Grund hattest. Je nach Größe des Unternehmens (meist ab 10 Mitarbeiter) muss die Kündigung zudem unter Angabe eines Grundes erfolgen (Kündigungsschutzgesetz). Ein aussagekräftiger, sachlicher Grund in Ihrem Beschluss unterstützt die Haltbarkeit.
Der Mitarbeiter kann eine Kündigungsschutzklage einreichen. Dann müssen Sie vor Gericht darlegen, dass ein sachlicher Grund für die Entlassung bestand und dass Sie alle Verfahrensschritte korrekt eingehalten haben. Daher ist eine saubere Dokumentation (einschließlich dieses Vorstandsbeschlusses) wichtig. Arbeiten Sie mit einem Arbeitsrechtler zusammen, um Ihren Kurs zu absichern.
In der Regel müssen Sie Personalakten mindestens für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und danach noch 3–6 Jahre aufbewahren (je nach Bundesland und Branche). Bewahren Sie das Beschlussdokument in der Personalakte des Mitarbeiters auf, zusammen mit der Kündigungsmitteilung und allen anderen Dokumenten der Entlassung.
Solange Sie die Kündigungsmitteilung noch nicht ausgestellt haben, können Sie intern einen Beschluss zurückziehen. Sobald aber die formelle Kündigung dem Mitarbeiter zugestellt wurde, ist es in der Regel zu spät. Wenn Sie Zweifel haben, sprechen Sie sofort mit Ihrem Anwalt, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.
Das hängt von Ihrer Satzung und Ihren internen Regelungen ab. Typischerweise müssen alle anwesenden oder vertreten Mitglieder unterschreiben, oder es reicht die Unterschrift des Vorsitzenden und eines weiteren Vorstandsmitgliedes. Überprüfen Sie Ihre Satzung oder Geschäftsordnung.
Der Mitarbeiter erhält die formelle schriftliche Kündigungsmitteilung. Der interne Vorstandsbeschluss selbst muss nicht mit dem Mitarbeiter geteilt werden – dieser bleibt eine interne Dokumentation. Zeigen Sie nur die formelle Kündigungsmitteilung und später ggfs. ein Arbeitszeugnis und Abwicklungsunterlagen.
Der Vorstandsbeschluss ist ein **internes Dokument**, das die Entscheidung dokumentiert. Die Kündigungsmitteilung ist das **externe Dokument**, das der Mitarbeiter erhält und das die Kündigung rechtlich wirksam macht. Sie brauchen beides: erst den Beschluss (zur Autorisierung), dann die Kündigungsmitteilung (zur rechtlichen Beendigung).
Die **Kündigungsmitteilung** ist das Dokument, das der Mitarbeiter erhält; sie setzt das Arbeitsverhältnis mit rechtlicher Wirkung außer Kraft. Der **Vorstandsbeschluss** ist ein internes Autorisierungs- und Dokumentationsdokument. Sie brauchen beide: den Beschluss zur Autorisierung und das Kündigungsschreiben zur rechtlichen Beendigung. Der Beschluss wird archiviert, das Kündigungsschreiben dem Mitarbeiter zugestellt.
Ein **Abwicklungsvertrag** regelt die Bedingungen nach einer Entlassung (Abfindung, Urlaub, Zeugnis). Der **Vorstandsbeschluss** trifft die Entscheidung zur Entlassung selbst. Der Beschluss kann dem Abwicklungsvertrag vorangehen oder parallel verhandelt werden. Der Beschluss autorisiert, der Abwicklungsvertrag konkretisiert die Details.
Eine **Abmahnung** teilt dem Mitarbeiter mit, dass sein Verhalten oder seine Leistung unakzeptabel ist, und gibt ihm eine Chance zur Verbesserung. Der **Vorstandsbeschluss** ist bereits die Entscheidung zur Beendigung. Abmahnungen gehen in der Regel einer Entlassung wegen Verhaltens voraus und stärken die Haltbarkeit der Entlassung vor Gericht.
Ein **Arbeitszeugnis** bewertet Leistung und Verhalten des Mitarbeiters im Nachgang; es ist nicht rechtlich notwendig für die Beendigung. Der **Vorstandsbeschluss** genehmigt die Entlassung. Ein Zeugnis wird nach der Kündigung ausgestellt, der Beschluss vor oder unmittelbar bei der Kündigung.
Formale Dokumentation von Personalentscheidungen in GmbHs und Kapitalgesellschaften.
Entlassungen bei Leistungsproblemen oder Verhaltensfehlern in industriellen Betrieben.
Dokumentation von Entlassungen bei Nichterfüllung von Leistungsvorgaben.
Entlassungen aufgrund von Leistungs- oder Verhaltensfehlern in Verkauf und Kundenbetreung.
Formale Beschlussfassung bei Personalabbau oder personellen Veränderungen.
Compliance-konforme Dokumentation von Entlassungen in regulierten Unternehmen.
In Deutschland ist ein formeller Vorstandsbeschluss bei GmbHs und Kapitalgesellschaften empfohlen. Die Kündigungsfristen richten sich nach BGB § 622 und dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Besondere Kündigungsregeln gelten für Schwerbehinderung (SGB IX) und für Mitglieder eines Betriebsrats.
In Österreich gelten ähnliche Prinzipien; Kündigungsfristen und Schutzbestimmungen sind im Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) und ABGB geregelt. Eine Schriftform ist erforderlich, und es müssen besondere Kündigungsfristen für Betriebsräte beachtet werden.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Klare Entlassungsfälle mit eindeutigem Grund und keine arbeitsrechtlichen Komplikationen. | € 0 – 20 (Vorlagenkosten) | 15–30 Minuten zum Ausfüllen |
| Vorlage + Rechtsprüfung | Typische Entlassungen, bei denen Rechtssicherheit wichtig ist, aber kein Konflikt zu erwarten. | € 150 – 400 (Anwalts-Kurzprüfung) | 1–2 Tage (Vorlage + Anwaltsprüfung) |
| Maßgeschneidert | Komplexe Fälle, bestritten Kündigung, Schwerbehinderung, Betriebsrat, oder hohe finanzielle Risiken. | € 500 – 1.500+ (komplette Beratung und Beschluss) | 3–5 Tage (Beratung, Entwurf, Verhandlung) |
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