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| Wenn Ihre Situation ist⊠| Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Das Unternehmen beauftragt einen Anwalt fĂŒr allgemeine rechtliche Angelegenheiten | Allgemeiner Rechtsberater |
| Die GebĂŒhren und Bedingungen sind bereits mit dem Anwalt oder der Kanzlei vereinbart | Mit vereinbarten GebĂŒhren |
| Die GebĂŒhren sind als Spannbreite oder nach ĂŒblichen SĂ€tzen der Kanzlei definiert | Mit GebĂŒhrenbereich |
| Das Engagement ist fĂŒr einen bestimmten Zeitraum befristet | Mit zeitlicher Befristung |
| Die GebĂŒhren werden in separaten Vereinbarungen geregelt | Ohne GebĂŒhrenregelung |
Ein Vorstandsbeschluss ist eine formale, schriftliche Entscheidung des Vorstands oder der GeschĂ€ftsfĂŒhrung einer Kapitalgesellschaft (GmbH, AG). Der Beschluss dokumentiert, dass das Unternehmen beschlossen hat, einen Anwalt oder eine Anwaltskanzlei als allgemeinen Rechtsberater zu engagieren. Das Dokument wird ordnungsgemÀà mit Datum unterzeichnet und ist ein wichtiges Governance-Instrument. Sie erhalten eine Word-Vorlage zum Download, die Sie online bearbeiten und als PDF exportieren können. Der Beschluss schafft eine verbindliche interne und ggf. auch externe Grundlage fĂŒr die Zusammenarbeit mit dem Rechtsberater.
Ohne einen formalen Beschluss kann es spĂ€ter zu MissverstĂ€ndnissen darĂŒber kommen, wer autorisiert hat, einen Anwalt zu engagieren, welche Leistungen erwartet werden und wie die GebĂŒhren geregelt sind. Ein gut dokumentierter Beschluss vermeidet interne Konflikte zwischen GeschĂ€ftsfĂŒhrung und Gesellschaftern oder AktionĂ€ren, da klar nachzulesen ist, dass die Entscheidung ordnungsgemÀà getroffen wurde. Gleichzeitig signalisiert ein professioneller Beschluss dem Anwalt, dass es sich um ein gut organisiertes Unternehmen handelt, das seine GeschĂ€fte seriös fĂŒhrt. Das Dokument ist auch ein wichtiger Bestandteil Ihrer Unternehmensarchivierung und kann bei PrĂŒfungen oder bei Ăbergabe des Unternehmens verlangt werden.
Warum es wichtig ist: Dies kann spĂ€ter zu Verwechslungen, Rechtsunsicherheit oder UngĂŒltigkeit des Beschlusses fĂŒhren.
Fix: Verwenden Sie den vollstÀndigen, amtlich registrierten Namen und die Anschrift der Anwaltskanzlei.
Warum es wichtig ist: Ohne klare GebĂŒhrenabsprache entstehen spĂ€ter Konflikte ĂŒber die Kosten und Zahlungsbedingungen.
Fix: Legen Sie konkrete GebĂŒhrensĂ€tze, PauschalgebĂŒhren oder Obergrenzen schriftlich fest.
Warum es wichtig ist: Ein nicht unterzeichneter Beschluss hat keine rechtliche Verbindlichkeit gegenĂŒber dem Anwalt oder Dritten.
Fix: Stellen Sie sicher, dass die zur Vertretung berechtigten Personen den Beschluss handschriftlich oder digital unterzeichnen.
Warum es wichtig ist: Ohne unterzeichnete Bedingungen ist unklar, auf welcher Grundlage die Anwaltskanzlei tÀtig wird.
Fix: Bereiten Sie die Bedingungen vor dem Beschluss vor, befestigen Sie sie als Anlage und lassen Sie sie von der Kanzlei unterzeichnen.
Warum es wichtig ist: Ein undatierter Beschluss ist rechtlich fragwĂŒrdig und erschwert die Dokumentation und Nachverfolgung.
Fix: Tragen Sie das Datum der Vorstandssitzung oder Beschlussfassung ein und ĂŒberprĂŒfen Sie es vor dem Unterzeichnen.
Warum es wichtig ist: SpÀter können Uneinigkeiten entstehen, ob bestimmte Beratungsleistungen eingeschlossen sind oder nicht.
Fix: Definieren Sie in den Bedingungen klar, welche Bereiche (z. B. Vertragsrecht, Arbeitsrecht, Steuerfragen) abgedeckt sind.
In einfacher Sprache: Der Vorstand bestellt einen benannten Anwalt oder eine Anwaltskanzlei als allgemeinen Rechtsberater des Unternehmens.
ES WIRD BESCHLOSSEN, dass [NAME IHRES UNTERNEHMENS] fĂŒr dessen allgemeine rechtliche Erfordernisse die Anwaltskanzlei [NAME] als ihren allgemeinen Rechtsberater bestellt.
HĂ€ufiger Fehler: Der Name der Anwaltskanzlei oder des Anwalts wird nicht vollstĂ€ndig oder korrekt angegeben, was spĂ€ter zu Verwechslungen oder GĂŒltigkeitsfragen fĂŒhrt.
In einfacher Sprache: Das Dokument legt fest, dass die Beratung sich auf allgemeine rechtliche Angelegenheiten des Unternehmens bezieht.
[NAME IHRES UNTERNEHMENS] benötigt die fĂŒr seine allgemeinen rechtlichen Angelegenheiten die Dienste eines Anwalts.
HÀufiger Fehler: Der Umfang bleibt zu vage, ohne KlÀrung, ob auch spezifische Bereiche (z. B. Arbeitsrecht, Vertragsrecht) eingeschlossen sind.
In einfacher Sprache: Die GebĂŒhren richten sich nach den ĂŒblichen oder vereinbarten SĂ€tzen der Anwaltskanzlei.
nach den grundsĂ€tzlich ĂŒblichen GebĂŒhren, wie sie von besagter Anwaltskanzlei berechnet werden.
HĂ€ufiger Fehler: Keine klare Definition der GebĂŒhrenstruktur (StundensĂ€tze, PauschalgebĂŒhren, Erfolgshonorare) fĂŒhrt spĂ€ter zu KostenĂŒberraschungen.
In einfacher Sprache: Der Beschluss verweist auf gesonderte Bedingungen, die der Anwaltskanzlei vorgeschlagen wurden und Bestandteil des Engagements sind.
eine solche Bestellung richtet sich ferner nach jenen Bedingungen, wie sie in den vorgeschlagenen Bedingungen, welche hier beigefĂŒgt sind, ausgefĂŒhrt sind.
HĂ€ufiger Fehler: Die Bedingungen werden nicht ordnungsgemÀà als Anlage beigefĂŒgt oder nicht unterzeichnet, sodass unklar bleibt, was vereinbart wurde.
In einfacher Sprache: Der Beschluss wird mit dem Datum seiner Verabschiedung dokumentiert.
ORDNUNGSGEMĂSS VERABSCHIEDET AM [DATUM]
HÀufiger Fehler: Das Datum wird vergessen oder nicht korrekt eingetragen, was die AuthentizitÀt und Verbindlichkeit des Beschlusses beeintrÀchtigt.
In einfacher Sprache: Der Beschluss wird von den zustĂ€ndigen Vorstandsmitgliedern oder GeschĂ€ftsfĂŒhrern unterzeichnet, um Verbindlichkeit zu schaffen.
[Unterschrift GeschĂ€ftsfĂŒhrer/Vorstandsvorsitzender] [Name und Titel]
HĂ€ufiger Fehler: Der Beschluss wird nicht unterzeichnet oder von nicht zur Vertretung berechtigten Personen unterzeichnet, was seine GĂŒltigkeit in Frage stellt.
Ersetzen Sie [NAME IHRES UNTERNEHMENS] an allen Stellen mit dem vollstÀndigen, korrekten Namen der Kapitalgesellschaft (GmbH, AG, etc.).
đĄ Nutzen Sie den Namen, wie er im Handelsregister eingetragen ist.
Ersetzen Sie [DATUM] mit dem Datum, an dem der Vorstandsbeschluss tatsÀchlich gefasst wird (z. B. 15. MÀrz 2026).
đĄ Verwenden Sie das Datum der Vorstandssitzung oder der schriftlichen Abstimmung.
Ersetzen Sie [NAME] mit dem vollstÀndigen Namen und der Adresse des Anwalts oder der Anwaltskanzlei, die Sie engagieren möchten.
đĄ BestĂ€tigen Sie, dass der Anwalt oder die Kanzlei damit einverstanden ist, bevor Sie den Beschluss verabschieden.
KlĂ€ren Sie, wie die GebĂŒhren festgelegt werden: nach StundensĂ€tzen, PauschalgebĂŒhren, oder nach ĂŒblichen SĂ€tzen der Kanzlei. Passen Sie den Text entsprechend an.
đĄ Holen Sie ein GebĂŒhrenangebot von der Kanzlei ein, bevor Sie diese Klausel finalisieren.
Befestigen Sie die vorgeschlagenen Bedingungen oder Vereinbarungen mit der Anwaltskanzlei als Anlage zum Beschluss.
đĄ Lassen Sie die Bedingungen auch von der Kanzlei unterzeichnen, um vollstĂ€ndige Zustimmung zu dokumentieren.
Der GeschĂ€ftsfĂŒhrer (bei GmbH) oder der Vorstandsvorsitzende (bei AG) unterzeichnet den Beschluss handschriftlich oder digital.
đĄ Bei mehrerköpfigen VorstĂ€nden: PrĂŒfen Sie die GeschĂ€ftsordnung, wer unterschreiben darf.
Bewahren Sie das unterzeichnete Original oder eine beglaubigte Kopie in Ihrem Archiv oder bei den Sitzungsunterlagen auf.
đĄ Das Dokument ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Unternehmensgovernance und kann spĂ€ter rechtlich relevant sein.
Ein Vorstandsbeschluss ist eine formale Entscheidung des Vorstands oder der GeschĂ€ftsfĂŒhrung, die schriftlich dokumentiert wird. Wenn Sie als Kapitalgesellschaft einen Anwalt als allgemeinen Rechtsberater engagieren, dokumentiert dieser Beschluss die Entscheidung des Unternehmens und schafft eine verbindliche Grundlage. Dies ist wichtig fĂŒr die Unternehmensgovernance, die Rechenschaftspflicht gegenĂŒber AktionĂ€ren oder Gesellschaftern und die Rechtssicherheit.
Es ist empfehlenswert, dass der Anwalt oder die Anwaltskanzlei dem Beschluss und den darin festgehaltenen Bedingungen zustimmt. Dies geschieht in der Regel durch die Unterzeichnung der beigefĂŒgten Bedingungen. So wird sichergestellt, dass beide Seiten einverstanden sind und spĂ€ter keine MissverstĂ€ndnisse entstehen.
Die GebĂŒhren können nur mit schriftlicher Zustimmung beider Seiten (Unternehmen und Anwalt) geĂ€ndert werden. Es ist daher wichtig, die GebĂŒhrenregelung im Voraus klar zu definieren, um spĂ€ter Konflikte zu vermeiden. Falls Sie eine GebĂŒhrenspanne verwenden (z. B. ânach ĂŒblichen SĂ€tzen"), sollte dies ausdrĂŒcklich in den Bedingungen dokumentiert sein.
Normalerweise unterzeichnet der GeschĂ€ftsfĂŒhrer (bei einer GmbH) oder der Vorstandsvorsitzende (bei einer AG) den Beschluss. Bei mehrerköpfigen VorstĂ€nden oder GeschĂ€ftsfĂŒhrungen prĂŒfen Sie bitte Ihre interne GeschĂ€ftsordnung oder Satzung, um festzustellen, wer Vertretungsbefugnisse hat.
Ja, eine digitale oder elektronische Unterzeichnung ist zulĂ€ssig, wenn Sie ein anerkanntes Verfahren verwenden (z. B. qualifizierte elektronische Signatur). In der Praxis reicht aber oft auch eine eingescannte Unterschrift oder ein PDF mit digitalem Signaturfeld. PrĂŒfen Sie jedoch Ihre Satzung und ggf. die Anforderungen Ihrer Bank oder von Behörden.
Der Beschluss gilt in der Regel unbegrenzt oder bis zur Beendigung des VerhĂ€ltnisses mit dem Anwalt. Falls Sie eine zeitliche Befristung wĂŒnschen, können Sie diese in den Bedingungen festhalten (z. B. âbis 31. Dezember 2027"). Ein neuer Beschluss ist notwendig, wenn Sie den Anwalt oder die Anwaltskanzlei wechseln.
In der Regel ist eine Anmeldung beim Handelsregister nicht erforderlich, es sei denn, es gibt spezifische gesetzliche Anforderungen oder Ihre Satzung sieht dies vor. Der Beschluss ist jedoch ein wichtiges internes Dokument und sollte in Ihrem GeschÀftsbuch oder Archiv aufbewahrt werden.
Ja, das ist sinnvoll. Ein Anwalt kann ĂŒberprĂŒfen, ob der Beschluss vollstĂ€ndig ist, die GebĂŒhrenregelung fair ist und alle notwendigen Bedingungen dokumentiert sind. Dies vermeidet spĂ€ter rechtliche oder finanzielle Ăberraschungen und entspricht dem Grundsatz der ordnungsgemĂ€Ăen Governance.
Eine einzelne Anfrage deckt nur einen konkreten Fall ab (z. B. Vertragsreview fĂŒr ein Projekt). Ein Vorstandsbeschluss zum Engagieren eines Anwalts etabliert dagegen eine dauerhafte Zusammenarbeit fĂŒr alle laufenden rechtlichen Fragen. Der Beschluss ist formaler und dokumentiert eine strategische Entscheidung des Vorstands; die einzelne Anfrage ist weniger förmlich und bezieht sich nur auf einen Punkt. Ein Beschluss schafft KontinuitĂ€t; einzelne Anfragen sind punktuell.
MĂŒndliche Vereinbarungen sind nicht dokumentiert und fĂŒhren spĂ€ter oft zu MissverstĂ€ndnissen ĂŒber Leistungen und Kosten. Ein schriftlicher Vorstandsbeschluss mit angehĂ€ngten Bedingungen schafft Rechtssicherheit und Klarheit. Im Konfliktfall ist die schriftliche Dokumentation wichtig fĂŒr die Gerichtspraxis. Ein Beschluss ist daher die professionellere und rechtlich sichere Variante.
Ein Dienstleistungsvertrag ist ein Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Anwalt und regelt die genauen Leistungen, GebĂŒhren und Bedingungen. Der Vorstandsbeschluss ist hingegen ein internes Dokument des Unternehmens, das beschlieĂt, einen bestimmten Anwalt zu engagieren. In der Praxis brauchen Sie beide: der Beschluss dokumentiert die interne Genehmigung; der Vertrag dokumentiert die gegenseitige Verpflichtung. Der Beschluss geht dem Vertrag zeitlich oft voran.
Eine Vollmacht berechtigt den Anwalt, das Unternehmen in einem spezifischen Fall zu vertreten (z. B. vor Gericht). Ein Vorstandsbeschluss zum Engagieren eines Anwalts ist dagegen eine allgemeine, interne Entscheidung, einen Anwalt als Rechtsberater zu beschĂ€ftigen. Die Vollmacht ist ein Vertrags- und Vertretungsdokument; der Beschluss ist ein Governance-Dokument. In vielen FĂ€llen benötigen Sie zuerst den Beschluss, dann spĂ€ter einzelne Vollmachten fĂŒr konkrete Vertretungen.
Dokumentiert die Beauftragung eines Anwalts fĂŒr arbeitsrechtliche und vertragliche Fragen bei wachsender UnternehmensgröĂe.
Regelt die juristische Betreuung fĂŒr IP-Fragen, LizenzvertrĂ€ge und Compliance in frĂŒhen Wachstumsphasen.
Stellt sicher, dass die GeschĂ€ftsfĂŒhrung rechtlich beraten wird in Fragen zu LiefervertrĂ€gen, Haftung und Datenschutz.
Dokumentiert die kontinuierliche juristische UnterstĂŒtzung bei MietvertrĂ€gen, Nebenkosten und Eigentumsrecht.
Regelt den Rechtsbeistand fĂŒr VertrĂ€ge mit Kunden, Haftungsschutz und compliance-relevante Fragen.
Sichert die rechtliche Beratung in Bereichen wie Datenschutz, AGB, RĂŒckgaberecht und Verbraucherschutz.
Das Dokument folgt deutschem Gesellschaftsrecht (GmbH- und AG-Recht nach HGB und AktG) und dokumentiert den Vorstandsbeschluss nach den GrundsĂ€tzen der Unternehmensgovernance. In Deutschland ist eine schriftliche Dokumentation fĂŒr die GĂŒltigkeit von BeschlĂŒssen nicht immer zwingend erforderlich, wird aber zur Vermeidung von Streitigkeiten dringend empfohlen.
In Ăsterreich gelten Ă€hnliche Regeln fĂŒr GmbH und AG. Der Beschluss sollte den Vorgaben des Unternehmensgesetzbuchs (UGB) und der Gesellschaftervereinbarung entsprechen. Ăsterreichische Kapitalgesellschaften sollten ebenfalls eine schriftliche Dokumentation fĂŒr Governance-Zwecke aufbewahren.
In der Schweiz regelt das Obligationenrecht (OR) die Anforderungen an VorstandsbeschlĂŒsse. Der Beschluss sollte nach schweizer Gesellschaftsrecht dokumentiert werden, besonders bei AG und GmbH (Kapitalgesellschaften). Auch hier ist eine schriftliche Dokumentation empfohlen, auch wenn sie nicht in allen FĂ€llen gesetzlich zwingend ist.
| Weg | Am besten fĂŒr | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Ihr Unternehmen hat einen stabilen Rechtsbeistand und benötigt einen Standardbeschluss zur Dokumentation der Entscheidung. | In Business in a Box enthalten | ca. 15â20 Minuten |
| Vorlage + RechtsprĂŒfung | Sie möchten sicherstellen, dass die GebĂŒhrenregelung und Bedingungen fair und rechtlich korrekt sind, bevor Sie den Beschluss unterzeichnen. | 200â400 EUR fĂŒr AnwaltsprĂŒfung | 1â2 Tage |
| MaĂgeschneidert | Ihr Unternehmen hat spezielle Anforderungen (z. B. Spezialisierung des Anwalts, Mehrheit von AnwĂ€lten, ProjektgebĂŒhren) oder komplexe Governance. | 400â800 EUR oder mehr | 3â5 Arbeitstage |
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