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Una liberatoria sulle informazioni del candidato è un accordo firmato tra il candidato e la tua impresa, con cui il candidato autorizza esplicitamente la raccolta, l'archiviazione e l'uso dei propri dati personali durante il processo di selezione e assunzione. È un documento Word gratuito e modificabile che puoi scaricare, compilare con i dati dell'impresa e del candidato, stampare e far firmare. Puoi anche esportarlo in PDF per l'archiviazione digitale sicura. Il modello è strutturato in modo semplice e breve, affinché possa essere sottoscritto entro il colloquio di selezione, senza complicare le procedure amministrative.
Raccogliere dati personali durante il reclutamento (nome, indirizzo, referenze, risultati di test, informazioni bancarie) espone la tua impresa a responsabilità legali se non documentata correttamente. Senza una liberatoria firmata, il candidato potrebbe contestare in futuro che i dati sono stati raccolti senza autorizzazione, espandendo il rischio di sanzioni secondo il GDPR e il Codice della Privacy. Una liberatoria chiarisce le finalità, le modalità di trattamento e il periodo di conservazione dei dati, proteggendo sia il candidato (che sa esattamente come verranno usati i suoi dati) che la tua impresa (che ha prova scritta del consenso). Inoltre, standardizza il tuo processo di reclutamento, garantendo coerenza legale in ogni assunzione e facilitando i controlli interni o esterni sulla conformità alle normative sulla privacy.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Candidato assunto per ruolo esecutivo o operaio senza verifiche complesse. | Liberatoria semplice |
| Candidato per ruolo con responsabilità finanziarie o gestione di dati sensibili. | Liberatoria con controllo background |
| Verifica attiva con precedenti datori di lavoro o istituti scolastici. | Liberatoria con referenze |
| Selezione che include valutazioni psicometriche o test attitudinali. | Liberatoria con test psicoattitudinale |
| Candidato estero o selezione internazionale che richiede trasparenza linguistica. | Liberatoria multilingue |
Perché conta: Il documento diventa invalido e il consenso non è provabile in caso di contestazione legale.
Fix: Controlla e compila tutti i campi obbligatori prima di far firmare il candidato.
Perché conta: Viola il principio di trasparenza del GDPR e il consenso è nullo.
Fix: Fornisci un'informativa scritta chiara prima di chiedere la firma.
Perché conta: Eccede la finalità lecita della selezione e viola la normativa sulla privacy.
Fix: Limita il consenso al processo di assunzione; usa informative separate per altri usi.
Perché conta: Perdi la prova del consenso e esponi l'impresa a sanzioni se il candidato contesta il trattamento.
Fix: Conserva le liberatorie firmate nel fascicolo del dipendente per almeno 3–5 anni.
Perché conta: Viola gli obblighi informativi del GDPR e espone l'impresa a violazioni normative.
Fix: Aggiungi una clausola che elenca i diritti del candidato secondo il GDPR.
Perché conta: Il candidato potrebbe contestare che non ha autorizzato un controllo specifico (es. background check).
Fix: Personalizza il modello in base alle verifiche che effettuerai (referenze, antecedenti, test attitudinali).
In linguaggio semplice: Sezione che identifica il candidato per nome, indirizzo e la società che lo assume, fornendo certezza su chi sono le parti dell'accordo.
TRA: [NOME DEL DIPENDENTE], una persona fisica il cui indirizzo principale è [INDIRIZZO COMPLETO] E: [IL NOME DELLA TUA IMPRESA], una impresa costituita ed operante in conformità alle leggi di [STATO/PROVINCIA], con sede principale ubicata in [IL TUO INDIRIZZO COMPLETO].
Errore comune: Omettere l'indirizzo completo del candidato o confondere la ragione sociale dell'impresa con il nome del rappresentante.
In linguaggio semplice: Data in cui il candidato e l'impresa firmano la liberatoria, necessaria per stabilire la validità giuridica dell'accordo.
Il presente Accordo è sancito e reso efficace in data [DATA].
Errore comune: Lasciare vuota la data o compilarla dopo la firma, causando incertezza sulla validità temporale.
In linguaggio semplice: Clausola con cui il candidato autorizza esplicitamente la raccolta e l'uso delle informazioni fornite durante il processo di assunzione.
In connessione con la mia domanda di assunzione all'Impresa, con la presente accetto quanto segue: [elenco dei dati autorizzati, ad es. dati anagrafici, dati bancari, risultati di test].
Errore comune: Non specificare chiaramente quali dati il candidato autorizza, creando ambiguità sulla portata del consenso.
In linguaggio semplice: Periodo per il quale l'impresa può archiviare i dati del candidato, anche se non assunto.
I dati forniti potranno essere conservati per [X mesi/anni] dal termine del presente Accordo o dalla comunicazione di rigetto della candidatura.
Errore comune: Non stabilire un termine di conservazione, esponendo l'impresa a obbligo indefinito di archiviazione.
In linguaggio semplice: Dichiarazione che il candidato ha il diritto di accedere, modificare o cancellare i propri dati secondo la normativa sulla privacy.
Il candidato ha diritto di richiedere accesso ai dati personali forniti, rettificarli, cancellarli o opporsi al trattamento secondo il Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Errore comune: Omettere i diritti del candidato, violando gli obblighi di trasparenza del GDPR.
In linguaggio semplice: Spazio per la firma del candidato, che conferma di aver letto e accettato la liberatoria.
Sottoscritto dal candidato in data [DATA]: ___________________________ [Nome e firma]
Errore comune: Raccogliere dati senza una firma originale, compromettendo la prova del consenso in caso di contestazione.
Compila il campo [DATA] con il giorno, mese e anno in cui il candidato firmerà il documento. Usa il formato GG/MM/AAAA per chiarezza.
💡 Compila la data il giorno stesso del colloquio o della domanda, non in anticipo.
Inserisci il nome completo, cognome e indirizzo di residenza del candidato nei campi [NOME DEL DIPENDENTE] e [INDIRIZZO COMPLETO].
💡 Verifica l'indirizzo sul documento di identità per evitare errori.
Compila i campi [IL NOME DELLA TUA IMPRESA], lo stato/provincia di costituzione e l'indirizzo principale della tua sede.
💡 Usa la ragione sociale ufficiale come registrata al Registro delle imprese.
Se non già presente nel modello, aggiungi un elenco chiaro dei tipi di dati che il candidato autorizza (es. dati anagrafici, risultati di colloquio, referenze, esiti di test).
💡 Sii specifico: evita formulazioni generiche come 'tutti i dati'. Elenca ogni categoria.
Inserisci il periodo per il quale conserverai i dati (es. 12 mesi dal termine della selezione, o fino alla comunicazione di non assunzione).
💡 Allinea il termine alle tue esigenze operative e alla normativa sulla privacy.
Stampa il documento e raccogli la firma originale del candidato davanti a testimone o registra il consenso digitale tramite firma elettronica.
💡 Conserva il documento firmato nel fascicolo del dipendente per almeno 3 anni.
La liberatoria è un documento firmato dal candidato con cui autorizza un trattamento specifico dei dati. L'informativa è una dichiarazione dell'impresa che spiega come e perché tratta i dati. Entrambe sono obbligatorie secondo il GDPR. La liberatoria dimostra il consenso; l'informativa fornisce trasparenza. In genere, l'informativa precede la liberatoria.
Sì, il candidato ha il diritto di rifiutare. Tuttavia, se il trattamento dei dati è essenziale per valutare la candidatura (es. verificare le referenze), il rifiuto potrebbe comportare l'esclusione dal processo di selezione. Devi comunque informare il candidato delle conseguenze del rifiuto in modo trasparente e documentato.
Almeno 3 anni dal termine del rapporto di lavoro o dalla comunicazione di non assunzione. Alcuni studi legali consigliano 5 anni per maggiore prudenza. Controlla la prescrivibilità dei reclami legali nel tuo stato. Conserva il documento in forma sicura (cartaceo archiviato o digitale criptato).
Solo in casi eccezionali e quando hai una base legale specifica (es. adattamenti per disabilità, verifica idoneità fisica per il ruolo). Il GDPR vieta la raccolta di dati sensibili salvo eccezioni. Non usare la liberatoria generica per questi dati; consulta un avvocato e crea un modulo specifico con consenso esplicito e rafforzato.
Sì, il consenso al trattamento vale anche se il candidato non viene assunto. Tuttavia, il periodo di conservazione dei dati potrebbe essere più breve (es. 12 mesi invece di 3 anni). Specifica nel documento il termine di conservazione per i candidati non selezionati.
Sì, è una buona pratica fornire una copia firmata al candidato a titolo informativo e per trasparenza. Conserva l'originale nel tuo archivio. Se usi moduli digitali, una email di conferma rende il processo ancora più tracciabile.
Sì, una firma digitale qualificata (come la firma elettronica avanzata) ha lo stesso valore legale di una firma manuscritta. Tuttavia, assicurati di usare una piattaforma affidabile che registri data, ora e identità del firmatario. Per semplicità, la firma cartacea rimane la soluzione più tradizionale e riconosciuta."
Dipende. Se i dati bancari sono necessari per verifiche finanziarie rilevanti al ruolo (es. gestione cassa), sì con consenso esplicito. Se sono per scopi futuri (es. accredito stipendio), raccoglili solo dopo l'assunzione. Specifica sempre nel documento il motivo della raccolta."
La lettera di offerta comunica i termini economici e il ruolo al candidato prescelto; la liberatoria autorizza il trattamento dei dati durante tutto il processo di selezione. La liberatoria precede la lettera di offerta. Entrambe sono importanti: la liberatoria protegge i dati, la lettera ufficializza l'intenzione di assunzione.
Il contratto di lavoro regola i diritti e doveri durante l'impiego; la liberatoria autorizza la raccolta dei dati prima dell'assunzione. La liberatoria è un accordo preliminare, il contratto è il documento definitivo dell'occupazione. Raccogli la liberatoria durante il reclutamento, il contratto firmalo al momento dell'assunzione.
L'informativa spiega come verranno trattati i dati; la liberatoria è la firma del candidato che autorizza il trattamento. Sono complementari: fornisci l'informativa, poi raccogli la firma sulla liberatoria. Alcuni modelli li combinano in un unico documento; altri li separano per chiarezza.
L'accordo di riservatezza protegge informazioni aziendali sensibili condivise durante l'intervista; la liberatoria autorizza il trattamento dei dati personali del candidato. Puoi utilizzare entrambi: l'NDA protegge i tuoi segreti, la liberatoria protegge i dati del candidato. Sono accordi paralleli con scopi diversi."
La liberatoria protegge il processo di selezione del personale operaio e tecnico, documentando il consenso alle verifiche su background e antecedenti.
Essenziale per raccogliere il consenso ai controlli approfonditi su background, referenze e verifica idoneità prima di assumere dipendenti a contatto con dati sensibili client.
Obbligatoria per autorizzare verifiche sulla fedina penale e controlli sulla base dei registri previsti dalla normativa sanitaria prima dell'assunzione.
Critica per documentare il consenso ai controlli antiriciclaggio (AML) e alle verifiche know-your-customer (KYC) richiesti dalla normativa finanziaria.
Facilita la raccolta e l'archiviazione dei dati di candidati numerosi durante campagne di reclutamento stagionali o per filiali multiple.
Protegge la raccolta di consensi per verifiche di guida sicura, patenti professionali e eventuali controlli su storia assicurativa prima dell'assunzione.
In Italia, la liberatoria deve rispettare il GDPR (Reg. UE 2016/679) e il Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003). Il consenso deve essere libero, specifico e informato. La durata di conservazione è consigliata tra 3 e 5 anni dal termine della selezione o dell'impiego.
In Svizzera (inclusa Ticino), la liberatoria deve rispettare la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e, dal settembre 2023, la nuova LPD-NLFP. Il consenso deve essere esplicito e documentato. La conservazione dei dati candidati è consigliata per 1–2 anni dopo la comunicazione di non assunzione.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Piccola impresa con selezione semplice, pochi candidati all'anno, ruoli operativi senza verifiche complesse. | Gratuito con Business in a Box (circa 15–30 € se modificato da un consulente interno). | 15–30 minuti per compilare i dati dell'impresa e del candidato, stampa e firma. |
| Modello + revisione legale | Impresa in crescita che seleziona frequentemente, ruoli con responsabilità finanziarie, verifiche di background o antecedenti. | 150–300 € per revisione legale della liberatoria personalizzata + costi del modello. | 3–5 giorni per la revisione legale dopo l'invio della bozza compilata. |
| Redatto su misura | Grandi imprese, reclutamento internazionale, verifiche molto complesse, settori fortemente regolamentati (sanità, finanza, sicurezza). | 500–1500 € per stesura e consulenza legale mirata all'azienda. | 1–2 settimane; include audit del processo di selezione e adeguamenti normativi specifici. |
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