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Una liberatoria del dipendente è un documento legale con il quale un dipendente autorizza formalmente l'azienda a scattare fotografie, effettuare registrazioni audio e video della sua immagine e voce, e a utilizzare questi contenuti per scopi promozionali, pubblicitari, commerciali o aziendali. Disponibile come download Word gratuito e completamente modificabile, questo modello protegge l'azienda da controversie legali e documenta il consenso informato e volontario della persona fotografata. Puoi esportare il file in PDF una volta compilato per una conservazione sicura.
Fotografare o videoregistrare un dipendente senza documentazione scritta espone l'azienda a rischi legali significativi. In Italia, il diritto d'immagine è tutelato dal Codice Civile (articoli 96-98), e violare questo diritto può portare a cause civili per danni morali ed economici. Una liberatoria sottoscritta crea una traccia legale chiara del consenso, protegge la reputazione aziendale, rispetta la normativa sulla privacy (GDPR), e riduce notevolmente il rischio di contestazioni future. Inoltre, dimostra professionalità e trasparenza verso i dipendenti, rafforzando la fiducia e la cultura aziendale. Senza una liberatoria, anche l'uso "innocente" di una foto su LinkedIn o nel sito aziendale può trasformarsi in una controversia costosa.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Autorizzazione generale per immagini, video e audio con usi promozionali | Liberatoria del dipendente per fotografie e registrazioni |
| Consenso limitato a fotografie per comunicazione interna e sito web | Liberatoria semplificata per foto aziendali |
| Quando anche il dipendente produce contenuti e cedere i diritti | Liberatoria con diritti d'autore |
| Autorizzazione specifica per testimonianze video commerciali | Liberatoria per testimonial |
| Consenso esplicito per uso su reti sociali e piattaforme digitali | Liberatoria per social media |
Perché conta: L'uso di fotografie o registrazioni senza autorizzazione documentata espone l'azienda a reclami legali per violazione dei diritti d'immagine e della privacy.
Fix: Sempre far sottoscrivere la liberatoria prima di scattare foto o avviare registrazioni, non dopo.
Perché conta: Un consenso generico ('uso generico') può non bastare legalmente; il dipendente potrebbe contestare usi non previsti.
Fix: Elenca gli scopi specifici (sito web, social media, brochure, campagne pubblicitarie) in modo chiaro e dettagliato.
Perché conta: Leggi nazionali o accordi collettivi potrebbero richiedere un compenso per l'uso di immagine e voce a fini commerciali; ignorarlo può invalidare la liberatoria.
Fix: Consulta la normativa locale e il CCNL di riferimento; se richiesto, offri un compenso equo e documentalo nella liberatoria.
Perché conta: Senza copia sottoscritta, in caso di controversia, diventa difficile provare il consenso e l'azienda rischia responsabilità legale.
Fix: Archivia una copia firmata della liberatoria per ogni dipendente, preferibilmente con data certa (scansione datata o documento digitale certificato).
Perché conta: Se le esigenze aziendali cambiano (es. passa da usi interni a commerciali massici), la liberatoria originale potrebbe non coprire i nuovi utilizzi.
Fix: Aggiorna la liberatoria o raccogliere una nuova autorizzazione quando gli scopi di utilizzo si modificano significativamente.
Perché conta: Una firma frettolosa senza comprensione reale del contenuto può essere contestata come consenso non informato.
Fix: Leggi la liberatoria ad alta voce con il dipendente, rispondi a domande, assicurati che capisca prima della firma.
La liberatoria inizia con la data di stipula e identifica chiaramente l'azienda (con denominazione, forma giuridica e sede legale) e il dipendente (con nome completo e indirizzo). Questa sezione stabilisce chi autorizza e chi è autorizzato.
Il dipendente dichiara esplicitamente il proprio consenso a essere fotografato, videoregistrato e a far registrare la propria voce nel contesto del suo impiego. Questa è la parte cruciale che documenta l'accordo volontario.
L'azienda riceve l'autorizzazione a utilizzare le fotografie, i video e le registrazioni audio per scopi promozionali, pubblicitari, commerciali o altri fini aziendali. Il dipendente consente anche che altri soggetti, autorizzati dall'azienda, possano utilizzare tali contenuti.
Il documento specifica che le immagini e registrazioni possono essere usate singolarmente o in combinazione con altri contenuti, garantendo flessibilità all'azienda nella composizione e diffusione dei materiali promozionali.
La liberatoria si conclude con spazi dedicati alla sottoscrizione del dipendente e alla data, rendendo il documento legalmente vincolante e attestando l'accettazione consapevole dei termini.
Compila il campo [DATA] con il giorno, mese e anno della firma della liberatoria. Questa data mark l'inizio della validità del documento.
💡 Usa il formato gg/mm/aaaa o scrivi il mese per esteso per evitare ambiguità.
Inserisci il nome completo della tua impresa, la forma giuridica (SRL, SPA, ditta individuale), lo stato e provincia di costituzione, e l'indirizzo legale completo.
💡 Controlla il certificato di iscrizione della Camera di Commercio per i dati ufficiali.
Scrivi il nome completo del dipendente e il suo indirizzo principale. Assicurati che i dati coincidano con quelli nel contratto di lavoro.
💡 Chiedi al dipendente di verificare l'accuratezza prima della firma.
Se il dipendente riceve un compenso aggiuntivo per concedere l'autorizzazione, indica l'ammontare nel campo [AMMONTARE]. Se nessun compenso è previsto, puoi scrivere 'nessuno' o cancellare questa parte.
💡 Un corrispettivo può rafforzare legalmente il consenso, specialmente per usi commerciali intensivi.
Leggi attentamente gli scopi per cui le immagini e registrazioni potranno essere usate. Se necessario, aggiungi limitazioni specifiche (ad esempio, 'solo per comunicazione interna' o 'solo senza finalità commerciale').
💡 Comunicare chiaramente i limiti protegge entrambe le parti e riduce eventuali controversie future.
Sia il rappresentante aziendale che il dipendente devono sottoscrivere il documento con data. Conserva una copia per l'azienda e una per il dipendente.
💡 Una firma digitale (con timestamp) ha lo stesso valore legale di quella olografa, spesso con maggiore certezza di data.
Una liberatoria autorizza l'uso specifico di immagine, voce e fotografie per scopi promozionali o commerciali. Un consenso per il trattamento dei dati (ai sensi del GDPR) riguarda il modo in cui l'azienda raccoglie, conserva e usa informazioni personali in generale. Molte volte l'azienda ha bisogno di entrambi: la liberatoria per il diritto d'immagine, e una nota privacy o consenso GDPR per il trattamento dei dati personali. Non confondere i due; una liberatoria non sostituisce un'informativa sulla privacy conforme al GDPR.
Dipende dalla formulazione originale e dalla legge locale. Se la liberatoria menziona solo "comunicazione interna" e ora vuoi usare le immagini in campagne pubblicitarie globali, è prudente raccogliere una nuova autorizzazione. Anche se potenzialmente coperta dalla formulazione generale, aggiornare il consenso riduce il rischio legale e dimostra rispetto verso il dipendente. Consigliato: rivedere la liberatoria ogni 2-3 anni o quando cambiano gli scopi di utilizzo.
Il rifiuto è un diritto legale del dipendente. In questo caso, non puoi utilizzare la sua immagine o voce per scopi promozionali senza esporsi a rischi legali. Puoi comunque impiegare il dipendente e fotografare il lavoro senza inquadrare volti riconoscibili, oppure applicare tecniche di pixelazione o anonimizzazione. La firma della liberatoria non può essere una condizione di assunzione, a meno che non sia esplicitamente legata al ruolo (es. attore, modello).
Non è obbligatorio se il consenso rientra nelle normali mansioni di lavoro (es. foto ufficiali dell'azienda per il sito). Tuttavia, se chiedi usi intensivi, commerciali o ripetuti nel tempo (es. testimonial per campagne pubblicitarie), offrire un compenso è consigliato. Il compenso non deve essere elevato, ma dimostra professionalità e rafforza la validità legale della liberatoria. Verifica anche il CCNL della categoria, che potrebbe richiedere un compenso per specifici utilizzi di immagine.
Una liberatoria sottoscritta validamente continua a proteggere l'azienda anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Tuttavia, la durata e l'estensione dell'uso devono restare ragionevoli e conformi ai termini originali. Se il dipendente ex contesta l'utilizzo a distanza di anni, l'azienda potrà provare il consenso documentato, riducendo il rischio di danno. Per evitare future contese, è saggio documentare una data di scadenza o una revisione periodica nella liberatoria.
Entrambi sono legalmente validi in Italia e in Svizzera, a condizione che la firma identifichi inequivocabilmente il sottoscrittore. Una firma digitale avanzata (con timestamp certificato) offre addirittura maggiore certezza di data e autenticità rispetto a una firma olografa. La firma cartacea su originale è facile da conservare, ma richiede gestione fisica dei documenti. Soluzione consigliata: usa piattaforme di firma digitale (es. DocuSign, Namirial) per celerità e tracciabilità, conservando una copia PDF datata.
Non è obbligatorio se i dati del dipendente e gli scopi di utilizzo non cambiano. Tuttavia, è buona pratica revisionare la liberatoria ogni 2-3 anni o quando il dipendente cambia ruolo, o quando l'azienda introduce nuovi canali di comunicazione. Se il dipendente chiede esplicitamente di revocare il consenso, devi rispettare la richiesta e smettere di usare le sue immagini. Documentare una 'firma di rinnovo' periodica dimostra trasparenza e protegge ancora di più l'azienda.
L'accordo di riservatezza protegge le informazioni confidenziali dell'azienda dal dipendente. La liberatoria autorizza invece l'uso di immagine e voce del dipendente da parte dell'azienda. Sono documenti complementari: un NDA non contiene disposizioni su fotografie e video; una liberatoria non impone segretezza. Molte aziende raccolgono entrambi per coprire due aspetti diversi della relazione di lavoro.
Un modulo privacy spiega come l'azienda raccoglie, conserva e tratta i dati personali (nome, indirizzo, email, etc.) ed è richiesto dal GDPR. Una liberatoria riguarda specificamente il diritto d'immagine e voce, un aspetto della privacy ma non l'unico. Una liberatoria non sostituisce un'informativa privacy completa; serve a completarla, autorizzando usi pubblici di immagine oltre la mera conservazione dei dati. Soluzione ottimale: fornire sia un modulo privacy informativo che una liberatoria specifica per immagini/video.
Il contratto di lavoro stabilisce i doveri, diritti e compenso del dipendente, inclusi talvolta cenni alle fotografie aziendali. Una liberatoria è un documento mirato e indipendente che affronta in dettaglio l'uso di immagine e voce a fini promozionali. Se il contratto di lavoro è generico su questo punto, una liberatoria specifica chiarisce e rafforza il consenso legale. Pratica consigliata: allegare la liberatoria al contratto o sottoscriverla contemporaneamente al termine della prova.
Un modulo di autorizzazione generale può coprire più argomenti (foto, video, uso del nome, marketing, etc.) in modo sommario. Una liberatoria del dipendente è specifica, dettagliata e focalizzata solo su immagine, voce e loro utilizzo. Una liberatoria offre maggiore protezione legale perché enumera esplicitamente gli scopi e riduce ambiguità. Se usi un modulo generico, è consigliabile completarlo con una liberatoria mirata per immagini e registrazioni.
Utilizzare foto dei dipendenti per campagne promozionali, testimonial nei social media e branding aziendale.
Raccogliere immagini dei partner e professionisti per siti web, brochure e materiale marketing.
Fotografare e videoregistrare il personale per contenuti social, training video e promozioni della location.
Documentare il lavoro dei dipendenti per report aziendali, formazione interna e portfolio commerciale.
Utilizzare testimonianze video e foto dei professionisti per piattaforme di annunci e marketing immobiliare.
Fotografare e registrare lezioni, seminari e laboratori con docenti e partecipanti a fini didattici e promozionali.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | PMI piccole e medie che fotografano dipendenti per comunicazione standard (sito, social, brochure interna). | Gratuito o pochi euro per il download del modello. | 15–20 minuti per compilare i campi. |
| Modello + revisione professionale | Aziende che usano intensivamente immagini dipendenti per campagne commerciali estese o mercati internazionali. | Modello (pochi euro) + revisione legale (150–300 €). | 1-2 giorni per raccogliere revisione professionale. |
| Redatto su misura | Grandi aziende, agenzie di talenti, produzioni audiovisive che richiedono clausole su royalties, diritti futuri, o contesti legalmente complessi. | 500–1.500 € per redazione completamente personalizzata. | 1–2 settimane per negoziazione e finalizzazione. |
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