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È un modulo strutturato in formato tabellare che consente di registrare e documentare tutti i candidati esaminati durante una procedura di selezione. Traccia dati anagrafici essenziali come nome, genere, codice etnico e modalità di assessment (in laboratorio o fuori sede), fornendo evidenza trasparente e verificabile del processo di reclutamento. Scaricabile come file Word gratuito e facilmente personalizzabile, consente a titolari e responsabili HR di PMI di mantenere una documentazione ordinata e conforme alle normative sulla parità di trattamento.
Senza una traccia sistematica dei candidati considerati, il tuo processo di selezione rimane opaco e difficile da difendere in caso di contestazioni legali o audit interni. Questo modulo crea una documentazione neutra e verificabile che dimostra equità procedurale, conformità alle norme sulla parità di genere e sulla non discriminazione, e trasparenza verso tutti gli stakeholder. Inoltre, facilita la verifica interna da parte della tua funzione HR o consulente del lavoro, supporta decisioni future di assunzione con dati organizzati, e protegge l'azienda da potenziali dispute ricordando chi è stato considerato e con quale criterio.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Per selezioni standard con tracciamento genere e codice etnico | Note sui criteri di selezione — modulo base |
| Quando desideri aggiungere colonna di valutazione numerica | Note sui criteri di selezione — con punteggio |
| Se vuoi registrare breve commento su ogni candidato | Note sui criteri di selezione — con feedback |
| Per posizioni senior con criteri di valutazione più articolati | Note sui criteri di selezione — selezione dirigenziale |
| Adattato per selezione di tirocinanti e giovani candidati | Note sui criteri di selezione — stage e tirocini |
Perché conta: La traccia completa serve a dimostrare trasparenza e conformità normativa; elencare solo i selezionati compromette credibilità della procedura.
Fix: Registra tutti i candidati considerati, indipendentemente dall'esito della selezione.
Perché conta: Dati incompleti rendono difficile audit interno e verifiche di conformità sulla parità di genere e diversità.
Fix: Se un dato non è disponibile, scrivi 'Non dichiarato' o 'N.D.' per chiarezza.
Perché conta: Alterazioni successive compromettono la validità legale della documentazione di selezione.
Fix: Mantieni la versione originale; se necessarie correzioni, crea una nuova versione datata e conserva entrambe.
Perché conta: Mancanza di traccia sul dove/come si è svolto l'assessment riduce trasparenza e verifica di equità procedurrale.
Fix: Specifica sempre se la selezione è stata in laboratorio o fuori sede; se in remoto, annota la piattaforma o il luogo alternativo.
Titolo della posizione lavorativa oggetto della procedura di selezione.
Cognome e nome del candidato considerato.
Colonna per indicare genere del candidato (sesso biologico o identità di genere dichiarata).
Colonna per indicare genere del candidato (sesso biologico o identità di genere dichiarata).
Campo facoltativo per registrare provenienza geografica o etnica del candidato, se dichiarata.
Indicazione del luogo o della modalità di selezione (in sede o in remoto/fuori sede).
Scrivi la posizione lavorativa oggetto della procedura di selezione (es. 'Operaio specializzato', 'Segretaria amministrativa').
💡 Usa il titolo ufficiale della mansione per chiarezza amministrativa.
Inserisci cognome e nome per ogni candidato considerato nella procedura.
💡 Mantieni l'ordine cronologico di ricezione candidature per facilità di traccia.
Marca la colonna 'Maschio' o 'Femmina' secondo quanto dichiarato dal candidato o conforme a anagrafe.
💡 Questo dato dimostra trasparenza sulla parità di genere nel processo di selezione.
Se il candidato ha dichiarato provenienza geografica o etnica, inseriscilo nel campo dedicato. Se non dichiarato, lascia vuoto.
💡 Questo campo è facoltativo e serve a documentare politiche di inclusione e diversità.
Indica se il candidato è stato valutato in laboratorio (presso sede) o fuori laboratorio (remoto, altro luogo).
💡 Utile per tracciare coerenza procedurale e documentare accessibility della selezione.
Salva una copia digitale del modulo con tutte le candidature registrate in cartella dedicata alle procedure di selezione.
💡 Mantieni il documento per almeno due anni per conformità normativa e audit interno.
No, il campo è facoltativo. Le normative sulla privacy e sulla non discriminazione non obbligano a raccogliere questo dato. Tuttavia, molte aziende lo registrano volontariamente per documentare politiche di inclusione e diversità, a patto che il candidato autorizzi il trattamento dei dati sensibili. Consulta il tuo responsabile della privacy o un avvocato del lavoro se hai dubbi sulla conformità GDPR nel tuo contesto.
Per 'laboratorio' si intende selezione svolta presso la sede aziendale o luogo concordato dove si esegue il test pratico. 'Fuori laboratorio' indica colloquio telefonico, videointervista, assessment online o qualunque valutazione effettuata in remoto o in sede diversa dalla principale. Questa distinzione aiuta a documentare modalità coerenti e accessibili di selezione.
È consigliabile conservare la documentazione di selezione per almeno 2 anni, in conformità ai termini di prescrizione per controversie di lavoro e alle normative sulla conservazione dei dati aziendali. Verifica con il tuo consulente del lavoro i tempi specifici per la tua giurisdizione.
Il modulo è redatto secondo normative italiane. Se operi in Svizzera (incluso Ticino) o San Marino, consulta un esperto locale di diritto del lavoro, poiché possono applicarsi criteri diversi di documentazione e tracciamento della diversità.
Il modulo base presenta colonne 'Maschio' e 'Femmina'. Se desideri registrare identità di genere non binaria, puoi aggiungere una colonna 'Altro' o una nota nella riga del candidato, oppure contrassegnare entrambe le colonne con una nota 'Altro/Non binario'. La trasparenza e il rispetto del candidato sono prioritari.
No, questo è un modulo di supporto per documentare criteri di selezione e parità. Alcuni sistemi HR richiedono un registro candidati separato e più dettagliato. Usa questo modulo in aggiunta al tuo sistema di tracciamento interno per garantire conformità completa.
Sì, il file è in formato Word, quindi personalizzabile. Puoi aggiungere colonne per punteggio, feedback, data colloquio, o altri criteri rilevanti per la tua azienda. Mantieni chiarezza e coerenza tra tutti i candidati.
Il CV è il documento che il candidato invia per candidarsi; questo modulo è il registro interno che tu, come datore di lavoro, compili per tracciare tutti i candidati esaminati e documentare la procedura. Il modulo serve a conformità e trasparenza; il CV serve a valutazione individuale. Usi entrambi: il CV ti guida nella scelta, il modulo registra la scelta per tutti i candidati.
La lettera di offerta è il documento inviato al candidato selezionato per comunicare i termini dell'assunzione. Questo modulo è lo strumento interno che completi durante la procedura di selezione, prima di inviare offerte. Il modulo traccia il processo; la lettera ne comunica l'esito al vincitore.
Il contratto di lavoro è lo strumento giuridico che formalizza la relazione lavorativa tra datore e dipendente. Questo modulo documenta il processo di selezione che precede il contratto. Il modulo serve a trasparenza procedurale; il contratto regolamenta diritti e doveri lavorativi.
Un modello di valutazione delle competenze traccia abilità tecniche e soft skill di ogni candidato con punteggi dettagliati. Questo modulo è più semplice e registra dati anagrafici e demografici, oltre a modalità di assessment. Se desideri valutazione articolata, combina questo modulo con un foglio di scoring separato.
Traccia candidati per posizioni operative e tecniche, registrando genere e modalità di assessment in laboratorio o in campo.
Documenta selezione di impiegati e supervisori, dimostrando trasparenza in processo di reclutamento per audit interni.
Registra candidati infermieri, operatori sociali e personale sanitario, tracciando diversità e modalità di valutazione pratica.
Documenta selezione di addetti vendita e supervisori, evidenziando criteri di scelta equi e inclusivi.
Traccia candidati per insegnanti e staff amministrativo, garantendo conformità a norme sulla parità di genere nel reclutamento.
Registra selezione di sviluppatori, tecnici e project manager, monitorando diversità di genere nelle assunzioni tech.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | PMI che conducono selezioni regolari e desiderano documentazione semplice e trasparente, senza necessità di consulenza specialistica. | Gratuito o abbonamento Business in a Box. | 5–10 minuti per compilare a candidato; nessuna attesa per setup. |
| Modello + revisione professionale | Aziende che desiderano un modulo personalizzato riveduto da un esperto di diritto del lavoro, per conformità normativa completa. | €150–300 per revisione legale del modulo e della procedura. | 1–2 settimane per revisione e personalizzazione; poi 5 minuti per candidato. |
| Redatto su misura | Grandi aziende o settori altamente regolamentati (sanità, finanza) che richiedono sistema integrato di reclutamento con compliance normativa specifica. | €800–2.000+ per sviluppo completo di procedura e moduli con consulente HR o legale. | 2–4 settimane per analisi, design e implementazione; poi automatizzato o semi-automatizzato. |
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