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L'état des dépenses par employé est un formulaire structuré, généralement en Excel, qui permet à un employé de documenter et d'organiser tous les débours professionnels qu'il a engagés. Ce chiffrier liste les frais liés au transport, à l'essence, aux repas, à l'hébergement, au téléphone, au divertissement et autres dépenses professionnelles. Il facilite la demande de remboursement et permet à l'entreprise de suivre, valider et comptabiliser les frais avec précision. Téléchargement gratuit en format Excel, entièrement modifiable en ligne ou hors ligne, exportable en PDF pour archivage.
Sans un formulaire de suivi standardisé, le remboursement des dépenses devient désorganisé, source d'erreurs et de mécontentement. Les employés qui engagent régulièrement des frais professionnels (déplacements, repas de travail, hébergement) risquent de perdre leurs reçus ou de mal estimer les montants, ce qui retarde ou complique le remboursement. De son côté, l'entreprise perd la traçabilité des dépenses, ne peut pas les déduire correctement aux fins fiscales et crée des risques d'audit. Un état des dépenses bien structuré centralise les informations, valide la justification de chaque frais et crée une trace documentée conforme aux exigences comptables et fiscales, protégeant ainsi l'employé et l'entreprise.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Petite entreprise avec peu de catégories de dépenses prédéfinies | État des dépenses simplifié |
| Entreprise avec plusieurs types de dépenses et besoin de ventilation par projet | État des dépenses détaillé |
| Conformité stricte où chaque dépense doit être documentée et justifiée | État des dépenses avec justificatifs |
| Suivi régulier des dépenses avec remboursement menuel | État des dépenses mensuel |
| Allocation des frais à des projets ou centres de coûts spécifiques | État des dépenses par projet |
Pourquoi c'est important : Cela rend l'analyse comptable difficile et retarde l'approbation ou le remboursement.
Fix: Classez chaque dépense dans une seule catégorie prédéfinie et n'improvisez pas de nouvelles catégories.
Pourquoi c'est important : Les montants inexacts créent des écarts comptables et peuvent être refusés par l'auditeur.
Fix: Reportez toujours le montant exact du reçu ou de la facture, centime pour centime.
Pourquoi c'est important : Sans preuve, l'entreprise ne peut pas déduire la dépense fiscalement ni rembourser l'employé.
Fix: Conservez et joignez tous les reçus, factures ou preuves de paiement avant soumission.
Pourquoi c'est important : Cela expose l'entreprise et l'employé à des risques fiscaux ou à des soupçons de fraude.
Fix: Vérifiez que chaque dépense est directement liée aux activités professionnelles.
Pourquoi c'est important : Le gestionnaire ou le comptable doit retourner le formulaire pour corrections, retardant le remboursement.
Fix: Complétez chaque colonne avec des informations claires et cohérentes.
Pourquoi c'est important : Les détails s'oublient, les justificatifs se perdent, et le traitement comptable en souffre.
Fix: Consignez les dépenses au plus tard le lendemain et soumettez hebdomadairement ou mensuellement.
La date à laquelle la dépense a été engagée.
Type de dépense : transport, essence, repas, hébergement, téléphone, divertissement, autre.
Détails de la dépense (ex. : essence pour déplacement client, repas avec fournisseur).
Coût en devises locales de la dépense effectuée.
Nom du commerce, restaurant, hôtel ou prestataire auprès duquel la dépense a été engagée.
Référence ou statut du justificatif (reçu joint, numéro de reçu, etc.).
Signature ou nom du gestionnaire ayant validé le remboursement.
Indiquez le nom de l'employé, sa fonction, la période couverte et la date de soumission.
💡 Conservez la même période (ex. un mois) pour faciliter le suivi comptable.
Pour chaque débours, notez la date exacte en format JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA selon votre convention.
💡 Triez les dépenses en ordre chronologique.
Classez chaque frais dans une catégorie prédéfinie : transport, repas, hébergement, téléphone, divertissement, autre.
💡 Une dépense ne peut appartenir qu'à une seule catégorie ; choisissez la plus pertinente.
Décrivez brièvement la raison ou le contexte de la dépense (ex. : taxi pour réunion client, essence pour visite bureau).
💡 Une description de 5 à 10 mots suffit pour que le gestionnaire comprenne.
Entrez le coût réel du débours, HT ou TTC selon votre politique. Utilisez le séparateur décimal cohérent (point ou virgule).
💡 Vérifiez que le montant sur le justificatif correspond à celui inscrit.
Notez le nom du commerce, restaurant, hôtel, station-service ou autre prestataire.
💡 Une identification claire aide à justifier la dépense auprès du fisc si nécessaire.
Marquez si le reçu ou la facture est joint, ou inscrivez son numéro de référence.
💡 Les justificatifs doivent toujours être conservés pour la conformité comptable.
Remettez le chiffrier complété avec tous les reçus au gestionnaire ou au service comptable pour approbation.
💡 Envoyez une copie numérique et conservez-en un doublon.
La plupart des politiques de remboursement exigent un justificatif pour chaque dépense, même petite. Cependant, certaines entreprises tolèrent des frais mineurs (ex. moins de 20 $) sans justificatif. Vérifiez la politique interne de votre entreprise ou demandez au gestionnaire avant de soumettre. Si le justificatif est manquant et non toléré, vous risquez un remboursement refusé.
Listez ces dépenses sous la catégorie « divertissement » ou « repas », avec une brève description du contexte (réunion client, formation, événement d'équipe). Indiquez le lieu ou le restaurant et le nombre de personnes si pertinent. Les dépenses de divertissement sont souvent plus scrutées ; veillez à justifier leur caractère professionnel.
Il est préférable de lister chaque dépense séparément, avec sa date et son montant distinct. Cela améliore la transparence et facilite l'audit. Si vous regroupez plusieurs petits achats, notez toutes les dates et descriptions pour que le gestionnaire comprenne.
Cela dépend de votre politique d'entreprise et de votre situation fiscale. Si votre entreprise est assujettie à la TVA/TPS, elle peut généralement récupérer la taxe ; notez alors le montant HT ou le montant TTC selon les instructions internes. Clarifiez cette règle avec votre gestionnaire ou votre service comptable.
La plupart des entreprises demandent une soumission mensuelle, souvent dans les 5 à 10 jours suivant la fin du mois. Consultez le manuel des employés ou votre gestionnaire. Soumettre rapidement améliore le traitement et évite la perte de justificatifs.
Vous recevrez généralement un commentaire expliquant les problèmes (montants manquants, catégories invalides, justificatifs absents, etc.). Corrigez les erreurs, fournissez les justificatifs manquants et soumettez à nouveau. Ne tardez pas, car chaque correction rallonge le délai de remboursement.
Cela dépend de la politique de votre entreprise et du type de dépense. Certaines entreprises fixent un plafond mensuel ou un maximum par catégorie. Vérifiez votre politique interne ou demandez à votre gestionnaire avant d'engager des dépenses importantes.
Une feuille de présences suit les heures ou les jours de travail, tandis que l'état des dépenses documente les débours financiers. Certaines organisations combinent les deux, mais l'état des dépenses se concentre sur le remboursement ; il est donc plus détaillé et catégorisé.
Une demande de congé porte sur les jours d'absence approuvés, tandis que l'état des dépenses concerne les frais engagés. Bien que différents, les deux documents peuvent être liés (ex. un déplacement professionnel peut inclure une nuit hors du siège).
Un rapport d'activité décrit ce qui a été fait (réunions, objectifs atteints), tandis que l'état des dépenses en énumère le coût. Ils sont complémentaires : le rapport justifie l'activité, l'état en chiffre le coût.
Un budget estime les dépenses futures, tandis que l'état des dépenses rapporte les frais réels déjà engagés. L'état sert à rembourser et à justifier après coup ; le budget sert à planifier avant.
Consultants et avocats engagent souvent des frais de déplacement et de divertissement client à justifier.
Les représentants engagent des frais de transport, d'essence, d'hôtels et de repas client nécessitant un suivi précis.
Les responsables RH voyagent pour des entrevues, des formations et des événements de recrutement.
Les agents et courtiers ont besoin de documenter les frais de déplacement et les repas d'affaires.
Les formateurs et éducateurs soumettent des frais de transport et d'hébergement pour les missions de formation.
Les techniciens itinérants et les responsables commerciaux engagent des frais de déplacement et de repas importants.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Petite équipe, peu de dépenses, politique de remboursement simple. | Gratuit (modèle téléchargé). | 15 à 30 minutes par employé pour remplir et soumettre. |
| Modèle + revue professionnelle | PME moyenne, dépenses fréquentes, besoin de vérification pour conformité. | Modèle gratuit + ~50 à 150 $ pour une revue comptable annuelle. | Modèle rempli par l'employé, puis 1 heure pour examen par comptable par mois. |
| Rédigé sur mesure | Grande entreprise, dépenses complexes, intégration ERP ou système comptable. | 500 à 2000 $ selon la complexité et les intégrations. | Conception 1 à 2 semaines, puis automatisation continue. |
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