1
Vertragsparteien identifizieren
Tragen Sie in den Kopfzeilen den Namen, die Rechtsform und die Adresse des Eigentümers der Ausstattung und des Kunden ein. Verwenden Sie offizielle Unternehmensbezeichnungen und die zutreffenden Bundesländer oder Staaten, in denen die Unternehmen registriert sind.
💡 Stellen Sie sicher, dass alle Informationen mit den Handelsregistereinträgen übereinstimmen, um Gültigkeitsprobleme zu vermeiden.
2
Stichtag festlegen
Geben Sie das Datum an, ab dem die Vereinbarung wirksam wird. Dies ist normalerweise das Datum, an dem beide Parteien den Vertrag unterzeichnen.
💡 Verwenden Sie das Format TT.MM.JJJJ für Konsistenz und Klarheit im deutschen Geschäftsverkehr.
3
Anhang A — Ausstattung beschreiben
Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Gegenstände, die ausgeliehen werden, mit Seriennummern, Hersteller, Modell und aktuellem Zustand. Dies dient als Beweismittel für die Identität und den Zustand bei Rückgabe.
💡 Fotografieren Sie die Ausrüstung im Originalzustand und hängen Sie Bilder bei, um später Beschädigungen nachweisen zu können.
4
Anhang B — Standort festlegen
Geben Sie die genaue Adresse oder den Ort an, an dem die Ausrüstung stationiert werden soll. Seien Sie spezifisch — Straße, Hausnummer, Gebäude, Abteilung, falls zutreffend.
💡 Wenn die Ausrüstung an mehreren Standorten verwendet wird, listen Sie alle auf oder legen Sie Regeln für Standortwechsel fest.
5
Anhang C — Verwendungszweck definieren
Beschreiben Sie detailliert, wofür der Kunde die Ausrüstung nutzen darf. Beispiele: 'Ausschließlich für die Produktion von [Produkt]' oder 'Nur für interne IT-Operationen'. Seien Sie so spezifisch wie möglich.
💡 Je präziser die Zweckangabe, desto leichter ist es, Missbrauch zu identifizieren und zu sanktionieren.
6
Anhang D & E — Nutzer und Zugangsberechtigungen
Listen Sie in Anhang D die autorisierten Personen auf, die Zugang zur Ausrüstung haben dürfen. In Anhang E können Sie zusätzliche Kontrollmaßnahmen oder Schulungsanforderungen festlegen.
💡 Aktualisieren Sie diese Listen bei Personalwechsel, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
7
Inspektions- und Wartungsregelungen
Legen Sie fest, wie oft der Eigentümer die Ausrüstung inspizieren darf und welche Wartungsarbeiten der Kunde selbst durchführen muss. Definieren Sie auch Notfall-Zugangsrechte.
💡 Vereinbaren Sie feste Inspektionstermine, um Überraschungen zu vermeiden und die Betriebskontinuität des Kunden zu sichern.
8
Unterschriften und Beglaubigung
Lassen Sie die Vereinbarung von befugten Vertretern beider Parteien unterzeichnen. Erwägen Sie Beglaubigung oder notarielle Beurkundung bei hochwertiger Ausrüstung für zusätzliche Rechtssicherheit.
💡 Drucken Sie das Original aus, lassen Sie es unterschreiben und speichern Sie eine Kopie sicher auf. Geben Sie auch digital signierte PDF-Versionen an beide Parteien.