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Eine Sponsoring Vereinbarung ist ein rechtlich verbindlicher Vertrag zwischen einem Event-Organisator und einem Unternehmen (dem „Sponsor"), das finanzielle Mittel für ein Event bereitstellt. Im Gegenzug erhält der Sponsor klar definierte Werberechte und Marketing-Leistungen wie Logo-Platzierung, Beschilderung vor Ort, Nennung in Printmaterialien, Presseankündigungen und eventuell Medienberichterstattung.
Die Vorlage ist als kostenloser Word-Download verfügbar, vollständig anpassbar und kann direkt ausgefüllt werden. Sie enthält alle wesentlichen Klauseln, die ein professioneller Sponsoring-Vertrag benötigt: Parteienidentifikation, Leistungsbeschreibungen, Gebührenstaffeln, Zahlungsbedingungen, Exklusivitätsgarantien, Rückvergütungsregelungen und Erneuerungsoptionen. Die Vereinbarung kann exportiert und digital oder mit Originalunterschrift unterzeichnet werden.
Ohne schriftliche Sponsoring Vereinbarung entstehen erhebliche Risiken: Der Sponsor zahlt möglicherweise nicht, Werberechte werden nicht erbracht oder es gibt Streitigkeiten über Umfang und Qualität der Gegenleistungen. Für den Organisator entsteht das Risiko, dass er Leistungen erbringt, ohne klare Zahlungsverpflichtung zu haben. Für den Sponsor besteht das Risiko, Gebühren zu zahlen, ohne dass Werberechte dokumentiert sind, was zu Regressforderungen führt.
Eine klare, schriftliche Vereinbarung schützt beide Parteien: Sie definiert gegenseitige Pflichten, Zahlungstermine, Gebührenstruktur und Leistungsumfang. Sie regelt auch schwierige Szenarien wie Absage des Events, nicht erreichte Ziele (z. B. TV-Quote) und Erneuerungsmöglichkeiten. Mit dieser Vorlage schaffen Sie rechtssicherheit, vermeiden kostspielige Konflikte und bauen Vertrauen zwischen Organisator und Sponsor auf — essentiell für erfolgreiche Events und wiederholte Partnerschaften.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Für kleine bis mittlere Events mit einem oder wenigen Sponsoren, kurzfristige Vereinbarungen. | Basis-Sponsoring (einmaliges Event)" |
| Für hochwertige Events mit starken Exklusivitätsanforderungen und hohen Sponsoring-Gebühren. | Exklusives Top-Sponsoring" |
| Für große Veranstaltungen mit mehreren Sponsoren in verschiedenen Kategorien (Gold, Silber, Bronze). | Multi-Sponsor-Struktur" |
| Für wiederkehrende Events oder Event-Serien mit Erneuerungsoptionen über mehrere Jahre. | Längerfristiges Sponsoring (Mehrjahr)" |
| Wenn TV-Berichterstattung, Filmrechte oder umfangreiche Mediennutzung Teil der Gegenleistung ist. | Medien- und Fernsehsponsoring" |
| Für wohltätige Veranstaltungen mit gemeinnützigen Organisationen und reduzierten Gebühren. | Charity- und Benefiz-Sponsoring" |
Warum es wichtig ist: Der Sponsor erwartet klare, messbare Leistungen; fehlende Details führen zu Streitigkeiten und möglichen Forderungen nach Rückerstattung.
Fix: Legen Sie konkrete Anzahl, Größe, Platzierung und Dauer aller Werberechte in Metern, Quadratmetern oder Anzahl fest (z. B. ‚drei 2×3-Meter-Banner an den Eingängen').
Warum es wichtig ist: Unklar formulierte Zahlungsmodalitäten führen zu Verzögerungen, Rechtsstreitigkeiten und erheblichen Kostenfolgen für den Organisator.
Fix: Nennen Sie exakte Daten, Beträge und Zahlungsmethoden; verwenden Sie Kreditbriefe bei hohen Summen und legen Sie klare Bedingungen fest, wann die Zahlung fällig wird.
Warum es wichtig ist: Ein Sponsor wird wütend sein, wenn ein direkter Konkurrenz-Sponsor das gleiche Event sponsert; der Organisator verliert Glaubwürdigkeit und künftige Sponsoreinnahmen.
Fix: Definieren Sie klar, welche Kategorien exklusiv sind (z. B. ‚ausschließlich eine Getränkemarke') und welche konkurrierenden Sponsoren ausgeschlossen sind.
Warum es wichtig ist: Der Sponsor kann Rückvergütung fordern, die nicht leistbar ist, oder der Organisator zahlt unnötig Kompensationen für nicht erreichbare Ziele.
Fix: Verwenden Sie nur messbare, objektive Kriterien (TV-Rating von Mediadata, Besucherzahlen von Ticketsystem) und legen Sie realistische Ziele fest.
Warum es wichtig ist: Wenn das Event ausfällt oder drastisch verändert wird, hat keine Partei einen klaren Rechtsweg; Konflikte eskalieren.
Fix: Fügen Sie Klauseln hinzu, die Szenarien regeln wie Event-Absage (Rückerstattung, Verschiebung), Reduzierung der Leistungen, oder Austritt mit Fristen.
Warum es wichtig ist: Ohne signierte Vereinbarung hat der Organisator keine rechtliche Grundlage, um Gebühren einzutreiben oder den Sponsor zu verklagen.
Fix: Lassen Sie beide Parteien digital oder mit Originalunterschrift unterzeichnen; archivieren Sie unterzeichnete Kopien sorgfältig.
In einfacher Sprache: Definiert beide Vertragsparteien (Organisator und Sponsor) mit Name, Rechtsform und Adresse sowie das Datum des Vertragsabschlusses.
Diese Vereinbarung ist wirksam zum [DATUM], ZWISCHEN: [NAME DES ORGANISATORS] (der ‚Organisator'), ein Unternehmen, gegründet unter den Gesetzen von [BUNDESLAND/STAAT], mit Hauptniederlassung in [VOLLSTÄNDIGE ADRESSE] UND: [NAME DES SPONSORS] (der ‚Sponsor'), ein Unternehmen mit Hauptniederlassung in [VOLLSTÄNDIGE ADRESSE].
Häufiger Fehler: Unvollständige oder falsche Adressdaten führen zu Zustellungsproblemen und können Vertragsstrafen erschweren.
In einfacher Sprache: Legt die Art, den Namen, den Ort, das Datum und die Zeit des zu sponsorenden Events fest.
[NAME IHRES UNTERNEHMENS] hat das exklusive Recht, ein [ART] Event zu organisieren, welches um [ZEIT] in [STADT, BUNDESLAND] stattfindet und als [NAME DES EVENTS] (‚Event') bekannt ist.
Häufiger Fehler: Zu vague Beschreibung des Events macht es später schwierig zu bestimmen, welche Sponsorleistungen tatsächlich erbracht wurden.
In einfacher Sprache: Gewährt dem Sponsor das exklusive Recht, sich als ‚Offizieller [Produktkategorie]-Sponsor' des Events zu bezeichnen und die Marke des Organisators zu nutzen.
Der Organisator gewährt dem Sponsor das exklusive Recht auf die Handelsmarken des Organisators, zur Nutzung bei der Bewerbung und Vermarktung der Produkte [Services] des Sponsors und das Recht, solche Produkte als ‚Offizielle [Produktkategorie]' des Events zu bezeichnen.
Häufiger Fehler: Nicht klar zu definieren, welche Markenelemente der Sponsor nutzen darf, führt zu Missbrauch und Markenschäden.
In einfacher Sprache: Regelt die physischen Werberechte des Sponsors: Beschilderung, Transparent, Verkaufsrechte, Zeltaufstellung und weitere Präsenz vor Ort.
Der Organisator muss dem Sponsor folgende Rechte gewähren: das Recht, Produkte am Veranstaltungsort zu verkaufen; das Recht, Transparente auf der zentralen Bühne anzubringen; das Recht, [ANZAHL] Schilder an vom Organisator gewählten Orten aufzustellen; das Recht auf Beschilderung an Veranstaltungsfahrzeugen; das Recht, ein Zelt am Veranstaltungsort aufzustellen.
Häufiger Fehler: Nicht festzulegen, wer Größe, Design und Platzierung der Schilder bestimmt, führt zu Konflikten bei der Umsetzung.
In einfacher Sprache: Regelt die Nutzung von Printmaterialien, Pressemitteilungen, Werbeplätze in Programmen und die Verwendung von Event-Filmclips durch den Sponsor.
Der Sponsor hat das Recht auf Anerkennung in allen gedruckten Werbematerialien, das Recht, in Pressemitteilungen genannt zu werden, das Recht auf eine Werbeseite im offiziellen Programm, und das Recht, Filmclips des Events (nicht länger als [ANZAHL] Minuten) für Werbezwecke zu nutzen.
Häufiger Fehler: Die Länge oder Häufigkeit der Sponsor-Nennung nicht zu begrenzen, kann zu unerwarteter Kostenlast für den Organisator führen.
In einfacher Sprache: Legt den gesamten Sponsoring-Betrag fest, die Zahlungsfristen, die Zahlungsmodalitäten (z. B. Kreditbrief) und die Bedingungen für die Zahlung.
Der Sponsor muss dem Organisator die Gesamtsumme von [BETRAG] zahlen, wie folgt: [BETRAG] am oder vor [DATUM], [BETRAG] am oder vor [DATUM], zahlbar durch unwiderruflichen Kreditbrief einer vom Organisator akzeptierten Bank, der nach [DATUM] mit Beilage eines Zeitungsartikels automatisch zahlbar ist, der die Durchführung des Events bestätigt.
Häufiger Fehler: Keine präzisen Zahlungstermine zu setzen erhöht das Risiko von Zahlungsverzug und rechtlichen Streitigkeiten.
In einfacher Sprache: Regelt, unter welchen Bedingungen der Organisator eine Rückvergütung leisten muss (z. B. falls das TV-Rating nicht erreicht wird).
Falls der Organisator keine Fernsehberichterstattung organisiert, oder falls das in [BESCHREIBEN] angegebene Rating von [NUMMER] laut [Ratingservice] nicht erreicht wird, muss der Organisator dem Sponsor eine Rückvergütung in Höhe von [BETRAG] innerhalb von [ANZAHL] Tagen nach dem Event übermitteln.
Häufiger Fehler: Keine messbaren Kriterien für Rückvergütungen zu definieren, führt zu Streitigkeiten und Rechtskosten.
In einfacher Sprache: Gibt dem Sponsor die Möglichkeit, das Sponsoring für zukünftige Events unter ähnlichen Bedingungen zu erneuern.
Der Sponsor kann sein Sponsoring zu denselben Bedingungen erneuern, indem er den Organisator mindestens [ANZAHL] Tage vor Ablauf dieser Vereinbarung schriftlich informiert. Die neue Sponsoring-Gebühr beträgt [BETRAG], zahlbar nach einem gegenseitig vereinbarten Zeitplan.
Häufiger Fehler: Nicht festzulegen, wie lange die Erneuerungsfrist ist, führt zu versäumten Deadlines und Vertragsauflösungen.
In einfacher Sprache: Der Organisator garantiert, keine konkurrierenden Sponsoren in der gleichen Produktkategorie zu akzeptieren.
Der Organisator erklärt und garantiert, dass er keinen Verkäufer von Produkten [Services], die mit jenen des Sponsors konkurrieren, als offiziellen Sponsor akzeptiert, oder akzeptiert, dass diese mit dem Event in Verbindung gebracht wird. Der Sponsor hat das Recht, alle anderen Sponsoren zu akzeptieren, sofern diese nicht konkurrierend sind.
Häufiger Fehler: Die Kategorien ‚konkurrierend' vs. ‚nicht konkurrierend' nicht klar zu definieren, führt zu Streitigkeiten über zulässige andere Sponsoren.
Geben Sie Ihren Namen (Name der Event-Organisationsgesellschaft), Ihre Rechtsform, das Bundesland und Ihre vollständige Adresse (einschließlich PLZ und Stadt) an. Diese Informationen sind für die rechtliche Gültigkeit erforderlich.
💡 Verwenden Sie den exakt gleichen Namen, unter dem Ihre Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.
Nennen Sie den Event-Namen, die Art (Konzert, Sportveranstaltung, Tagung etc.), das exakte Datum, die Uhrzeit und den Ort mit vollständiger Adresse. Dies verhindert Missverständnisse später.
💡 Setzen Sie bei noch nicht sicherer Planung mindestens ein voraussichtliches Datum ein und markieren Sie dies als ‚vorläufig'.
Legen Sie fest, welche Beschilderung, wie viele Schilder, welche Größen, wo Transparente angebracht werden dürfen, welche Printmaterialien Sponsor-Logos enthalten sollen. Seien Sie so spezifisch wie möglich.
💡 Fügen Sie ggf. Attachments mit Skizzen hinzu, um Größen und Platzierungen visuell zu zeigen.
Tragen Sie den Gesamtbetrag, die einzelnen Ratenzahlungen mit je genauen Terminen ein. Wählen Sie zwischen Banküberweisung, Kreditbrief oder anderen Zahlungsmethoden.
💡 Legen Sie Zahlungen zeitlich so fest, dass Vertragsabschluss und Event zeitlich sinnvoll liegen.
Falls die TV-Quote oder andere messbaren Leistungen nicht erreicht werden, definieren Sie, welcher Betrag zurückvergütet wird und innerhalb von wie vielen Tagen.
💡 Nutzen Sie nur objektiv messbare Kriterien (z. B. TV-Rating des Ratingservices), nicht subjektive Bewertungen.
Definieren Sie klar, welche Produktkategorien exklusiv sind (z. B. ‚einziger Kreditkarten-Sponsor') und welche anderen Sponsoren erlaubt sind.
💡 Teilen Sie Kategorien nach Produkttypen ein (Getränke, Telekommunikation, Finanzdienstleistungen etc.), um Konflikte zu vermeiden.
Geben Sie an, unter welchen Bedingungen (gleiche oder angepasste Gebühr, welche Fristen) der Sponsor erneuern kann, und wie lange die Kündigungsfrist ist.
💡 Bauen Sie mindestens 60–90 Tage Kündigungsfrist ein, um genug Zeit für neue Sponsoren zu haben.
Lassen Sie die ausgefüllte Vereinbarung von beiden Seiten juristisch prüfen und unterzeichnen. Nutzen Sie digitale Signaturen oder Originalunterschriften.
💡 Senden Sie jedem Sponsor eine Kopie der unterschriebenen Vereinbarung zu.
Ja, eine rechtliche Prüfung wird dringend empfohlen. Diese Vorlage bietet eine solide Grundlage, aber ein Anwalt kann die Besonderheiten Ihres Events, lokale Gesetze (Haftung, Datenschutz, Urheberrecht) und spezifische Verhandlungen berücksichtigen. Die Kosten für eine Prüfung sind oft deutlich niedriger als die Kosten für später aufgrund unklarer Vereinbarungen entstehende Konflikte.
Ja, absolut. Sie können verschiedene „Sponsoring-Tiers" definieren (z. B. Gold-Sponsor, Silber-Sponsor, Bronze-Sponsor), jede mit anderen Gebühren und Werberechten. Sie müssen dann mehrere Versionen dieser Vereinbarung (oder eine Variante mit optionalen Klauseln) verwenden, um klar zu regeln, welche Rechte jeder Sponsor erhält und wo Exklusivität gilt.
Typischerweise sollte die Vereinbarung Verzugsfolgen regeln (z. B. Strafzinsen, automatische Vertragsauflösung nach 30 Tagen Verzug). Wir empfehlen, dies klar in der Zahlungsklausel festzulegen. Wenn Zahlungen ausstehen, können Sie im Fall größerer Summen den Sponsor abmahnen oder rechtliche Schritte einleiten (Mahnverfahren, Klage).
Ja, Sie können die Medienrechte einschränken oder ganz ausschließen. Dies reduziert den Wertwert für den Sponsor, daher werden Sie wahrscheinlich eine niedrigere Sponsoring-Gebühr akzeptieren müssen. Es ist ein Verhandlungsthema — seien Sie klar, welche Medienrechte Sie anbieten können und welche nicht.
Diese Vorlage behandelt Event-Absage nicht vollständig. Sie sollten eine Klausel hinzufügen, die regelt: Wenn das Event abgesagt wird, kann der Sponsor eine volle Rückerstattung oder eine Verschiebung auf ein zukünftiges Event verlangen. Bei Versicherungen (z. B. Force-Majeure) sollte klar sein, wer die Verluste trägt. Lassen Sie dies rechtlich prüfen.
Typischerweise ist die Laufzeit identisch mit dem Event-Datum, also z. B. „bis 30 Tage nach dem Event". Wenn Sie Mehrjahres-Events haben oder mehrere Veranstaltungen planen, können Sie längere Vereinbarungen mit Erneuerungsoptionen festlegen, wie in der Vorlage vorgesehen. Legen Sie klar fest, wann und wie die Vereinbarung endet.
Ja, genau dafür zahlt der Sponsor ja. Allerdings sollte klar sein, dass der Sponsor nur die im Vertrag vereinbarten Markenelemente nutzen darf und nicht über die Vereinbarung hinausgehen darf (z. B. nicht in irreführender Werbung). Lassen Sie eine Klausel zur Zustimmung des Organisators für größere Werbekampagnen hinzufügen, um die Markenintegrität zu schützen.
Eine Exklusivitätsklausel garantiert dem Sponsor, dass kein direkter Konkurrent das gleiche Event sponsert. Dies ist wichtig, weil ein Sponsor nicht zahlen möchte, um sich ein Event mit seinem Konkurrenten zu teilen — das würde seinen Marketingvorteil aufweichen. Die Klausel muss klar definieren, welche Kategorien exklusiv sind (z. B. ‚Telekommunikation') und welche anderen Sponsoren erlaubt sind (z. B. lokale Cafés, Ticketsysteme).
Das hängt von Ihrem Event ab, wird aber empfohlen. Sie sollten mit Ihrer Versicherungsgesellschaft klären, ob Sponsor-Haftung (z. B. falls ein Sponsor-Zelt abbricht) von Ihrer Veranstalterhaftpflicht abgedeckt ist. In der Vereinbarung können Sie klar regeln, wer für Schäden am Sponsor-Material haftet und ob der Sponsor eigene Versicherung abschließen muss.
Ein Dauervertrag regelt langfristige Zusammenarbeit zwischen zwei Unternehmen ohne Event-Bezug, während eine Sponsoring Vereinbarung speziell auf ein oder mehrere Events ausgerichtet ist und zeitlich begrenzt ist. Bei Events ist die Sponsoring Vereinbarung spezifischer und detaillierter zu Werberechten und Leistungserbringung vor Ort.
Eine Werbevereinbarung regelt oft nur die Nutzung von Medienraum (z. B. Werbeanzeigen), während eine Sponsoring Vereinbarung umfassender ist und auch physische Präsenz vor Ort (Beschilderung, Zelte), Markennutzung, exklusive Rechte und Zahlungsmodalitäten abdeckt. Sponsoring ist im Gegensatz zu reiner Mediawerbung oft auch kulturell und emotional für Markenaufbau bedeutsam.
Eine Lizenzvereinbarung regelt die Nutzung von Urheberrecht, Markenrecht oder Patenten für ein Produkt; eine Sponsoring Vereinbarung regelt die Marketingrechte an einem Event. Sponsoring ist kurzfristig und ereignisgebunden, während Lizenzen langfristig und produktbezogen sind.
Ein Kooperationsvertrag zwischen zwei Unternehmen ist gegenseitig vorteilhaft und symmetrisch; eine Sponsoring Vereinbarung ist asymmetrisch, da eine Partei (der Organisator) Werberechte verkauft und die andere (der Sponsor) dafür zahlt. Der Sponsor trägt das finanzielle Risiko, der Organisator das Leistungsrisiko (dass die Werberechte realistische ist).
Event-Organisatoren verwenden diese Vereinbarung, um Sponsoren zu akquirieren, Werberechte zu regeln und Zahlungsströme zu sichern. Sie ist zentral für die Finanzierung und den reibungslosen Ablauf von Konzerten, Messen, Konferenzen und Sportveranstaltungen.
Fußball-Clubs, Sporttourniere, Triathlon-Events und Fitness-Großveranstaltungen nutzen Sponsoring Vereinbarungen, um Trainer, Equipment und Medienpräsenz zu finanzieren und deren exklusive Platzierung zu sichern.
Musikfestivals, Theateraufführungen und Kunstausstellungen regeln über diese Vereinbarung, welche Marken als ‚Offizielle Partner' auftreten dürfen und in welcher Form ihre Logos in Werbematerialien erscheinen.
Unternehmen, die Events sponsern möchten, nutzen diese Vorlage als Checkliste, um sicherzustellen, dass sie alle vereinbarten Werberechte erhalten und dass die Zahlungsverpflichtungen klar festgehalten sind.
Wohltätige Organisationen regeln mit dieser Vereinbarung die Unterstützung durch Sponsoren für Gala-Abende, Benefiz-Konzerte oder Fundraising-Events, wobei meist flexible Gebührenmodelle zum Einsatz kommen.
Großmessen und Fachkonferenzen nutzen Sponsoring Vereinbarungen, um verschiedene Sponsoren-Kategorien (z. B. Platinum, Gold, Silver) mit unterschiedlichen Ständen, Rederechtevergaben und Sichtbarkeitspaketen zu unterscheiden.
In Deutschland ist eine Sponsoring Vereinbarung ein gewöhnlicher Geschäftsvertrag nach BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Es gibt keine speziellen Gesetze für Events, aber die Vereinbarung sollte § 311 BGB (Begründung von Schuldverhältnissen) beachten und klar definieren, welche Leistungen jede Partei zu erbringen hat. Haftungsfragen werden oft durch Versicherungen und Klauseln zu Haftungsbeschränkung geregelt.
In Österreich gelten ähnliche Regelungen nach ABGB (Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch). Sponsoring Vereinbarungen sind juristisch Austauschverträge (eine Partei zahlt, die andere erbringt Werberechte). Besonderheiten wie Datenschutz (DSG 2000) sollten beachtet werden, besonders wenn Sponsoren Besucherdaten oder Fotos verwenden möchten.
In der Schweiz gelten Sponsoring Vereinbarungen nach Schweizer Obligationenrecht (OR). Events unterliegen auch schweizerischen Regeln zu Haftung und Versicherung. Der Fokus liegt oft auf Nachhaltigkeit und lokalen Partnerschaften; beachten Sie, dass die Schweiz nicht EU-Mitglied ist und besondere Datenschutzregeln gelten.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Kleine bis mittlere Events (Gemeinde-Fest, lokales Turnier) mit einem oder zwei unkomplizierten Sponsoren und Gebühren unter 10.000 €. | 0 € (Vorlage) + Zeit zum Ausfüllen | 2–4 Stunden (Ausfüllen und interne Prüfung) |
| Vorlage + Rechtsprüfung | Events mit mehreren Sponsoren, höheren Gebühren (10.000–50.000 €) oder komplizierten Verträgen, die einen externen Fachanwalt absegnen sollte. | 300–800 € (Anwalt-Stundensätze für Prüfung und Anpassungen) | 1 Woche (Ausfüllen, Anwalt-Terminierung, Anpassungen) |
| Maßgeschneidert | Große Veranstaltungen (Festival, Messe mit Gebühren über 100.000 €) oder komplexe Strukturen (mehrere Tiers, internationale Sponsoren, TV-Rechte, Force-Majeure). | 1.500–5.000 € (vollständig individuell gefertigter Vertrag vom Anwalt) | 2–4 Wochen (Anwalt-Gespräche, Verhandlungen, finale Anpassungen) |
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