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C'est un document officiel qui enregistre la décision formelle de votre conseil d'administration d'approuver la location d'un véhicule pour les opérations de l'entreprise. Chaque Société incorporée doit documenter ses décisions majeures par écrit pour respecter les exigences légales de gouvernance. Ce modèle Word modifiable capture cette approbation en deux parties : d'abord les raisons commerciales (considérants) justifiant la location, puis la disposition qui autorise formellement la location auprès d'une entreprise de location nommée. Vous téléchargez gratuitement le fichier, adaptez les champs aux détails de votre location (nom de la Société, description du véhicule, plaque d'immatriculation, nom du locataire), et le présentez au CA pour signature. Une fois signée, la résolution devient la preuve légale que votre Société a le droit et l'intention de conclure le contrat de location.
Sans résolution du CA formelle, votre Société court le risque juridique que la location soit contestée ou invalide. Les entreprises de location exigent souvent une copie de la résolution pour confirmer que la personne qui signe le contrat a l'autorité réelle de le faire au nom de la Société. En cas de conflit interne ultérieurement (par exemple, un administrateur conteste la dépense ou la location), la résolution documentée protège votre Société en prouvant que la décision a été approuvée formellement selon les règles de gouvernance. De plus, lors d'un audit financier, d'un contrôle de conformité ou d'une diligence raisonnable en cas de vente de la Société, les auditeurs demandent à voir les résolutions du CA pour tous les engagements importants. Cette résolution maintient également vos registres corporatifs en règle, ce qui est requis par la loi pour toute Société par actions. En résumé, ce simple document protège votre autorité légale, rassure votre locateur, et vous économise des ennuis futurs.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Approuver la location d'un seul véhicule pour opérations courantes | Résolution simple (un véhicule) |
| Location incluant des clauses d'assurance ou d'entretien négociées | Résolution avec conditions spéciales |
| Approuver la location d'une flotte de plusieurs véhicules | Résolution pour flotte multiple |
| Autoriser un cadre à négocier et signer les contrats de location | Résolution avec délégation de pouvoir |
| Annuler ou modifier une résolution antérieure de location | Résolution de révocation ou modification |
Pourquoi c'est important : Sans description précise, le locateur ne sait pas exactement quel véhicule approuver, et cela peut invalider le contrat ou créer des disputes.
Fix: Complétez toujours la marque, le modèle, l'année et la plaque avant de signer la résolution.
Pourquoi c'est important : Une résolution qui approuve une location sans montrer les conditions réelles est incomplète juridiquement et peut être contestée.
Fix: Attachez toujours le contrat de location final et confirmez que le CA en a examiné les termes.
Pourquoi c'est important : Si la signature n'est pas conforme à vos statuts, la résolution peut ne pas être valide légalement et la location peut être annulée.
Fix: Suivez vos procédures de gouvernance : réunion du CA, consentement écrit unanime, ou autre processus prévu dans vos statuts.
Pourquoi c'est important : Cela crée une ambiguïté juridique quant à la véritable contrepartie contractuelle et peut compliquer les réclamations ou le renouvellement.
Fix: Vérifiez le nom légal exact de l'entreprise de location dans le contrat lui-même.
Pourquoi c'est important : Sans trace documentaire, en cas d'audit ou de réclamation, vous ne pouvez pas prouver que la location a été approuvée par le CA.
Fix: Conservez l'original signé dans vos registres de la Société et associez-le au fichier du contrat de location.
Pourquoi c'est important : Les considérants doivent refléter la réalité du CA ; des considérants vagues affaiblissent la justification de la décision.
Fix: Adaptez les considérants à votre situation : par exemple, si vous louez pour réduire les coûts de capital, dites-le explicitement.
En langage simple : Cette clause explique pourquoi la Société choisit de louer plutôt que d'acheter un véhicule, établissant la base logique de la décision.
CONSIDÉRANT que la Société a besoin d'un véhicule, et CONSIDÉRANT qu'il est de l'intérêt suprême de la Société de louer plutôt que d'acheter un véhicule.
Erreur courante : Omettre les considérants ou les rendre vagues ; une résolution sans justification affichée peut être contestée si les intentions du CA ne sont pas claires.
En langage simple : Cette clause identifie précisément le véhicule en question, y compris sa marque, modèle et année, afin d'éviter toute confusion.
un véhicule décrit comme suit [DÉCRIRE], dont la plaque d'immatriculation est le [PRÉCISER]
Erreur courante : Ne pas inclure suffisamment de détails (marque, modèle, année, couleur) ; cela peut créer des ambiguïtés si plusieurs véhicules sont en discussion.
En langage simple : Cette clause nomme l'entreprise ou l'individu auprès duquel la location est arrangée, établissant qui est la contrepartie contractuelle.
auprès de [NOM] conformément aux conditions du contrat de location joint à la présente
Erreur courante : Laisser le nom du locataire en blanc ou incomplet ; cela rend le contrat imprécis et peut causer des litiges ultérieurs.
En langage simple : Cette clause lie la résolution au contrat de location détaillé, indiquant que les conditions complètes sont annexées et approuvées par le CA.
conformément aux conditions du contrat de location joint à la présente
Erreur courante : Ne pas joindre ou référencer le contrat de location complet ; le CA doit approuver les conditions réelles, sinon l'approbation est incomplète.
Remplacez [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] par le nom légal exact de votre entreprise (tel qu'enregistré auprès des autorités de constitution).
💡 Consultez vos statuts constitutifs ou vos documents d'incorporation pour le nom officiel correct.
Remplacez [DATE] par la date à laquelle la résolution sera signée par le secrétaire du CA.
💡 La date doit généralement correspondre à la date de la réunion du CA ou du consentement écrit.
Remplacez [DÉCRIRE] par une description complète : marque, modèle, année, couleur, numéro VIN si disponible.
💡 Prenez cette information du devis du locateur ou de la feuille de spécifications du véhicule.
Remplacez [PRÉCISER] par le numéro de plaque d'immatriculation du véhicule ou indiquez « À déterminer » si elle n'est pas encore attribuée.
💡 Si la plaque n'est pas disponible au moment de la résolution, vous pouvez ajouter une note : « À être complétée à la réception du véhicule ».
Remplacez [NOM] par le nom légal complet de l'entreprise de location (ex. Avis Canada, Hertz, ou un locateur indépendant).
💡 Vérifiez le nom exactement comme il apparaît dans le contrat de location que vous allez signer.
Assurez-vous que le contrat de location détaillé est annexé ou disponible pour consultation avant que le CA ne signe la résolution.
💡 Le CA doit avoir accès à tous les termes et conditions (durée, coût mensuel, assurance, entretien) avant d'approuver.
Une fois complétée, la résolution doit être signée et datée par le secrétaire du conseil d'administration (ou le président du CA si nécessaire selon vos statuts).
💡 Gardez l'original signé dans les registres de la Société ; remettez une copie au service des finances.
Le secrétaire du conseil d'administration doit signer la résolution, idéalement avec le président du CA. Vérifiez vos statuts constitutifs pour les signataires requis. Dans certaines structures, le consentement écrit unanime de tous les administrateurs peut remplacer une réunion formelle. La signature doit être apposée après que le CA a approuvé formellement la location (par vote ou consentement écrit).
Préparez la résolution avant de signer le contrat de location définitif avec l'entreprise de location. Idéalement, le CA approuve la location en principe lors d'une réunion ou par consentement écrit, puis la résolution finalise formellement cette approbation. Toujours avant la signature du locateur, car le locateur voudra confirmer que la Société a l'autorité corporative d'entrer dans le contrat.
Non, ce ne sont pas nécessaires dans la résolution. Les détails financiers et les modalités (coût mensuel, durée, assurance, entretien) figurent dans le contrat de location joint. La résolution approuve la location conformément aux conditions de ce contrat. Vous pouvez ajouter un résumé des points clés si vous le souhaitez, mais le contrat reste la source définitive.
Elle doit être écrite. Les résolutions du CA doivent être documentées par écrit selon la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) et les lois provinciales équivalentes. Une approbation verbale seule n'est pas suffisante sur le plan juridique. La résolution écrite et signée est la preuve officielle que le CA a approuvé la location.
Si les conditions du contrat changent matériellement (prix, durée, termes d'assurance ou d'entretien), vous devez obtenir une nouvelle approbation du CA. Une simple modification peut suffire (à nouveau par réunion ou consentement écrit) ; il n'est pas toujours nécessaire de rédiger une nouvelle résolution, mais documentez le changement et la nouvelle approbation par écrit. Si c'est mineur, consultez un avocat pour confirmer qu'aucune approbation supplémentaire n'est requise.
Non. La résolution approuve la location en vertu des conditions du contrat ; elle ne remplace pas le contrat. Le contrat de location contient les détails juridiques obligatoires (droits, obligations, frais, assurance, etc.). La résolution est un acte de gouvernance interne prouvant que le CA a autorisé la Société à conclure le contrat.
Oui. Conservez la résolution signée aussi longtemps que le véhicule est loué et au moins quelques années après. Elle fait partie des registres corporatifs et peut être requise lors d'un audit, d'une vérification diligente en cas de vente de la Société, ou d'un litige. La plupart des conseils recommandent de garder les résolutions du CA pendant au moins 6 ans après la fin du contrat.
Non. Cette résolution est spécifiquement pour approuver une location. Si vous achetez un véhicule, les conditions, les approbations de financement et les justifications peuvent être très différentes. Vous auriez besoin d'une résolution distinct pour l'achat d'un véhicule ou d'une résolution générale d'approbation des dépenses en capital.
Oui, très souvent. De nombreuses entreprises de location demandent une copie de la résolution du CA ou une lettre d'autorisation prouvant que la Société a approuvé formellement la location et que la personne qui signe le contrat a le pouvoir de le faire. Préparez une copie à remettre au locateur avant ou au moment de la signature du contrat.
Le contrat de location est le document commercial conclu directement avec l'entreprise de location ; il énonce les conditions précises (coût, durée, assurance, responsabilités). La résolution du CA est un acte de gouvernance interne approuvant cet engagement au nom de la Société. Vous avez besoin des deux : la résolution fournit l'autorité interne et le contrat établit les conditions avec le locateur. Le contrat de location s'accompagne toujours d'une résolution du CA dans une Société formelle.
Le procès-verbal enregistre tous les points discutés, les votes et les décisions lors d'une réunion du CA. Une résolution est un extrait ou un enregistrement formel d'une décision spécifique prise lors de cette réunion. Si le CA approuve la location pendant une réunion, le procès-verbal inclura la décision, et vous pouvez extraire cette décision sous forme de résolution autonome (plus concise). Vous pouvez avoir les deux : un procès-verbal complet et une résolution individuelle ciblée.
Cette résolution approuve la location (utilisation temporaire du droit à un véhicule). Une résolution d'achat approuve l'acquisition de la propriété du véhicule. Les considérants et les implications de financement diffèrent considérablement (location : coûts d'exploitation ; achat : actif immobilisé et emprunt ou sortie de trésorerie). Utilisez cette résolution pour la location ; rédactez une résolution différente si vous achetez.
Cette résolution approuve une location spécifique. Une délégation de pouvoir autorise un cadre (ex. directeur général) à approuver les locations jusqu'à un certain montant sans revenir au CA à chaque fois. Si vous anticipez plusieurs locations, une résolution de délégation est plus efficace ; pour une location ponctuelle, cette résolution spécifique suffit.
Les entreprises de logistique et de transport utilisent cette résolution pour approuver l'ajout de véhicules à leur flotte d'opération.
Les cabinets utilisent cette résolution pour approuver la location de véhicules de service à destination des clients ou déplacements professionnels.
Les entreprises de vente approuvent par cette résolution la location de fourgonnettes ou de camionnettes pour la livraison et la visite de clients.
Les entreprises de construction utilisent cette résolution pour approuver la location de véhicules utilitaires pour les chantiers.
Les sociétés immobilières approuvent par cette résolution la location de véhicules pour les visites de propriétés et la maintenance.
Les cliniques et organismes de santé utilisent cette résolution pour approuver la location de véhicules à usage administratif ou de transport de personnel.
Au Canada, chaque Société par actions doit documenter l'approbation du CA par écrit selon la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) et les équivalents provinciaux. Cette résolution répond aux exigences de la LCSA. Confirmez auprès de votre avocat que votre Société est constituée en vertu de la LCSA ou d'une loi provinciale équivalente (Ontario, Québec, Alberta, etc.).
En France, les Sociétés Anonymes (SA) et les SARL doivent approuver les engagements matériels du conseil d'administration ou de la gérance selon les statuts. Cette résolution s'adapte au contexte français en remplaçant « conseil d'administration » par « conseil d'administration » ou « gérance » selon la structure. Consultez un avocat français pour confirmer la conformité avec le Code civil et les statuts de votre Société.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Location simple d'un véhicule unique pour une PME incorporée avec peu de complexités. | Gratuit (modèle fourni). | 30 à 45 minutes pour adapter le modèle et obtenir les signatures du CA. |
| Modèle + revue juridique | Location avec des conditions négociées (assurance spéciale, entretien partagé) ou Société avec statuts complexes. | 150 à 400 $ CA pour revue par un avocat. | 1 semaine (adaption + revue légale + approbation du CA). |
| Rédigé sur mesure | Flotte importante, location internationale, ou Société avec structure corporative hautement réglementée (banque, assurance). | 500 à 1500 $ CA pour rédaction et intégration avec vos documents de gouvernance. | 2 à 3 semaines (consultation, rédaction, révisions, intégration). |
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