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C'est un document officiel par lequel le conseil d'administration approuve et autorise formellement l'acquisition d'équipement pour l'entreprise. Ce modèle téléchargeable en Word est clé en main, modifiable en ligne et exporte en PDF. Il respecte les normes de documentation corporative et facilite la traçabilité des décisions d'investissement auprès des auditeurs, des créanciers et des actionnaires.
Acheter de l'équipement sans résolution formelle du CA expose votre entreprise à des risques légaux et financiers. Les auditeurs, les créanciers et les investisseurs exigent une preuve que ces investissements ont été approuvés par les personnes autorisées. Une résolution signée démontre que la décision a été prise collectivement, protège les administrateurs en cas de litige, crée une trace permanente pour l'impôt et la comptabilité, et donne aux directeurs l'autorité légale pour finaliser l'achat. Sans ce document, l'acquisition peut être contestée ou invalide, causant retards coûteux et complications légales.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Achat unique d'équipement par un fournisseur spécifique. | Autorisation simple d'achat |
| Le CA délègue aux directeurs le droit de finaliser l'achat et de signer les documents. | Autorisation avec délégation de pouvoir |
| L'équipement est coûteux ou stratégique et nécessite une justification approfondie. | Résolution avec justification détaillée |
| Plusieurs équipements ou fournisseurs approuvés dans une même résolution. | Autorisation d'achat multiple |
| L'acquisition comprend des modalités de paiement échelonné ou des conditions particulières. | Résolution avec conditions de paiement |
Pourquoi c'est important : La résolution devient invalide ou inapplicable si les détails essentiels manquent ou sont imprécis.
Fix: Avant signature, complétez tous les crochets avec les informations exactes tirées de vos dossiers corporatifs.
Pourquoi c'est important : Un conseil sans quorum n'a pas le pouvoir légal de prendre des décisions exécutoires.
Fix: Consultez vos statuts pour connaître le quorum, et attendez que suffisamment d'administrateurs soient présents.
Pourquoi c'est important : Sans elle, les directeurs n'ont pas l'autorité formelle pour finaliser l'achat ou signer les contrats.
Fix: Conservez la clause de délégation dans la résolution et adaptez-la si certains directeurs sont exclus.
Pourquoi c'est important : En cas de litige ou d'audit, l'absence de document signé peut remettre en question la légalité de l'achat.
Fix: Conservez l'original signé aux dossiers corporatifs et distribuez des copies aux directeurs et au comptable.
Pourquoi c'est important : Une description imprécise peut entraîner une mauvaise commande ou des malentendus avec le fournisseur.
Fix: Incluez marque, modèle, numéro de série (si connu) et quantité exacte.
Pourquoi c'est important : Certaines provinces ou pays exigent des formulations différentes ou des étapes supplémentaires de gouvernance.
Fix: Consultez un avocat pour adapter la résolution à votre juridiction et à vos exigences corporatives spécifiques.
En langage simple : Énonce les motifs de l'acquisition d'équipement et justifie la nécessité de cet investissement pour les opérations.
CONSIDÉRANT qu'il est nécessaire d'acheter de l'équipement pour maximiser l'efficience des opérations de l'entreprise;
Erreur courante : Omettre le considérant ou le rendre trop vague sans lien clair avec les objectifs d'affaires.
En langage simple : Énonce précisément quel équipement est acheté, auprès de quel fournisseur et à quel prix.
IL A ÉTÉ DÉCIDÉ l'achat d'un [DÉCRIRE] auprès de [NOM DU FOURNISSEUR] à un prix d'achat de [MONTANT].
Erreur courante : Laisser les crochets [DÉCRIRE], [MONTANT] vides ou remplir de manière imprécise sans numéro de série ou de modèle.
En langage simple : Autorise les directeurs à prendre les mesures nécessaires pour mettre en œuvre la résolution et signer les documents requis.
IL A ÉTÉ PAR AILLEURS DÉCIDÉ QUE les directeurs de la Société, agissant chacun individuellement, soient autorisés par la présente à entreprendre en vue de la mise en œuvre des objectifs des résolutions l'une quelconque des actions qu'ils jugeront nécessaires ainsi que la délivrance de tous les documents et attestations.
Erreur courante : Oublier la clause de délégation, ce qui laisse les directeurs sans autorité légale pour finaliser l'acquisition.
En langage simple : Identifie la société, la date de la résolution et le numéro ou titre pour la traçabilité administrative.
RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] PORTANT SUR L'APPROBATION D'ACQUISITION D'ÉQUIPEMENT DÛMENT SIGNÉE LE [DATE]
Erreur courante : Ne pas remplir le nom de la compagnie ou la date, ou omettre le titre de la résolution.
En langage simple : Section où les administrateurs signent pour confirmer leur approbation et rendre la résolution exécutoire.
[Signature des administrateurs avec date et titre]
Erreur courante : Omettre les signatures ou les dates, ou ne faire signer que certains administrateurs sans quorum.
En langage simple : Spécifie le montant exact de l'achat et peut inclure des termes de paiement ou conditions contractuelles.
à un prix d'achat de [MONTANT]
Erreur courante : Laisser vague le prix ou omettre les conditions de livraison, de garantie ou de paiement.
En langage simple : Décrit précisément l'équipement acheté, incluant marque, modèle, quantité et caractéristiques pertinentes.
l'achat d'un [DÉCRIRE : ex. système de climatisation modèle XYZ, quantité 2]
Erreur courante : Rester vague (ex. « matériel ») sans préciser la nature ou le modèle de l'équipement.
En langage simple : Nomme le fournisseur spécifique avec lequel l'entreprise s'engage à acheter l'équipement.
auprès de [NOM DU FOURNISSEUR]
Erreur courante : Laisser le champ vide ou remplir un nom incomplet sans adresse ou numéro de contrat fournisseur.
Écrivez le nom légal complet de votre société et la date de la résolution en haut du document.
💡 Assurez-vous que la date corresponde à celle de la séance du conseil d'administration où la résolution a été approuvée.
Expliquez brièvement pourquoi l'équipement est nécessaire et comment il soutient les opérations de l'entreprise.
💡 Reliez l'achat à un objectif stratégique ou à un besoin opérationnel spécifique.
Inscrivez le type, la marque, le modèle et la quantité de l'équipement à acheter entre les crochets [DÉCRIRE].
💡 Référencez la devis du fournisseur ou le bon de commande pour éviter les erreurs.
Entrez le nom légal complet du fournisseur et, si possible, son adresse ou son numéro de contrat.
💡 Vérifiez que le nom correspond exactement à celui figurant sur le devis ou le contrat.
Inscrivez le montant exact de l'achat (TPS/TVA incluse ou exclue, selon votre convention comptable).
💡 Spécifiez si le prix inclut la livraison, l'installation ou les frais additionnels.
Confirmez que la clause de délégation autorise les directeurs à agir pour mettre en œuvre la résolution.
💡 Adaptez la clause si certains directeurs ne doivent pas avoir ce pouvoir ou si des conditions s'appliquent.
Récupérez les signatures des administrateurs présents à la séance, avec leur titre et la date.
💡 Assurez-vous d'atteindre le quorum requis selon vos statuts.
Conservez une copie signée aux dossiers corporatifs et transmettez une copie aux directeurs responsables de l'exécution.
💡 Inscrivez la résolution au registre des résolutions de votre entreprise.
Oui, selon les statuts de la plupart des entreprises, tout achat d'équipement au-delà d'un certain montant ou considéré comme significatif requiert l'approbation formelle du conseil d'administration. Vérifiez vos statuts pour connaître les seuils d'approbation. Cette pratique protège l'entreprise en documentant les décisions d'investissement et en assurant une gouvernance transparente.
Les administrateurs présents à la séance du conseil d'administration doivent signer la résolution. Le nombre de signataires dépend du quorum requis par vos statuts. Généralement, tous les administrateurs présents doivent signer. Le secrétaire du conseil peut aussi contresigner pour certifier l'authenticité.
Oui. Si la résolution a été approuvée par vote électronique ou par voie circulaire (écrite), vous pouvez utiliser ce modèle en inscrivant la date du vote et en obtenant la signature de tous les administrateurs qui ont voté. Assurez-vous que votre démarche respecte vos statuts et les lois applicables.
Si le fournisseur change, il est recommandé de passer une nouvelle résolution autorisant l'achat auprès du nouveau fournisseur, surtout si le prix ou les conditions changent significativement. Cela évite les ambiguïtés et protège l'entreprise légalement.
Bien que ce ne soit pas obligatoire légalement, il est fortement recommandé d'obtenir au moins un devis auprès du fournisseur avant de présenter la résolution au CA. Cela démontre une gestion responsable et facilite l'approbation.
Conservez la copie signée indéfiniment dans vos dossiers corporatifs. Les autorités fiscales et les auditeurs peuvent demander cette preuve pendant plusieurs années. C'est une pièce maîtresse de votre documentation d'investissement.
Non. Une fois signée, la résolution ne doit pas être modifiée. Si des changements sont nécessaires, présentez une nouvelle résolution au conseil d'administration. Les modifications sans approbation formelle peuvent rendre le document invalide.
Une résolution d'approbation confirme qu'un achat spécifique a été décidé par le CA. Une résolution d'autorisation confère aux directeurs le pouvoir d'agir pour finaliser l'achat et signer les documents nécessaires. Ce modèle combine les deux : approbation de l'achat ET autorisation de mise en œuvre.
Si c'est un achat simple et que vos statuts sont clairs, le modèle suffit généralement. Cependant, pour les achats importants, complexes ou soumis à des conditions particulières (paiement échelonné, financement, garanties étendues), une révision juridique est recommandée.
Un bon de commande formalise une transaction avec un fournisseur, mais n'engage que la relation commerciale. Une résolution du CA est un document interne de gouvernance qui engage la société légalement et démontre qu'une décision autorisée a été prise. Pour les achats importants, les deux documents sont nécessaires : la résolution autorise l'achat, le bon de commande le formalise auprès du fournisseur.
Un courriel d'autorisation informelle n'offre pas la même solidité légale qu'une résolution signée. Une résolution formelle documenter la décision de manière permanente, peut être archivée selon les règles corporatives, et est reconnue par les auditeurs et les autorités fiscales. Pour les achetât au-delà d'un certain seuil, la résolution formelle est fortement recommandée.
Un procès-verbal de réunion résume tous les éléments discutés, y compris l'achat d'équipement. Une résolution distincte formalise spécifiquement cette décision et en facilite la mise en œuvre. Vous pouvez inclure la résolution dans le procès-verbal ou la joindre en annexe.
Un contrat d'achat est un accord bilatéral entre l'entreprise et le fournisseur qui énonce les conditions de livraison, de paiement et de garantie. Une résolution est un document interne autorisant l'achat. Ensemble, ils forment une chaîne légale : la résolution autorise en interne, le contrat finalise en externe avec le fournisseur.
Les résolutions d'achat d'équipement sont courantes dans ce secteur pour justifier les investissements en machinerie et outillage auprès des investisseurs et des créanciers.
Les entreprises de construction utilisent ces résolutions pour autoriser l'acquisition d'équipement lourd, de véhicules et d'outils nécessaires aux chantiers.
Les sociétés technologiques approuvent par résolution l'achat de serveurs, de licences, de matériel informatique et d'infrastructure réseau.
Les cliniques et hôpitaux utilisent ces résolutions pour justifier l'acquisition d'équipement médical, de mobilier et de systèmes informatiques.
Les restaurants et hôtels approuvent l'achat d'équipement de cuisine, de mobilier, de systèmes de réservation par résolution du CA.
Les chaînes de magasins utilisent cette résolution pour autoriser l'achat de caisses enregistreuses, de systèmes de sécurité et de matériel d'affichage.
Au Canada, chaque province a des lois sur les sociétés par actions (ex. LCSA fédérale au Québec) qui définissent les pouvoirs du conseil d'administration. Vérifiez que la résolution respecte vos statuts et les lois provinciales applicables. Au Québec, les résolutions du CA doivent souvent être archivées au registre de la compagnie.
En France, les résolutions doivent respecter les dispositions du Code de commerce et les statuts de la société. Pour une SARL, c'est l'assemblée générale qui approuve les investissements majeurs ; pour une SAS, c'est le directeur ou le conseil de surveillance. Adaptez ce modèle selon votre structure juridique.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Achat d'équipement simple et bien défini, sans conditions particulières ni montant exceptionnellement élevé. | Gratuit ou très faible (quelques dollars si télécharge premium). | 15-20 minutes pour remplir et faire signer. |
| Modèle + revue juridique | Achat important ou complexe, conditions de paiement échelonné, financement, ou exigences de gouvernance strictes. | 300–800 CAD ou EUR pour une revue juridique. | Quelques jours pour obtenir une revue et des modifications si nécessaire. |
| Rédigé sur mesure | Achat stratégique de plusieurs millions, acquisition qui engage l'avenir de la société, ou conformité légale complexe requise. | 1 500–5 000 CAD ou EUR pour une rédaction complète adaptée à vos statuts et juridiction. | 1–2 semaines pour un document entièrement personnalisé et testé. |
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