Téléchargement Excel gratuit • Utilisation en ligne • Impression ou partage
Un état de compte de créances est un tableau Excel gratuit qui vous permet de suivre tous les montants que vos clients vous doivent, organisés par ancienneté (0-30 jours, 61-90 jours, plus de 90 jours). Il regroupe en une seule vue le nom du client, son contact, son téléphone, et les montants dus dans chaque tranche d'âge. Le modèle se télécharge en format Excel modifiable, ce qui signifie que vous pouvez l'adapter à vos besoins et le mettre à jour chaque mois.
Les créances impayées sont l'une des premières causes de problèmes de trésorerie en PME. Sans un suivi régulier, vous ne savez pas quels clients sont en retard, depuis combien de temps, et quel montant total vous pouvez vraiment encaisser dans les 30 prochains jours. Cet état de compte vous permet d'identifier rapidement les créances critiques (plus de 90 jours) et de les relancer avant qu'elles deviennent irrécouvrables. En plus, il vous donne des chiffres clairs à présenter à votre banquier si vous demandez une ligne de trésorerie ou un financement par affacturage.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Suivi simple et rapide des créances ventilées par ancienneté | État de compte standard (par tranche d'âge) |
| Ajouter des champs pour raison sociale, adresse e-mail, conditions de paiement | État de compte avec colonnes étendues |
| Marquer chaque créance « relancée », « en litige », « payée », « radiée » | État de compte avec statut de relance |
| Analyser l'évolution des créances mois par mois | État de compte consolidé par mois |
| Estimer les encaissements futurs basés sur les délais historiques | État de compte avec prévisions de recouvrement |
Pourquoi c'est important : Vous ne pouvez pas identifier quelles créances sont urgentes à relancer et lesquelles sont déjà en souffrance depuis longtemps.
Fix: Respectez les quatre tranches (0-30, 61-90, +90) et justifiez chaque montant avec sa date de facturation originale.
Pourquoi c'est important : Votre total est gonflé artificiellement et vous tentez de relancer des clients qui n'ont plus de dettes envers vous.
Fix: Mettez à jour votre liste mensuellement et supprimez ou archivez les lignes des clients dont les créances sont réglées.
Pourquoi c'est important : Vous ne pouvez pas relancer efficacement et la créance risque de devenir prescrite ou irrécupérable.
Fix: Chaque mois, vérifiez auprès de votre équipe ou consultez LinkedIn que le numéro est encore valide pour les créances critiques.
Pourquoi c'est important : Vous ne pouvez pas réconcilier votre état de compte avec vos bilans comptables et auditeurs.
Fix: Appliquez les mêmes formules à toutes les lignes et utilisez un nombre de décimales cohérent (généralement deux pour les montants en devise).
Pourquoi c'est important : Vous ne pouvez pas analyser l'évolution mois par mois et identifiez mal les créances qui restent bloquées.
Fix: Créez une copie du fichier chaque mois avec la date en nom de fichier (par exemple État_creances_2024-11.xlsx) et archivez les versions antérieures.
Pourquoi c'est important : Votre total en devise locale est faux et vous ne pouvez pas analyser l'exposition réelle en devises.
Fix: Convertissez toutes les créances en devise de base au taux du dernier jour du mois et notez la devise originale dans une colonne de commentaires.
Date de la transaction ou de la facture.
Raison sociale ou nom complet du client débiteur.
Personne responsable de la relation ou de la signature des commandes chez le client.
Numéro de téléphone principal du client pour les relances.
Montant des créances facturées depuis 0 à 30 jours.
Montant des créances facturées depuis 61 à 90 jours.
Montant des créances facturées depuis plus de 90 jours.
Somme de tous les montants dus par ce client, toutes tranches confondues.
Exportez de votre logiciel comptable ou votre système de facturation la liste complète des comptes clients. Incluez uniquement ceux ayant une créance impayée.
💡 Si votre système permet une extraction par date de facture, triez d'abord les créances les plus anciennes.
Remplissez les trois premières colonnes avec les informations de base du client. Assurez-vous que le numéro de téléphone est à jour pour faciliter les relances.
💡 Vérifiez auprès de votre équipe de vente ou du service client que les contacts sont les bonnes personnes à relancer.
Pour chaque créance, calculez le nombre de jours écoulés depuis la date de facturation. Versez le montant dans la colonne correspondante (0-30, 61-90, ou +90 jours).
💡 Laissez la colonne 31-60 jours vide si vous ne la gérez pas, ou fusionnez-la avec la tranche suivante si vos délais de paiement sont plus longs.
Utilisez les formules de somme (SUM) pour calculer le montant total de chaque client, puis le montant global par tranche d'ancienneté et le grand total.
💡 Excel recalcule automatiquement ; vérifiez régulièrement que vos formules couvrent bien la dernière ligne de données.
Portez une attention particulière aux créances anciennes. Décidez si vous relancez, négociez un plan de paiement, ou radiez la créance comme irrécouvrable.
💡 Consultez votre conseiller fiscal sur les conditions de radiation comptable pour les créances douteuses.
Reproduisez cet exercice mensuellement, idéalement le dernier jour ou le premier jour du mois suivant. Cela vous donnera une tendance claire de votre recouvrement.
💡 Conservez les états des mois antérieurs pour analyser votre progression et identifier les clients chroniquement en retard.
Idéalement, mettez à jour votre état mensuellement, dans les trois jours suivant la fin du mois. Cela vous permet de voir rapidement les tendances de recouvrement, de planifier les relances et de préparer vos rapports financiers. Si votre entreprise a un volume très élevé de petites transactions, une mise à jour hebdomadaire peut être justifiée.
Au-delà de 90 jours, la créance est généralement considérée comme en souffrance. Vous devez intensifier les relances (appel téléphonique, mise en demeure, recours juridique). Selon votre juridiction et vos conditions de vente, consultez un avocat pour envisager une action en recouvrement. En attendant, mettez à jour votre provision comptable pour créances douteuses.
Une créance est douteuse si le client montre des signes d'insolvabilité : non-paiement répété, refus de communiquer, liquidation judiciaire en cours, ou absence de réponse après plusieurs relances. Une créance normale reste impayée mais le client est solvable et réactif. Consultez votre comptable pour documenter les créances douteuses en vue d'une éventuelle radiation comptable.
Oui, cet état de compte est un excellent support pour les discussions avec votre banque. Il montre votre encours client, votre délai moyen de paiement et votre gestion du risque de crédit. Les banques apprécient de voir un suivi régulier des créances, surtout si vous demandez une facilité de trésorerie ou un affacturage.
DSO signifie « Days Sales Outstanding » (jours de ventes en attente). Il se calcule comme (Total des créances / Chiffre d'affaires du mois) × Nombre de jours du mois. Plus le DSO est bas, plus vous encaissez vite. Un DSO élevé signale un problème de recouvrement ou des délais de paiement trop longs.
Vous pouvez renommer les colonnes de tranches pour correspondre à votre politique : par exemple « 0-45 jours » au lieu de « 0-30 jours ». L'important est que vos tranches d'âge reflètent vos délais de paiement contractuels et vos seuils de relance. Consultez votre service financier pour définir les tranches qui font sens pour votre analyse.
Conservez les créances radiées dans un onglet distinct ou dans une archive du classeur plutôt que de les supprimer complètement. Cela vous permet de justifier auprès de vos auditeurs et de votre fiscalité pourquoi la créance a quitté le bilan. Documentez aussi la raison de la radiation (prescription, accord de compensation, jugement d'insolvabilité, etc.).
Le rapport du logiciel comptable est automatisé mais souvent complexe et peu lisible pour une action immédiate. Ce modèle Excel vous offre la flexibilité d'ajouter des colonnes personnalisées (contact direct, statut de relance, plan de paiement) et de générer des graphiques de suivi. Utilisez le rapport comptable pour la réconciliation officielle, ce modèle pour les relances opérationnelles.
Cette version étendue est plus complète mais demande plus de saisie manuelle. Le modèle basique que vous avez suffit si vous gérez les relances verbalement ou par système séparé. Passez à la version détaillée si vous avez plus de 50 clients ou si vous devez justifier un plan de recouvrement.
Les logiciels dédiés (Efficy, Pipedrive, etc.) automatisent les relances et suivent les interactions. Ce modèle Excel est gratuit, rapide à mettre en place et ne nécessite pas d'apprentissage logiciel. Pour une petite PME, l'Excel suffit ; pour une équipe de recouvrement de plusieurs personnes, un SaaS est plus productif.
Ces documents légaux sont nécessaires si la créance devient irrécupérable et que vous envisagez une action judiciaire. Ce modèle vous aide à les identifier à temps (creances de plus de 90 jours) et à documenter vos tentatives de relance. En d'autres termes, ce modèle prévient la nécessité de recourir au dépôt de bilan.
Les distributeurs gèrent généralement de nombreux petits revendeurs avec des délais de paiement de 30 à 60 jours ; cet outil est indispensable pour suivre les retards.
Les cabinets d'avocats, de comptabilité et de conseil facturent en honoraires et ont besoin de relancer régulièrement les clients qui tardent à payer les factures d'étapes.
Les fournisseurs de pièces et de services industriels travaillent souvent à crédit avec des délais de 30 à 90 jours et doivent gérer un portefeuille important de créances.
Les entrepreneurs et sous-contractants facturent en acomptes et soldes ; ce modèle les aide à suivre les montants restant dus avant clôture de projet.
Les cliniques privées, pharmacies et laboratoires doivent suivre les créances des assurances et des patients, surtout après dépassement d'honoraires.
Les établissements accordent du crédit aux entreprises pour les repas de groupe et événements ; ce suivi est crucial pour la trésorerie saisonnière.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Petite PME avec moins de 50 clients et délais de paiement standards (30-90 jours). | Gratuit (téléchargement du modèle). | 1 à 2 heures pour la mise en place initiale, puis 30 minutes par mois pour la mise à jour. |
| Modèle + revue professionnelle | Entreprise avec 50-200 clients ou secteur à haut risque de crédit où vous voulez valider votre approche de recouvrement. | 100–300 $ pour une revue par un comptable ou consultant en crédit. | 2–3 heures initiales, puis 45 minutes par mois avec feedback trimestriel d'un pro. |
| Rédigé sur mesure | Grands volumes (500+ clients), secteur très réglementé, ou stratégie de recouvrement complexe avec affacturage ou assurance-crédit. | 1 000–5 000 $ pour concevoir un système intégré et former l'équipe. | 1–2 semaines de mise en place, puis automatisation partielle des mises à jour. |
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