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Eine professionelle Briefvorlage zur höflichen Anfrage an ein ehemaliges Unternehmen einer Person, um deren aktuelle Kontaktdaten zu erhalten oder um den Brief an diese Person weiterzuleiten. Das Schreiben kombiniert formale Geschäftsstruktur mit klarer, respektvoller Kommunikation und ist ideal für HR-Fachkräfte, Recruiter und Unternehmensleitungen. Sie laden die Vorlage als Word-Dokument herunter, füllen die Platzhalter mit Ihren Daten aus und versenden sie per Post oder E-Mail — fertig.
Wenn Sie versuchen, einen ehemaligen Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu erreichen, haben Sie oft keine aktuelle Adresse oder E-Mail-Adresse zur Hand. Eine unstrukturierte Anfrage führt zu missverständlichen Antworten oder gar keine. Ein professionelles Schreiben signalisiert Ernsthaftigkeit, dokumentiert Ihren Versuch und respektiert Datenschutzvorgaben — besonders wichtig nach der DSGVO. Diese Vorlage spart Ihnen Zeit beim Schreiben, vermeidet rechtliche Fallstricke und erhöht die Chancen auf Hilfe des Empfängers erheblich. Ob Sie eine Referenz brauchen, ein Projekt-Team zusammenstellen möchten oder einfach den Kontakt pflegen wollen: ein gut formuliertes Schreiben öffnet Türen.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Schreiben an die Personalabteilung eines früheren Arbeitgebers oder Geschäftspartners | Formale Anfrage per Post |
| Digitaler Versand an bekannte E-Mail-Adressen oder Kontaktformulare von Unternehmen | E-Mail-Version |
| Sie bitten den Empfänger, den Brief ungeöffnet an die gesuchte Person weiterzuleiten | Anfrage mit Weiterleitung |
| Sie erwähnen einen gemeinsamen Geschäftskontakt oder Bekannten als Referenz | Anfrage mit Referenzangabe |
| Zeitlich begrenzte Situation, bei der Sie eine schnelle Antwort benötigen | Dringende Anfrage |
Warum es wichtig ist: Das Schreiben kommt nicht an oder wird nicht beantwortet, weil der Empfänger nicht die richtige Stelle ist.
Fix: Aktualisieren Sie die Adresse vor dem Versand durch Telefon- oder Online-Recherche.
Warum es wichtig ist: Der Empfänger kann die Person nicht identifizieren oder verwechselt Sie mit jemand anderem.
Fix: Geben Sie immer Vollname, exakte Daten der Anstellung und eventuell das Abteilungsgebiet an.
Warum es wichtig ist: Der Empfänger versteht nicht klar, was Sie wollen, und antwortet möglicherweise gar nicht.
Fix: Formulieren Sie deutlich, ob Sie die Adresse wünschen oder den Brief weitergeleitet haben möchten.
Warum es wichtig ist: Der Empfänger kann Sie nicht kontaktieren, um zu helfen oder Fragen zu klären.
Fix: Überprüfen Sie vor dem Versand, dass alle vier Kontaktfelder (Name, Titel, Telefon, E-Mail) korrekt und aktuell sind.
Warum es wichtig ist: Ein veralteter oder unangebrachter rechtlicher Hinweis wirkt unprofessionell.
Fix: Entfernen oder ersetzen Sie die E-Mail-spezifische Fußnote, wenn Sie per Post versenden.
Warum es wichtig ist: Der Empfänger darf personenbezogene Daten unter DSGVO nicht einfach weitergeben und wird unhöflicher reagieren.
Fix: Bitten Sie höflich um Informationen und akzeptieren Sie, wenn der Empfänger Daten nicht weitergeben kann.
Das Schreiben beginnt mit dem Datum und der Adresse des Empfängers, gefolgt von einer höflichen Anrede. Die Betreffzeile fasst das Anliegen knapp zusammen.
Im Haupttext geben Sie an, dass Sie eine Person suchen, die zuvor bei einem Unternehmen beschäftigt war. Sie nennen den Namen, den Zeitraum der Anstellung und erklären, dass bisherige Versuche, diese Person zu erreichen, erfolglos waren.
Sie bitten den Empfänger höflich, entweder die aktuellen Kontaktdaten weiterzuleiten oder den Brief an die gesuchte Person weiterzuleiten. Dies gibt beiden Optionen Raum und respektiert Datenschutzvorgaben.
Das Schreiben endet mit einer Danksagung, Ihrer Unterschrift und Ihren vollständigen Kontaktinformationen (Name, Titel, Telefon, E-Mail).
Am Ende steht ein rechtlicher Hinweis zur Vertraulichkeit, besonders wichtig bei E-Mail-Versand, der klarstellt, dass das Schreiben nur für autorisierte Personen bestimmt ist.
Notieren Sie das aktuelle Datum oben links. Tragen Sie Name, Adresse und Kontaktdetails des Empfängers (z.B. Personalabteilung des früheren Arbeitgebers) ein.
💡
Nennen Sie bei [ANSPRECHPARTNER] die konkrete Abteilung oder Person. Die Betreffzeile ist bereits vorgefertigt und kann unverändert bleiben.
💡 Recherchieren Sie die aktuelle Adresse und idealerweise einen Ansprechpartnernamen online oder per Telefonanruf.
Ersetzen Sie [UNTERNEHMEN] mit dem Namen des Arbeitgebers, [NAME DER EINZELPERSON] mit vollständigem Namen und [ZEITRAUM] mit den Jahren oder Monaten der Anstellung.
💡
Wechseln Sie [SEIN/IHR] und [SEINEN/IHREN] gemäß dem Geschlecht der gesuchten Person. Ersetzen Sie auch [IHN/SIE] entsprechend.
💡
Füllen Sie [IHR NAME], [IHR TITEL], [IHRE TELEFONNUMMER] und [IHREEMAIL@IHRUNTERNEHMEN.COM] mit Ihren korrekten Daten ein.
💡
Bei E-Mail-Versand lassen Sie die Fußnote unangetastet. Bei Postversand können Sie die Vertraulichkeitsmitteilung entfernen oder anpassen. Drucken und unterschreiben Sie das Schreiben oder versenden Sie es digital.
💡
Nicht ohne Zustimmung des Arbeitnehmers. Nach der DSGVO und deutschem Datenschutzrecht sind personenbezogene Daten geschützt. Das Unternehmen darf die Adresse nur weitergeben, wenn der Mitarbeiter zugestimmt hat oder ein berechtigtes Interesse besteht. Aus diesem Grund empfiehlt die Vorlage, den Brief zur Weiterleitung anzubieten — so umgehen Sie das Datenschutzproblem.
Versuchen Sie, die Person über andere Kanäle zu erreichen: LinkedIn, Branchenverzeichnisse, XING oder soziale Netzwerke. Falls nötig, können Sie die Anfrage wiederholen oder einen etwas direkteren Ton anschlagen. In manchen Fällen kann auch eine telefonische Nachfrage bei der Personalabteilung hilfreich sein.
Ja, aber Sie müssen für jede Person ein separates Schreiben erstellen und alle Platzhalter ([NAME], [ZEITRAUM] usw.) individuell anpassen. Ein generisches Schreiben wirkt unprofessionell und kann zu Verwechslungen führen.
E-Mail ist schneller und kostet nichts; Postversand wirkt formeller und wird ernster genommen. Für wichtige Anfragen, besonders an Großunternehmen, ist Postversand empfehlenswert. Die Vorlage funktioniert für beide Varianten.
Rechnen Sie mit 1–2 Wochen für eine Antwort. Viele Unternehmen bearbeiten solche Anfragen nicht sofort. Wenn Sie nach drei Wochen keine Antwort erhalten, können Sie eine höfliche Nachfrage versenden.
Ja, das ist wichtig. Sie ersetzen [UNTERNEHMEN] mit dem Namen des Unternehmens, bei dem die Person arbeitete. Das hilft dem Empfänger, die korrekte Personalabteilung oder den richtigen Kontakt zu identifizieren.
Die Vorlage ist speziell für formale, berufliche Anfragen konzipiert. Für Geschäftspartner oder Freunde können Sie die Sprache informeller gestalten oder eine andere Vorlage wählen. Der Kern — höfliche Bitte mit klaren Informationen — bleibt derselbe.
Geben Sie an, was Sie wissen (z.B. \"2018 bis 2020\" oder \"ungefähr 2019\"). Sie können auch formulieren: \"soweit ich weiß, arbeitete [NAME] für Sie irgendwann zwischen [UNGEFÄHRE SPANNE]\". Präzision hilft, aber ungenaue Daten sind besser als keine.
Eine spontane E-Mail wirkt oft informell und kann wichtige Informationen übersehen. Diese Vorlage sorgt für professionelle Struktur, korrekte Anrede und klare Kontaktdetails. Sie sparen Zeit, indem Sie nicht bei Null anfangen, und erhöhen die Chancen auf eine hilfreiche Antwort.
Ein Anruf ist direkter und persönlicher, funktioniert aber nicht immer: Der richtige Ansprechpartner ist vielleicht nicht erreichbar, oder die Person fühlt sich überfallen. Ein Schreiben ist höflicher und hinterlässt eine Dokumentation. Sie können beide kombinieren: erst schreiben, dann nachfassen.
Soziale Netzwerke sind schnell und manchmal erfolgreich, wirken aber weniger formell. Ein professionelles Schreiben zeigt Ernsthaftigkeit und Respekt. Falls die Person nicht auf LinkedIn ist oder Ihre Anfrage übersieht, funktioniert ein Schreiben an ihren früheren Arbeitgeber zusätzlich oder als Fallback.
Professionelle Ermittlungsdienste kosten Geld und Zeit. Ein einfaches, gut formuliertes Schreiben ist die erste, kostengünstige Option. Nur wenn der Brief erfolglos bleibt, ist es sinnvoll, teurere Methoden in Betracht zu ziehen.
HR-Fachkräfte nutzen diese Vorlage routinemäßig, um Mitarbeiterdaten zu ermitteln oder Referenzen einzuholen.
Recruiter kontaktieren früherer Arbeitgeber, um talentierte Kandidaten zu finden oder Informationen über ihre Erfahrung zu bestätigen.
Verwaltungskräfte nutzen das Schreiben für Adressenermittlung, Übergabeprozesse oder Archivverwaltung.
KMU-Inhaber und -Leiter nutzen die Vorlage, um mit kleinerem Aufwand ehemaliger Kontakte zu reaktivieren oder Netzwerke zu pflegen.
Berater und Agenturen suchen oft nach früheren Mitarbeitern für Projektteams oder Partnerschaften.
Universitäten und Institute kontaktieren Absolventen oder ehemaliges Personal für Alumni-Netzwerke und Forschungsprojekte.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Routinemäßige Anfragen, einfache Fälle, bei denen Sie Zeit sparen und schnell handeln möchten. | Kostenlos (nur Druck-, Porto- oder E-Mail-Kosten) | 10–15 Minuten zum Ausfüllen und Versenden |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Sie unsicher sind oder eine besonders wichtige, zeitkritische Anfrage stellen möchten und möchten, dass ein Profi das Schreiben überprüft. | €50–150 für eine externe Überprüfung durch HR-Berater oder Sekretariat | 30 Minuten Ihre Zeit + 24–48 Stunden Bearbeitungszeit |
| Maßgeschneidert | Komplexe Fälle (z.B. mehrere Personen, spezielle rechtliche Anforderungen oder Datenschutzfragen), bei denen ein Profi von Grund auf neu schreiben sollte. | €200–500 für einen professionellen Schreibdienst oder HR-Berater | Delegation + 3–5 Werktage Bearbeitungszeit |
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