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Diese Vereinbarung dokumentiert schriftlich, dass ein Mitarbeiter einer ärztlichen Untersuchung zustimmt. Das Dokument liegt als kostenloser Word-Download vor und kann direkt online bearbeitet sowie als PDF exportiert werden. Es schafft Rechtsklarheit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Der Mitarbeiter bestätigt sein Verständnis der körperlichen Anforderungen seiner Tätigkeit und erklärt sich einverstanden, sich untersuchen zu lassen. Die Vorlage enthält alle wesentlichen Klauseln — von der Parteiidentifikation über die Tätigkeitsbeschreibung bis zur Einwilligung und zum Unterschriftsblock — und ist für kleine und mittlere Unternehmen sofort einsatzbereit.
Ohne schriftliche Vereinbarung können Missverständnisse entstehen: Ein Mitarbeiter kann später behaupten, die Notwendigkeit der Untersuchung nicht verstanden oder nicht zugestimmt zu haben. Dies führt zu arbeitsrechtlichen Konflikten und schadet dem Vertrauen. Eine schriftliche Vereinbarung schützt Sie, indem sie die gegenseitige Zustimmung dokumentiert und die Basis für eine sichere, transparente Zusammenarbeit schafft. Sie erfüllt auch Ihre arbeitsrechtlichen und betriebsmedizinischen Pflichten: Die Dokumentation zeigt, dass Sie Arbeitsschutz ernst nehmen und die Arbeitsfähigkeit überprüft haben. Besonders bei körperlich anspruchsvollen Tätigkeiten (Lagerarbeit, Produktion, Handwerk) ist diese Vorlage essentiell, um Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten zu verhindern und im Schadensfall Ihre Verantwortung nachzuweisen.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Für standardmäßige arbeitsmedizinische Untersuchungen bei Tätigkeiten mit körperlicher Belastung | Grundversion – Allgemeine ärztliche Untersuchung |
| Wenn Arbeitnehmer auch der Weitergabe von Untersuchungsergebnissen zustimmen sollen | Mit Befundzustimmung |
| Wenn der Mitarbeiter ein Recht zur Ablehnung bestimmter Untersuchungsarten haben soll | Mit Widerspruchsrecht |
| Für regelmäßig wiederkehrende ärztliche Kontrollen im Abstand von 12–24 Monaten | Für periodische Nachuntersuchungen |
| Wenn geklärt werden soll, wer die Kosten der Untersuchung trägt | Mit Angaben zur Kostentragung |
| Wenn eine spezifische Benennung des durchführenden Betriebsarztes notwendig ist | Vereinbarung mit Betriebsarzt |
| Für Mitarbeiter, die der deutschen Sprache nicht sicher mächtig sind | Mehrsprachige Version (Deutsch/Englisch) |
Warum es wichtig ist: Fehler bei Adressen oder Namen können die Gültigkeit der Vereinbarung in Frage stellen oder machen Zustellungen unmöglich.
Fix: Überprüfen Sie alle persönlichen Daten gegen den Personalausweis oder Arbeitsvertrag vor dem Druck.
Warum es wichtig ist: Ein Mitarbeiter kann später behaupten, die körperliche Belastung seiner Tätigkeit nicht verstanden zu haben, und die Vereinbarung anfechten.
Fix: Beschreiben Sie konkrete Tätigkeiten und Belastungen, wie ‚Tragen von Lasten über 20 kg' oder ‚Arbeit in Hitze über 35 °C'.
Warum es wichtig ist: Der Verweis auf interne Richtlinien ist sinnlos, wenn diese dem Mitarbeiter nicht vorliegen; ein Gericht könnte die Klausel für ungültig befinden.
Fix: Fügen Sie die Unternehmensrichtlinie zur ärztlichen Untersuchung als Anlage bei oder verlinken Sie diese deutlich sichtbar.
Warum es wichtig ist: Ein Mitarbeiter kann behaupten, unter Zwang unterschrieben zu haben, was die Gültigkeit infrage stellt und arbeitsrechtliche Konflikte auslöst.
Fix: Erklären Sie dem Mitarbeiter vor der Unterzeichnung Sinn und Zweck ruhig und verständlich; geben Sie ihm Zeit zum Überlegen.
Warum es wichtig ist: Ohne eigene Kopie kann der Mitarbeiter später behaupten, nicht informiert worden zu sein, und seine Verpflichtung bestreiten.
Fix: Geben Sie dem Mitarbeiter eine beglaubigte Kopie und bewahren Sie das Original in seiner Personalakte auf.
Warum es wichtig ist: Wenn die unterzeichnende Person nicht zur Vertretung des Unternehmens bevollmächtigt ist, ist die Vereinbarung möglicherweise unwirksam.
Fix: Stellen Sie sicher, dass der Unterzeichner Geschäftsführer, bevollmächtigter Prokurist oder anderweitig legitimiert ist, im Namen des Unternehmens zu handeln.
In einfacher Sprache: Identifiziert die am Vertrag beteiligten Parteien — den Mitarbeiter (natürliche Person) und das Unternehmen mit vollständiger Adresse.
ZWISCHEN: [NAME DES MITARBEITERS], eine natürliche Person, deren Hauptwohnsitz sich in [VOLLSTÄNDIGE ADRESSE] befindet UND: [NAME IHRES UNTERNEHMENS], ein Unternehmen, gegründet und bestehend unter den Gesetzen von [BUNDESLAND/STAAT], dessen Hauptniederlassung sich in [IHRE VOLLSTÄNDIGE ADRESSE] befindet.
Häufiger Fehler: Unvollständige oder unklare Adressangaben, die später zu Zustellungsproblemen führen können.
In einfacher Sprache: Legt den Zeitpunkt fest, ab dem die Vereinbarung rechtlich bindend wird.
Diese Vereinbarung wird abgeschlossen und ist wirksam zum [DATUM].
Häufiger Fehler: Fehlendes oder falsches Datum, das Zweifel über die zeitliche Gültigkeit aufwerfen kann.
In einfacher Sprache: Der Mitarbeiter bestätigt, dass er sich der körperlich anspruchsvollen oder körperlich schwierigen Natur seiner Arbeit bewusst ist.
Mir ist bekannt, dass meine aktuelle Arbeit eine erhebliche Menge an körperlicher Aktivität und/oder körperliche Aktivität schwieriger Art erfordert.
Häufiger Fehler: Zu vage oder allgemeine Beschreibung der Tätigkeitsanforderungen, sodass nicht klar wird, welche Belastungen gemeint sind.
In einfacher Sprache: Der Mitarbeiter gibt an, dass er verstanden hat, dass eine ärztliche Untersuchung erforderlich ist, um seine fortlaufende Eignung zu bewerten.
Mir ist bewusst, dass eine ärztliche Untersuchung erforderlich ist, um meine fortwährende Eignung für die wesentlichen Aufgaben meiner Arbeit zu bewerten.
Häufiger Fehler: Unklare Formulierung, die nicht deutlich macht, ob die Untersuchung verbindlich oder optional ist.
In einfacher Sprache: Der Mitarbeiter stimmt ausdrücklich der Durchführung der ärztlichen Untersuchung zu, wie vom Unternehmen für notwendig erachtet.
Gebe ich dem Unternehmen meine Zustimmung, die ärztliche Untersuchung, die es für notwendig erachtet, durchzuführen, wie in dessen Regelung zur ‚ärztlichen Untersuchung' vorgesehen.
Häufiger Fehler: Zu unspezifische Zustimmung, die später Streit über den Umfang der Untersuchung auslösen kann.
In einfacher Sprache: Erklärt die Motivation für die Untersuchung: Sicherheit des Mitarbeiters und seiner Kollegen sowie Schaffung eines sicheren Arbeitsumfelds.
Als Gegenleistung für meinen Wunsch nach einem sicheren Arbeitsumfeld und für meine eigene Sicherheit sowie die Sicherheit meiner Kolleginnen und Kollegen, gebe ich dem Unternehmen meine Zustimmung...
Häufiger Fehler: Fehlende oder missverstandene Begründung, die den Mitarbeiter verwirrt oder misstrauisch macht.
In einfacher Sprache: Verknüpft die Vereinbarung mit den internen Richtlinien des Unternehmens zur Durchführung ärztlicher Untersuchungen.
...wie in dessen Regelung zur ‚ärztlichen Untersuchung' vorgesehen.
Häufiger Fehler: Richtlinien sind nicht vorhanden oder nicht dem Mitarbeiter zugänglich gemacht, sodass die Klausel nicht durchsetzbar ist.
In einfacher Sprache: Sieht Platz für die Unterschriften beider Parteien und das Datum vor, um die gegenseitige Zustimmung zu dokumentieren.
[UNTERSCHRIFT DES MITARBEITERS] [UNTERSCHRIFT AUTORISIERTER VERTRETER DES UNTERNEHMENS] [DATUM]
Häufiger Fehler: Unterschrift unter Druck oder ohne vollständiges Verständnis des Inhalts, was die Gültigkeit gefährdet.
Tragen Sie das Datum ein, ab dem die Vereinbarung gültig sein soll. Dies ist in der Regel das Datum der Unterzeichnung oder der Beginn des Arbeitsverhältnisses.
💡 Verwenden Sie ein klares Datumsformat wie 01.01.2025 oder Montag, den 15. Januar 2025.
Tragen Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiters ein, wie dieser in seinen amtlichen Dokumenten erscheint.
💡 Überprüfen Sie den Namen anhand des Ausweises oder des Arbeitsvertrages auf Korrektheit.
Geben Sie die vollständige Adresse des Mitarbeiters an, einschließlich Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt.
💡 Diese Adresse dient der Zustellung wichtiger arbeitsmedizinischer Mitteilungen und sollte aktuell sein.
Geben Sie den rechtlich verbindlichen Namen des Unternehmens, das Bundesland oder den Staat der Gründung sowie die Geschäftsadresse an.
💡 Kopieren Sie diese Informationen aus Ihrem Handelsregister oder Gesellschaftsvertrag, um Fehler zu vermeiden.
Beschreiben Sie die körperlichen Anforderungen der Stelle konkret (z. B. ‚Heben und Tragen von Lasten bis 25 kg', ‚Arbeit in extremer Kälte', ‚häufiges Bücken und Knien').
💡 Je spezifischer Sie sind, desto weniger Zweifel entstehen später über die Notwendigkeit der Untersuchung.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensrichtlinie zur ärztlichen Untersuchung dem Mitarbeiter vorliegt oder mit dieser Vereinbarung als Anlage beigefügt ist.
💡 Dies erhöht die Rechtssicherheit und vermeidet Missverständnisse über Umfang und Ablauf der Untersuchung.
Bitten Sie den Mitarbeiter, die Vereinbarung vor Zeugen oder im Beisein eines HR-Mitarbeiters zu unterzeichnen und zu datieren.
💡 Machen Sie dem Mitarbeiter deutlich, dass dies freiwillig ist und er Fragen stellen kann, bevor er unterschreibt.
Ein autorisierter Vertreter des Unternehmens (z. B. Geschäftsführer, HR-Leiter) unterzeichnet das Dokument zur Bestätigung der Unternehmensverbindlichkeit.
💡 Stellen Sie sicher, dass die Person vollmächtig ist, im Namen des Unternehmens zu unterzeichnen.
Ja, eine von beiden Parteien unterzeichnete Vereinbarung ist rechtlich bindend. Sie dokumentiert die Zustimmung des Mitarbeiters zur Untersuchung. Allerdings muss die Vereinbarung fair und nicht gegen geltendes Arbeitsrecht verstoßen. Achten Sie darauf, dass der Mitarbeiter freiwillig und informiert unterschreibt. In manchen Fällen können arbeitsrechtliche oder betriebsverfassungsrechtliche Bestimmungen vorgeben, dass solche Untersuchungen nicht ohne Zustimmung des Betriebsrats durchgeführt werden dürfen.
Ja, ein Mitarbeiter kann eine Untersuchung ablehnen, es sei denn, diese ist durch Gesetz (z. B. Berufskrankheitenverordnung) vorgeschrieben. Ist die Untersuchung arbeitsrechtlich notwendig (z. B. für bestimmte Tätigkeiten), kann eine Ablehnung jedoch zu Konsequenzen führen, wie zum Beispiel die Versetzung auf eine andere Position oder – in extremen Fällen – eine Kündigung. Dokumentieren Sie daher klar, ob die Untersuchung erforderlich oder optional ist.
In der Regel trägt der Arbeitgeber die Kosten für eine arbeitsmedizinische Untersuchung, insbesondere wenn diese gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Arbeitsfähigkeit dient. Dies sollte in der Vereinbarung oder den Unternehmensrichtlinien klargestellt werden. Es ist nicht zulässig, einen Mitarbeiter zur Kostenübernahme zu zwingen, wenn die Untersuchung im Interesse des Arbeitgebers liegt.
Ja, in Unternehmen mit Betriebsrat müssen Regelungen zur arbeitsmedizinischen Untersuchung in der Regel mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats ergibt sich aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Informieren Sie Ihren Betriebsrat rechtzeitig über neue Richtlinien oder Vereinbarungen.
Medizinische Befunde unterliegen besonderem Schutz nach dem Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG). Sie dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeiters erhoben und verarbeitet werden. In der Regel erhält der Arbeitgeber nur ein Attest über die Arbeitsfähigkeit oder Einschränkungen, nicht die vollständige medizinische Diagnose. Machen Sie dies deutlich und dokumentieren Sie die Einwilligung zur Datenverarbeitung separat.
Dies ist individuell zu regeln und sollte in Ihrer Unternehmensrichtlinie festgehalten sein. Typisch sind Zeiträume von 12–24 Monaten für Nachuntersuchungen oder vor Beginn einer neuen Tätigkeit für Grunduntersuchungen. Berücksichtigen Sie auch gesetzliche Vorgaben, z. B. für bestimmte Berufsgruppen (Führerscheinklassen, Taucherei, etc.).
Die Grundprinzipien sind in ganz Deutschland gültig. Es gibt jedoch Unterschiede je nach Bundesland und je nach Art der Tätigkeit. Konsultieren Sie einen Arbeitsrechtler oder Betriebsmediziner, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien und Vereinbarungen mit landesspezifischen Arbeitsschutzgesetzen konform sind.
Nein, eine notarielle Beglaubigung ist in der Regel nicht erforderlich. Eine Unterzeichnung vor Zeugen oder im Beisein eines HR-Mitarbeiters ist ausreichend. Bewahren Sie das Original in der Personalakte auf und geben Sie dem Mitarbeiter eine Kopie.
Die Vereinbarung kann durch gegenseitige Übereinkunft geändert oder aufgelöst werden. Ein einseitiger Widerruf durch den Mitarbeiter ist nicht möglich, es sei denn, es gibt sehr gute Gründe (z. B. Betrug, neue medizinische Erkenntnisse). Änderungen sollten schriftlich festgehalten und von beiden Parteien unterzeichnet werden.
Eine mündliche Zusage ist weniger bindend und schwer nachweisbar. Eine schriftliche Vereinbarung schafft rechtliche Sicherheit und Dokumentation. Im Streitfall kann nur eine Schriftform vor Gericht herangezogen werden. Daher ist die schriftliche Vereinbarung professioneller und rechtssicherer.
Eine Datenschutzerklärung regelt, wie medizinische Daten verarbeitet werden. Eine Vereinbarung zur ärztlichen Untersuchung dokumentiert die Zustimmung zur Durchführung selbst. Beide Dokumente sind sinnvoll: die Vereinbarung für die Durchführung, die Datenschutzerklärung für die Datenbehandlung. Zusammen bieten sie umfassenden Schutz.
Eine betriebliche Gesamtvereinbarung regelt Gesundheit im gesamten Unternehmen und ist mit dem Betriebsrat abzustimmen. Diese Vorlage ist für individuelle Zustimmungen einzelner Mitarbeiter gedacht. Die Vorlage ist flexibler und schneller einsetzbar, während eine betriebliche Vereinbarung formell ist, aber alle Mitarbeiter abdeckt.
Ein Arbeitsvertrag kann Untersuchungen allgemein erwähnen, aber eine separate Vereinbarung macht die Zustimmung expliziter und nachweisbarer. Für Mitarbeiter, bei denen erst später eine Untersuchung nötig wird, ist eine separate Vereinbarung die bessere Lösung als eine Änderung des Arbeitsvertrags.
Schwerlastige Tätigkeiten wie Fließbandarbeit, Materialhandhabung und Maschinenführung erfordern regelmäßige arbeitsmedizinische Kontrollen zur Prävention von Berufskrankheiten.
Beschäftigte im Lager und bei der Kommissionierung sind körperlichen Belastungen ausgesetzt; eine Vereinbarung dokumentiert die Zustimmung zur Überprüfung der Arbeitsfähigkeit.
Baustellen und Handwerksbetriebe setzen Mitarbeiter extremen Bedingungen aus; ärztliche Kontrollen schützen vor Unfällen und Erkrankungen.
Pflegekräfte und medizinisches Personal müssen regelmäßig auf Infektionsschutz und körperliche Belastbarkeit überprüft werden.
Kraftfahrer unterliegen gesetzlichen Eignungsanforderungen; eine Vereinbarung dokumentiert ihre Bereitschaft zur ärztlichen Überprüfung.
Arbeit mit gefährlichen Stoffen erfordert regelmäßige arbeitsmedizinische Überwachung und Atemschutzuntersuchungen.
In Deutschland ist eine schriftliche Vereinbarung zur ärztlichen Untersuchung zulässig und wird durch das Arbeitsrecht und die DSGVO geregelt. Beachten Sie das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), wenn ein Betriebsrat existiert. Das Sozialgesetzbuch VII (SGB VII) regelt arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen bei bestimmten Tätigkeiten.
In Österreich müssen Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) entsprechen. Eine separate Vereinbarung ist sinnvoll, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgesehenen Schutzmaßnahmen. Konsultieren Sie die zuständige Arbeitsinspektorat.
In der Schweiz sind Arbeitsmedizinische Untersuchungen unter der Verordnung zum Arbeitsgesetz (ArGV) geregelt. Eine Vereinbarung ist empfehlenswert, muss aber mit kantonalen Arbeitsschutzbestimmungen konform sein. Beachten Sie auch die Vorgaben des Datenschutzes (FADP/nDSG).
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Kleine und mittlere Unternehmen mit klar körperlich belastenden Tätigkeiten und einem standardisierten Untersuchungsprozess. | Einmalig 25–75 EUR für die Vorlage, keine weiteren Kosten. | 10–20 Minuten zum Ausfüllen und Unterzeichnen pro Mitarbeiter. |
| Vorlage + Rechtsprüfung | Unternehmen, die eine Vorlage nutzen möchten, aber ihre Unternehmensrichtlinien und Besonderheiten überprüfen lassen wollen. | 50–150 EUR pro Vorlage plus 100–250 EUR für die rechtliche Überprüfung durch einen Anwalt oder Betriebsmediziner. | 2–5 Arbeitstage für die anwaltliche Prüfung; 10–30 Minuten für Anpassung und Unterzeichnung pro Mitarbeiter. |
| Maßgeschneidert | Größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen, mehreren Betriebsstätten oder besonderen arbeitsmedizinischen Vorgaben. | 500–2.000 EUR für eine vollständige Neuentwicklung durch einen Arbeitsrechtler und Betriebsmediziner. | 2–4 Wochen für Entwicklung, Abstimmung mit Betriebsrat und interne Genehmigung; danach schnelle Unterzeichnung pro Mitarbeiter. |
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