Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen

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Schreiben Sie professionelle Verkaufs- und Kundenkommunikation in Minuten — von Produktstarts bis zu Entschuldigungsschreiben.

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Absage der Anfrage
Absage der Bitte um vierteljährliche Abrechnung
Akzeptanz der Bestellung mit Teillieferung
Andere Option den folgenden Seiten beigefügt
Anfrage zum letzten Kostenvoranschlag
Angebot eines 2%-Rabattes für schnelle Zahlungen
Angebot zur Überprüfung beigefügt
Ankündigung einer neuen Preisregelungen
Ankündigung einer Preissenkung
Ankündigung einer Preissteigerung
Ankündigung eines neuen Gebietsvertreters
Ankündigung eines neuen Rabattangebots
Ankündigung von Preissenkungen im Katalog
Antwort und Verweis auf Vertriebspartner
Begleitschreiben für einen Kostenvoranschlag
Bekanntgabe von Nachnahmebedingungen
Besondere Preispolitik für Stammkunden
Bestätigung der Korrespondenz über Lieferverzögerung
Bestätigung eines Verkaufs zur Ansicht
Besuchen Sie unsere neue Website!
Brief - Ausstellung der Bestellung nach Annahme des
Brief an Kunden Rechnung beigefügt
Brief mit Ankündigung einer neuen Dienstleistung
Brief mit Ankündigung eines neuen Produkts
Brief mit beigefügtem Vorschlag - Kurz
Brief mit beigefügtem Vorschlag - Lang
Brief zum Erntedankfest an Kunden
Ein gemeinsamer Freund schlug vor, dass ich mit Ihnen
Einführungsschreiben
Einladung zur Vorführung einer neuen Produktpalette
Entschuldigung für zu grosse Warenlieferung
Entschuldigung und Bitte um Fristverlängerung für die
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Glückwünsche zur Gründung eines neuen Unternehmens
Glückwünsche zur Umsatzsteigerung
Ich freue mich darauf, mich mit Ihnen zu treffen
Ich möchte mich als Ihr neuer Verkaufsvertreter
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Letzte Erinnerung - Bedingungen und Preise
Letzter Stand zu einigen Dingen, die wir tun
Lieferung einbehalten bis ausstehende Schuld beglichen
Mitteilung über die Einbehaltung von weiteren
Mitteilung über Rückforderung
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Party für geschätzte Kunden
Preiserhöhung
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Unsere neue Produktpalette fügt sich naturgemäss in
Vielen Dank für den Besuch unserer Ausstellung
Vielen Dank für Ihr Angebot, uns bei unserer Kampagne
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Vielen Dank für Produkt, beeindruckend, abgelehnt
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Häufig gestellte Fragen

Wozu wird ein Verkaufsschreiben verwendet?
Ein Verkaufsschreiben wird verwendet, um sich direkt schriftlich mit einem Kunden oder Interessenten zu unterhalten, mit einem spezifischen kommerziellen Ziel: ein Produkt vorstellen, eine inaktive Beziehung wiederherstellen, Feedback anfordern, eine Beschwerde klären oder eine Empfehlung anerkennen. Im Gegensatz zu einer Marketing-Broschüre oder einer Massen-E-Mail-Kampagne wird ein Verkaufsschreiben an eine Einzelperson adressiert und so strukturiert, dass es eine spezifische Reaktion auslöst. Gut geschrieben, liest es sich als persönliche Kommunikation von einem Fachmann zu einem anderen, nicht als seriengefertigtes Marketingmaterial.
Wie lang sollte ein Verkaufsschreiben sein?
Eine Seite ist der Standard für die meisten Verkaufsschreiben. Leser entscheiden in den ersten Sekunden, ob sie weiterlesen, also stellen Sie den Mehrwert an den Anfang. Produktankündigungsschreiben und Entschuldigungsschreiben können so kurz wie drei Absätze sein; Kundenrückgewinnungsschreiben können etwas länger sein, wenn sie den Kontext wiederherstellen müssen. Wenn Ihr Schreiben nicht auf eine Seite passt, schneiden Sie — verkleinern Sie nicht die Schrift.
Was ist der Unterschied zwischen einem Verkaufsschreiben und einem Anschreiben?
Ein Verkaufsschreiben wird an einen Kunden gesendet, um eine kommerzielle Aktion zu fördern — Kauf, Feedback oder Wiedereinbindung. Ein Anschreiben begleitet eine Bewerbung oder eine formale Dokumentvorlage und richtet sich an einen Personalleiter oder Empfänger, nicht an einen Kunden. Die Strukturen sind ähnlich, aber das Ziel und die Zielgruppe sind unterschiedlich.
Funktionieren Verkaufsschreiben noch in einer digital-first Welt?
Ja, besonders in B2B und für hochwertige Kundenbeziehungen. Ein gedrucktes oder formal gestaltetes Schreiben fällt gerade deshalb auf, weil die meiste Kommunikation digital ist. Für wichtige Konten, Kundenentschuldigungen oder bedeutende Ankündigungen signalisiert ein physisches oder formell gestaltetes Schreiben, dass die Nachricht wichtig ist. Digitale Formate — PDF per E-Mail — funktionieren gut für Situationen mit niedrigerem Einsatz.
Sollte ich eine Vorlage verwenden oder ein Verkaufsschreiben von Grund auf neu schreiben?
Beginnen Sie mit einer Vorlage. Eine Vorlage stellt sicher, dass Sie jedes strukturelle Element treffen — Hook, Wertversprechen, Call to Action, Signatur — ohne etwas zu vermissen. Passen Sie die Sprache an Ihren Kunden, Ihr Produkt und Ihren Brand-Ton an. Vom Anfang zu schreiben bedeutet, Schlüsselkomponenten auszulassen und dauert erheblich länger.
Wie personalisiere ich ein Verkaufsschreiben in großem Maßstab?
Verwenden Sie Mail-Merge-Felder für Name, Unternehmen, Kontohistorie und relevantes Angebot. Über den Namen hinaus ist die wirkungsvollste Personalisierung ein Verweis auf ein spezifisches Kundenverhalten — einen kürzlichen Kauf, eine inaktive Periode oder eine Service-Interaktion — statt nur einen Vornamen einzufügen. Vorlagen in diesem Ordner enthalten Platzhalterfelder, die für Mail-Merge-Workflows konzipiert sind.
Welchen Ton sollte ein Kundenentschuldigungsschreiben verwenden?
Einfühlsam, direkt und verantwortungsvoll. Erkennen Sie spezifisch an, was schiefgelaufen ist — vermeiden Sie vage Sprache wie „falls Sie irgendwelche Unannehmlichkeiten erfahren haben." Sagen Sie, was Sie tun, um es zu beheben und was der Kunde als Nächstes erwarten kann. Vermeiden Sie defensive Sprache und übermäßige Entschuldigungen, die das Vertrauen untergraben können. Eine klare, aufrichtige Entschuldigung gefolgt von einem Lösungsplan ist wirksamer als wiederholte Entschuldigungen ohne Maßnahmen.
Kann ich diese Vorlagen für E-Mail und auch zum Drucken verwenden?
Ja. Alle Vorlagen werden in bearbeitbarem Word-Format bereitgestellt und können für die E-Mail-Bereitstellung umformatiert werden. Für E-Mails kürzen Sie die Eröffnung und ersetzen Sie den formellen Signatur-Block durch eine Standard-E-Mail-Signatur. Der Body-Inhalt — besonders das Wertversprechen und der Call to Action — wird direkt übertragen.

Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen vs. verwandte Dokumente

Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen vs. Marketing-E-Mail

Ein Verkaufsschreiben ist ein formales schriftliches Dokument — typischerweise ein unterzeichneter Brief auf Firmenbriefpapier — während eine Marketing-E-Mail eine informelle, oft Massen-gesendete Nachricht über eine E-Mail-Plattform ist. Verkaufsschreiben tragen mehr Gewicht in B2B-Kontexten und bei wertvollen Kunden, weil sie sich persönlich und durchdacht anfühlen. Verwenden Sie ein Verkaufsschreiben für Eins-zu-Eins-Kundenkommunikation; verwenden Sie E-Mail-Kampagnen für breite Reichweite.

Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen vs. Verkaufsangebot

Ein Verkaufsschreiben stellt vor, kündigt an oder erhält eine Beziehung, ohne eine formale Antwort zu erfordern. Ein Verkaufsangebot ist ein detailliertes Dokument, das ein spezifisches Angebot, Preise und Bedingungen als Reaktion auf einen bekannten Bedarf darstellt. Verwenden Sie ein Verkaufsschreiben, um Bewusstsein zu schaffen oder ein Gespräch wieder zu öffnen; verwenden Sie ein Angebot, um ein Geschäft abzuschließen.

Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen vs. Kundenservice-Skript

Ein Verkaufsschreiben ist eine schriftliche, asynchrone Kommunikation an einen Kunden. Ein Kundenservice-Skript ist ein Leitfaden für Echtzeit-Gespräche bei Telefon- oder Chat-Interaktionen. Beide gewährleisten konsistente Mitteilungen, aber Skripte lenken gesprochene Austausche, während Schreiben geschriebene Korrespondenz lenken. Dieser Ordner enthält beide — siehe die Kundenservice-Skript-Vorlage für das gesprochene Äquivalent.

Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen vs. Beschwerdeschreiben

Ein Beschwerdeschreiben wird von einem Kunden an ein Unternehmen gesendet, um ein Problem zu dokumentieren. Ein Kundenentschuldigungsschreiben oder eine Beschwerdelösungsantwort wird vom Unternehmen zurück an den Kunden gesendet. Dieser Ordner enthält beide Typen: Vorlagen für Unternehmen, die auf Beschwerden antworten, und ein Beschwerdeschreiben-Vorlage für den Fall, dass Ihr Unternehmen ein Problem mit einem Lieferanten oder Partner aufgreift.

Wichtige Klauseln in jeder Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen

Effektive Verkaufsschreiben teilen die gleichen strukturellen Elemente unabhängig vom Zweck — wenn man diese Komponenten beherrscht, wird aus einer generischen Notiz ein Brief, der Ergebnisse bringt.

  • Eröffnungs-Hook. Der erste Satz muss sofort den Grund für das Schreiben angeben und dem Leser einen Grund zum Weiterlesen geben.
  • Wertversprechen. Eine klare, spezifische Aussage über das, was der Kunde gewinnt — nicht das, was das Produkt tut, sondern welches Problem es für ihn löst.
  • Personalisierung. Verweisen Sie auf den Namen des Kunden, seine Kontohistorie oder eine spezifische Situation, um den Brief von einer Massenkommunikation zu unterscheiden.
  • Sozial-Beweis oder Glaubwürdigkeitsmarkierung. Ein kurzer Verweis auf Ergebnisse, Testimonials oder Betriebsdauer, der die vorgebrachte Aussage unterstützt.
  • Call to Action. Ein spezifischer nächster Schritt — anrufen, antworten, besuchen oder einlösen — mit einer klaren Frist oder einem angemessenen Anreiz.
  • Ton-Abstimmung. Das Register variiert je nach Schreibtyp: dringend bei Rückgewinnung, einfühlsam bei Entschuldigung, enthusiastisch bei Ankündigungen und durchgehend professionell.
  • Grußformel und Kontaktinformation. Ein namentlich genannter Unterzeichner mit einer direkten Telefonnummer oder E-Mail-Adresse macht den Brief verantwortlich und einfach anzugehen.
  • Nachverfolgungsreferenz. Die Anmerkung, wann und wie der Absender nachverfolgung wird, setzt Erwartungen und hält den Verkaufszyklus am Laufen.

So schreiben Sie ein Verkaufsschreiben

Ein Verkaufsschreiben, das konvertiert, folgt einer vorhersehbaren Struktur — hier erfahren Sie, wie man es von Grund auf erstellt.

  1. 1

    Definieren Sie das einzelne Ziel

    Entscheiden Sie sich für eine Aktion, die der Leser durchführen soll — einen Anruf vereinbaren, ein Produkt ausprobieren, Feedback einreichen — und schreiben Sie den gesamten Brief darauf hin.

  2. 2

    Identifizieren Sie den Empfänger und seine Situation

    Wissen Sie, ob Sie an einen inaktiven Kunden, an einen neuen Interessenten oder an ein treues Konto schreiben — der Ton und das Angebot unterscheiden sich stark.

  3. 3

    Schreiben Sie eine spezifische, nutzenorientierte Betreffzeile oder Eröffnungszeile

    Beginnen Sie mit dem, was der Leser gewinnt, nicht mit Ihrem Firmennamen oder einer generischen Begrüßung.

  4. 4

    Präsentieren Sie das Angebot oder den Grund im ersten Absatz klar

    Leser scannen — bringen Sie die Kernbotschaft in den ersten drei Sätzen an, damit nichts übersehen wird.

  5. 5

    Unterstützen Sie die Aussage mit einem Stück Beweis

    Eine Zahl, ein Kundenergebnis oder ein kurzes Testimonial baut Glaubwürdigkeit auf, ohne den Brief zu polstern.

  6. 6

    Schreiben Sie einen einzigen, unmissverständlichen Call to Action

    Sagen Sie dem Leser genau, was er tun soll, wann er es tun soll und was er bekommt — vage CTAs töten die Antwortraten.

  7. 7

    Bearbeiten Sie auf Länge und Ton

    Die meisten Verkaufsschreiben sollten auf eine Seite passen; streichen Sie alles, das das Ziel oder den Call to Action nicht unterstützt.

  8. 8

    Unterschreiben Sie mit einem Namen und direktem Kontakt

    Ein namentlich genannter Unterzeichner mit einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse macht den Brief glaubwürdig und mindert die Barrieren für eine Antwort.

Auf einen Blick

Was es ist
Ein Verkaufsschreiben ist eine schriftliche Kommunikation, die dazu dient, Kunden zu informieren, zu überzeugen oder zu binden, indem Produkte angekündigt, Probleme gelöst, Feedback angefordert oder die Geschäftsbeziehung gestärkt wird. Verkaufsschreiben reichen von einer kurzen Produktankündigung bis zu einer umfassenden Kundenrückgewinnungskampagne.
Wann Sie es brauchen
Jedes Mal, wenn Ihr Team proaktiv mit Kunden kommunizieren muss — ein neues Produkt ankündigen, ein inaktiv gewordenes Konto zurückgewinnen oder auf eine Beschwerde antworten — sorgt eine strukturierte Vorlage für konsistente und professionelle Mitteilungen.

Welche Verkaufsschreiben & Kundenservice-Vorlagen brauche ich?

Das richtige Verkaufsschreiben hängt davon ab, wo sich Ihr Kunde in der Beziehung befindet und welche Aktion Sie möchten, dass er unternimmt. Ordnen Sie Ihre Situation unten zu.

Ihre Situation
Empfohlene Vorlage

Reaktivierung eines inaktiven Kunden mit einem Produktangebot

Entwickelt, um schlafende Konten mit einem gezielten Produktpitch wieder zu öffnen.

Ankündigung eines neuen Produkts an bestehende Kunden

Strukturiertes Ankündigungsformat, das Vorteile und nächste Schritte hervorhebt.

Ankündigung eines neuen Service an Ihre Kundenbasis

Servicespezifische Sprache, die den Mehrwert verdeutlicht und Anfragen fördert.

Entschuldigung nach einem schlechten Kundenerlebnis

Deckt Anerkennung, Verantwortung und Lösung in einem Schreiben ab.

Antwort auf eine niedrige Bewertung in einem Kundenfragebogen

Geht direkt auf Survey-Feedback mit einem klaren Weg zur Wiederherstellung ein.

Anforderung von Feedback eines Kunden nach einer Transaktion

Kurze, professionelle Aufforderung, die die Rücklaufquoten erhöht.

Dank an einen Kunden, der neue Geschäfte empfohlen hat

Verstärkt Empfehlungsverhalten durch eine warme, persönliche Bestätigung.

Benachrichtigung von Kunden, dass ihr Servicekontakt das Unternehmen verlassen hat

Verwaltet den Übergang professionell und erhält das Kundenvertrauen.

Glossar

Verkaufsschreiben
Eine formale schriftliche Kommunikation, die an einen Kunden oder Interessenten mit einem spezifischen kommerziellen Ziel gesendet wird, wie das Generieren eines Kaufs, einer Antwort oder einer fortlaufenden Beziehung.
Kundenrückgewinnung
Eine gezielte Outreach-Bemühung, um Kunden wieder einzubinden, die über einen definierten Zeitraum inaktiv oder untätig geworden sind.
Call to Action (CTA)
Die spezifische Anweisung am Ende eines Verkaufsschreibens, die dem Leser sagt, was er als nächstes tun soll — anrufen, antworten, besuchen oder einlösen.
Wertversprechen
Eine klare Aussage über den konkreten Vorteil, den ein Kunde von einem Produkt oder Service erhält, unterschieden von einer Liste von Eigenschaften.
Mail Merge
Ein Verfahren zur Herstellung personalisierter Schreiben in großem Maßstab, indem variable Felder — wie Name und Kontonummer — in eine Standard-Vorlage eingefügt werden.
Kundenentschuldigungsschreiben
Eine formale schriftliche Anerkennung eines Service-Fehlers, die Verantwortlichkeit, Erklärung und einen Lösungsplan enthält.
Produktankündigungsschreiben
Eine schriftliche Kommunikation an Kunden, die ein neues Produkt oder Service einführt, typischerweise Vorteile hervorhebt und zu einem nächsten Schritt auffordert.
Empfehlungsbestätigung
Ein Brief, der an einen Kunden gesendet wird, der neue Geschäfte empfohlen hat, um das Verhalten zu verstärken und die Beziehung zu stärken.
Kundenbeziehung
Die Praxis, bestehende Kunden aktiv und zufrieden zu halten, anstatt sich ausschließlich auf die Akquisition neuer Kunden zu konzentrieren.
Serviceübergagsbrief
Eine Mitteilung an Kunden, wenn ihr dedizierter Kontakt, Account Manager oder Service-Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.
Feedback-Anfrage
Eine schriftliche Aufforderung an einen Kunden, seine Erfahrung zu teilen, typischerweise nach einer Transaktion oder Service-Interaktion.

Was ist ein Verkaufsschreiben?

Ein Verkaufsschreiben ist eine schriftliche Geschäftskommunikation, die an einen Kunden oder Interessenten mit einem spezifischen kommerziellen Ziel gesendet wird — um ein Produkt anzukündigen, ein inaktives Konto wiederherzustellen, Feedback anzufordern, eine Beschwerde zu klären oder eine Empfehlung anzuerkennen. Im Gegensatz zu einer Marketing-Broschüre oder einer Massen-E-Mail-Kampagne wird ein Verkaufsschreiben an eine einzelne Person adressiert und so strukturiert, dass es eine spezifische Reaktion auslöst. Gut geschrieben, liest es sich als persönliche Kommunikation von einem Fachmann zu einem anderen — nicht als seriengefertigtes Marketing-Material.

Verkaufsschreiben fallen in einige breite Kategorien. Ausgehende Schreiben leiten eine Konversation ein oder öffnen sie neu — Produktankündigungen und Kundenrückgewinnungsschreiben gehören hier hin. Beziehungsschreiben pflegen die Bindung zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden — Dankesschreiben, Glückwunschschreiben und Empfehlungsbestätigungen fallen in diese Gruppe. Lösungsschreiben reagieren auf ein Problem oder eine Beschwerde — Entschuldigungsschreiben, Survey-Response-Schreiben und Beschwerdeauflösungen. Jeder Typ hat einen anderen Ton und eine andere Struktur, aber alle teilen die gleiche Kernarchitektur: eine klare Eröffnung, eine spezifische Wertaussage und einen einzigen Call to Action.

Die 40 Vorlagen in diesem Ordner decken alle drei Kategorien ab — von einem einzeiligen Dankeschreiben für eine Empfehlung bis zu einem umfassenden Kundenrückgewinnungs-Kampagnenbrief — und enthalten unterstützende Dokumente — Feedback-Formulare, Beschwerdeformulare, Onboarding-Checklisten und Service-Richtlinien —, die Ihnen alles bieten, was Sie brauchen, um Kundenkommunikation von Anfang bis Ende zu verwalten.

Wann brauchen Sie ein Verkaufsschreiben?

Verkaufsschreiben werden notwendig, wenn jede bedeutende Kundenkommunikation in einem formalen, schriftlichen Format geliefert werden muss — nicht ein schnelles Gespräch oder eine beiläufige E-Mail, sondern ein Dokument, das das Unternehmen repräsentiert und Gewicht trägt. Der Auslöser ist normalerweise ein Geschäftsereignis: ein Produktlaunch, ein inaktives Konto, ein Service-Fehler oder ein Kunden-Meilenstein.

Häufige Auslöser:

  • Starten eines neuen Produkts oder Service und Benachrichtigung bestehender Kunden zuerst
  • Wiedereinbindung von Kunden, die in den letzten 90 Tagen oder länger nicht gekauft haben
  • Formale Antwort auf eine Beschwerde oder eine niedrige Bewertung in einer Kundenbefragung
  • Dank an einen Kunden, der eine Empfehlung gab, die in Geschäfte umgewandelt wurde
  • Benachrichtigung von Kunden, dass ihr dedizierter Account-Kontakt das Unternehmen verlassen hat
  • Anerkennung von Lob, das ein Kunde über einen spezifischen Mitarbeiter gab
  • Anforderung strukturierten Feedbacks nach einem abgeschlossenen Projekt oder einer Transaktion
  • Kontaktaufnahme mit einem Kunden, der einen geplanten Service-Termin verpasst hat

Das Auslassen einer formalen schriftlichen Kommunikation in diesen Situationen schafft Lücken: Beschwerden bleiben unbeantwortet, Empfehlungsverhalten geht unbelohnt, Produktstarts vermissen die bestehende Kundenbasis, und inaktive Konten treiben weiter ab ohne eine strukturierte Rückgewinnungsbemühung. Ein professionelles Verkaufsschreiben schließt diese Lücken effizient — und die richtige Vorlage bedeutet, dass Sie eine in Minuten statt von Grund auf neu schreiben können.

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