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Dies ist ein professionelles Geschäftsschreiben zur höflichen Nachverfolgung eines Verkaufsvorschlags, den Sie zuvor eingereicht haben, aber noch keine Rückmeldung erhalten haben. Das Schreiben ist kurz, prägnant und wirkt nicht aufdringlich. Es erinnert den Interessenten an Ihr Angebot, bekräftigt Ihr Interesse und signalisiert, dass Sie bereit sind, die nächsten Schritte zu besprechen. Sie erhalten eine kostenlose Word-Vorlage zum Herunterladen, die Sie sofort mit Ihren Daten anpassen und versenden können — per Brief oder E-Mail.
Viele vielversprechende Verkäufe scheitern, weil der Interessent schlicht vergessen hat oder den Vorschlag übersehen hat. Ohne eine professionelle Nachverfolgung können Sie wertvolle Geschäfte verlieren. Ein gut formuliertes Nachfass-Schreiben zeigt Professionalität, Beständigkeit und echtes Interesse, ohne aggressiv zu wirken. Es dokumentiert Ihren Kontaktversuch, gibt dem Interessenten einen einfachen Weg, Sie zu kontaktieren, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Angebot noch einmal berücksichtigt wird. In vielen Branchen ist Nachfassen der Schlüssel, um aus einem interessierten Lead einen zahlenden Kunden zu machen.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Sie haben einen Vorschlag eingereicht und möchten diskret nachfassen | Standard — Höfliches Nachfassen |
| Sie möchten einen konkreten Zeitrahmen für eine Rückmeldung vorschlagen | Mit Termin |
| Sie haben neue Daten oder Argumente zur Unterstützung Ihres Vorschlags | Mit Zusatzinformation |
| Sie bevorzugen ein kurzes E-Mail-Nachfassen statt formalen Brief | Kurzform per E-Mail |
| Sie möchten erwähnen, dass das Angebot zeitlich begrenzt ist | Mit Angebot limitiert |
Warum es wichtig ist: Ein Ton wie ‚Wir haben nichts von Ihnen gehört' kann unhöflich wirken und den Interessenten abschrecken, anstatt ihn zurückzugewinnen.
Fix: Verwenden Sie einen höflichen, verständnisvollen Ton: ‚Da wir nichts von Ihnen gehört haben, wollten wir sichergehen, dass der Vorschlag Ihre Beachtung gefunden hat.'
Warum es wichtig ist: Ein generisches ‚Sehr geehrte Damen und Herren' oder ein falscher Name wirkt unpersönlich und zeigt mangelnde Sorgfalt.
Fix: Recherchieren Sie den Namen und die Position des Entscheidungsträgers und verwenden Sie eine persönliche Anrede.
Warum es wichtig ist: Ein längeres Schreiben mindert die Wahrscheinlichkeit, dass es vollständig gelesen wird; die Person ist beschäftigt und hat wenig Zeit.
Fix: Halten Sie das Schreiben kurz (3–4 Absätze maximum). Das Wichtigste ist die beiliegende Kopie des Vorschlags.
Warum es wichtig ist: Der Interessent weiß nicht, was Sie als nächstes erwarten oder ob Sie ein Gespräch vereinbaren möchten.
Fix: Optionen: Einen Termin vorschlagen, um zu besprechen, oder eine E-Mail-Anfrage: ‚Können Sie mir bis [Datum] Rückmeldung geben?'
Warum es wichtig ist: Ohne die Kopie des Vorschlags muss der Empfänger suchen oder fragen; das reduziert die Chancen auf eine schnelle Antwort erheblich.
Fix: Legen Sie physisch oder digital eine Kopie des ursprünglichen Vorschlags bei und erwähnen Sie dies im Schreiben.
Warum es wichtig ist: Zu häufiges Nachfassen kann als Belästigung wahrgenommen werden und das Image Ihres Unternehmens beschädigen.
Fix: Warten Sie mindestens 1–2 Wochen zwischen den Nachfassungen und dokumentieren Sie jeden Kontakt.
Ihr Name, Anschrift, Telefon und E-Mail-Adresse oben links oder in der Kopfzeile des Briefes. Diese Informationen ermöglichen dem Empfänger, Sie leicht zu kontaktieren.
Das aktuelle Datum oben links oder oben rechts. Dies dokumentiert den Zeitpunkt der erneuten Einreichung und ist für geschäftliche Unterlagen wichtig.
Name und Adresse des Empfängers (Ansprechpartner, Unternehmen, Adresse, Stadt, Postleitzahl). Dies stellt sicher, dass das Schreiben die richtige Person erreicht.
Eine höfliche Anrede (Sehr geehrte(r) [NAME]) und eine klare Betreffzeile (ERNEUTE EINREICHUNG DES VORSCHLAGS). Dies signalisiert dem Empfänger sofort das Anliegen.
Kurze Erinnerung an den ursprünglichen Vorschlag und die darin beschriebenen Produkte oder Dienstleistungen. Dies hilft dem Empfänger, den Kontext schnell zu erfassen.
Höfliche Erklärung, dass Sie das Fehlen einer Rückmeldung bemerkt haben und sichergehen möchten, dass der Vorschlag angemessen berücksichtigt wurde. Dies wirkt professionell, nicht aufdringlich.
Expliziter Hinweis darauf, dass eine Kopie des ursprünglichen Vorschlags beigelegt ist. Dies erleichtert dem Empfänger die Überprüfung, ohne dass er suchen muss.
Höfliche Schlussfloskel (z. B. ‚Mit freundlichen Grüßen') und Ihre vollständige Unterschrift (Name, Titel, Kontaktdaten). Dies verleiht dem Schreiben Authentizität und Professionalität.
Ersetzen Sie die Platzhalter oben mit Ihrem Namen, Ihrem Unternehmen, Ihrer Adresse, Telefon und E-Mail-Adresse. Dies stellt sicher, dass der Empfänger weiß, wer das Schreiben sendet.
💡 Verwenden Sie den gleichen Briefkopf wie bei Ihrer ursprünglichen Vorschlagssendung für Konsistenz.
Ändern Sie das Datum in das heutige Datum. Dies zeigt, dass es sich um eine aktuelle Nachverfolgung handelt, nicht um ein altes Dokument.
💡
Ersetzen Sie die Platzhalter mit dem Namen, dem Unternehmen und der Adresse des Interessenten. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Ansprechperson haben.
💡 Wenn Sie den Namen nicht kennen, rufen Sie das Unternehmen an und erkundigen Sie sich nach dem verantwortlichen Entscheidungsträger.
Ersetzen Sie [ANSPRECHPARTNER] durch den tatsächlichen Namen der Person (z. B. Herr Müller, Frau Schmidt). Dies personalisiert das Schreiben und wirkt professioneller.
💡
Ersetzen Sie [PRODUKTE/DIENSTLEISTUNGEN] durch die genaue Beschreibung dessen, was Sie angeboten haben (z. B. ‚Softwarelösung für Projektmanagement', ‚Marketing-Beratungspakete'). Dies erinnert den Empfänger an den Inhalt.
💡
Drucken Sie den ursprünglichen Vorschlag aus oder fügen Sie ihn als PDF-Anlage bei (falls per E-Mail versandt). Das Schreiben ist ein Begleitschreiben zu dieser Anlage.
💡
Optionale Anpassung: Ergänzen Sie einen Satz, um neue Informationen zu erwähnen, besondere Vorteile hervorzuheben oder einen spezifischen Grund für das Nachfassen zu nennen (z. B. zeitlich limitiertes Angebot).
💡
Drucken Sie das Schreiben aus, unterschreiben Sie es handschriftlich und versenden Sie es mit dem ursprünglichen Vorschlag als Anlage. Alternativ: per E-Mail als PDF mit Unterschrift.
💡 Führen Sie Buch über das Versanddatum und den Empfänger, um Ihre Nachverfolgungsaktivitäten zu dokumentieren.
In der Regel sollten Sie mindestens 1–2 Wochen warten, nachdem Sie den ursprünglichen Vorschlag eingereicht haben. Dies gibt dem Interessenten angemessene Zeit, den Vorschlag zu überprüfen und intern zu besprechen. Bei dringenden oder zeitgebundenen Angeboten kann ein kürzeres Intervall (3–5 Tage) angemessen sein. Dokumentieren Sie das ursprüngliche Versanddatum, um diesen Zeitraum nachverfolgen zu können.
Am besten schicken Sie beides: das Nachfass-Schreiben (dieses Dokument) als Begleitschreiben und eine Kopie des ursprünglichen Vorschlags bei. Der Brief erinnert den Interessenten an Ihr Anliegen und wirkt professionell, während die Kopie des Vorschlags sicherstellt, dass alle Details verfügbar sind. Wenn der Vorschlag sehr umfangreich ist, können Sie auch nur die Zusammenfassung beilegen und anbieten, den vollständigen Vorschlag bei Bedarf zu senden.
Sie können das Schreiben sowohl per E-Mail als auch als physischen Brief versenden. Per E-Mail ist schneller und kosteneffektiv, insbesondere wenn der ursprüngliche Vorschlag bereits digital war. Für größere, wichtigere Geschäfte oder konservative Branchen kann ein physischer Brief mit Unterschrift und beigelochtem Vorschlag professioneller wirken. Wählen Sie die Methode basierend auf Ihrer Branche und dem Umstand der ursprünglichen Kommunikation.
Wenn Sie nach der ersten Nachverfolgung keine Antwort erhalten, können Sie nach weiteren 1–2 Wochen ein zweites Nachfass-Schreiben versenden. Bei einem dritten Nachfassen sollten Sie erwägen, einen leicht unterschiedlichen Ansatz zu wählen — etwa ein direkt an die Geschäftsleitung adressiertes Schreiben oder ein kurzes Telefonat. Nach drei Nachfassungen ohne Antwort ist es häufig sinnvoll, den Lead als untätig zu markieren und sich auf andere Chancen zu konzentrieren.
Für mehrere Interessenten erstellen Sie eine Serienbrief-Vorlage und verwenden Feldplatzhalter (z. B. [ANSPRECHPARTNER], [UNTERNEHMEN]) in Word oder einem Tabellenkalkulationsprogramm. Sie können auch eine einfache E-Mail-Vorlage in Ihrem CRM oder E-Mail-System speichern und die Platzhalter für jeden Empfänger manuell oder automatisiert ausfüllen. Dies spart Zeit, während die Vorlage personalisiert bleibt.
Nein, in der Regel ist es nicht nötig. Der einfache Hinweis, dass Sie sichergehen möchten, dass der Vorschlag angemessen berücksichtigt wurde, ist höflich und professionell. Das Nennen eines Grundes (z. B. ‚Da wir interne Verzögerungen hatten') kann unprofessionell wirken. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, dem Interessenten zu helfen und den nächsten Schritt zu erleichtern.
Ja, Sie können ein bis zwei Sätze hinzufügen, die neue Informationen hervorheben oder ein zeitlich limitiertes Angebot erwähnen — etwa: ‚Dieses Angebot bleibt gültig bis zum [Datum]' oder ‚Wir haben zusätzliche Kundenreferenzen beigelegt, die Sie interessieren könnten.' Halten Sie diese Ergänzungen jedoch kurz, um das Schreiben nicht zu überladen.
Das Schreiben sollte von derselben Person oder derselben Position unterschrieben sein, die den ursprünglichen Vorschlag eingereicht hat (z. B. der Verkaufsvertreter, die Projektmanagerin). Dies schafft Kontinuität und zeigt, dass die gleiche Person weiterhin für das Anliegen verantwortlich ist. Falls relevant, kann auch der Vorgesetzte mitzeichnen, um zusätzliches Gewicht zu geben.
Dienstags bis donnerstags sind typischerweise bessere Tage als Montag (Überlastung) oder Freitag (Ablenkung). Vormittags zwischen 9 und 11 Uhr ist oft ideal, wenn der Interessent weniger abgelenkt ist. Bei E-Mail kann die Tageszeit weniger kritisch sein als bei telefonischem Nachfassen, da die E-Mail zu jeder Zeit gelesen werden kann. Experimentieren Sie mit verschiedenen Zeiten und verfolgen Sie, wann Sie die höchsten Öffnungs- und Antwortquoten erhalten.
Ein Telefonanruf ist direkter und sofort persönlich, erfordert aber eine bestimmte Tageszeit und Verfügbarkeit. Das Schreiben ist formell dokumentiert, kann jederzeit gelesen werden und gibt dem Interessenten Raum, sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen, bevor er antwortet. Wählen Sie das Telefon, wenn es um große Geschäfte oder dringende Klärungen geht; nutzen Sie das Schreiben für ständige, höfliche Nachverfolgung.
Ein informelles E-Mail-Nachfassen ist schnell und digital; ein formales Schreiben mit Briefkopf wirkt jedoch professioneller und seriöser, besonders bei konservativeren Branchen oder wichtigen Geschäften. Das Schreiben kann auch ausgedruckt und mit beiliegendem Vorschlag per Post versendet werden, was einen höheren Eindruck hinterlässt. Für kleinere Unternehmen oder technische Kunden ist eine E-Mail oft ausreichend.
Eine automatisierte Nachfolgekampagne (z. B. per CRM oder E-Mail-Automation) skaliert besser für große Mengen an Interessenten und ist effizient. Persönliche Schreiben wie dieses wirken jedoch sorgfältiger und zielgerichteter, besonders für hochwertige Leads. Idealerweise kombinieren Sie beide: automatisierte Nachfassungen für Masse-Leads und persönliche Schreiben für Key Accounts.
Eine Nachricht über LinkedIn wirkt moderner und informeller, besonders wenn Sie keine direkten Kontaktinformationen haben. Das formale Schreiben bleibt jedoch das Standardinstrument für geschäftliche Nachverfolgung und wird ernster genommen, insbesondere in Industrien, in denen Formalität erwartet wird. LinkedIn ist eine gute Ergänzung, um eine Beziehung aufzubauen; ein Schreiben ist für echte Geschäfte unverzichtbar.
Vertriebler und Außendienstmitarbeiter verwenden dieses Schreiben, um offene Angebote systematisch nachzuverfolgen und abgeschlossene Geschäfte zu erhöhen.
Berater nutzen das Schreiben, um projektbasierte Vorschläge nachzuverfolgen und sich mit Entscheidungsträgern in Kontakt zu halten.
Software-Unternehmen und IT-Dienstleister nutzen das Schreiben zur Nachverfolgung von Angeboten für Systemimplementierungen oder Lizenzverträge.
Agenturen verwenden das Schreiben, um Pitch-Vorschläge zu verfolgen und sich mit potenziellen Neukunden erneut zu verbinden.
Finanzberater und Versicherungsmakler nutzen das Schreiben zur höflichen Nachverfolgung von Angeboten und Vertragsvorschlägen.
Vertriebsteams in der Fertigung verwenden das Schreiben zur Nachverfolgung von technischen Angeboten und großen Kundenaufträgen.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Sie haben wenig Geschäfte, sind mit grundlegender Kommunikation vertraut und möchten Kosten sparen. | Kostenlos (nur Vorlage) | 5–10 Minuten pro Nachfassung |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Sie möchten sichergehen, dass der Ton und der Inhalt optimal sind, haben aber kein großes Budget für Spezialist:innen. | 50–150 € für externe Redaktion oder Coaching | 2–3 Tage (inkl. Feedback und Überarbeitungen) |
| Maßgeschneidert | Sie haben ein großes Geschäft auf der Linie, ein komplexes Angebot oder eine heikle Situation, die professionelle Geschäftskommunikation verlangt. | 200–500 € für einen Profi-Texter oder Berater | 1 Woche oder mehr |
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