Memo-Vorlagen
Interne Mitteilungen — Ankündigungen, Updates, Anweisungen.
Sofortdownloads • Vollständig bearbeitbar • Export als Word, Excel oder PDF
5 Vorlagen
Enthält Kredit Memo, Memorandum über ein Verkaufsseminar, Mitteilung an Mitarbeiter über neue Urlaubsregelung und 2 weitere.
Auf einen Blick
Worum es geht
Mitteilungsvorlagen geben Unternehmen ein einheitliches, professionelles Format für die Kommunikation von Entscheidungen, Richtlinienänderungen, finanziellen Anpassungen und Mitteilungen im ganzen Team. Ob Sie Mitarbeiter über ein neues Verfahren informieren, eine Telefonnachricht dokumentieren oder eine Gutschrift oder Belastung ausgeben möchten — eine Mitteilungsvorlage stellt sicher, dass nichts Wesentliches übersehen wird.
Wann Sie sie brauchen
Nutzen Sie eine Mitteilungsvorlage immer dann, wenn Sie ein prägnantes, schriftliches Dokument einer internen Kommunikation benötigen — eine Richtlinienvorgabe, eine Buchungsanpassung oder eine zeitkritische Mitteilung. Mitteilungen formalisieren den Austausch, sodass Absender und Empfänger einen gemeinsamen Referenzpunkt haben.
Am häufigsten genutzt: Memo-Vorlagen
Welche Vorlage passt zu Ihrer Situation?
Die richtige Mitteilungsvorlage hängt vom Charakter Ihrer Kommunikation ab — ob Sie eine Richtlinie ankündigen, eine Finanztransaktion dokumentieren oder eine Telefonnachricht protokollieren. Nutzen Sie die Szenarien unten, um die beste Übereinstimmung zu finden.
Wie man eine Mitteilung schreibt
Eine gut geschriebene Mitteilung liefert eine klare Botschaft, weist Verantwortung zu und benötigt nicht mehr Zeit zum Lesen, als der Leser aufwenden kann.
Wählen Sie den richtigen Mitteilungstyp
Bestimmen Sie, ob Ihre Kommunikation intern und allgemein, richtlinienbezogen, finanziell oder eine Telefonnachricht ist — wählen Sie dann die entsprechende Vorlage.
Füllen Sie die Kopffelder aus
Vervollständigen Sie AN, VON, DATUM und BETREFF, bevor Sie einen Text schreiben, damit die Mitteilung sofort erkennbar ist.
Geben Sie Ihren Zweck im ersten Satz an
Öffnen Sie mit der Entscheidung, Änderung oder Mitteilung — vergraben Sie sie nicht; Empfänger sollten innerhalb von fünf Worten wissen, warum sie lesen.
Geben Sie erforderliche Kontextinformationen an
Fügen Sie nur dann einen kurzen Absatz Hintergrund hinzu, wenn der Empfänger ihn zum Handeln benötigt; lassen Sie Kontext weg, der bereits weit verbreitet bekannt ist.
Geben Sie die erforderliche Maßnahme und Frist an
Sagen Sie dem Empfänger genau, was zu tun ist, bis zu welchem Datum und wen er kontaktieren sollte, wenn er Fragen hat.
Fügen Sie unterstützende Dokumente an, falls erforderlich
Referenzieren Sie alle Richtlinientexte, Rechnungen oder Berichte im Text und fügen Sie sie an — fügen Sie lange Dokumente nicht in die Mitteilung selbst ein.
Erhalten Sie die entsprechende Unterschrift
Bei Richtlinien- und Finanzmitteilungen muss der genehmigungsberechtigte Manager unterschreiben oder genehmigen, bevor die Mitteilung verteilt wird.
Glossar
- mitteilung
- Eine kurze interne schriftliche Kommunikation — normalerweise eine Seite — die verwendet wird, um Entscheidungen, Direktiven oder Mitteilungen innerhalb einer Organisation zu teilen.
- richtlinienmitteilung
- Eine Mitteilung, die eine Änderung einer Organisationsregel oder eines -verfahrens ankündigt, erklärt oder zusammenfasst und dessen Gültigkeitsdatum und Umfang angibt.
- gutschrift
- Ein Finanzdokument, das den Saldo senkt, den ein Kunde schuldet, normalerweise ausgestellt, um eine Übergebühr zu korrigieren oder eine zurückgegebene Ware anzuerkennen.
- belastungsmitteilung
- Ein Finanzdokument, das den Saldo erhöht, den ein Kunde schuldet, oder einen zusätzlichen Gebührenbestand dokumentiert, der nicht auf der Originalrechnung erfasst ist.
- telefonnachricht
- Ein strukturiertes Formular zum Protokollieren der Details einer Telefonnachricht, die im Namen eines nicht verfügbaren Kollegen entgegengenommen wurde.
- AN/VON-Kopf
- Die eröffnenden Felder einer Mitteilung, die den beabsichtigten Empfänger und den Absender identifizieren, was Routing und Ablage unkompliziert macht.
- aktionsposten
- Eine spezifische Aufgabe, die in einer Mitteilung zugewiesen wird und angeben, was getan werden muss, von wem und bis zu welcher Frist.
- gültigkeitsdatum
- Das Datum, ab dem eine Richtlinie oder Direktive in einer Mitteilung wirksam wird.
- genehmigungszeile
- Ein Unterschrifts- oder Genehmigungsfeld am Ende einer Mitteilung, das bestätigt, dass ein Manager die Kommunikation überprüft und gebilligt hat.
- audit-spur
- Die Kette von datierten, unterzeichneten Dokumenten — einschließlich Finanzmitteilungen — die es einer Organisation ermöglicht, zu rekonstruieren, was kommuniziert wurde und wann.
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Häufige Fragen
Welche Memo-Vorlagen gibt es?
5 Memo-Vorlagen, darunter Kredit Memo, Memorandum über ein Verkaufsseminar, Mitteilung an Mitarbeiter über neue Urlaubsregelung, Notiz, Protokoll der ausserordentlichen Vorstandssitzung.
Wofür wird eine Geschäftsmitteilung verwendet?
Eine Geschäftsmitteilung wird verwendet, um Entscheidungen, Richtlinienänderungen, finanzielle Anpassungen oder Mitteilungen innerhalb einer Organisation zu kommunizieren. Sie bietet eine schriftliche Aufzeichnung, auf die beide Parteien später verweisen können. Im Gegensatz zu E-Mail folgt eine Mitteilung einem festen Format, das wichtige Informationen — wer sie gesendet hat, wann und welche Maßnahme erforderlich ist — sofort sichtbar macht. Häufige Anwendungen sind die Ankündigung einer Richtlinienaktualisierung, die Ausstellung einer Gutschrift oder Belastungsanpassung oder die Protokollierung einer Telefonnachricht im Namen eines Kollegen.
Worin unterscheidet sich eine Mitteilung von einer E-Mail?
Sowohl eine Mitteilung als auch eine E-Mail sind interne Kommunikationsmittel, aber eine Mitteilung folgt einer festen formalen Struktur (AN, VON, DATUM, BETREFF, Text), die es einfacher macht, sie zu archivieren, zu referenzieren und als offizielles Dokument zu verteilen. E-Mails sind gesprächig und threadbasiert; Mitteilungen sind eigenständige Unterlagen. Bei formalen Richtlinienvorgaben oder finanziellen Anpassungen, die eingereicht werden müssen, ist eine Mitteilung das passendere Format.
Wann sollte ich eine Richtlinienmitteilung statt einer allgemeinen Mitteilung verwenden?
Verwenden Sie eine Richtlinienmitteilung, wenn die Kommunikation eine Regel, ein Verfahren oder einen Standard festlegt oder ändert, das Mitarbeiter befolgen müssen. Die Richtlinienmitteilungsvorlage enthält Felder für das Gültigkeitsdatum, den Umfang der Richtlinie und verantwortliche Parteien — Details, die eine allgemeine Mitteilungsvorlage nicht einfordert. Bei routinemäßigen Informationsmitteilungen, die keine gültige Regel beinhalten, ist die allgemeine Mitteilungsvorlage ausreichend.
Was ist eine Gutschrift und wann stelle ich eine aus?
Eine Gutschrift ist ein Finanzdokument, das eine Verringerung des Schuldbetrags eines Kunden dokumentiert, normalerweise um eine Übergebühr zu korrigieren, eine Rückgabe anzuerkennen oder einen Rabatt nach der Rechnungsstellung anzuwenden. Stellen Sie eine Gutschrift aus, wenn Sie einen zuvor erfassten Forderungsbestand verringern müssen; sie verweist auf die Originalrechnung und hält Ihre Buchhaltungsunterlagen genau. Business in a Box bietet sowohl eine Word- als auch eine Excel-Version der Gutschriftvorlage.
Was ist eine Belastungsmitteilung?
Eine Belastungsmitteilung dokumentiert eine Erhöhung des geschuldeten Betrags — entweder von einem Kunden oder zwischen internen Abteilungen — wenn eine Gebühr unterbewertet war oder ein zusätzlicher Kostenbetrag nach der Originalrechnung hinzugefügt werden muss. Sie dokumentiert den Grund für die Anpassung und den Betrag, sodass beide Parteien eine klare Audit-Spur haben.
Kann ich diese Mitteilungsvorlagen in Word und Excel verwenden?
Ja. Die meisten Mitteilungsvorlagen in dieser Sammlung sind als bearbeitbare Word-Dokumente verfügbar, die Sie herunterladen, anpassen und drucken oder per E-Mail versenden können. Die Gutschrift – Excel-Vorlage ist als Tabellenkalkulation formatiert, was es einfach macht, sie in einen vorhandenen Excel-basierten Abrechnungs- oder Buchhaltungs-Workflow zu integrieren.
Wie lang sollte eine Mitteilung sein?
Die meisten Mitteilungen sollten auf eine Seite passen — normalerweise drei bis fünf kurze Absätze. Richtlinienmitteilungen können etwas länger sein, wenn die Richtlinie selbst einer Erklärung bedarf, aber alles, das mehr als zwei Seiten benötigt, wird wahrscheinlich besser durch ein formales Berichts- oder Richtliniendokument mit der Mitteilung als Kommunikation auf der Titelseite gelöst.
Benötigen Mitteilungen eine Unterschrift?
Nicht alle Mitteilungen benötigen eine formale Unterschrift, aber Richtlinien- und Finanzmitteilungen (Gutschrift und Belastung) enthalten typischerweise eine Genehmigungs- oder Unterschriftszeile, um zu bestätigen, dass die Kommunikation von der entsprechenden Führungskraft vor der Verteilung überprüft wurde. Eine allgemeine Informationsmitteilung kann einfach den Namen des Absenders im VON-Feld tragen.
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So entstehen unsere Vorlagen
Jede Vorlage wird vom Business in a Box-Redaktionsteam verfasst und von Bruno Goulet, CEO und Chefredakteur, veröffentlicht. Business in a Box veröffentlicht seit mehr als 20 Jahren Geschäfts- und Rechtsvorlagen. Jede Dokumentseite erklärt, was die Vorlage abdeckt und wie sie ausgefüllt wird; lassen Sie rechtliche Dokumente von einer qualifizierten Fachperson prüfen, wenn viel auf dem Spiel steht.
