Modelli Memo
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3 modelli
In breve
Che cos’è
I modelli di memorandum consentono alle aziende di utilizzare un formato coerente e professionale per comunicare decisioni, cambiamenti di politica, rettifiche finanziarie e messaggi nei team. Che tu debba notificare al personale una nuova procedura, documentare un messaggio telefonico o emettere un rettifica di credito o addebito, un modello di memorandum garantisce che non venga tralasciato nulla di essenziale.
Quando ti serve
Usa un modello di memorandum ogni volta che hai bisogno di un record scritto conciso di una comunicazione interna — una direttiva di politica, una rettifica contabile o un messaggio urgente. I memorandum formalizzano lo scambio in modo che sia il mittente che il destinatario abbiano un punto di riferimento condiviso.
I più usati: Modelli Memo
Quale modello fa per te?
Il modello di memorandum più appropriato dipende dalla natura della tua comunicazione — se stai diffondendo una politica, registrando una transazione finanziaria o registrando un messaggio telefonico. Usa gli scenari qui sotto per trovare la corrispondenza più vicina.
Come scrivere un memorandum
Un memorandum ben scritto offre un messaggio chiaro, assegna responsabilità e non richiede più tempo di lettura di quanto il lettore possa permettersi.
Scegli il tipo di memorandum giusto
Identifica se la tua comunicazione è interna e generale, correlata alla politica, finanziaria o un messaggio telefonico — quindi seleziona il modello corrispondente.
Compila i campi dell'intestazione
Completa A, Da, Data e Oggetto prima di scrivere qualsiasi copia del corpo in modo che il memorandum sia immediatamente identificabile.
Dichiara il tuo scopo nella prima frase
Apri con la decisione, il cambiamento o il messaggio — non nasconderlo; i destinatari dovrebbero sapere perché stanno leggendo entro cinque parole.
Fornisci il contesto necessario
Aggiungi un breve paragrafo di background solo se il destinatario ha bisogno di agire; ometti il contesto che è già ampiamente noto.
Specifica l'azione richiesta e la scadenza
Comunica al destinatario esattamente cosa fare, entro quale data e chi contattare in caso di domande.
Allega documenti di supporto se necessario
Fai riferimento a qualsiasi testo di politica, fattura o relazione nel corpo e allegalo — non incollare lunghi documenti nel memorandum stesso.
Ottieni la firma appropriata
Per memorandum di politica e finanziari, fai firmare o approvare il manager autorizzante prima che il memorandum venga distribuito.
Glossario
- memorandum
- Una breve comunicazione scritta interna — solitamente una pagina — utilizzata per condividere decisioni, direttive o messaggi all'interno di un'organizzazione.
- memorandum di politica
- Un memorandum che annuncia, spiega o riassume un cambiamento a una regola o procedura organizzativa e specifica la sua data di entrata in vigore e ambito.
- nota di credito
- Un documento finanziario che riduce il saldo dovuto da un cliente, tipicamente emesso per correggere un sovra-addebito o riconoscere un articolo restituito.
- nota di addebito
- Un documento finanziario che aumenta il saldo dovuto da un cliente o registra un addebito aggiuntivo non catturato sulla fattura originale.
- memorandum telefonico
- Un modulo strutturato utilizzato per registrare i dettagli di un messaggio telefonico preso per conto di un collega che non era disponibile.
- intestazione A/Da
- I campi iniziali di un memorandum che identificano il destinatario previsto e il mittente, rendendo il routing e l'archiviazione semplici.
- elemento d'azione
- Un'attività specifica assegnata in un memorandum che nomina cosa deve essere fatto, da chi e entro quale scadenza.
- data di entrata in vigore
- La data in cui una politica o direttiva dichiarata in un memorandum entra in vigore.
- linea di autorizzazione
- Una firma o campo di approvazione al piede di un memorandum che conferma che un manager ha revisionato e sanzionato la comunicazione.
- traccia di audit
- La catena di documenti datati e firmati — inclusi i memorandum finanziari — che consente a un'organizzazione di ricostruire cosa è stato comunicato e quando.
Modelli Memo per reparto
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Come nascono i nostri modelli
Ogni modello è redatto dal team editoriale di Business in a Box e pubblicato da Bruno Goulet, CEO e caporedattore. Business in a Box pubblica modelli aziendali e legali da oltre 20 anni. Ogni pagina documento spiega cosa copre il modello e come compilarlo; per i documenti legali, fai rivedere la versione finale da un professionista qualificato quando la posta in gioco lo richiede.
