Kostenloser Word-Download • Online bearbeiten • Mit Drive speichern und teilen • Als PDF exportieren
Ein Begleitschreiben Arbeitsvertrag ist ein professioneller Brief, der einen neuen Arbeitsvertrag an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter übermittelt. Das Schreiben erklärt kurz und verständlich, dass der Arbeitsvertrag beigefügt ist, lädt zur sorgfältigen Durchsicht ein und gibt der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter Gelegenheit, Bedenken oder Änderungswünsche zu äußern. Das Begleitschreiben ist formal, bleibt aber freundlich und zugänglich — es setzt den Ton für eine gute arbeitsrechtliche Zusammenarbeit. Sie erhalten eine kostenlose Word-Vorlage zum sofort benutzen, anpassen und exportieren.
Ein gut geschriebenes Begleitschreiben zeigt Professionalität und Transparenz von Anfang an. Es signalisiert der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter, dass Sie ihre oder seine Fragen ernst nehmen und dass Sie offen für Diskussion sind — bevor der Vertrag unterzeichnet wird. Ohne ein klares Begleitschreiben können Missverständnisse entstehen: Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter könnte den Vertrag falsch verstehen, ihn übersehen oder verwirrt sein, wie und wann er zurückgesendet werden soll. Ein professionelles Begleitschreiben reduziert rechtliche Risiken, beschleunigt den Onboarding-Prozess und schafft eine solide Grundlage für ein konstruktives Arbeitsverhältnis. Besonders in kleineren Unternehmen ohne spezialisierte HR-Abteilung ist eine standardisierte, aber personalisierte Vorlage eine Zeitersparnis und ein Vertrauenssignal zugleich.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Allgemeine Neueinstellung im Angestelltenverhältnis | Standard-Begleitschreiben |
| Wenn eine zeitliche Frist zur Rücksendung des unterzeichneten Vertrags notwendig ist | Begleitschreiben mit Fristsetzung |
| Bei Verträgen mit speziellen Vorbedingungen oder Bewerberüberprüfungen | Begleitschreiben mit Bedingungsklausel |
| Wenn der Vertrag per Mail versendet wird statt per Post | Digitales Begleitschreiben (E-Mail-Format) |
| Internationale Mitarbeiter oder Mehrsprachigkeit im Unternehmen erforderlich | Mehrsprachiges Begleitschreiben |
Warum es wichtig ist: Ein Schreiben mit unfilled Platzhaltern wie '[IHRTITEL]' wirkt unprofessionell und verwirrt den Empfänger.
Fix: Gehen Sie das ganze Dokument durch und ersetzen Sie alle Platzhalter mit echten Daten vor dem Versand.
Warum es wichtig ist: Wenn der Empfänger Sie nicht erreichen kann, um Fragen zu stellen, verzögert sich der Prozess und es entstehen Missverständnisse.
Fix: Überprüfen Sie alle Telefonnummern und E-Mail-Adressen auf Korrektheit; testen Sie die E-Mail-Adresse vor dem Versand.
Warum es wichtig ist: Das ganze Schreiben verliert seinen Sinn, wenn der Vertrag nicht mitgesendet wird — der Empfänger kann nicht unterzeichnen.
Fix: Legen Sie den unterzeichneten Arbeitsvertrag-Entwurf als Anlage bei und überprüfen Sie, dass die Datei korrekt hochgeladen oder ausgedruckt ist.
Warum es wichtig ist: Ein zu lockerer Ton mindert die Autorität des Schreibens; ein zu strikter Ton schreckt neue Mitarbeiter ab.
Fix: Verwenden Sie professionelle, aber zugängliche Sprache ('Wir hoffen, dass Sie…', 'zögern Sie nicht, mit mir Kontakt auszunehmen').
Warum es wichtig ist: Ohne Frist kann der Rückversand del Vertrags unendlich ausstehen, und Onboarding verzögert sich.
Fix: Ergänzen Sie eine spezifische Frist (z. B. 'bitte zurück bis [DATUM]') oder nutzen Sie eine entsprechende Vorlage-Variante.
Warum es wichtig ist: Ohne Hinweis auf die Möglichkeit der anwaltlichen Beratung wirkt das Schreiben rechtlich weniger sauber und kann Vertrauen untergraben.
Fix: Behalten Sie den Passus 'Sie können einen Anwalt konsultieren' im Schreiben; zeigt gute Treue und Transparenz.
Das Schreiben beginnt mit dem Datum und der vollständigen Adresse des Empfängers (der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters). Dies gibt dem Brief Formalität und Nachvollziehbarkeit.
Die Betreffzeile 'BETREFF: ARBEITSVERTRAG BEIGEFÜGT' macht sofort klar, worum es in dem Schreiben geht. Dies hilft der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter, den Brief schnell zu identifizieren und einzuordnen.
Eine formale Anrede ('Sehr geehrte(r) [NAME]') und eine kurze Einleitung beziehen sich auf die vorherigen Gespräche. Dies schafft einen persönlichen, professionellen Ton und signalisiert Kontinuität im Einstellungsprozess.
Das Schreiben weist ausdrücklich darauf hin, dass die im Vertrag aufgeführten Bedingungen erst nach Unterzeichnung aller Parteien in Kraft treten. Dies schützt beide Seiten und vermeidet Missverständnisse.
Das Schreiben fordert die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter auf, den Vertrag sorgfältig zu lesen und ggf. Änderungswünsche zu kommunizieren. Dies signalisiert Offenheit und gibt Raum für Klärung vor Unterschrift.
Ein wichtiger Passus weist darauf hin, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter vor Unterschrift einen Anwalt konsultieren kann. Dies erhöht die Legitimität des Prozesses und zeigt gute Treue.
Das Schreiben gibt klare Anweisungen zum Rückversand des unterzeichneten Exemplars (per Fax oder E-Mail) und listet Kontaktinformationen auf. Dies vereinfacht den administrative Prozess und zeigt Engagement.
Tragen Sie oben links das aktuelle Datum und darunter die vollständige Adresse der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters ein. Überprüfen Sie die Schreibweise des Namens und der Adresse auf Genauigkeit.
💡 Verwenden Sie das gleiche Format wie in Ihren anderen geschäftlichen Schreiben für Konsistenz.
Ersetzen Sie '[NAME DES MITARBEITERS/DER MITARBEITERIN]' durch den vollständigen Namen der Person. Verwenden Sie 'Herr' oder 'Frau' je nach Geschlecht, es sei denn, die Person hat ein anderes Pronomen angegeben.
💡 Überprüfen Sie die korrekte Schreibweise und Geschlechtsangabe vor dem Versand.
Beziehen Sie sich auf bisherige Gespräche oder den Bewerbungsprozess. Dies macht das Schreiben persönlicher und zeigt, dass Sie sich Zeit für die Kandidatin oder den Kandidaten genommen haben.
💡 Seien Sie kurz und prägnant — eine oder zwei Sätze genügen.
Stellen Sie sicher, dass der beigefügte Arbeitsvertrag alle vereinbarten Bedingungen (Gehalt, Position, Start-Datum, Arbeitszeit) korrekt enthält, bevor Sie das Begleitschreiben verschicken.
💡 Vergleichen Sie mit dem Angebot-Brief oder dem Stellenangebot, um Unstimmigkeiten auszuschließen.
Füllen Sie '[IHR NAME]', '[IHR TITEL]', '[IHRE TELEFONNUMMER]' und '[IHRE EMAIL@IHRUNTERNEHMEN.COM]' mit Ihren echten Daten aus. Dies zeigt Transparenz und ermöglicht Rückfragen.
💡 Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens, nicht eine private Adresse.
Ersetzen Sie '[FAX-NUMMER]' durch Ihre echte Fax-Nummer oder ergänzen Sie E-Mail-Anweisungen, falls der Vertrag digital zurückgesendet werden soll. Machen Sie klar, wie und wohin das unterzeichnete Exemplar zurückgehen soll.
💡 Bieten Sie mehrere Rückversand-Optionen an (Post, Fax, E-Mail mit Scan), um dem Empfänger Flexibilität zu geben.
Lesen Sie das Schreiben ganz durch, überprüfen Sie alle Platzhalter sind gefüllt, und drucken Sie es auf Firmenbriefkopf oder versenden Sie es als professionelle E-Mail. Behalten Sie sich eine Kopie für Ihre Unterlagen.
💡
Das Begleitschreiben ist ein kurzer, persönlicher Brief, der den Arbeitsvertrag übermittelt und dessen Erhalt bestätigt. Der Arbeitsvertrag ist das eigentliche rechtlich bindende Dokument mit detaillierten Bedingungen wie Gehalt, Arbeitszeit und Kündigungsfrist. Das Begleitschreiben schafft Transparenz und gute Kommunikation.
Nein, das Begleitschreiben muss nicht unterzeichnet werden. Es ist ein informatives Anschreiben. Der Arbeitsvertrag selbst muss von beiden Parteien unterzeichnet werden, damit die Bedingungen rechtlich bindend sind.
Das Begleitschreiben sollte unmittelbar nach der Einigung mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter versendet werden — in der Regel derselbe Tag oder der nächste Arbeitstag. So wird schnell Klarheit geschaffen und der Onboarding-Prozess kann beginnen.
Ja, Sie können das Begleitschreiben per E-Mail versenden oder es ausdrucken und per Post schicken. Wenn Sie es per E-Mail versenden, können Sie die Datei als PDF-Anhang beifügen oder den Arbeitsvertrag ebenfalls als PDF mitversenden. Stellen Sie sicher, dass beide Dokumente sicher übermittelt werden.
Das Begleitschreiben lädt den Mitarbeiter ausdrücklich ein, Bedenken oder Änderungswünsche mitzuteilen. Wenn er Änderungen fordert, überprüfen Sie diese gemeinsam, passen den Vertrag ggf. an, und senden eine überarbeitete Version mit einem neuen Begleitschreiben zu.
Das Begleitschreiben selbst erfordert keine anwaltliche Beratung. Allerdings empfiehlt es sich, den Arbeitsvertrag von einem Anwalt überprüfen zu lassen, besonders wenn es sich um komplexe Positionen, Wettbewerbsverbote oder Geheimhaltungspflichten handelt. Das Schreiben ermutigt den Mitarbeiter auch, selbst rechtliche Beratung zu suchen.
Bewahren Sie eine Kopie des Begleitschreibens zusammen mit dem unterzeichneten Arbeitsvertrag in Ihrer Personalakte auf. Im Allgemeinen sollten Personalunterlagen drei Jahre nach Beendigung der Anstellung aufbewahrt werden (in Deutschland); in Österreich und der Schweiz können die Fristen unterschiedlich sein.
Wenn die Rücksendung ausstehend ist, senden Sie eine freundliche Erinnerung. Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten und Rückversand-Anweisungen klar waren. Wenn der Mitarbeiter das Schreiben nicht erhalten hat, versenden Sie eine neue Kopie oder ein Duplikat mit einer Fristangabe.
Der Angebot-Brief ist die erste schriftliche Mitteilung an die Kandidatin oder den Kandidaten und enthält ein Jobangebot (Gehalt, Position, Startdatum). Das Begleitschreiben Arbeitsvertrag kommt später, wenn das Angebot akzeptiert wurde, und dient der formalen Übergabe des unterzeichneten Vertrags. Der Angebot-Brief ist weniger förmlich und kürzer; das Begleitschreiben ist strukturierter und rechtssicherer.
Ein Kündigungsbrief beendet ein Arbeitsverhältnis; das Begleitschreiben Arbeitsvertrag beginnt es. Der Kündigungsbrief muss gesetzliche Kündigungsfristen einhalten und ist rechtlich bindend. Das Begleitschreiben ist eine freundliche Mitteilung zur Übergabe des Vertrags und enthält weniger rechtliche Fallstricke. Beide sind formale Arbeitnehmerdokumente, aber mit gegenteiligen Zielen.
Ein Stellenangebot ist eine öffentliche Ankündigung einer offenen Position, um Kandidaten zu rekrutieren. Das Begleitschreiben Arbeitsvertrag ist ein privates Schreiben an eine bestimmte Person nach erfolgreicher Bewerbung. Das Stellenangebot ist Marketing; das Begleitschreiben ist eine formale Vertragsmitteilung. Ein Stellenangebot kann hunderte potenzielle Kandidaten erreichen; das Begleitschreiben richtet sich an eine Person.
Der Arbeitsvertrag ist das rechtlich bindende Dokument mit allen Details (Gehalt, Arbeitszeit, Kündigungsfristen, Aufgaben). Das Begleitschreiben ist ein kurzer, persönlicher Brief, der den Vertrag übermittelt und zur sorgfältigen Durchsicht auffordert. Der Arbeitsvertrag muss unterzeichnet werden; das Begleitschreiben nicht. Zusammen bilden sie ein vollständiges formales Paket für die Anstellung.
KMU verwenden dieses Schreiben als Standardformular für alle Neueinstellungen — es hilft, einen professionellen Eindruck zu wahren, ohne dass eine HR-Abteilung notwendig ist.
Personalleiher und Vermittler versenden dieses Schreiben im Namen ihrer Kunden, um Transparenz und Professionalität zu demonstrieren.
Start-ups nutzen diesen Brief, um neue Talente zu integrieren und den Onboarding-Prozess zu formalisieren, ohne dabei zu steif zu wirken.
Schulen und gemeinnützige Organisationen verwenden das Schreiben, um die Anstellung von Lehrkräften und Mitarbeitern formal zu dokumentieren.
Einzelhandelsbetriebe und Service-Unternehmen nutzen das Schreiben, um Kassieren, Verkäufern und anderen Mitarbeitern den Arbeitsvertrag zu übermitteln.
Handwerksbetriebe und Fabrikanten verwenden das Schreiben, um neue Fachkräfte und Hilfskräfte formal an Bord zu nehmen.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Standardeinstellungen mit klaren Bedingungen, schneller Prozess, kleines Budget | Kostenlos (nur Vorlage) | 10–15 Minuten zum Ausfüllen |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Sie sind unsicher über Formulierungen oder möchten ein zusätzliches Paar Augen auf den kompletten Einstellungsprozess | 50–150 EUR für externe Prüfung | 15–20 Minuten + 1–2 Tage für Profi-Rückmeldung |
| Maßgeschneidert | Komplexe Positionen, mehrsprachige Verträge, internationale Mitarbeiter, besondere Klauseln (Wettbewerb, Geheimhaltung) | 200–500 EUR für anwaltliche Erstellung | 3–5 Werktage |
Dieses Dokument ist eine von 3,000+ Geschäfts- und Rechtsvorlagen, die in Business in a Box enthalten sind.
Greifen Sie auf über 3,000+ geschäftliche und rechtliche Vorlagen für jede Aufgabe, jedes Projekt oder jede Initiative zu.
Passen Sie Ihre vorgefertigte Geschäftsdokumentvorlage an und speichern Sie sie in der Cloud.
Teilen Sie Ihre Dateien und Ordner mit Ihrem Team. Erstellen Sie einen Raum für nahtlose Zusammenarbeit.
"Fantastischer Wert! Ich kann nicht mehr darauf verzichten. Es ist Gold wert und hat sich schon vielfach bezahlt gemacht."
"Ich benutze Business in a Box seit 4 Jahren. Es ist die beste Quelle für Vorlagen, die ich je gesehen habe. Ich kann es jedem nur empfehlen."
"Es war so oft ein Lebensretter, dass ich es gar nicht mehr zählen kann. Business in a Box hat mir so viel Zeit gespart und wie Sie wissen, Zeit ist Geld."
Hören Sie auf, Dokumente herunterzuladen. Beginnen Sie, mit Klarheit zu arbeiten. Business in a Box bietet Ihnen das Business Operating System, das von über 250.000 Unternehmen weltweit genutzt wird, um ihr Geschäft zu strukturieren, zu führen und auszubauen.
Kostenlos starten · Keine Kreditkarte erforderlich
