Online-Dokumentenfreigabe
Online-Dokumentenfreigabe für Geschäftsteams
Business in a Box bietet Ihnen eine sichere, strukturierte Möglichkeit, Geschäftsdokumente mit Teammitgliedern und Kunden zu teilen – mit Berechtigungskontrollen, Ansichtsverfolgung, Echtzeit-Zusammenarbeit und einer vollständigen Dokumentenhistorie – alles auf einer Plattform.
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Das Problem
Das Teilen von Dokumenten sollte nicht so kompliziert sein
Die meisten Unternehmen teilen Dokumente auf die falsche Weise – sie versenden E-Mail-Anhänge, die in dem Moment veraltet sind, in dem sie abgeschickt werden, laden Dateien in Dropbox hoch, ohne zu wissen, wer sie angesehen hat, oder nutzen gemeinsame Laufwerke, bei denen die Berechtigungen unübersichtlich sind. Das Ergebnis: Mehrere Versionen kursieren gleichzeitig, sensible Dokumente gelangen an die falschen Personen, und es gibt keine Möglichkeit nachzuverfolgen, wer was hat.
Richtig umgesetzte Online-Dokumentenfreigabe bedeutet kontrollierten Zugriff, Echtzeit-Zusammenarbeit, Ansichtsverfolgung und eine einzige zuverlässige Quelle – damit alle stets mit der aktuellen Version arbeiten und Manager genau wissen, wer wichtige Dokumente gesehen hat.
Funktionen zur Dokumentenfreigabe
Dokumente sicher freigeben, Aufrufe verfolgen und in Echtzeit zusammenarbeiten
Business in a Box bietet Ihnen leistungsstarke Dokumentenfreigabe mit den Sicherheits-, Transparenz- und Kollaborationsfunktionen, die Ihr Unternehmen benötigt – ganz ohne den Versand eines einzigen E-Mail-Anhangs.
Freigabesteuerung
Kontrollierte Dokumentenfreigabe
Geben Sie Dokumente gezielt an bestimmte Teammitglieder, Kunden oder externe Parteien frei – mit von Ihnen festgelegten Berechtigungen für Anzeige, Kommentar oder Bearbeitung.
Ansichtsverfolgung
Sehen Sie, wer jedes Dokument aufgerufen hat
Verfolgen Sie, wann jeder Empfänger ein Dokument öffnet, wie lange er es betrachtet und ob er es heruntergeladen hat – mit vollständiger Transparenz.
Zusammenarbeit
Echtzeit-Dokumentenzusammenarbeit
Mehrere Teammitglieder können Dokumente gleichzeitig bearbeiten, kommentieren und prüfen – ohne Versionskonflikte, ohne erforderlichen Export.
Versionskontrolle
Versionsverlauf & Wiederherstellung
Jede Dokumentenversion wird automatisch gespeichert. Stellen Sie jede frühere Version mit einem Klick wieder her und sehen Sie genau, was wann geändert wurde.
Teilbare Links
Sichere, teilbare Dokument-Links
Generieren Sie ablaufende oder passwortgeschützte Freigabe-Links für externe Stakeholder – ohne ihnen Zugriff auf Ihre gesamte Plattform zu gewähren.
Zugriffssicherheit
Rollenbasierte Dokumentenberechtigungen
Legen Sie den Dokumentenzugriff nach Rolle fest – Manager sehen alles, Mitarbeiter sehen, was sie benötigen, Kunden sehen nur, was Sie freigeben.
Dokumentenfreigabe in der Praxis
Sichere, nachvollziehbare Dokumentenfreigabe – von der Erstellung bis zur Unterschrift
Von dem Moment, in dem ein Dokument erstellt wird, bis zu dem Moment, in dem es unterzeichnet und abgelegt ist, hält Business in a Box die Freigabe kontrolliert, transparent und kollaborativ.
Wer nutzt es
Entwickelt für jedes Unternehmen, das Dokumente professionell teilt
Von kundenorientierten Teams über HR-Abteilungen bis hin zu Recht und Compliance – die Dokumentenfreigabe von Business in a Box hält jedes freigegebene Dokument sicher, nachverfolgbar und aktuell.
Kundenservice
Kundendokumente sicher teilen
Senden Sie Angebote, Verträge und Berichte mit sicheren Links an Kunden – und wissen Sie genau, wann diese geöffnet und gelesen wurden.
HR-Teams
HR-Dokumente mit Nachverfolgung verteilen
Teilen Sie Angebotsschreiben, Richtlinienaktualisierungen und Onboarding-Dokumente – und überprüfen Sie, ob jeder Mitarbeiter diese geöffnet und zur Kenntnis genommen hat.
Recht & Compliance
Kontrollierte Dokumentenverteilung sicherstellen
Verteilen Sie Rechts- und Compliance-Dokumente mit rollenbasiertem Zugriff, Anzeigeverfolgung und vollständigen Verteilungsprotokollen für Audits.
Projektteams
Projektdokumente aktuell und geteilt halten
Speichern Sie alle Projektdokumente in einem gemeinsamen Arbeitsbereich – immer in der aktuellen Version, immer für die richtigen Personen zugänglich.
Dokumentenfreigabe verbunden
Dokumente, die mit Aufgaben, Projekten und Personen verbunden sind
In Business in a Box existieren freigegebene Dokumente nicht isoliert. Sie sind mit den Aufgaben, Projekten und Personen verknüpft, zu denen sie gehören — sodass Kontext und Zugriff stets synchron bleiben.
Dokumente sind mit Aufgaben verknüpft
Hängen Sie Dokumente an bestimmte Aufgaben an — damit die richtige Datei stets im Kontext der Arbeit verfügbar ist, die sie benötigt.
Dokumente werden nach Projekten organisiert
Alle freigegebenen Dokumente eines Projekts befinden sich gemeinsam im Projekt-Arbeitsbereich — zugänglich für alle Mitglieder des Projektteams.
Zugriff folgt Rollen
Dokumentenberechtigungen werden mit Teamrollen synchronisiert — neue Teammitglieder erhalten automatisch den richtigen Zugriff, ausscheidende Mitglieder verlieren ihn sofort.
Dokumente sind mit eSign verbunden
Jedes freigegebene Dokument kann direkt von der Plattform zur elektronischen Unterschrift versendet werden — ohne Herunterladen, Hochladen oder Wechsel der Tools.
Ansichtsprotokoll unterstützt Compliance
Der Dokumenten-Anzeigeverlauf fließt in Compliance-Berichte ein — und zeigt, wer kritische Dokumente erhalten, geöffnet und bestätigt hat.
Dokumentvorlagen
3.000+ Vorlagen zum Erstellen, Teilen und Unterzeichnen
Starten Sie mit einer professionellen Vorlage, passen Sie diese mit KI-Unterstützung an und teilen Sie sie in wenigen Minuten — Business in a Box hat eine Vorlage für jedes Dokument, das Ihr Unternehmen benötigt.
Jede Vorlage ist darauf ausgelegt, Ihnen ein schnelleres Vorankommen zu ermöglichen und Ihrem Unternehmen gleichzeitig mehr Struktur und Konsistenz zu verleihen.
Alle 3.000+ Vorlagen durchsuchenTeil der Plattform
Online-Dokumentenfreigabe ist nur ein Teil vondem Betriebssystem
Business in a Box verbindet die Online-Dokumentenfreigabe mit allem anderen, was Ihr Unternehmen für den Betrieb benötigt.
Aufgaben & Projekte
Planen, zuweisen und verfolgen Sie Aufgaben mit vollständigem Projektmanagement.
Dokumente & Wissen
Organisieren Sie Richtlinien, Verfahren und Geschäftsdokumente an einem Ort.
Chat & Anrufe
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team, ohne die App zu wechseln.
Dashboard
Sehen Sie alle Daten, den Projektfortschritt und die Team-Performance in einer Ansicht.
HR & Mitarbeiter
Verwalten Sie Mitarbeiter, Anwesenheiten und gehaltsabrechnungsfertige Stundennachweise.
Bewertungen & Rezensionen
Von Unternehmen weltweit hoch bewertet
Was Unternehmen sagen
Von über 250.000 Unternehmen weltweit vertraut
“We used to send proposals by email and have no idea if the client even opened them. Now we get a notification the second they view it — and we know when to follow up.”
Hana M. — Business Development Managerin, Beratungsunternehmen
“Tracking policy acknowledgments used to mean chasing people via email. Now I share the policy, track who's opened it, and send automated reminders to those who haven't. It's completely hands-off.”
Robert N. — HR-Manager, Produktionsunternehmen
“Version control alone was worth switching. No more 'final_v3_ACTUALLY_FINAL.docx' in everyone's inbox. One document, one link, one truth.”
Emma S. — Projektleiterin, Architekturbüro
Enterprise-taugliche Sicherheit
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Fragen
Häufig gestellte Fragen
Geschäftsdokumente richtig teilen — Sicher, nachverfolgbar und kollaborativ
Hören Sie auf, Dokumente per E-Mail zu teilen und den Überblick zu verlieren, wer was hat. Nutzen Sie ein Dokumentenfreigabesystem mit echten Berechtigungen, echter Nachverfolgung und echter Zusammenarbeit.
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