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Es un contrato legal que formaliza la relación entre tu compañía y un proveedor de servicios administrativos. Establece con claridad qué servicios se prestarán (contables, secretariales, de recepción), cómo se pagará el trabajo, el período de vigencia, y las obligaciones de ambas partes ante incumplimiento, confidencialidad y situaciones imprevistas. Descarga gratuita en Word, totalmente editable y personalizable según tu situación específica. Puedes exportar a PDF una vez firmado.
Sin un acuerdo formal, es común que surjan conflictos sobre qué tareas incluye el servicio, cuándo se factura, qué gastos son reembolsables y cuáles son los recaudos que la compañía puede esperar. Un contrato claro protege ambas partes: la compañía sabe exactamente qué pagará y cuándo, y el proveedor sabe qué se espera de él y cómo será compensado. Además, establece mecanismos de resolución de problemas de buena fe y cláusulas de terminación justa, evitando sorpresas legales y asegurando que la relación comercial sea profesional, documentada y exigible ante un tribunal si es necesario.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Cuando requieres amplia gama de servicios: contables, secretariales, recepción | Servicios administrativos generales |
| Si el proveedor ofrece solo asistencia contable y fiscal | Servicios contables únicamente |
| Enfocado en gestión de correspondencia, agenda y tareas administrativas | Asistencia secretarial y de oficina |
| Principalmente gestión de llamadas, agenda y recepción de visitantes | Servicios de recepción y atención |
| Para funciones de medio tiempo o por horas, no tiempo completo | Servicios administrativos parte del tiempo |
| Cuando contratas a una entidad corporativa, no un profesional independiente | Acuerdo con empresa externa de servicios |
Por qué importa: Genera disputas sobre qué tareas están realmente incluidas y puede resultar en servicios insuficientes o reclamos injustificados.
Fix: Detalla cada servicio con descripción de frecuencia y responsabilidad clara (ej: 'Facturación mensual: procesar y enviar facturas a clientes dentro de 3 días del mes siguiente').
Por qué importa: Causa conflictos constantes sobre cuándo se factura, qué se incluye y qué es extra, afectando flujo de caja.
Fix: Establece con precisión: monto fijo + gastos específicos reembolsables con documentación, o una tarifa todo incluido clara.
Por qué importa: El proveedor enfrenta estrés de flujo de caja; la compañía pierde incentivo de pago rápido y genera fricción.
Fix: Acuerda plazo estándar (15 a 30 días) y métodos de pago claros (transferencia, cheque, etc.).
Por qué importa: Problemas se acumulan, la confianza se erosiona y puede llevar a terminación inesperada sin oportunidad de arreglarse.
Fix: Incluye cláusula de reuniones mensuales o trimestrales con agenda abierta para evaluar desempeño y resolver problemas.
Por qué importa: El contrato continúa indefinidamente sin oportunidad de revisar términos o salirse si cambian las necesidades del negocio.
Fix: Define duración inicial (ej: 1 año) y cómo se renueva (automáticamente o por acuerdo expreso con preaviso de 30 días).
Por qué importa: La compañía puede ser responsable de retenciones que no realizó, y el proveedor puede endeudarse con impuestos.
Fix: Consulta con un asesor fiscal sobre obligaciones de retención según jurisdicción y especifica claramente en el contrato quién es responsable de cada impuesto.
En lenguaje sencillo: La compañía contrata al proveedor para prestar servicios administrativos, y el proveedor acepta hacerlo bajo los términos del contrato.
Según los términos y sujeto a las condiciones de este documento, la Compañía compromete al Proveedor del servicio a proveerle de los Servicios, y el Proveedor del servicio acepta por la presente proveer de los Servicios a la Compañía.
Error común: No especificar claramente qué servicios exactos incluye el acuerdo, generando ambigüedad sobre responsabilidades.
En lenguaje sencillo: Define los servicios concretos que se prestarán, como contabilidad, secretaría, recepción, y pueden añadirse otros por acuerdo mutuo.
El Proveedor del servicio acepta proveer la asistencia administrativa y los servicios (incluida la asistencia contable, de oficina, secretarial y de recepción) descriptos en el Anexo A que se adjunta e incorpora al presente por referencia.
Error común: Dejar el Anexo A incompleto o vago, sin descripción precisa de tareas y responsabilidades diarias.
En lenguaje sencillo: El proveedor debe cumplir los servicios de buena fe, eficientemente y de forma profesional, siguiendo instrucciones razonables de la compañía.
El Proveedor del servicio acepta proveer los Servicios de buena fe, de forma eficiente y profesional y de acuerdo con las instrucciones razonables de la Compañía.
Error común: Establecer estándares poco realistas o que no se pueden medir objetivamente, dificultando la evaluación del desempeño.
En lenguaje sencillo: Ambas partes acuerdan designar representantes clave, reunirse regularmente, colaborar en solicitudes de asistencia y resolver problemas conjuntamente.
Tanto el Proveedor del servicio como la Compañía aceptan que tomarán todos los pasos necesarios para designar individuos clave para cumplir con sus obligaciones acordadas y realizar reuniones periódicas con todos los individuos clave y aquellos otros que sean necesarios.
Error común: No establecer una frecuencia clara de reuniones, resultando en desconexión y acumulación de problemas no resueltos.
En lenguaje sencillo: El proveedor factura a la compañía semanalmente, mensualmente u otra periodicidad acordada, a una tasa fija más gastos reembolsables documentados.
El Proveedor del servicio facturará a la Compañía [SEMANALMENTE/MENSUALMENTE] a una tarifa de $[MONTO] por [HORA/DÍA/SEMANA/MES], además de otros gastos en efectivo en los que incurra el Proveedor del servicio que se deberán declarar por separado.
Error común: No especificar si los gastos están incluidos en la tarifa o son adicionales, o no requerir documentación de gastos, causando disputas presupuestarias.
En lenguaje sencillo: La compañía debe pagar cada factura completa dentro de un número de días especificado desde su emisión.
La Compañía abonará en su totalidad cada factura en el plazo máximo de [NÚMERO] días a partir de su fecha de emisión.
Error común: Dejar el plazo de pago sin definir, lo que genera retrasos y fricción en la relación comercial.
En lenguaje sencillo: El contrato comienza en la fecha firmada y finaliza al cierre del primer año, pudiendo renovarse por acuerdo mutuo.
El período de vigencia de este Acuerdo comenzará en la fecha arriba indicada y finalizará al momento del cierre de operaciones al cumplirse el primer año a partir de la fecha de este documento.
Error común: No establecer una fecha de vencimiento clara, permitiendo que continúe indefinidamente sin posibilidad de revisión o mejora de términos.
En lenguaje sencillo: Cualquiera de las partes puede terminar el contrato inmediatamente si la otra se declara insolvente, quiebra o cesa operaciones, sin oportunidad de subsanar.
Cada parte podrá, mediante notificación por escrito a la otra parte, finalizar cualquiera o todas las obligaciones según este Acuerdo, con efecto inmediato, si la otra parte se declara en quiebra o insolvente.
Error común: No incluir protección por insolvencia, dejando expuesto tu negocio si el proveedor quiebra sin aviso.
En lenguaje sencillo: Si una parte viola gravemente el contrato, la otra puede finalizar después de notificar por escrito y dar un plazo para corregir.
Cada parte podrá finalizar si la otra incurre en incumplimiento material de sus deberes, obligaciones o convenios conforme este Acuerdo, resuélvale cual no haya sido corregido dentro de los [NÚMERO] días posteriores a la notificación por escrito.
Error común: No especificar cuántos días se dan para corregir, lo que puede resultar en terminación injusta sin oportunidad de remediación.
En lenguaje sencillo: Antes de terminar el contrato, las partes deben informarse mutuamente sobre problemas y intentar resolverlos de buena fe.
Cada parte acuerda consultar previamente a la otra parte e informarle sobre cualquier problema, diferencia de opinión, desacuerdo o cualquier otro asunto que pueda llevar a dicha parte a finalizar o intentar finalizar este Acuerdo.
Error común: Ignorar esta cláusula y terminar sin aviso previo, generando conflicto legal y reputacional.
En lenguaje sencillo: El proveedor no incumple el contrato si su falta de cumplimiento es causada por un evento extraordinario fuera de su control (desastre natural, guerra, epidemia).
Toda falta o demora en el cumplimiento por parte del Proveedor del servicio [...] no implicará un incumplimiento de este Acuerdo si dicha falta o demora deriva de incendios, tormentas, inundaciones, terremotos, guerras, insurrecciones, huelgas, restricciones por cuarentena o epidemia.
Error común: Interpretar 'fuerza mayor' de forma demasiado amplia para excusar incumplimientos que sí estaban bajo control del proveedor.
En lenguaje sencillo: Ambas partes acuerdan mantener confidencial la información sensible de la otra, incluyendo datos financieros, operacionales y comerciales.
Las partes se comprometen a mantener en estricta confidencialidad toda información sensible compartida durante la vigencia del contrato, incluyendo pero no limitado a datos financieros, operacionales, de clientes y comerciales.
Error común: No definir qué información es confidencial, lo que permite divulgación accidental o maliciosa de datos comerciales sensibles.
En lenguaje sencillo: Cada parte es responsable de pagar sus propios impuestos sobre ingresos derivados del contrato, según la legislación vigente.
Cada parte será responsable del pago de todos los impuestos, si los hubiere, que se dicten en virtud de la legislación vigente y con relación a este Acuerdo.
Error común: Asumir incorrectamente que el proveedor paga todos los impuestos, o que la compañía no tiene obligaciones fiscales sobre pagos realizados.
Ingresa el nombre legal exacto de la compañía contratante y del proveedor de servicios, sus jurisdicciones de constitución, domicilios y datos de contacto. Verifica con documentos legales que estos datos sean precisos.
💡 Usa el certificado de constitución o RUT para confirmar el nombre exacto de la entidad.
Indica la fecha exacta en que el contrato entra en vigencia. Esta es generalmente la fecha de firma, pero puede ser una fecha posterior.
💡 Alinea esta fecha con cualquier notificación previa o acuerdo verbal que hayas hecho.
En el documento anexo, lista específicamente qué tareas incluye el acuerdo: facturación, nómina, gestión de correspondencia, recepción, reserva de citas, etc. Sé lo más concreto posible.
💡 Agrupa servicios por categoría (contables, secretariales, recepción) para mayor claridad.
Especifica si los honorarios son semanales, mensuales u otra periodicidad, el monto exacto, y si es por hora, día, semana o mes. Indica claramente qué gastos son reembolsables y cuáles no.
💡 Si hay gastos variables, crea un límite mensual máximo para evitar sorpresas presupuestarias.
Define cuántos días tiene la compañía para pagar cada factura desde su emisión (típicamente 15 a 30 días). Requiere que cada factura incluya descripción detallada de servicios prestados.
💡 Acuerda un formato de factura estándar con el proveedor antes de firmar.
Especifica la duración inicial del contrato (usualmente 1 año) y cómo se renueva. Indica si se renova automáticamente o requiere acuerdo expreso de ambas partes.
💡 Considera incluir una cláusula de revisión a los 6 meses para evaluar si los términos siguen siendo adecuados.
Define cuántos días (típicamente 10 a 30) tiene una parte para corregir un incumplimiento material después de recibir notificación por escrito, antes de poder ser terminado el contrato.
💡 Sé realista con los plazos según la complejidad de las correcciones requeridas.
Confirma que la jurisdicción aplicable es la correcta (estado o país) y que ambas partes firman con autoridad legal. Obtén asesoría legal si es la primera vez que formalizas un contrato de servicios.
💡 Mantén copia firmada para ambas partes y guarda en archivo legal seguro.
Depende de la complejidad y el riesgo. Para servicios administrativos estándar de bajo riesgo, la plantilla es suficiente. Sin embargo, si el proveedor tendrá acceso a información financiera sensible, datos de clientes o sistemas críticos, te recomendamos una revisión legal. Un abogado puede adaptar la plantilla a tu jurisdicción específica y añadir cláusulas de responsabilidad civil o indemnización si es necesario.
El Anexo A debe detallar cada servicio con claridad: qué tareas específicas se realizarán, con qué frecuencia, y qué estándares de calidad se esperan. Por ejemplo: "Procesar nómina mensual (15 empleados), emitir recibos de pago, reportes de retenciones" o "Gestionar recepción: contestar teléfono de 8 a 17 horas, agendar citas, recibir visitantes". Cuanto más específico, menos ambigüedad habrá.
Sí, pero ambas partes deben acordar por escrito. No puedes cambiar unilateralmente. Si la situación económica cambia (inflación, cambio de alcance de servicios), es recomendable renegociar antes de que surja un conflicto. La cláusula de colaboración mutua anima a resolver estos temas de buena fe.
Este acuerdo es para servicios externos o independientes, no para empleados. Si la persona trabajará bajo supervisión continua, horario fijo, con beneficios y control total sobre cómo hace el trabajo, probablemente deba ser empleada, no un contratista independiente. Esto varía según tu jurisdicción; consulta con un asesor fiscal o laboral si tienes dudas sobre clasificación.
Primero, debes notificar por escrito sobre el incumplimiento especificando qué no se está cumpliendo. El proveedor tiene [NÚMERO] días para corregir. Si no lo hace, puedes terminar el contrato inmediatamente. Si hay daños (ej: errores contables que costaron dinero), puedes reclamar compensación. Para incumplimientos severos, consulta con un abogado sobre acciones legales.
Sí, es recomendable. Cada jurisdicción tiene leyes diferentes. Si el proveedor está en otro país, debe haber una versión en su idioma y debe especificarse cuál es la versión vinculante. También debe indicarse qué ley aplica (típicamente la de la compañía, la del proveedor, o una tercera neutral) y dónde se resuelven disputas.
Un período de 1 año es estándar y prudente, especialmente si es la primera vez que trabajas con este proveedor. Permite evaluar desempeño, ajustar servicios y renegociar términos. Después de 1 año, si todo funciona bien, puede renovarse por períodos más largos o indefinidos.
Fuerza mayor son eventos extraordinarios fuera del control del proveedor: terremotos, inundaciones, guerras, epidemias, huelgas. Si ocurren, el proveedor no incumple si no puede prestar servicios. Sin embargo, esto no cubre su mal desempeño normal o falta de planificación. En la era de pandemia, define si trabajo remoto es esperado (ej: epidemia no excusa si puede trabajar desde casa).
Depende de los servicios. Si el proveedor accede a datos sensibles, maneja dinero, o tiene autoridad sobre sistemas críticos, sí. Exigir un seguro de responsabilidad civil general lo protege si el proveedor causa daño accidental. Especifica el monto mínimo requerido en el contrato.
El acuerdo de servicios administrativos es para trabajo independiente o empresas externas, sin beneficios ni relación laboral. Un contrato de empleado implica vínculo laboral, obligaciones de seguro social, beneficios, y control total sobre el trabajador. Usa este acuerdo si necesitas flexibilidad y la persona ya tiene otros clientes; usa contrato de empleado si es dedicación exclusiva.
Este acuerdo es más específico y operacional, enfocado en tareas administrativas recurrentes y de rutina. Un acuerdo de consultoría es más estratégico y proyectado, para asesoramiento y análisis. Usa este para funciones de retaguardia (contabilidad, recepción); usa consultoría para funciones estratégicas (análisis de mercado, reestructuración).
Este acuerdo es formal, legal y vinculante con cláusulas de protección. Una carta de intención es informal, no siempre legal, y difícil de ejecutar si hay disputa. Para cualquier servicio que dure más de un mes o implique dinero significativo, este acuerdo es superior porque protege ambas partes claramente.
Este acuerdo es específicamente para servicios administrativos (contables, secretariales, recepción). Un acuerdo de servicios generales es plantilla amplia para cualquier tipo de servicio y puede carecer de detalles administrativos pertinentes. Este es más preciso si sabes que necesitas asistencia administrativa.
Usan este acuerdo para contratar asistencia administrativo-contable, permitiéndose enfocarse en clientes mientras terceros manejan la operación.
Requieren servicios de recepción, facturación y seguimiento de órdenes que se formalizan con este contrato.
Contratan asistencia de oficina y nómina mediante este acuerdo mientras el personal clave se enfoca en producción.
Utilizan el acuerdo para formalizar servicios contables, declaraciones fiscales y gestión de registros regulatorios.
Subcontratan servicios administrativos mediante este acuerdo para mantener costos bajos sin crear estructuras de nómina complejas.
Contratan asistencia para arrendamientos, cobranzas, correspondencia y atención de inquilinos bajo formalización contractual clara.
En México, verifica obligaciones de retención de ISR y seguro social si el proveedor es independiente. Usa este acuerdo con prestadores de servicios independientes; si es empleado, requiere registro ante IMSS e INFONAVIT.
En España, este acuerdo aplica a autónomos o empresas proveedoras de servicios. Incluye consideración de IVA en facturación y retenciones según porcentaje de actividad económica. Consulta sobre responsabilidad de ambas partes respecto a datos RGPD si accede a datos personales de clientes.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Servicios administrativos estándar, bajo riesgo, proveedor independiente con buena reputación, montos menores. | $0–50 USD (solo plantilla) | 1–2 horas de edición y firma |
| Plantilla + revisión legal | Servicios administrativos moderados con acceso a datos sensibles, montos medianos, primera relación formalizada. | $200–500 USD (plantilla + revisión de abogado) | 3–5 días (revisión legal) + 1–2 horas de edición |
| Redactada a medida | Servicios complejos, múltiples proveedores, altos montos, acceso a información crítica, o requisitos legales específicos de tu jurisdicción. | $800–2000 USD (contrato personalizado + asesoría) | 1–2 semanas (entrevista, redacción, revisión, ajustes) |
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