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Es un contrato profesional y legalmente vinculante que establece todos los términos entre una empresa (cliente) y un desarrollador o firma de software (proveedor) para crear software personalizado, modificar aplicaciones existentes, y prestar servicios de consultoría tecnológica. El acuerdo estructura el proyecto en etapas claramente definidas, especifica qué se construirá, cuándo se entregará, cómo se pagará, y qué pruebas verificarán la calidad antes de aceptación final. Disponible en Word completamente editable, PDF exportable, listo para descargar sin costo y personalizar con los datos de tu proyecto.
Sin un contrato claro, desarrollador y cliente casi siempre terminan en conflicto sobre alcance, fechas y dinero. El creador entrega tarde argumentando cambios de requisitos; la compañía rechaza pagar porque el software no funciona como esperaba; ambas partes pierden tiempo en disputas en lugar de corregir el problema. Este acuerdo te protege porque formaliza desde el inicio: qué exactamente se construirá (especificaciones funcionales), cuándo se entregará (con penalizaciones por retraso), cómo se pagará (escalonado para reducir riesgo), y cómo se verifica calidad (pruebas de aceptación). Para el desarrollador, el acuerdo es una garantía de que sus requisitos están claros y que la compañía no pedirá cambios infinitos sin pago adicional. Para la compañía, es certeza de que recibirá software funcional en plazo y presupuesto acordados, con derecho a rechazar y exigir reparación si falla las pruebas.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Proyecto pequeño, presupuesto fijo total, sin divisiones de funcionamiento. | Acuerdo básico sin etapas |
| Proyecto complejo que requiere división en fases, entregas progresivas y pagos escalonados. | Acuerdo con etapas y subetapas |
| Proyecto sensible al tiempo; cliente requiere garantías de cumplimiento de fechas. | Acuerdo con penalización por retrasos |
| Desarrollo de software original; necesitas proteger derechos de autor y transferencia de IP. | Acuerdo con cláusula de propiedad intelectual |
| Software que requiere soporte técnico y corrección de errores tras aceptación final. | Acuerdo con período de garantía postventa |
| Solo servicios de análisis, recomendaciones y capacitación, sin programación. | Acuerdo de consultoría sin desarrollo |
Por qué importa: Sin requisitos documentados, el creador y la compañía discutirán qué se debe construir, causando retrasos y protestas de pago.
Fix: Dedica tiempo inicial a escribir especificaciones funcionales detalladas antes de firmar cualquier Acuerdo de Etapa.
Por qué importa: Elimina incentivo del creador para entregar a tiempo, cumplir calidad, o reparar defectos sin costo adicional.
Fix: Estructura pagos en al menos 4 tramos: firma, entrega, aceptación, y retención final.
Por qué importa: Sin fecha clara e inmutable, el creador puede entregar meses tarde argumentando cambios de requisitos.
Fix: Marca la fecha como 'esencial' en el Acuerdo de Etapa; cualquier cambio requiere enmienda escrita firmada por ambas partes.
Por qué importa: El software puede funcionar en pruebas pero fallar bajo carga real, dejándote sin recurso tras aceptarlo.
Fix: Retén el 10–15 % del pago hasta que el software cumpla correctamente durante 30–60 días de uso real.
Por qué importa: La compañía rechaza especificaciones indefinidamente, extendiendo el proyecto sin fin ni costo.
Fix: Limita rechazos a máximo 2–3 rondas; después de eso, ambas partes se sientan a resolver en vivo o cancelan.
Por qué importa: La compañía pide cambios; el creador reclama costo adicional; sin claridad contractual, ambas partes se atascan.
Fix: Especifica que cambios a requisitos ya aprobados requieren Enmienda de Etapa con precio adicional y nueva fecha de entrega.
En lenguaje sencillo: Describe el alcance profesional que el creador prestará, incluyendo análisis del sistema, desarrollo de programas, capacitación, documentación y asesoría comercial.
El término 'Servicios de Consultoría' significa la prestación de servicios profesionales, inclusive análisis del sistema, desarrollo de programas, capacitación del personal, redacción de documentos y consultoría comercial general.
Error común: Dejar esta definición demasiado vaga sin enumeración de servicios específicos, lo que genera disputas sobre qué está incluido.
En lenguaje sencillo: Especifica qué software personalizado desarrollará el creador y para qué implementación se utilizará.
El Creador brindará servicios de desarrollo de software personalizado que cumplan con los requisitos descritos en [DESCRIBIR], generando productos de software utilizables para implementar [DESCRIBIR].
Error común: Ser demasiado genérico sin detallar qué módulos o funciones exactas se desarrollarán, dejando lugar a malos entendidos.
En lenguaje sencillo: Detalla que el creador modificará y personalizará paquetes de software existentes para cumplir requisitos específicos de la compañía, determinados progresivamente por etapas.
El Creador desarrollará software personalizado que cambiará, personalizará, modificará o mejorará los paquetes de software ya existentes para cumplir con los requisitos de la Compañía [DESCRIBIR].
Error común: No establecer que los requisitos se definirán por etapas, lo que puede llevar a la compañía a exigir cambios no contemplados en el presupuesto.
En lenguaje sencillo: Establece el procedimiento para diseñar, aprobar, programar, entregar, probar y aceptar cada etapa del proyecto en pasos ordenados.
Cada Etapa y Subetapa será diseñada, aprobada, programada, entregada, probada y aceptada conforme a los procedimientos establecidos, incluyendo especificaciones funcionales, especificaciones de programación, cálculos de desempeño operativo y pruebas de aceptación.
Error común: No documentar el proceso detallado de aprobación de especificaciones antes de comenzar la programación, causando retrasos y reprogramación.
En lenguaje sencillo: El creador diseña especificaciones técnicas que incluyen limitaciones del programa y tiempos de respuesta estimados, que debe enviar junto con los cálculos de desempeño.
Las especificaciones se enviarán con los cálculos estimativos de desempeño operativo (OPE) para cada programa, indicando todas las limitaciones y tiempos de respuesta estimados para programas en línea o tiempos de ejecución para programas de ejecución por lotes.
Error común: Omitir los OPE o entregarlos sin claridad sobre limitaciones, lo que genera expectativas irreales sobre rendimiento del software.
En lenguaje sencillo: La compañía puede aprobar o desaprobar las especificaciones a su entera discreción; si las rechaza, el proceso reinicia con nuevas consultas.
Una vez recibidas las especificaciones de programación, la Compañía podrá aprobar o desaprobar dichas especificaciones a entera discreción de la Compañía. Si no aprueba, el Creador y la Compañía deberán consultarse nuevamente e reiniciar el procedimiento.
Error común: Permitir rechazos infinitos sin límite de rondas o sin aclaración de quién paga consultas adicionales, lo que puede prolongar indefinidamente el proyecto.
En lenguaje sencillo: Documento formal que incorpora todas las especificaciones, pruebas de aceptación, precio fijo, fecha de entrega esencial, y anexos técnicos para cada fase.
El Acuerdo de Etapa incluirá: Precio fijo para la Etapa, Nombres funcionales de las aplicaciones, Fecha de entrega (esencial), Especificaciones Funcionales, Especificaciones de Programación, Formatos de archivos, Cálculos estimativos de desempeño operativo, y Pruebas de Aceptación.
Error común: Crear acuerdos de etapa vagos sin especificar anexos técnicos o sin marcar la fecha de entrega como 'esencial', lo que debilita el cumplimiento.
En lenguaje sencillo: Establece pagos en tres o cuatro tramos: inicial al firmar, por entrega en plazo, por pasar pruebas de aceptación, y retención final hasta período de garantía.
Al firmar el Acuerdo de Etapa, la Compañía pagará [%] del coste fijo. Por entrega en plazo, [%] adicional. Por superar Prueba de Aceptación, [%] más. Retención final de [%] hasta completar período de [NÚMERO] días.
Error común: Pagar el 100 % al inicio o en una sola cuota, eliminando incentivo del creador para cumplir entregas y calidad.
En lenguaje sencillo: Si el creador no entrega en la fecha especificada pero dentro del período de gracia, se aplican descuentos progresivos; si supera el período de gracia, la compañía puede cancelar.
Por entrega después de la fecha especificada pero dentro de [NÚMERO] días de gracia, la Compañía pagará [%] del precio. Por incumplimiento después del período de gracia, la Compañía aplicará reducción del [%] por cada [NÚMERO] días de retraso. Después de [NÚMERO] meses, la Compañía puede cancelar el Acuerdo de Etapa.
Error común: No especificar el período de gracia ni las penalizaciones exactas, permitiendo que el creador entregue meses tarde sin consecuencias claras.
En lenguaje sencillo: Si el software no pasa las pruebas, la compañía notifica inmediatamente; el creador tiene plazo para reprogramar; si no resuelve, fija nueva fecha de entrega.
Si los programas no superan Pruebas de Aceptación, la Compañía notificará inmediatamente por teléfono y confirmará por escrito. El Creador puede reprogramar para resolver la falla dentro de [NÚMERO] días. Si no se resuelve, el Creador notificará la nueva fecha de entrega con plazo adicional de [NÚMERO] días.
Error común: Permitir que el creador intente reparaciones indefinidamente sin costo adicional, extendiendo indefinidamente el proyecto.
En lenguaje sencillo: La compañía retiene un porcentaje final del pago hasta que transcurra un período de tiempo real especificado sin problemas en la etapa completada.
La Compañía retendrá el [%] final hasta que se complete satisfactoriamente el período real de [NÚMERO] días de funcionamiento de esa Etapa sin fallas críticas.
Error común: No retener nada, permitiendo que software defectuoso se considere aceptado sin período de prueba operativa.
Completa el nombre legal, tipo de entidad, jurisdicción y dirección de la compañía (cliente) y del creador (proveedor). Verifica que ambos nombres y direcciones sean idénticos a los documentos legales de constitución.
💡 Usa direcciones completas con código postal; evita abreviaciones que causen ambigüedad.
En las cláusulas 'Por cuanto' y en la sección 'Alcance y servicios', escribe claramente qué problema resuelve el software, qué módulos tendrá, y para qué procesos de negocio se implementará.
💡 Sé específico: en lugar de 'sistema de gestión', escribe 'sistema de gestión de inventario para tienda minorista con control de stock y reportes diarios'.
Decide cuántas etapas principales tendrá el desarrollo (por ejemplo: análisis, diseño, módulo 1, módulo 2, integración) y qué subetapas contiene cada una.
💡 Típicamente 3–5 etapas permite control sin fragmentación excesiva.
Calcule el precio fijo total y divídelo por etapa. Asigna fecha de entrega para cada etapa, marcándola como 'esencial'. Defina el período de gracia (por ejemplo, 15 días) y las penalizaciones por retraso.
💡 Agrega 20 % de buffer a la estimación de plazo; facilita cumplimiento y reduce disputas por retrasos menores.
Establece porcentajes para cada momento: firma del Acuerdo de Etapa (15–20 %), entrega en plazo (30–35 %), aprobación de pruebas (30–35 %), retención final (10–15 %).
💡 Retención final asegura que el creador resuelva defectos emergentes sin costo adicional inmediato.
Especifica qué pruebas exactas verificarán que el software cumple requisitos (pruebas funcionales, de rendimiento, de seguridad). Incluye datos de prueba y resultados esperados en el Anexo B.
💡 Sé cuantificable: 'tiempo de respuesta menor a 2 segundos', no 'debe ser rápido'.
Adjunta especificaciones funcionales (pantallas, flujos), especificaciones de programación, formatos de archivo, estructura de base de datos, y detalles de desempeño operativo esperado.
💡 Estos anexos deben ser lo suficientemente detallados para que un programador entienda exactamente qué construir sin ambigüedad.
Lee el contrato completo con ambas partes. Asegúrate de que todos los [PLACEHOLDERS] estén completos y que ambas partes comprendan fechas, montos y responsabilidades antes de firmar.
💡 Obtén asesoría legal local; las leyes de software varían por jurisdicción, especialmente en propiedad intelectual.
Compañía es el cliente (empresa que encomienda el trabajo); Creador es el desarrollador o empresa de software que construye la solución. El contrato protege los derechos y obligaciones de ambos durante el proyecto.
Son la descripción detallada de cómo debe funcionar el software desde la perspectiva del usuario: qué pantallas tendrá, qué datos ingresa, qué reportes genera. Sin ellas, el creador no sabe qué construir y la compañía no puede verificar calidad.
Sí, pero requiere enmienda escrita que especifique el cambio, el costo adicional y la nueva fecha de entrega. Cambios verbales no son válidos contractualmente y generan disputas.
Según el contrato, durante el período de gracia (p. ej., 15 días) se aplica reducción del pago acordada. Si supera ese período, la reducción es mayor por cada intervalo (p. ej., 20 días más = 10 % adicional). Después de [NÚMERO] meses, la compañía puede cancelar el Acuerdo de Etapa.
Es un conjunto de pruebas que verifican que el software cumple los requisitos. La diseñan juntos creador y compañía. Incluye datos de entrada, pasos exactos, y resultado esperado. Si el software la pasa, se considera aceptado; si falla, el creador debe reparar sin costo adicional.
Eso depende del período de garantía que establezcas en el contrato (p. ej., 30 o 60 días). Durante ese período, el creador debe reparar defectos sin costo. Después de que expira, son responsabilidad del cliente o requieren contrato de soporte separado.
Típicamente: (1) Porcentaje inicial al firmar el Acuerdo de Etapa, (2) Porcentaje por entrega en plazo, (3) Porcentaje por superar prueba de aceptación, (4) Retención final hasta período de funcionamiento sin fallas. Esto incentiva cumplimiento del creador.
Sí, especialmente para proyectos mayores. Las leyes de propiedad intelectual, responsabilidad y jurisdicción varían por país. Un abogado local revisará que el contrato proteja tus derechos y cumpla con leyes locales.
La Propuesta es un documento inicial que describe el proyecto, alcance y presupuesto estimado. El Acuerdo de desarrollo de software es más formal y legally vinculante, especificando etapas, fechas, pagos escalonados, penalizaciones y pruebas de aceptación. Usa la Propuesta para convencer al cliente; usa el Acuerdo para ejecutar con protección legal.
Un contrato general de servicios es amplio y aplica a múltiples tipos (asesoría, redacción, coaching). Este Acuerdo es especializado para software: incluye conceptos técnicos (especificaciones, OPE, pruebas de aceptación) y estructura de pagos atados a entregas tangibles de código. Usa este si el software es el núcleo del proyecto.
Un acuerdo de staff augmentation es para alquilar programadores por tiempo (por hora o mes). Este Acuerdo es para un proyecto con entregables finales específicos, fechas fijas, y aceptación de calidad. Si necesitas un programador 3 meses, usa staff augmentation. Si necesitas un módulo funcional en 3 meses, usa este Acuerdo.
Una licencia de software vende acceso a código ya existente con términos de uso. Este Acuerdo es para crear software nuevo o modificar código existente según tus especificaciones únicas. Usa este cuando el software es personalizado; usa licencia cuando compres producto estándar.
Contrato directo entre empresas de desarrollo y clientes que encomienda software personalizado, módulos, integraciones y consultoría técnica.
Desarrollo de plataformas de tienda online, sistemas de pago, inventario y reportes, con entregas por módulo y pruebas de funcionalidad.
Desarrollo de sistemas de gestión de cartera, aplicaciones bancarias, cumplimiento normativo y seguridad con pruebas rigurosas y períodos de garantía.
Desarrollo de sistemas de gestión de producción, planificación, trazabilidad y control de inventario con entregas escalonadas por proceso.
Desarrollo de historiales médicos electrónicos, gestión de pacientes y cumplimiento normativo con pruebas exhaustivas y soporte postventa.
Desarrollo de plataformas de enseñanza online, gestión académica y reportes estudiantiles con entregas por módulo y capacitación de usuarios.
En México, el software generado es considerado obra intelectual según la Ley Federal de Derechos de Autor. Asegúrate de especificar en el contrato si la propiedad intelectual se transfiere completamente a la compañía o si el creador retiene derechos de derivados. La ley también protege al creador si la compañía no paga; incluye cláusula de suspensión de servicios por incumplimiento de pago.
En España, la Ley de Propiedad Intelectual (RDL 1/1996) requiere que la transferencia de derechos de software sea explícita por escrito. Especifica si el software es 'por encargo' (copyright va al cliente) o 'derivado' (el creador retiene derechos). Incluye cláusula de confidencialidad según RGPD si manejará datos personales. Los OPE deben cumplir estándares de accesibilidad digital (AENOR/EN 301 549).
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Proyecto pequeño (< USD 5,000), ambas partes confiables, alcance simple sin soporte postventa. | USD 0 (plantilla descargada) + tiempo propio. | 2–3 horas completar y firmar. |
| Plantilla + revisión legal | Proyecto mediano (USD 5,000–50,000), requisitos técnicos moderados, riesgo moderado, ambas partes en la misma jurisdicción. | USD 300–800 abogado + USD 0 plantilla. | 3–5 días revisión legal + 2–3 horas de ajustes. |
| Redactada a medida | Proyecto grande (> USD 50,000), requisitos complejos, soporte postventa, jurisdicciones diferentes, IP sensible, garantías de rendimiento. | USD 1,500–5,000 abogado especializado en tech. | 1–2 semanas draft + negoción + 2–3 rondas ajustes. |
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