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Die Widerrufliche Stellvertretung ist ein Dokument, mit dem Sie eine Person bevollmächtigen, Sie bei Aktionärsversammlungen oder Gesellschafterversammlungen zu vertreten und in Ihrem Namen abzustimmen. Das Dokument regelt, dass Sie die Bevollmächtigung jederzeit widerrufen können, ohne an Bedingungen oder Fristen gebunden zu sein. Sie erhalten diese Vorlage als kostenloses, editierbares Word-Dokument, das Sie mit Ihren Daten ausfüllen und direkt verwenden können. Das Dokument kann auch als PDF exportiert werden.
Ohne eine klare schriftliche Stellvertretung können Missverständnisse entstehen, wer Sie bei einer Versammlung vertreten darf und mit welchen Befugnissen. Ein ungenau bevollmächtigter Vertreter könnte von der Versammlung nicht akzeptiert werden, oder es könnten Doppelvertretungen entstehen, wenn mehrere Personen meinen, Ihre Stimmrechte wahrnehmen zu dürfen. Eine schriftliche Stellvertretung schafft Rechtssicherheit, schützt Sie vor Konflikten und stellt sicher, dass Ihre Interessen auch bei Ihrer Abwesenheit gewahrt bleiben. Sie sparen Zeit und vermeiden teure rechtliche Streitigkeiten über die Gültigkeit von Abstimmungen.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Für einfache Fälle, in denen ein Aktionär einen Stellvertreter bevollmächtigen möchte, die Bevollmächtigung aber jederzeit widerrufen kann | Widerrufliche Stellvertretung — Standard |
| Wenn die Bevollmächtigung längerfristig bindend sein soll und nicht ohne Zustimmung des Stellvertreters widerrufen werden darf | Unwiderrufliche Vollmacht |
| Wenn der Stellvertreter nur für bestimmte Tagesordnungspunkte oder einzelne Versammlungen bevollmächtigt werden soll | Beschränkte Stellvertretung |
| Wenn zwei oder mehr Personen in wechselseitiger Vertretung tätig werden sollen | Vollmacht für mehrere Stellvertreter |
| Wenn die Bevollmächtigung an bestimmte Bedingungen geknüpft sein soll, z. B. Unverhältnismäßigkeit von Abwesenheit | Bedingte Stellvertretung |
Warum es wichtig ist: Der Stellvertreter kann später bei der Versammlung nicht eindeutig identifiziert werden und möglicherweise nicht akzeptiert.
Fix: Tragen Sie den vollständigen Namen, eventuell Geburtsdatum oder Unternehmensfunktion des Stellvertreters ein.
Warum es wichtig ist: Es können mehrere Stellvertreter parallel aktiv sein, was zu widersprüchlichen Abstimmungen führt.
Fix: Schreiben Sie explizit auf, dass alle bisherigen Bevollmächtigungen widerrufen werden.
Warum es wichtig ist: Die Vollmacht läuft indefinit weiter und ist möglicherweise auch nach beabsichtigter Beendigung noch gültig.
Fix: Definieren Sie ein konkretes Enddatum oder binden Sie die Dauer an ein Ereignis (z. B. 'solange Geschäftsführer').
Warum es wichtig ist: Das Dokument ist nicht rechtsgültig und wird bei der Versammlung nicht anerkannt.
Fix: Unterschreiben und datieren Sie das Dokument eigenhändig mit Ort, Datum und Ihrer Unterschrift.
Warum es wichtig ist: Unklarheit über die genauen Befugnisse des Stellvertreters kann zu Konflikten oder abgelehnten Abstimmungen führen.
Fix: Beschreiben Sie genau, ob der Stellvertreter abstimmen, Geschäfte einleiten oder nur teilnehmen darf.
Warum es wichtig ist: Später kann die Rechtmäßigkeit oder Gültigkeit der Bevollmächtigung angezweifelt werden.
Fix: Geben Sie die exakte Art und das Datum der zugrunde liegenden Vereinbarung an (z. B. Arbeitsvertrag vom 01.03.2025).
In einfacher Sprache: Der Unterzeichnende widerruft alle bisherigen Bevollmächtigungen und Vertretungsrechte anderer Personen.
Der Unterzeichnende, Inhaber von Wertpapieren der [NAME IHRES UNTERNEHMENS], widerruft hiermit alle vorherigen Stellvertreter und Bevollmächtigungen.
Häufiger Fehler: Versäumnis, ausdrücklich zu bestätigen, dass frühere Vollmachten widerrufen sind, kann zu Doppelvertretung oder Konflikten führen.
In einfacher Sprache: Auswahl und förmliche Benennung des Stellvertreters mit vollständigem Namen und Qualifizierung.
bestellt unwiderruflich [NAME] als Stellvertreter des Unterzeichnenden zur Ausübung aller Befugnisse im Sinne dieser Vollmacht.
Häufiger Fehler: Unklar oder unvollständig benannte Stellvertreter können später Schwierigkeiten bei der Bestätigung ihrer Legitimation verursachen.
In einfacher Sprache: Definition, wofür der Stellvertreter bevollmächtigt ist (Versammlungsteilnahme, Abstimmungen, Erklärungen).
Der Stellvertreter ist berechtigt, an allen Aktionärsversammlungen teilzunehmen, abzustimmen, Einwilligungen zu erteilen und diese Wertpapiere in gleicher Weise zu vertreten, als ob der Unterzeichnende persönlich anwesend wäre.
Häufiger Fehler: Zu vag formulierter Umfang kann zu Unklarheiten führen, welche Entscheidungen der Stellvertreter treffen darf.
In einfacher Sprache: Klarstellung, dass der Stellvertreter in vollem Umfang so handelt, als ob der Bevollmächtigte persönlich anwesend wäre.
mit der gleichen Wirkung zu vertreten, als ob der Unterzeichnende persönlich bei einer solchen Versammlung anwesend wäre und über alle Angelegenheiten entscheiden würde.
Häufiger Fehler: Fehlende Klarstellung kann Zweifel an der Gültigkeit von Abstimmungen oder getroffenen Entscheidungen auslösen.
In einfacher Sprache: Bestätigung, dass der Stellvertreter allein entscheiden kann, wie er abstimmt, ohne vorgegeben Weisungen befolgen zu müssen.
Der Stellvertreter besitzt uneingeschränktes Vertretungsrecht und Entscheidungsfreiheit bei allen Abstimmungen und Versammlungsmatterien.
Häufiger Fehler: Unklarheit, ob der Stellvertreter an Weisungen gebunden ist oder frei entscheiden darf, kann zu Streitigkeiten führen.
In einfacher Sprache: Referenzierung der zugrunde liegenden Vereinbarung, falls die Stellvertretung auf einem Vertrag basiert.
Diese Stellvertretung wird gemäß einer Vereinbarung über [BESCHREIBEN Sie Art der Vereinbarung] vom [DATUM] eingerichtet.
Häufiger Fehler: Fehlende oder unklare Bezugnahme auf die Rechtsgrundlage kann später Fragen über die Rechtmäßigkeit der Bevollmächtigung aufwerfen.
In einfacher Sprache: Feststellung, dass diese Stellvertretung jederzeit und ohne Gründe durch den Bevollmächtigenden widerrufen werden kann.
Diese Stellvertretung ist jederzeit widerrufbar und endet am [Enddatum], sofern nicht widerrufen.
Häufiger Fehler: Unklar gemachtes Widerrufsrecht kann zu Missverständnissen über Bindungsdauer oder Kündigungsmöglichkeiten führen.
In einfacher Sprache: Angabe des Zeitraums, für den die Stellvertretung gültig ist, oder Bedingungen ihrer Beendigung.
Diese Stellvertretung endet, sofern nicht widerrufen, am [DATE]. Sie bleibt bis dahin in vollem Umfang gültig.
Häufiger Fehler: Versäumnis, ein klares Enddatum oder Kündigungsbedingungen anzugeben, kann zu unbegrenzter oder unerwarteter Fortsetzung führen.
Geben Sie den vollständigen Namen Ihrer Kapitalgesellschaft (GmbH, AG, etc.) ein, für die diese Stellvertretung gilt.
💡 Überprüfen Sie den Namen im Handelsregister, um Schreibfehler zu vermeiden.
Nennen Sie die vollständige Person, die Sie als Stellvertreter bevollmächtigen möchten, mit ihrem vollständigen Namen.
💡 Verwenden Sie die offizielle Schreibweise des Namens (wie im Personalausweis oder Handelsregister).
Geben Sie an, auf welcher Grundlage diese Vollmacht erteilt wird, z. B. 'Gesellschaftervertrag', 'Anstellungsvertrag' oder 'Verwandtschaftlich'.
💡 Kurze, prägnante Beschreibung genügt; z. B. 'Anstellungsverhältnis als Geschäftsführer'.
Notieren Sie das Datum, ab dem die zugrunde liegende Vereinbarung gültig ist.
💡 Verwenden Sie das Format TT.MM.JJJJ (z. B. 15.05.2025).
Legen Sie fest, bis zu welchem Datum die Vollmacht gültig sein soll, z. B. bis zum Ende eines Geschäftsjahres.
💡 Wenn keine zeitliche Beschränkung gewünscht ist, können Sie ein offenes Ende vorsehen oder das Widerrufsrecht betonen.
Unterschreiben Sie die ausgefüllte Vorlage mit Ihrer Handschrift und datieren Sie sie mit Ort und Datum.
💡 Fertigen Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen an, bevor Sie das Original dem Stellvertreter oder dem Unternehmen übergeben.
Ja, sofern in diesem Dokument nicht ausdrücklich festgelegt, dass die Vollmacht unwiderruflich ist, können Sie die Stellvertretung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Widerruf sollte schriftlich erfolgen und dem Stellvertreter sowie der Gesellschaft mitgeteilt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Der Stellvertreter ist berechtigt, an Aktionärsversammlungen teilzunehmen, in Ihrem Namen abzustimmen und Erklärungen abzugeben, als wären Sie persönlich anwesend. In diesem Dokument sollten Sie klarstellen, ob er allein entscheidungsbefugt ist oder sich an Ihre Weisungen halten muss. Der Umfang kann auch auf bestimmte Tagesordnungspunkte beschränkt werden.
Das ist möglich, aber nicht empfehlenswert. Als Bevollmächtigender sollten Sie großes Vertrauen in Ihren Stellvertreter haben, da er in vollem Umfang in Ihrem Namen handelt. Erwägen Sie, wenn nöglich, die Befugnisse zu beschränken, z. B. auf einzelne Tagesordnungspunkte oder mit der Maßgabe, dass er Ihre Weisungen befolgen muss.
Ja, wenn Sie die Vollmacht widerrufen, endet das Vertretungsrecht sofort. Der Stellvertreter muss den Widerruf anerkennen. Es ist ratsam, den Widerruf schriftlich mitzuteilen und der Gesellschaft eine Kopie zu geben, damit kein Missverständnis entsteht.
Nein, diese Vorlage reicht in der Regel aus. Für standardmäßige Stellvertretungen bei Aktionärsversammlungen ist kein Anwalt erforderlich. Beratung durch einen Anwalt ist sinnvoll, wenn besondere Bedingungen gelten, z. B. wenn Sie die Stellvertretung an enge Weisungen knüpfen möchten oder Besonderheiten der Gesellschaftsstruktur vorliegen.
Nein, Aktionärsvollmachten müssen in Deutschland, Österreich und der Schweiz in der Regel nicht notariell beglaubigt werden. Eine handschriftlich unterzeichnete Urkunde ist vollkommen ausreichend. Prüfen Sie ggf. die Satzung oder das Gesellschaftsabkommen Ihres Unternehmens auf spezielle Anforderungen.
Wenn der Stellvertreter nicht an der Versammlung teilnimmt, können Ihre Stimmrechte in dieser Versammlung nicht ausgeübt werden. Es ist ratsam, vorher zu klären, dass der Stellvertreter teilnehmen wird. Manche Gesellschaften erlauben es, einen Ersatzstellvertreter zu benennen, falls der erste verhindert ist.
Ja, Sie können die Vollmacht auf eine einzelne Aktionärsversammlung beschränken. Tragen Sie dann das Datum dieser Versammlung als Enddatum ein und fügen Sie einen Vermerk hinzu, dass die Bevollmächtigung nur für diese Versammlung gilt.
Das hängt von der Satzung Ihrer Gesellschaft und den Abstimmungsmodalitäten ab. Falls die Versammlung per Brief oder online abstimmen lässt, sollten Sie mit dem Stellvertreter vorher klären, ob und wie er in diesen Fällen handlungsfähig ist. Im Zweifelsfall konsultieren Sie die Geschäftsführung oder Ihren Anwalt.
Die widerrufliche Stellvertretung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen aufgelöst werden, gibt dem Bevollmächtigenden also maximale Flexibilität. Die unwiderrufliche Vollmacht ist dagegen langfristig bindend und kann nur mit Zustimmung des Stellvertreters beendet werden. Verwenden Sie die unwiderrufliche Variante nur, wenn Sie einem Stellvertreter besondere Sicherheit geben möchten, z. B. in einem stabilen Geschäftsverhältnis.
Die umfassende widerrufliche Stellvertretung erlaubt dem Stellvertreter, in vollem Umfang und bei allen Versammlungsangelegenheiten zu handeln. Die beschränkte Stellvertretung dagegen limitiert sein Handeln auf einzelne Tagesordnungspunkte oder bestimmte Entscheidungen. Wählen Sie die beschränkte Variante, wenn Sie dem Stellvertreter nicht uneingeschränktes Vertrauen schenken oder nur für spezifische Angelegenheiten Vertretung benötigen.
Die Stellvertretung durch einen Gesellschafter erfolgt direkt und persönlich von Inhaber zu Stellvertreter. Die Bevollmächtigung durch einen Geschäftsführer verläuft über eine Managemententscheidung und kann weniger persönlich und verbindlich wirken. Für direkte Kontrolle über Stimmrechte nutzen Sie die persönliche Stellvertretung; für delegierte Managemententscheidungen die Bevollmächtigung durch die Geschäftsführung.
Diese Vorlage regelt die persönliche Stellvertretung durch eine benannte Person. Digitale Abstimmungen und Vollmachten für Depotbanken folgen anderen Verfahren und Plattformen. Verwenden Sie diese Vorlage für klassische Vor-Ort-Versammlungen; für digitale oder bankvermittelte Abstimmungen konsultieren Sie Ihre Bank oder den IT-Provider der Gesellschaft.
Stellvertretung bei Gesellschafterversammlungen und Hauptversammlungen mit Stimmrechtsausübung.
Bevollmächtigung von Familienmitgliedern und Vertrauten zur Wahrnehmung von Gesellschafterrechten.
Delegation von Stimmrechten bei mehreren Beteiligungen an verschiedenen Gesellschaften.
Stellvertretung bei Investor-Verwaltungen und Gremienarbeit in verschiedenen Beteiligungen.
Einfache Bevollmächtigung zur Vertretung bei kleineren Gesellschafterversammlungen ohne komplexe Hierarchien.
Stellvertretung bei Mitgliederversammlungen und Ausschusssitzungen zur Wahrnehmung von Mitgliedschaftsrechten.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Einfache, unkomplizierte Stellvertretungen ohne besondere gesellschaftliche Besonderheiten. | Keine Kosten außer Vorlage | 5–10 Minuten zum Ausfüllen |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Sie möchten Sicherheit, dass Ihre Vollmacht rechtlich korrekt ist und alle Anforderungen Ihrer Gesellschaft erfüllt. | €50–150 für Prüfung durch einen Anwalt oder Notar | 1–2 Tage für Prüfung und Rückmeldung |
| Maßgeschneidert | Komplexe Stellvertretungen mit speziellen Bedingungen, Beschränkungen oder in Bezug auf große Geldbeträge oder kritische Versammlungen. | €200–500+ für maßgeschneiderte Beratung und Entwurf | 3–7 Tage für Erstellung und Abstimmung |
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