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Une résolution du conseil d'administration approuvant un congédiement est un document juridique formel qui enregistre la décision officielle du conseil de mettre fin au contrat de travail d'un employé. Ce document précise les motifs du congédiement, énonce les obligations de paiement des indemnités légales, et crée une trace permanente dans les archives de la compagnie. Disponible en téléchargement Word gratuit et entièrement modifiable, cette résolution serve de fondement légal et de protection documentaire pour l'entreprise lors d'une termination d'emploi.
Lorsque vous congédiez un employé, la décision doit être officielle et documentée pour protéger légalement votre compagnie. Sans une résolution formelle du conseil, vous risquez que la termination soit contestée en justice, affirmant une absence d'autorité ou un motif insuffisant. Cette résolution fournit la preuve que le conseil d'administration a examiné les motifs, approuvé la termination, et confirmé le paiement des indemnités légales obligatoires. Elle protège la compagnie contre les réclamations en dommages-intérêts, documente la conformité aux lois du travail, et établit un registre incontestable de la décision officielle. Sans ce document, une termination peut être jugée invalide ou disproportionnée, entraînant des frais légaux considérables et des arrérages de salaire avec intérêts.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Congédiement pour non-respect des obligations contractuelles claires | Résolution simple pour motif disciplinaire |
| Termination où il faut protéger la propriété intellectuelle ou secrets commerciaux | Résolution avec clause de confidentialité additionnelle |
| Congédiement d'un employé clé qui pourrait concurrencer l'entreprise | Résolution avec accord de non-concurrence |
| Approbation de termination multiple suite à restructuration | Résolution de licenciement collectif |
| Termination sans cause juste ou nécessaire, requérant un préavis | Résolution avec délai de préavis |
| Terme d'un contrat avec durée fixe arrivé à échéance | Résolution de fin de contrat à durée déterminée |
Pourquoi c'est important : Sans motifs clairs et documentés, la résolution risque d'être contestée en justice et la compagnie pourrait être contrainte de payer une indemnité supplémentaire.
Fix: Décrivez précisément quels droits contractuels ou obligations n'ont pas été respectés, en vous appuyant sur des dossiers d'avertissements ou d'évaluations.
Pourquoi c'est important : Si vous ne respectez pas les délais de préavis obligatoires, la termination peut être invalide ou vous devrez payer une indemnité de remplacement du préavis.
Fix: Consultez les lois du travail fédérales ou provinciales applicables pour déterminer les délais minimums avant la date effective.
Pourquoi c'est important : L'employé peut réclamer en justice les indemnités non versées, entraînant des frais légaux et des arrérages avec intérêts.
Fix: Dressez une liste exhaustive des montants dus (salaire, congés, régime de retraite, assurances) et confirmer cette liste dans la résolution.
Pourquoi c'est important : Sans ce lien, vous perdez la preuve documentée des obligations contractuelles et les motifs du congédiement deviennent contestables.
Fix: Attachez une copie certifiée du contrat en Annexe A et référencez explicitement cette annexe dans la clause de considération.
Pourquoi c'est important : Une résolution non signée ou signée par une personne sans autorité peut être jugée invalide et ne fournit aucune protection légale à la compagnie.
Fix: Assurez-vous qu'un administrateur ou secrétaire corporatif autorisé signe et date le document à titre de représentant officiel.
Pourquoi c'est important : Un langage hostil ou subjectif peut être utilisé contre l'entreprise pour prouver du partialité ou de la discrimination, invalidant le congédiement.
Fix: Restez neutre et factuel, citant uniquement des comportements observables et documentés ou des objectifs non atteints.
En langage simple : Énonce les motifs précis du congédiement et la base juridique justifiant la décision (manquement aux obligations contractuelles).
CONSIDÉRANT que [NOM DE L'EMPLOYÉ] en sa capacité de [POSTE] n'a pas répondu de façon satisfaisante à ses obligations clairement énoncées dans son contrat de travail ci-joint en Annexe A;
Erreur courante : Omettre les détails spécifiques du manquement, ce qui pourrait affaiblir la justification légale en cas de contestation.
En langage simple : Approuve formellement la termination et fixe la date effective du congédiement.
IL A ÉTÉ DÉCIDÉ qu'un terme soit mis au contrat de travail de [NOM DE L'EMPLOYÉ] à compter du [DATE]
Erreur courante : Ne pas spécifier une date claire ou utiliser une date ambiguë, créant une incertitude sur quand la termination est effective.
En langage simple : Confirme le paiement de toutes les indemnités et prestations légales exigibles par la loi applicable.
et que toutes les indemnités et prestations exigibles par la loi lui soient payées.
Erreur courante : Oublier de calculer précisément les indemnités dues (salaire, congés inutilisés, régime de retraite), exposant l'entreprise à des réclamations.
En langage simple : Attache le contrat de travail original comme preuve documentée des obligations non respectées.
son contrat de travail ci-joint en Annexe A
Erreur courante : Ne pas joindre ou lier le contrat de travail à la résolution, perdant la chaîne de preuves en cas de litige.
En langage simple : Identifie clairement le document comme une résolution du conseil d'administration avec le nom officiel de la compagnie.
RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] APPROUVANT LE CONGÉDIEMENT D'UN EMPLOYÉ
Erreur courante : Utiliser un titre imprécis ou oublier le nom complet et enregistré de la compagnie, rendant le document moins crédible.
En langage simple : Enregistre la signature d'un administrateur ou du secrétaire corporatif et la date officielle d'approbation.
DÛMENT SIGNÉE LE [DATE]
Erreur courante : Négliger de faire signer par un administrateur ou secrétaire autorisé, invalidant le statut juridique de la résolution.
En langage simple : Indique le poste exact de l'employé congédié pour clarifier son rôle et ses responsabilités.
en sa capacité de [POSTE]
Erreur courante : Omettre ou mal identifier le poste, créant une ambiguïté sur les obligations contractuelles applicables.
En langage simple : Spécifie que l'employé n'a pas répondu de façon satisfaisante à ses obligations énoncées par écrit.
n'a pas répondu de façon satisfaisante à ses obligations clairement énoncées
Erreur courante : Manquer de documenter précisément comment l'employé a failli à ses obligations ou quels avertissements ont été donnés.
Remplacez [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] par le nom légal exact de la corporation tel qu'enregistré auprès des autorités gouvernementales. Assurez-vous que ce nom correspond à celui utilisé dans tous les contrats et documents officiels.
💡 Consultez votre acte de constitution ou vos documents d'enregistrement pour garantir l'exactitude du nom.
Remplacez [NOM DE L'EMPLOYÉ] par le prénom et le nom complet de l'employé congédié, exactement comme indiqué dans le contrat de travail. Remplacez [POSTE] par le titre exact du poste occupé par l'employé.
💡 Référez-vous au contrat de travail ou à la fiche d'emploi pour assurer la cohérence des noms et postes.
Clarifiez dans la clause de considération quelles obligations contractuelles précises n'ont pas été respectées. Soyez concis mais explicite : par exemple, absences non autorisées, non-respect des politiques de l'entreprise, ou performance insuffisante.
💡 Appuyez-vous sur des dossiers ou des rapports d'évaluation de performance documentés pour justifier le congédiement.
Insérez la date exacte à laquelle le contrat de travail prend fin et le congédiement devient effectif. Assurez-vous que cette date respecte les délais de préavis exigés par la loi applicable (fédérale ou provinciale).
💡 Consultez la législation du travail de votre juridiction pour déterminer si un préavis est obligatoire avant cette date.
Avant de signer la résolution, calculez précisément toutes les indemnités dues : salaire jusqu'à la date de termination, congés non utilisés, indemnité de départ si applicable, et toute contribution patronale à des régimes de retraite ou d'assurance.
💡 Un expert-comptable ou un avocat peut vous aider à calculer correctement les montants exigibles selon votre juridiction.
Attachez une copie complète du contrat de travail original en Annexe A. Cela crée un dossier complet et permet au conseil de référencer précisément les obligations contractuelles citées dans la résolution.
💡 Conservez une copie certifiée du contrat avec la résolution pour les archives de la compagnie.
Obtenez la signature d'un administrateur ou du secrétaire corporatif autorisé, puis inscrivez la date de signature. La signature officialise la résolution et la rend juridiquement valide.
💡 Assurez-vous que le signataire a l'autorité légale de représenter le conseil selon les statuts de la compagnie.
Archivez cette résolution dans le registre officiel des résolutions ou procès-verbaux du conseil d'administration. Ce registre doit être conservé dans les locaux de la compagnie et reste accessible aux administrateurs.
💡 Gardez aussi une copie dans le dossier personnel de l'employé pour fins de documentation en matière d'emploi.
Cela dépend de votre structure corporative et de vos statuts constitutifs. En règle générale, une résolution du conseil peut être adoptée par une majorité d'administrateurs présents à une réunion, ou par consentement écrit unanime. Consultez vos statuts ou un avocat pour connaître le quorum et les seuils exacts requis pour votre compagnie. Dans les petites entreprises, il est prudent d'obtenir l'accord de tous les administrateurs importants.
Un congédiement avec cause juste (motif juste et nécessaire) survient quand l'employé a commis une faute grave ou n'a pas respecté ses obligations claires. Dans ce cas, aucune indemnité additionnelle n'est due au-delà des droits minimums légaux. Un congédiement sans cause survient quand il n'y a pas de faute grave et l'employeur doit payer une indemnité de départ ou respecter un préavis prolongé selon la loi. Cette résolution convient aux deux situations, mais les montants indemnisatoires diffèrent considérablement.
Oui, il est fortement recommandé de joindre une copie du contrat de travail original en tant qu'Annexe A. Cela crée une chaîne de preuves complète, permet au conseil de référencer précisément les obligations contractuelles violées, et protège la compagnie en cas de contestation judiciaire. Conservez les deux documents ensemble dans vos archives.
Une fois la résolution adoptée et signée, le congédiement est décidé. L'employé a généralement le droit de contester le congédiement devant une instance de travail ou un tribunal si elle croit qu'il viole les lois du travail (discrimination, représailles, etc.). Consultez un avocat du travail si une contestation est lancée. Ne modifiez pas la résolution une fois signée et datée.
Il n'y a généralement pas d'obligation légale de partager la résolution du conseil avec l'employé. Cependant, vous devez fournir un avis écrit de termination qui énonce la date effective et les modalités de la termination, y compris les indemnités. Consultez un avocat pour déterminer ce qui doit être communiqué à l'employé selon votre juridiction.
Une résolution du conseil d'administration est un document interne qui enregistre la décision formelle et officielle du conseil et reste dans les archives corporatives. Une lettre de congédiement est un document communiqué à l'employé qui énonce les détails de la termination et les droits de l'employé. Les deux peuvent être complémentaires : la résolution approuve la décision au niveau du conseil, et la lettre la communique formellement à l'employé.
Les indemnités exigibles dépendent de la loi applicable (fédérale, québécoise, française, etc.), du motif du congédiement, et de la durée d'emploi. En règle générale, vous devez verser le salaire jusqu'à la date de termination, les congés annuels non utilisés, et toute autre prestation prévue par le contrat ou la loi (indemnité de départ, contributions de régime de retraite, etc.). Un comptable ou un avocat du travail peut vous aider à calculer ces montants avec précision.
Cette résolution approuve simplement le congédiement. Les conditions de non-concurrence, de confidentialité ou de non-sollicitation doivent être énoncées dans le contrat de travail original ou dans un accord de settlement séparé signé au moment de la termination. Si vous souhaitez imposer une clause de non-concurrence, consultez un avocat pour vous assurer qu'elle est légale et exécutoire dans votre juridiction.
Non, une fois signée et datée, la résolution ne doit pas être modifiée. Si des éléments doivent être corrigés (montants indemnisatoires, date effective, etc.), adoptez une résolution d'amendement ou de correction distincte et datée ultérieurement. Cela préserve la transparence et la piste d'audit des décisions du conseil.
Une lettre de congédiement simple est un document adressé directement à l'employé qui énonce la date de fin et les modalités générales de la termination. Une résolution du conseil d'administration, en revanche, est un document interne formel qui enregistre la décision officielle au niveau corporatif et constitue un dossier permanent dans les archives. La lettre communique la décision à l'employé, tandis que la résolution la documente légalement pour la compagnie. Les deux sont généralement nécessaires : la résolution approuve la décision, et la lettre l'informe l'employé.
Un accord de settlement est un contrat négocié entre l'entreprise et l'employé qui établit des modalités mutuelles (indemnité augmentée, confidentialité, non-concurrence, etc.) et met fin aux litiges potentiels. Une résolution du conseil approuve simplement le congédiement et confirme le paiement des indemnités légales minimales. L'accord de settlement est optionnel et négocié ; la résolution est formelle et exécutoire par la compagnie. Vous pouvez utiliser cette résolution comme point de départ et ajouter un accord de settlement si l'employé accepte des conditions additionnelles.
Une feuille de calcul d'indemnisation est un outil administratif qui calcule les montants exacts dus à l'employé (salaire, congés, régime de retraite, etc.). Une résolution du conseil d'administration est un document juridique qui approuve formellement la termination et confirme le paiement de ces indemnités. La feuille de calcul est un support détaillé, tandis que la résolution est la décision officielle. Vous devez avoir les deux : la résolution approuve la termination, et la feuille de calcul justifie les montants versés.
Un procès-verbal enregistre les discussions, décisions et votes d'une réunion du conseil d'administration qui s'est déroulée à une date spécifique. Une résolution est un document formel et autonome qui documente une décision précise adoptée par le conseil, qu'elle provienne d'une réunion ou d'un consentement écrit. La résolution est plus focalisée et détaillée sur une décision unique, tandis que le procès-verbal couvre l'ensemble des matières discutées. Les deux peuvent coexister : le procès-verbal mentionne qu'une résolution a été adoptée, et la résolution elle-même est le document juridique signé.
Les cabinets d'avocats, comptables et consultants utilisent cette résolution pour congédier du personnel professionnel dont la performance ou la conduite ne respecte pas les normes d'excellence du secteur.
Les startups et entreprises technologiques l'utilisent pour documenter les terminations rapides en cas de non-performance ou de conflits culturels dans un environnement à croissance rapide.
Les cliniques, hôpitaux et organismes sociaux l'appliquent pour congédier du personnel médical ou de support dont les actions contreviendraient aux normes de soins ou d'éthique professionnelle.
Les établissements scolaires et de formation utilisent cette résolution pour congédier des enseignants ou administrateurs dont la conduite nuit à la réputation ou au bien-être des étudiants.
Les banques, assurances et firmes d'investissement l'emploient pour documenter les terminations de personnel ayant violé les normes de conformité, de déontologie ou de gestion des risques.
Les grandes chaînes de magasins et restaurants l'utilisent pour formaliser les congédiements de gérants ou de personnel clé après violations de protocoles ou d'écarts de performance répétés.
Au Canada, les lois du travail fédérales (Code canadien du travail) et les lois provinciales (Québec, Ontario, etc.) exigent un préavis ou une indemnité de départ selon la durée d'emploi et le motif. Cette résolution doit respecter les délais minimums de préavis et les indemnités légales de votre province. Un congédiement sans préavis adéquat peut entraîner des réclamations en dommages-intérêts.
En France, le congédiement d'un salarié est soumis au droit du travail strict avec obligations formelles (lettre recommandée, entretien préalable, délai de réflexion) selon le Code du travail. Une résolution du conseil d'administration approuvant un congédiement doit être formelle mais également accompagnée des procédures légales de notification à l'employé. Consultez la loi applicable à votre secteur et situation avant d'adopter cette résolution.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Congédiement clair avec cause documentée et pas de complication contractuelle ou litigieuse prévisible. | Gratuit ou faible coût (une heure de travail interne) | 30 minutes à 1 heure |
| Modèle + revue juridique | Termination impliquant des calculs complexes d'indemnités, un contrat avec clauses spéciales, ou une situation à risque légal modéré. | 300–800 $ CAD / 250–700 € (révision juridique légère) | 1–3 jours (révision + corrections) |
| Rédigé sur mesure | Congédiement contesté anticipé, employé syndiqué, violation présumée de droits humains, ou obligations contractuelles très complexes. | 1 500–5 000 $ CAD / 1 300–4 300 € (rédaction complète et stratégie juridique) | 1–2 semaines (investigation + rédaction + négociation) |
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