Téléchargement Word gratuit • Modification en ligne • Sauvegarde et partage avec Drive • Exportation en PDF
Une résolution du conseil d'administration approuvant le bail est un document formel qui formalise la décision de votre conseil d'administration d'approuver un contrat de location commerciale et d'autoriser les dirigeants de votre compagnie à le signer au nom de l'entreprise. Ce modèle Word téléchargeable et gratuit est rempli en quelques minutes avec les détails de votre bail (adresse, durée, montant de loyer) et s'exporte en PDF. Il constitue un document clé de votre dossier corporatif et s'archive avec le contrat de bail lui-même.
Sans résolution formelle du conseil approuvant votre bail, il existe un risque juridique que votre compagnie conteste l'engagement plus tard, ou qu'un tiers (propriétaire, tribunal, auditeur) mette en question la légalité de la signature du bail par vos dirigeants. Une résolution documente que cette décision a suivi les procédures de gouvernance requises, que le conseil a délibéré et approuvé les termes, et que vos dirigeants avaient le mandat explicite de signer. Elle protège aussi votre compagnie en cas de litige ou de vérification fiscale, car elle constitue la preuve que l'engagement a été dûment approuvé par la gouvernance interne. Pour toute location commerciale significative, cette résolution est la fondation légale qui lie votre compagnie.
| Si votre situation est… | Utiliser ce modèle |
|---|---|
| Vous signez un contrat de bail pour un nouvel espace | Résolution approuvant un nouveau bail |
| Vous renouvelez un bail existant avec le même propriétaire | Résolution approuvant un renouvellement de bail |
| Vous modifiez les termes d'un bail en place | Résolution approuvant une modification de bail |
| Le contrat inclut une option d'achat de l'immeuble | Résolution approuvant un bail avec option d'achat |
| Vous louez un espace pour moins d'un an | Résolution approuvant un bail commercial à court terme |
Pourquoi c'est important : Une résolution incomplète est légalement invalide ou contestable ; les tiers (propriétaire, tribunal) ne sauront pas quels termes ont été approuvés.
Fix: Remplissez chaque champ avant de signer. Relisez à deux reprises pour vérifier l'exactitude.
Pourquoi c'est important : Sans le contrat joint, on ignore si la résolution couvre le bail réel ou une version antérieure ; le propriétaire pourrait contester la validité de l'approbation.
Fix: Imprimez et attachez le contrat complet en tant qu'Annexe A avant de distribuer la résolution.
Pourquoi c'est important : Si le nombre d'administrateurs présents ne respecte pas le quorum (généralement la majorité), la résolution est nulle et ne lie pas la compagnie.
Fix: Vérifiez vos statuts constitutifs pour le quorum requis, et confirmer que ce nombre était présent lors du vote.
Pourquoi c'est important : Si le bail est modifié (adresse, loyer, durée) après approbation, la résolution ne s'applique plus aux nouveaux termes et l'engagement est juridiquement incertain.
Fix: Finalisez le bail avec le propriétaire avant de présenter au conseil. Si des changements majeurs surviennent, adoptez une nouvelle résolution.
Pourquoi c'est important : Sans cette autorisation, les dirigeants ne peuvent pas légalement signer le bail au nom de la compagnie, et le contrat peut être invalide.
Fix: Conservez le paragraphe « les dirigeants sont autorisés et instruits à signer » ; c'est le cœur juridique de la résolution.
Pourquoi c'est important : La résolution devient techniquement invalide car elle ne s'applique pas à la personne morale légalement constituée ; le propriétaire peut refuser de la reconnaître.
Fix: Consultez votre certificat d'immatriculation et utilisez le nom légal exact enregistré auprès de l'autorité gouvernementale.
En langage simple : Indique le nom officiel de la compagnie et la date de la résolution.
RÉSOLUTION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] APPROUVANT LE CONTRAT DE BAIL DÛMENT SIGNÉE LE [DATE]
Erreur courante : Omettre le nom légal exact de la compagnie ou utiliser un nom abrégé, ce qui rend la résolution invalide.
En langage simple : Identifie les termes essentiels du bail : location, adresse, durée et loyer mensuel.
le contrat de bail présenté au conseil d'administration ci-joint en Annexe A, mettant en location l'espace situé à [ADRESSE] pour [NOMBRE] années pour un loyer de [MONTANT] par mois
Erreur courante : Laisser des champs [ADRESSE], [NOMBRE] ou [MONTANT] vides, ce qui crée une ambiguïté légale sur quels sont les termes approuvés.
En langage simple : Énonce formellement que le conseil d'administration approuve le contrat de bail.
est approuvé par la présente résolution
Erreur courante : Utiliser un langage vague comme « considère favorablement » au lieu d'« approuve », ce qui affaiblit l'autorité légale.
En langage simple : Autorise les dirigeants à signer le bail au nom de la compagnie et en son nom.
les dirigeants de la compagnie, chacun agissant individuellement, sont autorisés et instruits à signer et conclure un tel bail pour le compte et au nom de la Société
Erreur courante : Exiger que les deux dirigeants signent conjointement quand la résolution dit « individuellement », créant une confusion sur qui peut agir seul.
En langage simple : Précise que les dirigeants peuvent signer le bail tel que présenté au conseil ou avec des modifications mineures acceptables.
substantiellement dans la forme dans laquelle il a été présenté au Conseil d'administration, ci-joint en annexe
Erreur courante : Permettre des modifications majeures sans mention, ce qui risque de contrevenir à la résolution si le bail final diffère significativement.
En langage simple : Attache formellement le contrat de bail réel à la résolution comme pièce justificative.
ci-joint en Annexe A
Erreur courante : Ne pas joindre le contrat au dossier, rendant impossible de vérifier quels termes ont été réellement approuvés.
En langage simple : La résolution engage la compagnie légalement et financièrement pour la durée du bail et les montants spécifiés.
pour un loyer de [MONTANT] par mois
Erreur courante : Oublier que le conseil approuve aussi l'engagement financier répété ; des divergences ultérieures sur le montant contredisent la résolution.
En langage simple : La résolution garantit que la décision a suivi les procédures de gouvernance requises par les statuts de la compagnie.
IL A ÉTÉ DÉCIDÉ
Erreur courante : Signer une résolution sans vérifier que le quorum était atteint au conseil lors de la vote, invalidant la résolution.
Consultez vos statuts constitutifs ou votre certificat d'immatriculation pour obtenir le nom légal exact. Inscrivez-le dans [VOTRE NOM DE COMPAGNIE].
💡 Un nom abrégé ou un nom commercial ne suffit pas ; utilisez toujours le nom légal enregistré.
C'est la date du jour où le conseil d'administration approuve le bail, pas la date de signature du bail lui-même. Inscrivez au format JJ [MOIS] AAAA.
💡 Cette date doit correspondre à la date du procès-verbal du conseil d'administration.
Complétez [ADRESSE] avec l'adresse civique complète (numéro, rue, ville, code postal). Reprenez cette information directement du bail.
💡 Soyez précis : une adresse incomplète pourrait créer un doute sur quel espace est approuvé.
Inscrivez [NOMBRE] avec la durée en années (ex. « 3 » pour trois ans, ou « 5 » pour cinq ans, ou même « 1 » pour un an).
💡 Si le bail inclut des options de renouvellement, la durée initiale est celle qui s'inscrit ici.
Complétez [MONTANT] avec le loyer mensuel en chiffres et en devise (ex. « 2 500 $ par mois » ou « 2 500 €/mois »). Reprenez le montant exact du contrat.
💡 Si le loyer augmente au cours du bail, inscrivez le montant initial et mentionnez les augmentations dans l'annexe (le contrat).
Téléchargez ou imprimez le contrat de bail complet et signez-le. Attachez-le physiquement ou numériquement à cette résolution en tant qu'Annexe A.
💡 Le contrat doit être identique à celui approuvé ; toute modification après signature du conseil nécessite une nouvelle résolution.
Faites signer la résolution par tous les administrateurs présents au conseil (ou selon votre quorum minimal) et par un représentant autorisé (souvent le secrétaire). Conservez l'original au dossier corporatif.
💡 Une signature numérique validée est généralement acceptée ; consultez votre avocat sur la politique de signature de votre juridiction.
Tous les administrateurs présents au conseil d'administration doivent signer la résolution, ou au moins le nombre requis pour atteindre le quorum défini dans vos statuts. En général, le secrétaire du conseil contresigne également pour certifier l'authenticité du procès-verbal. Consultez vos statuts ou un avocat d'affaires pour vérifier les exigences spécifiques de votre compagnie.
Non, la résolution est une décision du conseil approuvant le bail. Le bail reste le contrat principal entre votre compagnie et le propriétaire. La résolution formalise simplement que votre conseil a approuvé cet engagement et autorise les dirigeants à le signer au nom de la compagnie.
Si des termes majeurs changent (adresse, montant, durée), vous devez adopter une nouvelle résolution pour approuver les modifications. Une résolution approuvant le bail initial ne s'étend pas automatiquement à un bail modifié. Contactez votre secrétaire corporatif pour convoquer un conseil extraordinaire si nécessaire.
Oui, la résolution approuve l'engagement de votre compagnie et autorise vos dirigeants à signer. Elle devient effective pour votre compagnie le jour de sa signature, indépendamment de la date de signature du propriétaire. Cependant, le bail lui-même n'est pas valide tant que les deux parties ne l'ont pas signé.
En général, non. Les résolutions du conseil d'administration n'exigent l'approbation des actionnaires que si vos statuts le précisent ou si le bail engage la compagnie pour une période ou un montant exceptionnellement importants. Consultez vos statuts constitutifs ou un avocat d'affaires pour savoir s'une assemblée des actionnaires est requise.
Une résolution reste valide aussi longtemps que le bail reste en vigueur. Si le bail expire ou est annulé, la résolution perd sa force. Vous n'avez pas besoin de la renouveler chaque année ; une seule adoption suffit pour l'ensemble de la durée du bail.
L'Annexe A doit être le contrat de bail complet et final signé ou prêt à être signé par le propriétaire. Il doit inclure l'adresse, la durée, le montant du loyer, les conditions de renouvellement, les responsabilités respectives et toute clause spéciale. Conservez-le joint à la résolution dans vos dossiers corporatifs.
Conservez l'original signé au dossier du conseil d'administration, souvent dans un registre des résolutions ou un classeur corporatif, pendant toute la durée du bail plus plusieurs années après son expiration (généralement 6-7 ans pour des fins de vérification fiscale). Stockez-le dans un endroit sécurisé et ayez une copie numérique en cas de perte.
Une résolution approuve un bail existant ou négocié et autorise la signature. Une lettre d'intention ou offre d'achat engage préalablement le compagnie dans la négociation sans approbation formelle du conseil. Utilisez la résolution après les négociations et avant la signature finale du bail.
Un procès-verbal enregistre toutes les discussions et décisions du conseil, alors qu'une résolution est un document distinct et formel approuvant un élément spécifique (ici, un bail). Une résolution approuvant un bail est souvent incluse dans le procès-verbal global, mais peut aussi être documentée séparément pour clarté et archivage.
Une résolution du conseil approuve un engagement récurrent (loyer mensuel) pour une longue durée et délégu pouvoir aux dirigeants. Une autorisation de dépense ou bon de commande est un document opérationnel approuvant un achat unique ou une facture. Pour un bail, la résolution est bien plus complète et de portée plus longue.
Un bail et ses modifications sont des contrats entre vous et le propriétaire. Une résolution du conseil approuve cet engagement au nom de la compagnie et l'autorise les dirigeants à signer. Si le bail change substantiellement, une nouvelle résolution peut être requise pour approuver les modifications.
Les détaillants doivent approuver les baux pour leurs succursales ou magasins principaux ; cette résolution formalise cet engagement avant la signature avec le propriétaire du centre commercial.
Cabinets d'avocats, comptables, et consultants utilisent cette résolution pour approuver l'accès à des bureaux, respectant les exigences de gouvernance de leur conseil d'administration.
Les fabricants louent souvent des entrepôts ou usines ; cette résolution documente formellement que le conseil a approuvé cet investissement immobilier majeur.
Les sociétés de gestion immobilière ou holding immobiliers utilisent cette résolution pour approuver les baux de leurs succursales administratives ou espaces de bureaux.
Les startups et entreprises technologiques formalisent l'approbation de leurs espaces de co-working, incubateurs ou bureaux d'entreprise par le conseil d'administration.
Les cliniques, cabinets médicaux et centres de santé utilisent cette résolution pour approuver les baux de leurs locaux professionnels conformément à leur gouvernance.
Au Canada (Québec notamment), une résolution du conseil d'administration approuvant un bail doit respecter la Loi sur les compagnies du Québec ou la Loi canadienne sur les sociétés par actions. Le quorum et les procédures de vote doivent suivre vos statuts constitutifs. Un bail commercial au Québec peut aussi être soumis à la Loi sur la protection du consommateur si certaines conditions s'appliquent.
En France, une résolution approuvant un bail commercial doit respecter le statut légal de votre entreprise (SARL, SA, EURL, etc.) et les dispositions du Code de commerce et du Code civil. Les baux commerciaux relèvent aussi des articles L. 145-1 et suivants du Code de commerce. Consultez un avocat pour les exigences spécifiques de gouvernance de votre structure.
| Approche | Idéal pour | Coût | Délai |
|---|---|---|---|
| Utiliser le modèle | Bail commercial standard pour PME, termes négociés et finalisés, conseil d'administration expérimenté avec résolutions. | Gratuit ou minimal (modèle Word téléchargeable). | 30–45 minutes pour remplir les champs et faire signer. |
| Modèle + revue juridique | Bail pour montants importants, conditions complexes, ou compagnie sans expérience en résolutions ; une relecture juridique réduit les risques. | 200–500 $ CA (revue par avocat d'affaires). | 1–2 jours (revue + ajustements mineurs). |
| Rédigé sur mesure | Bail avec conditions très particulières (options d'achat, clauses de non-concurrence, engagements subsidiaires), ou si la structure corporative est complexe. | 800–2 000 $ CA (rédaction et revue complètes). | 3–5 jours (négociation, rédaction, approbation du conseil). |
Ce document fait partie des 3,000+ modèles inclus dans Business in a Box.
Accédez à plus de 3,000+ modèles commerciaux et juridiques pour toute tâche, projet ou initiative.
Personnalisez votre modèle de document commercial prêt à l'emploi et enregistrez-le dans le cloud.
Partagez vos fichiers et dossiers avec votre équipe. Créez un espace de collaboration fluide.
"Valeur fantastique! Je ne sais pas comment je m'en passerais. Il vaut son pesant d'or et s'est remboursé plusieurs fois."
"J'utilise Business in a Box depuis 4 ans. C'est la source de modèles la plus utile que j'ai rencontrée. Je le recommande à tout le monde."
"Cela m'a sauvé la vie tant de fois que j'ai perdu le compte. Business in a Box m'a fait gagner beaucoup de temps et comme vous le savez, le temps c'est de l'argent."
Arrêtez de télécharger des documents. Commencez à gérer avec clarté. Business in a Box vous donne le système opérationnel utilisé par plus de 250 000 entreprises dans le monde pour structurer, gérer et développer leur entreprise.
Commencez gratuitement · Aucune carte de crédit requise
