Gestión de archivos
Gestión de archivos empresarial que realmente tiene sentido
Su empresa genera cientos de archivos cada semana. Business in a Box le ofrece un sistema de gestión de archivos en la nube con carpetas estructuradas, permisos granulares, historial de versiones completo y búsqueda instantánea — para que su equipo encuentre cualquier archivo en segundos, no en minutos.
Garantía de devolución de 14 días · Reemplaza más de $500/mes en software
El problema
Las unidades compartidas no son una estrategia de gestión de archivos
La mayoría de las empresas dependen de un conjunto de unidades compartidas, archivos adjuntos en correos electrónicos y aplicaciones de mensajería para gestionar sus archivos. El resultado es predecible: archivos duplicados, estructuras de carpetas deficientes, sin control de versiones y visibilidad nula sobre quién tiene acceso a qué.
Cuando se incorpora un nuevo empleado, nadie puede explicar dónde están las cosas. Cuando un cliente solicita un archivo, alguien tiene que buscarlo en tres herramientas distintas. Business in a Box le da a su empresa una base sólida de gestión de archivos — estructurada, con búsqueda eficiente y segura.
Funcionalidades de la plataforma
Un sistema de archivos diseñado para cómo trabajan realmente las empresas
Business in a Box integra la gestión estructurada de archivos en su sistema operativo empresarial — de modo que los archivos se conectan con los proyectos, clientes y flujos de trabajo a los que pertenecen.
Estructura
Sistema de carpetas jerárquico
Diseñe una arquitectura de carpetas que refleje su empresa — por departamento, cliente, proyecto o función. Aplique plantillas para que cada nuevo proyecto comience con la misma estructura organizada.
Almacenamiento
Almacenamiento de archivos nativo en la nube
Todos los archivos se almacenan de forma segura en la nube con copias de seguridad automáticas. Acceda a los archivos de su empresa desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar — sin necesidad de VPN ni sincronización manual.
Versionado
Historial de versiones automático
Cada edición de un archivo crea una instantánea recuperable. Vea exactamente qué cambió, cuándo y quién lo hizo — y restaure cualquier versión con un clic sin perder el trabajo de otros miembros del equipo.
Control de acceso
Configuración de permisos granulares
Otorgue permisos de visualización, descarga, edición o administración a nivel de archivo o carpeta. Controle el acceso por usuario individual, equipo o puesto — y actualice los permisos al instante a medida que su equipo cambia.
Compartir
Compartición externa segura
Comparta archivos con clientes o socios mediante enlaces seguros y con fecha de expiración — sin necesidad de que ellos inicien sesión. Controle quién abrió el enlace y revoque el acceso en cualquier momento.
Velocidad
Búsqueda instantánea de texto completo
Busque nombres de archivo, etiquetas, metadatos y contenido de documentos en toda su biblioteca de archivos. Encuentre el archivo correcto en segundos, independientemente de dónde esté almacenado en la jerarquía.
Un día en la vida
La gestión de archivos trabajando en silencio en segundo plano
Cuando la gestión de archivos funciona correctamente, su equipo deja de pensar en ella y empieza a dedicar el tiempo al trabajo que importa.
Casos de uso
Gestión de archivos para cada función empresarial
Desde entregables para clientes hasta registros internos, Business in a Box ofrece a cada equipo un espacio estructurado para sus archivos.
Servicios al cliente
Portales de archivos para clientes
Asigne a cada cliente una carpeta compartida dedicada con los archivos relevantes para su contrato. Comparta de forma segura, controle el acceso y mantenga la comunicación con el cliente ordenada.
Producto e ingeniería
Gestión de activos técnicos
Almacene especificaciones, diagramas de arquitectura y documentación de versiones en carpetas versionadas a las que los desarrolladores pueden acceder junto con sus tableros de proyecto.
Finanzas
Gestión de registros financieros
Organice facturas, recibos, informes y documentos fiscales por período y categoría. Mantenga la información financiera sensible protegida tras un acceso basado en roles.
Marketing
Bibliotecas de activos de marca
Mantenga una biblioteca central de logotipos, plantillas, fotografías y activos de campaña con acceso de descarga para los equipos internos y compartición externa controlada.
Conexiones del Business OS
Archivos que pertenecen a su empresa, no solo a una unidad de almacenamiento
Business in a Box conecta su biblioteca de archivos con cada módulo de su sistema operativo, para que los archivos estén siempre a un clic del trabajo que respaldan.
Proyectos
Cada proyecto tiene su propia carpeta de archivos directamente en el tablero del proyecto. Los entregables, los briefings y los recursos se organizan junto a las tareas a las que pertenecen.
CRM y clientes
Los archivos de los clientes se adjuntan directamente a los registros del CRM. Las propuestas, los contratos y la correspondencia siempre son accesibles desde el perfil del cliente, sin que queden enterrados en una unidad compartida.
Contratos
Los acuerdos ejecutados se archivan automáticamente en el registro de contrato correspondiente. Sin más archivos adjuntos desvinculados flotando en el correo electrónico.
Registros de RR. HH.
Los documentos de los empleados, las cartas de oferta y las evaluaciones de desempeño se adjuntan a los perfiles individuales de RR. HH. con acceso restringido y seguimiento de auditoría.
Finanzas
Las facturas, los recibos y los estados financieros se conectan a las transacciones que respaldan, lo que simplifica enormemente la conciliación y la auditoría.
Plantillas listas para usar
Comience con una biblioteca de archivos estructurada desde el primer día
Business in a Box incluye miles de plantillas de archivos redactadas profesionalmente para cada departamento, para que nunca comience con una unidad vacía.
Cada plantilla está diseñada para ayudarle a avanzar más rápido, al tiempo que aporta mayor estructura y consistencia a su empresa.
Explorar las más de 3.000 plantillasParte de la plataforma
El software de gestión de archivos es solo una parte deel sistema operativo
Business in a Box conecta el software de gestión de archivos con todo lo demás que su empresa necesita para funcionar.
Tareas y proyectos
Planifique, asigne y realice el seguimiento de tareas con una gestión de proyectos completa.
Documentos y conocimiento
Organice políticas, procedimientos y documentos empresariales en un solo lugar.
Chat y llamadas
Comuníquese con su equipo sin cambiar de aplicación.
Panel de control
Vea todos los datos, el avance de proyectos y el rendimiento del equipo en una sola vista.
RR. HH. y equipo
Gestione empleados, asistencia y hojas de horas listas para nómina.
Valoraciones y reseñas
Altamente valorado por empresas de todo el mundo
Lo que dicen las empresas
Con la confianza de más de 250.000 empresas en todo el mundo
"Reemplazamos Dropbox con Business in a Box y obtuvimos control de versiones, permisos adecuados y un sistema de archivos conectado a nuestros proyectos reales. Ni siquiera es comparable."
James Whitfield — Director de Operaciones, Stratum Digital
"Antes, encontrar archivos requería preguntarle a alguien. Ahora todo nuestro equipo puede buscar y encontrar cualquier cosa en segundos. El ahorro de tiempo se acumula rápidamente."
Priya Nair — Gerente de Proyectos, Elevate Consulting
"La función de compartir externamente por sí sola ha sido un cambio radical para nuestras relaciones con los clientes. Enlaces seguros, fechas de vencimiento, seguimiento de accesos… los clientes aprecian el nivel de profesionalismo."
Tom Baxter — Fundador, Blueprint Creative Agency
Seguridad para empresas
Diseñado para la confianza, la seguridad y el cumplimiento normativo
Sus datos están protegidos por una infraestructura de nivel empresarial y estándares de cumplimiento normativo.
Preguntas
Preguntas frecuentes
Dé a los archivos de su empresa un hogar adecuado
Deje de gestionar archivos en cinco herramientas distintas. Business in a Box ofrece a su equipo un sistema de archivos estructurado, seguro y conectado — desde hoy mismo.
Garantía de devolución de 14 días · Configuración en minutos · Cancele cuando quiera