Seguimiento de documentos
Sepa exactamente en qué estado se encuentra cada documento. En tiempo real.
Business in a Box le ofrece visibilidad completa sobre sus documentos — quién los abrió, quién los firmó, quién los aprobó y qué está pendiente. Sin más envíos a ciegas, sin más persecución de firmas por correo electrónico, sin más dudas sobre si el contrato fue revisado.
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El problema
Enviar documentos al vacío no es un flujo de trabajo — es una responsabilidad
La mayoría de las empresas envían documentos por correo electrónico y luego esperan. ¿Se revisó la propuesta? ¿Abrieron el contrato? ¿Está firmada la política? No tiene forma de saberlo — así que envía un seguimiento, luego otro, luego pregunta en Slack, luego llama. Todo por un documento que fue leído hace tres días.
El problema real no son los documentos — es la visibilidad. Sin seguimiento, los documentos comerciales críticos se estancan, las aprobaciones se pierden y los acuerdos se ralentizan porque nadie sabe quién tiene la pelota. Cada día de incertidumbre cuesta dinero real.
Qué puede hacer el seguimiento de documentos
Visibilidad completa del documento: desde el envío hasta la firma.
Business in a Box realiza el seguimiento de cada interacción con documentos en tiempo real — visualizaciones, aperturas, aprobaciones, firmas y comentarios — todo en una plataforma conectada.
Seguimiento de visualizaciones
Vea exactamente cuándo y quién abrió cada documento
Reciba notificaciones instantáneas cuando un destinatario abra su documento. Consulte marcas de tiempo, duración de la visualización y qué páginas fueron revisadas — para que haga el seguimiento con contexto, no con suposiciones.
Seguimiento de firmas
Realice el seguimiento del estado de las firmas en todos los documentos pendientes
Vea qué documentos están a la espera de firma, cuáles están firmados parcialmente y cuáles están completos — todo desde un único panel. Los recordatorios automáticos eliminan el seguimiento manual.
Flujos de aprobación
Envíe documentos para aprobación y realice el seguimiento de cada paso
Configure flujos de aprobación en varios pasos y realice el seguimiento de dónde se encuentra cada documento en la cadena. Reciba notificaciones sobre aprobaciones, rechazos y comentarios — sin más cuellos de botella en las aprobaciones.
Notificaciones inteligentes
Recordatorios de seguimiento automatizados que reemplazan los correos de persecución
Configure recordatorios que se activen automáticamente cuando los documentos no hayan sido abiertos o firmados dentro de su plazo. Haga el seguimiento en el momento adecuado sin mover un dedo.
Registro de auditoría
Historial de auditoría completo para cada acción sobre documentos
Cada visualización, comentario, aprobación y firma queda registrada con una marca de tiempo y un registro de usuario. Historial de auditoría completo para fines legales, de cumplimiento normativo y de responsabilidad.
Panel de estado
Panel de estado de documentos para toda su empresa
Consulte el estado de cada documento activo en toda la organización — pendiente, revisado, aprobado o firmado — en una vista centralizada y en tiempo real.
Capacidades completas de seguimiento de documentos
Todo lo que el seguimiento de documentos puede hacer dentro de Business in a Box
Desde el envío hasta la firma — visibilidad total en cada etapa.
Diseñado para
¿Quién utiliza el seguimiento de documentos en Business in a Box?
Cualquier puesto que envíe, apruebe o firme documentos empresariales se beneficia del seguimiento en tiempo real.
Ventas
Equipos de ventas cerrando acuerdos
Sepa en el momento en que un prospecto abre su propuesta. Haga el seguimiento en el momento oportuno con el mensaje adecuado. Controle qué contratos están firmados y cuáles están paralizados.
Legal y cumplimiento normativo
Equipos legales y de operaciones
Mantenga un historial de auditoría completo de cada contrato, NDA y política. Asegúrese de que todas las firmas y aprobaciones requeridas estén registradas antes de los plazos.
RR. HH. y equipo
Equipos de RR. HH. gestionando documentos de empleados
Controle qué empleados han revisado y firmado políticas, manuales y documentos de cumplimiento normativo. Los recordatorios automatizados gestionan el seguimiento para que RR. HH. no tenga que hacerlo.
Liderazgo
Gerentes y directivos
Consulte en tiempo real el estado de las aprobaciones del consejo, las autorizaciones de presupuesto y los documentos estratégicos. No vuelva a sorprenderse por una aprobación paralizada.
Parte de la plataforma
El seguimiento de documentos es solo una parte del sistema operativo
Business in a Box conecta el seguimiento de documentos con la generación, el almacenamiento, los flujos de trabajo y los RR. HH. — todo en una sola plataforma.
Generación de documentos
Genere y realice el seguimiento del documento de inmediato — desde el primer borrador hasta la firma final.
Automatización de flujos de trabajo
Active flujos de aprobación y recordatorios automáticamente según el estado del documento.
Almacenamiento en la nube
Todos los documentos rastreados se almacenan, organizan y pueden buscarse en su unidad en la nube.
RR. HH. y equipo
Realice el seguimiento del cumplimiento documental de los empleados desde el módulo de RR. HH.
Tareas y proyectos
Vincule las aprobaciones de documentos a las tareas del proyecto para que el trabajo nunca se detenga por trámites pendientes.
Plantillas de documentos rastreables
Genere y realice seguimiento desde más de 3.000 plantillas profesionales
Comience con una plantilla redactada profesionalmente, genérela con IA y realice el seguimiento de cada interacción desde el envío hasta la firma.
Cada plantilla está diseñada para ayudarle a avanzar más rápido y dar a su empresa mayor estructura y consistencia.
Explorar todas las más de 3.000 plantillasParte de la plataforma
El seguimiento de documentos es solo una parte deel sistema operativo
Business in a Box conecta el seguimiento de documentos con todo lo demás que su empresa necesita para funcionar.
Tareas y proyectos
Planifique, asigne y realice el seguimiento de tareas con gestión completa de proyectos.
Documentos y conocimiento
Organice políticas, procedimientos y documentos empresariales en un solo lugar.
Chat y llamadas
Comuníquese con su equipo sin cambiar de aplicación.
Panel de control
Consulte todos los datos, el avance de proyectos y el rendimiento del equipo en una sola vista.
RR. HH. y equipo
Gestione empleados, asistencia y hojas de horas listas para nómina.
Valoraciones y reseñas
Altamente valorado por empresas de todo el mundo
Lo que dicen las empresas
Con la confianza de más de 250.000 empresas en todo el mundo
«Cerramos un contrato de $200.000 porque supimos en el momento exacto en que el prospecto abrió nuestra propuesta y lo llamamos en cuestión de minutos. El seguimiento de documentos cambió la forma en que opera nuestro equipo de ventas.»
Ryan Callahan — VP de Ventas, Northgate Solutions
«RR. HH. solía invertir horas cada mes persiguiendo a los empleados para que firmaran las políticas. Ahora los recordatorios automatizados se encargan de ello y disponemos de un registro de auditoría completo para el cumplimiento normativo. Es un cambio de juego.»
Priya Sharma — Gerente de RR. HH., Vantage Partners
«El panel de aprobaciones por sí solo nos salvó de tres plazos de contrato perdidos en el primer mes. Podemos ver exactamente en qué punto está bloqueado cada documento.»
Marcus Lee — COO, Blackstone Advisory Group
Seguridad lista para Enterprise
Diseñado para la confianza, la seguridad y el cumplimiento normativo
Sus datos están protegidos por una infraestructura de nivel empresarial y estándares de cumplimiento normativo.
Preguntas
Preguntas frecuentes
Deje de preguntarse qué pasó con sus documentos.
Obtenga visibilidad en tiempo real de cada documento — quién lo abrió, quién lo firmó y qué sigue pendiente — dentro de su Business Operating System.
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