Automatización de documentos
Documentos que se crean, distribuyen y archivan solos.
Business in a Box automatiza todo el ciclo de vida de sus documentos — desde la generación activada por eventos empresariales, hasta el enrutamiento para aprobación y el archivado en la carpeta correcta. Sustituya los flujos de trabajo manuales con automatización que funciona sin usted.
Garantía de devolución de 14 días · Reemplaza más de $500/mes en software
El problema
Los flujos de trabajo manuales de documentos están rotos — y todas las empresas lo saben
Cada vez que se cierra un trato, alguien redacta un contrato manualmente. Cada vez que se incorpora un nuevo empleado, RR. HH. crea manualmente un paquete de bienvenida. Cada vez que se lanza un proyecto, un responsable genera manualmente un briefing. Estos flujos de trabajo se repiten cientos de veces al año — y todos se realizan a mano.
Los flujos de trabajo manuales de documentos generan retrasos, inconsistencias y errores a escala. Cuanto más grande es la empresa, más costoso resulta. La automatización de documentos elimina por completo los pasos manuales — los documentos se activan, crean, enrutan, aprueban y archivan de forma automática.
Qué puede hacer la automatización de documentos
Automatice cada paso del ciclo de vida del documento.
Business in a Box automatiza la creación, el enrutamiento, la aprobación y el almacenamiento de documentos — activados por eventos empresariales, datos o programaciones — sin ninguna intervención manual.
Generación basada en activadores
Documentos generados automáticamente a partir de activadores empresariales
Cree reglas de automatización que generen documentos cuando ocurran eventos — nueva contratación, trato cerrado, proyecto creado o cualquier activador personalizado. Los documentos se crean solos.
Automatización del enrutamiento
Enrute automáticamente los documentos a las personas correctas para su revisión
Defina reglas de enrutamiento para que los documentos fluyan automáticamente hacia los revisores, aprobadores y firmantes correctos — según el tipo de documento, departamento, valor o criterios personalizados.
Autocompletado de datos
Extraiga datos empresariales en tiempo real hacia cada documento de forma automática
Los documentos se rellenan automáticamente con registros de empleados, datos de clientes, detalles de proyectos y cifras financieras de su plataforma — eliminando la entrada manual de datos y los errores de copiar y pegar.
Automatización de aprobaciones
Cadenas de aprobación automatizadas de múltiples pasos
Configure flujos de trabajo de aprobación que se activan automáticamente, se enrutan a los responsables adecuados, envían recordatorios y escalan si se incumplen los plazos — todo sin gestión manual.
Archivado automático
Documentos Archivados en el Lugar Correcto Automáticamente
Cada documento generado se organiza, nombra, etiqueta y almacena automáticamente en la estructura de carpetas correcta, para que nunca tenga que archivar un documento manualmente.
Análisis de Automatización
Vea el Rendimiento de Su Automatización de Documentos
Realice un seguimiento de las tasas de ejecución de automatización, los tiempos de ciclo de aprobación, las tasas de error y el tiempo ahorrado. Identifique cuellos de botella y optimice sus flujos de trabajo de documentos con datos reales.
Capacidades Completas de Automatización de Documentos
Todo lo que la Automatización de Documentos Puede Hacer dentro de Business in a Box
Desde el disparador hasta la firma y el archivado — completamente automatizado.
Diseñado Para
Quiénes Usan la Automatización de Documentos en Business in a Box
Cualquier equipo que crea, aprueba o gestiona documentos de negocio recurrentes se beneficia de la automatización.
RR. HH. y equipo
Equipos de RR. HH.
Automatice cartas de oferta, paquetes de incorporación, distribución de políticas y documentos de cumplimiento. Los disparadores de nuevas contrataciones generan y enrutan cada documento automáticamente.
Ventas e Ingresos
Equipos de Operaciones de Ventas
Active la generación de contratos y propuestas cuando los acuerdos avanzan de etapa en el pipeline. Reduzca el tiempo desde el cierre hasta el contrato firmado de días a minutos.
Operaciones
Gerentes de Operaciones y Procesos
Construya flujos de trabajo de automatización de documentos para informes recurrentes, documentación de proyectos y SOPs operativos. Estandarice cómo fluyen los documentos en toda la organización.
Finanzas y Legal
Equipos de Finanzas y Legal
Automatice informes presupuestarios, presentaciones de cumplimiento y renovaciones de acuerdos. Los documentos se generan de forma programada, se enrutan para su aprobación y se archivan automáticamente, sin esfuerzo manual.
Parte de la plataforma
La automatización de documentos es solo una parte del sistema operativo
Business in a Box conecta la automatización de documentos con cada flujo de trabajo, herramienta y equipo de su sistema operativo.
Generación de documentos
La IA genera el contenido del documento; la automatización se encarga de todo lo que ocurre después.
Seguimiento de documentos
Realice un seguimiento en tiempo real de la entrega, visualización, aprobación y firma de documentos automatizados.
RR. HH. y equipo
Automatice todos los flujos de trabajo de documentos de RR. HH., desde la incorporación hasta la salida.
Tareas y proyectos
Vincule la generación y aprobación de documentos a los hitos del proyecto y la finalización de tareas.
Almacenamiento en la nube
Los documentos automatizados se archivan, organizan y pueden buscarse al instante.
Plantillas listas para la automatización
Automatice documentos a partir de más de 3.000 plantillas profesionales
Cada plantilla está lista para ser automatizada: conéctela a desencadenadores, fuentes de datos y flujos de aprobación en minutos.
Cada plantilla está diseñada para ayudarle a avanzar más rápido y dotar a su negocio de mayor estructura y consistencia.
Explorar las más de 3.000 plantillasParte de la plataforma
La automatización de documentos es solo una partedel sistema operativo
Business in a Box conecta la automatización de documentos con todo lo demás que su negocio necesita para funcionar.
Tareas y proyectos
Planifique, asigne y realice el seguimiento de tareas con una gestión de proyectos completa.
Documentos y conocimiento
Organice políticas, procedimientos y documentos empresariales en un solo lugar.
Chat y llamadas
Comuníquese con su equipo sin cambiar de aplicación.
Panel de control
Visualice todos los datos, el avance de los proyectos y el rendimiento del equipo en una sola vista.
RR. HH. y equipo
Gestione empleados, asistencia y hojas de horas listas para nómina.
Valoraciones y reseñas
Muy valorado por empresas de todo el mundo
Lo que dicen las empresas
Con la confianza de más de 250.000 empresas en todo el mundo
"Nuestro equipo de RR. HH. solía pasar dos días creando manualmente los documentos de incorporación para cada nueva contratación. Ahora todo ocurre automáticamente en el momento en que los añadimos al sistema. Increíble."
Jessica Thornton — Head of People, Apex Growth Partners
"Automatizamos todo nuestro flujo de trabajo de contratos — desde el cierre del acuerdo hasta el contrato firmado. Lo que antes tomaba 3 días ahora toma 20 minutos. La velocidad del ciclo de ingresos ha mejorado en todos los niveles."
Tom Reyes — VP of Revenue Operations, Catalyst Digital
"La función de archivo automático por sí sola justifica la plataforma. Cada documento va exactamente donde debe ir. No hemos perdido ningún documento desde que hicimos el cambio."
Claire Davidson — Operations Manager, Verified Business
Seguridad lista para Enterprise
Diseñado para la confianza, la seguridad y el cumplimiento
Sus datos están protegidos por infraestructura de nivel empresarial y estándares de cumplimiento normativo.
Preguntas
Preguntas frecuentes
Deje de gestionar flujos de trabajo de documentos manualmente.
Automatice la creación, el enrutamiento, la aprobación y el archivo de documentos — activados por los eventos de su empresa — dentro de un único Business Operating System.
Garantía de devolución de 14 días · Configuración en minutos · Cancele cuando quiera