Remote und Flexible Arbeitsvorlagen

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Setzen Sie klare Erwartungen für Remote-, Hybrid- und flexibel arbeitende Mitarbeiter — mit Richtlinien, die Ihr Team tatsächlich befolgt.

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Häufig gestellte Fragen

Benötige ich sowohl eine Remote Work Policy als auch eine Remote Work Agreement?
Ja, in den meisten Fällen. Die Richtlinie legt unternehmensweite Regeln fest, die für alle Remote-Mitarbeiter gelten — sie ist der Basis-Standard. Die Vereinbarung ist ein individuelles Dokument, das die spezifischen Bedingungen für die Vereinbarung einer Person festhält: ihr genehmigter Arbeitsort, Zeitplan und Ausrüstung. Die Richtlinie ohne Vereinbarung hinterlässt individuelle Bedingungen undokumentiert; die Vereinbarung ohne Richtlinie bedeutet, dass jeder Manager Regeln unabhängig festlegt.
Ist eine Remote Work Policy gesetzlich erforderlich?
In den meisten Rechtsordnungen ist keine eigenständige Remote-Work-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben. Schriftliche Richtlinien schützen Arbeitgeber jedoch in Lohnstreitigkeiten, Datenschutzuntersuchungen und Kündigungsklagen. Mehrere Länder und US-Bundesstaaten haben Lohn-, Spesenvergütungs- und Datenschutzgesetze, die effektiv erfordern, dass Sie dokumentieren, wie Remote-Arbeit verwaltet wird — auch wenn sie das Dokument nicht als "Richtlinie" bezeichnen. Konsultieren Sie lokale Beschäftigungsanwälte, um Ihre Verpflichtungen zu bestätigen.
Was sollte eine Work-from-Home Policy enthalten?
Eine Work-from-Home Policy sollte Berechtigung, genehmigte Arbeitsplätze, Kernarbeitszeiten und Verfügbarkeitsanforderungen, Ausrüstungs- und Spesenvergütungsregeln, Datensicherheitsverpflichtungen, Leistungserwartungen und die Bedingungen abdecken, unter denen die Vereinbarung geändert oder widerrufen werden kann. Eine Richtlinie, die einen dieser Bereiche auslässt, führt typischerweise genau zu den Streitigkeiten, die sie verhindern sollte.
Wie setze ich eine Remote Work Policy fair um?
Wenden Sie die Richtlinie einheitlich auf ähnliche Rollen und Situationen an. Dokumentieren Sie jede Ausnahme mit einer geschäftlichen Begründung. Binden Sie die Umsetzung an messbare Ergebnisse — verpasste Verfügbarkeitsfenster, Sicherheitsvorfälle oder Versäumnis, vereinbarte Liefergegenstände zu erfüllen — anstatt an subjektive Bewertungen von "Anstrengung". Wenn eine Vereinbarung widerrufen wird, befolgen Sie die in der Richtlinie festgelegte Mitteilungsfrist und wenden Sie sie gleichmäßig an.
Kann ich Remote-Mitarbeiter überwachen und sollte ich dies offenlegen?
Überwachung ist in den meisten Rechtsordnungen mit angemessener Mitteilung rechtlich zulässig, die Regeln variieren jedoch erheblich nach Land und US-Bundesstaat. Generell sollten Überwachungspraktiken in der Remote-Work-Richtlinie oder einer separaten Überwachungsrichtlinie offengelegt, die Überwachung auf Geschäftssysteme und Geschäftszeiten beschränkt und die Erfassung persönlicher Daten vermieden werden, die für die Arbeitsleistung nicht relevant sind. Das Unterlassen der Offenlegung von Überwachung kann das Unternehmen in vielen Rechtsordnungen erheblichen rechtlichen Risiken aussetzen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Compressed Work Week und einer Four-Day Work Week?
Eine Compressed Work Week bedeutet, dass Mitarbeiter die gleiche Gesamtstundenzahl — normalerweise 40 — über weniger Tage arbeiten, beispielsweise vier 10-Stunden-Tage. Eine Vier-Tage-Arbeitswoche (wie kürzlich pilotiert) bedeutet typischerweise 32 Stunden bei vollem Lohn, wodurch die Gesamtstundenzahl sinkt. Der Unterschied ist wichtig für Überstunden-Berechnungen, Arbeitsgesetzes-Compliance und wie Sie Produktivität messen. Die Richtlinie sollte daher klar angeben, welches Modell gilt.
Wie gehe ich mit Zeitzonen in einer Remote Work Policy um?
Geben Sie die Referenzzeitzeitzone des Unternehmens für Kernarbeitszeiten, Besprechungsplanung und Fristen an. Wenn Ihr Team global verteilt ist, definieren Sie ein angemessenes Überlappungsfenster — normalerweise 3–4 Stunden — während der alle Teamkollegen verfügbar sein sollen. Dokumentieren Sie in der individuellen Remote Work Agreement des Mitarbeiters eventuell genehmigte Abweichungen (beispielsweise ein Mitarbeiter in einer deutlich anderen Zeitzone).
Kann eine Remote-Work-Vereinbarung widerrufen werden?
Ja. Die meisten Remote-Work-Richtlinien und Vereinbarungen behalten das Recht des Arbeitgebers vor, die Vereinbarung mit angemessener Vorankündigung zu ändern oder zu widerrufen — normalerweise zwei bis vier Wochen. Klare Widerrufsformulierungen schützen den Arbeitgeber, falls sich Geschäftsanforderungen ändern, eine Rolle sich entwickelt oder ein Mitarbeiter die in der Richtlinie festgelegten Leistungsstandards nicht erfüllt. Ohne diese Klausel können Mitarbeiter argumentieren, dass die Vereinbarung zu einer vertraglichen Entitlement geworden ist.

Remote und Flexible Arbeitsvorlagen vs. verwandte Dokumente

Remote Work Policy vs. Remote Work Agreement

Eine Remote Work Policy ist ein unternehmensweites Dokument, das universelle Regeln für alle remote arbeitenden Mitarbeiter festlegt. Eine Remote Work Agreement ist ein individueller Vertrag, den ein Mitarbeiter und sein Manager unterzeichnen und der die spezifischen Bedingungen — Arbeitszeiten, Arbeitsort, Ausrüstung — für die Vereinbarung dieser Person dokumentiert. In der Regel benötigen Sie beide: Die Richtlinie legt den Rahmen fest, und die Vereinbarung wendet ihn auf jeden Mitarbeiter an.

Work From Home Policy vs. Hybrid Work Policy

Eine Work From Home Policy behandelt Mitarbeiter, die vollständig remote oder größtenteils von zu Hause aus arbeiten. Eine Hybrid Work Policy befasst sich mit der Aufteilung zwischen Remote- und Bürotagen — sie definiert, an welchen Tagen Mitarbeiter vor Ort sein müssen, wie die Planung koordiniert wird und wie Schreibtische oder Besprechungsräume genutzt werden. Verwenden Sie eine Hybrid-Richtlinie, wenn die Büroarbeit ein bedeutsamer Teil der Vereinbarung ist.

Flexible Work Schedule Policy vs. Flexible Work Arrangements Policy

Eine Flexible Work Schedule Policy befasst sich speziell damit, wann Menschen arbeiten — variable Start- und Endzeiten, komprimierte Arbeitswochen oder verschobene Arbeitszeiten. Eine Flexible Work Arrangements Policy ist breiter gefasst und behandelt nicht nur wann, sondern auch wo und wie viel Mitarbeiter arbeiten — einschließlich Teilzeitregelungen, Jobsharing und Remote-Arrangements. Wenn Ihr Flexibilitätsprogramm mehrere Dimensionen umfasst, verwenden Sie die umfassendere Richtlinie.

Remote Work Security Policy vs. Remote Work Equipment and Security Policy

Eine Remote Work Security Policy konzentriert sich auf Datenschutzregeln, zulässige Nutzung und Meldepflichten für Sicherheitsvorfälle für Remote-Mitarbeiter. Die Equipment and Security Policy behandelt zusätzlich, wer welche Geräte besitzt, wie Ausrüstung beschafft, gewartet und zurückgegeben wird, und welche technischen Standards Home-Setups erfüllen müssen. Verwenden Sie die kombinierte Richtlinie, wenn das Unternehmen Ausrüstung bereitstellt oder subventioniert.

Wichtige Klauseln in jeder Remote und Flexible Arbeitsvorlagen

Unabhängig von der Variante ist jedes Remote- und Flexible-Arbeits-Dokument aus denselben Kernklauseln aufgebaut — die Formulierung wird an die spezifische Vereinbarung angepasst, aber die Struktur bleibt konsistent.

  • Berechtigungskriterien. Definiert, welche Rollen, Betriebszugehörigkeitsebenen oder Leistungsstandards für Remote- oder flexible Arrangements qualifizieren.
  • Genehmigte Arbeitsortstellung. Gibt an, von wo aus Mitarbeiter arbeiten dürfen — Heimadresse, Co-Working-Space oder ein anderer vom Arbeitgeber genehmigter Ort — und verbietet nicht genehmigte Orte.
  • Kernarbeitszeiten und Verfügbarkeit. Legt das Fenster fest, während dem Mitarbeiter erreichbar und verfügbar sein müssen, unabhängig von ihrem Gesamtzeitplan.
  • Ausrüstung und Spesenvergütung. Klärt, wer Geräte bereitstellt, Internetkosten trägt und definiert, welche Ausgaben Mitarbeiter erstattet bekommen können.
  • Datensicherheitsanforderungen. Skizziert VPN-Nutzung, Passwortstandards, verbotene Netzwerke und Anforderungen zur Geräteverschlüsselung.
  • Leistungserwartungen. Legt fest, wie Ergebnisse gemessen werden, wie Kontrollgespräche stattfinden und was ein Verstoß gegen Remote-Work-Standards darstellt.
  • Änderung und Aufhebung. Erklärt, dass die Vereinbarung vom Arbeitgeber mit angegebener Vorankündigung geändert oder beendet werden kann und schützt operative Flexibilität.
  • Gesundheits- und Sicherheitsbestätigung. Verlangt vom Mitarbeiter, zu bestätigen, dass sein Remote-Arbeitsbereich grundlegende ergonomische und Sicherheitsstandards erfüllt.

Wie Sie eine Remote- oder Flexible-Arbeitsrichtlinie schreiben

Eine klare Remote- oder Flexible-Arbeitsrichtlinie verhindert Streitigkeiten, stimmt Manager-Erwartungen ab und gibt Mitarbeitern das Vertrauen, außerhalb des Büros produktiv zu arbeiten.

  1. 1

    Umfang und Berechtigung definieren

    Identifizieren Sie, welche Rollen qualifizieren, welche Leistungs- oder Betriebszugehörigkeitsbedingungen gelten und ob die Berechtigung im Manager-Ermessen liegt oder automatisch erfolgt.

  2. 2

    Vereinbarungstyp angeben

    Geben Sie an, ob die Richtlinie vollständig Remote, Hybrid, flexible Arbeitszeiten, komprimierte Wochen oder eine Kombination abdeckt — und definieren Sie jeden Begriff klar.

  3. 3

    Ort- und Verfügbarkeitsregeln festlegen

    Benennen Sie genehmigte Arbeitsplätze, erfordern Sie vorherige Genehmigung für Änderungen und legen Sie Kernarbeitszeiten fest, während der Mitarbeiter erreichbar sein müssen.

  4. 4

    Ausrüstung, Spesen und Tech-Standards regeln

    Klären Sie, was das Unternehmen bereitstellt, was Mitarbeiter selbst beschaffen müssen, welche Kosten erstattet werden und welche minimalen Hardware- und Connectivity-Standards gelten.

  5. 5

    Datensicherheitsanforderungen schreiben

    Erfordern Sie VPN-Nutzung in öffentlichen Netzwerken, definieren Sie zulässige Geräte, ordnen Sie Bildschirmsperrung und Verschlüsselung an und erläutern Sie, wie Datensicherheitsvorfälle gemeldet werden.

  6. 6

    Leistungserwartungen und Überwachung angeben

    Beschreiben Sie, wie Ziele gesetzt, wie Ergebnisse verfolgt, wie häufig Kontrollgespräche stattfinden und was eine Überprüfung der Vereinbarung auslöst.

  7. 7

    Änderungs- und Beendigungsbedingungen einbeziehen

    Behalten Sie sich das Recht vor, die Vereinbarung mit angemessener Vorankündigung zu widerrufen oder zu ändern, und erläutern Sie, was mit Unternehmensausrüstung geschieht, wenn sie endet.

  8. 8

    Unterschriften einholen und das Dokument speichern

    Lassen Sie die Richtlinie oder einzelne Vereinbarung vom Mitarbeiter und seinem Manager unterzeichnen und speichern Sie eine Kopie in der Personalakte des Mitarbeiters.

Auf einen Blick

Was es ist
Remote und Flexible Arbeitsvorlagen sind vorgefertigte HR-Richtliniendokumente, die die Regeln, Erwartungen und Verfahren für Arbeiten außerhalb eines traditionellen Büros definieren. Sie decken alles ab — von Berechtigung und Zeitplan bis zu Ausrüstung, Datensicherheit und Leistungserwartungen.
Wann Sie es brauchen
Jedes Mal, wenn Sie Mitarbeitern erlauben, von zu Hause oder an einem anderen Ort zu arbeiten oder nach einem nicht standardmäßigen Zeitplan zu arbeiten, benötigen Sie eine schriftliche Richtlinie zum Schutz des Unternehmens und zur Festlegung klarer Erwartungen. Ohne diese sind Streitigkeiten über Arbeitszeiten, Ausrüstung, Datensicherheit und Produktivität nur schwer zu lösen.

Welche Remote und Flexible Arbeitsvorlagen brauche ich?

Die richtige Vorlage hängt davon ab, ob Sie unternehmensweite Regeln festlegen, eine einzelne Vereinbarung formalisieren oder einen bestimmten Aspekt der Remote-Arbeit wie Sicherheit oder Planung regeln.

Ihre Situation
Empfohlene Vorlage

Erstellung einer unternehmensweiten Richtlinie für alle Remote-Work-Situationen

Deckt Berechtigung, Erwartungen und Verfahren für alle Remote-Mitarbeiter ab.

Formalisierung einer spezifischen Remote-Work-Vereinbarung für einen Mitarbeiter

Dokumentiert die individuellen Bedingungen, die zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter vereinbart wurden.

Angebot einer Mischung aus Bürotagen und Remote-Tagen im Team

Legt klare Regeln fest, an welchen Tagen Mitarbeiter vor Ort beziehungsweise remote arbeiten.

Mitarbeitern erlauben, ihre Anfangs- und Endzeiten zu variieren

Definiert Kernarbeitszeiten, genehmigte Zeitfenster und Genehmigungsverfahren für Manager.

Schutz von Unternehmensdaten, wenn Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten

Behandelt Gerätestandards, VPN-Verwendung und Nutzungsrichtlinien für Remote-Setups.

Pilotphase oder Einführung einer Vier-Tage-Arbeitswoche im gesamten Unternehmen

Legt Regeln für komprimierte Arbeitswochen, Produktivitätsmaßstäbe und Berechtigung fest.

Management von Leistung und Engagement eines verteilten Teams

Bietet einen strukturierten Rahmen für Zieldefinition, regelmäßige Gespräche und Rechenschaftspflicht.

Festlegung eines konsistenten Zeitplans für Arbeitszeiten eines Remote-Mitarbeiters

Dokumentiert vereinbarte tägliche Arbeitszeiten und Verfügbarkeitsfenster für einen Mitarbeiter.

Glossar

Remote work
Arbeit, die außerhalb eines physischen Büros eines Unternehmens durchgeführt wird, normalerweise von zu Hause oder einem anderen vom Arbeitgeber genehmigten Ort.
Hybrid work
Ein Arbeitsmodell, das die Zeit eines Mitarbeiters zwischen Remote-Standorten und dem physischen Büro des Arbeitgebers nach einem definierten Zeitplan aufteilt.
Flexible work arrangement
Jedes Arbeitsmodell, das von einem Standard-Festzeitstunden- und Feststandort-Zeitplan abweicht, einschließlich Remote-Arbeit, flexible Arbeitszeiten, komprimierte Wochen und Jobsharing.
Core hours
Das spezifische Zeitfenster während des Arbeitstages, wenn alle Mitarbeiter erreichbar und verfügbar sein müssen, unabhängig von ihrem Gesamtflexibilitätszeitplan.
Compressed work week
Ein Zeitplan, bei dem ein Mitarbeiter die volle Standardstundenzahl in weniger als fünf Tagen arbeitet, beispielsweise vier 10-Stunden-Tage.
Bring Your Own Device (BYOD)
Eine Richtlinie, die Mitarbeitern erlaubt, persönliche Geräte zur Arbeit zu nutzen, normalerweise reguliert durch Sicherheitsregeln, die vom Arbeitgeber festgelegt werden.
VPN (Virtual Private Network)
Eine sichere verschlüsselte Verbindung, die Remote-Mitarbeiter verwenden, um auf Unternehmens-Systeme zuzugreifen, ohne Daten in öffentlichen oder privaten Netzwerken freizulegen.
Eligible role
Eine Position, die der Arbeitgeber als effektiv außerhalb des Büros durchführbar hat, basierend auf Aufgabenbeschreibung, Mesbarkeit der Ergebnisse und betriebliche Anforderungen.
Remote work agreement
Ein von einem Mitarbeiter und seinem Arbeitgeber unterzeichnetes individuelles Dokument, das die spezifischen Bedingungen der genehmigten Remote-Vereinbarung dieser Person dokumentiert.
Expense reimbursement
Die Verpflichtung des Arbeitgebers, Mitarbeiter für arbeitsbezogene Kosten zu erstatten, die bei der Remote-Arbeit entstehen, wie Internet, Ausrüstung oder Bürobedarf.
Work-life balance policy
Eine formale Aussage des Unternehmens zur Vermeidung von Überarbeit, Förderung von Ruhe und Unterstützung des Wohlbefindens von Mitarbeitern außerhalb von Arbeitszeiten.

Was ist eine Remote- und Flexible-Arbeitsrichtlinie?

Eine Remote- und Flexible-Arbeitsrichtlinie ist ein formales HR-Dokument, das die Regeln, Erwartungen und Verfahren für Arbeiten außerhalb einer standardmäßigen Büroumgebung oder außerhalb standardmäßiger Bürozeiten definiert. Diese Richtlinien decken das gesamte Spektrum moderner Arbeitsmodelle ab — vollständig remote arbeitende Mitarbeiter, Hybrid-Teams, die Zeit zwischen Zuhause und Büro aufteilen, Mitarbeiter mit flexiblen Start- und Endzeiten sowie Arbeitnehmer mit komprimierten oder Vier-Tage-Arbeitswochen.

Remote- und Flexible-Arbeitsdokumente dienen gleichzeitig zwei Zwecken. Für Arbeitgeber schaffen sie einen durchsetzbaren Rahmen, der das Unternehmen in Bezug auf Datensicherheit, Arbeitszeitkomplianz, Gerätebesitz und Produktivitätserwartungen schützt. Für Mitarbeiter bieten sie Klarheit darüber, was erlaubt ist, was erwartet wird und welche Unterstützung das Unternehmen bietet — wodurch die Zweideutigkeiten reduziert werden, die zu Reibung in verteilten Teams führen. Die Kategorie umfasst alles von breiten unternehmensweiten Richtlinien bis zu individuellen Remote-Work-Vereinbarungen, sicherheitsspezifischen Dokumenten und praktischen Leitfäden für Manager, die verteilte Teams leiten.

Wann brauchen Sie eine Remote- und Flexible-Arbeitsrichtlinie?

In dem Moment, in dem Sie selbst nur einem Mitarbeiter erlauben, regelmäßig außerhalb des Büros zu arbeiten, benötigen Sie schriftliche Richtlinien. Mündliche Vereinbarungen über Remote-Arrangements sind kaum durchzusetzen und konsistent anzuwenden. Sie setzen das Unternehmen in Streitigkeiten über geleistete Stunden, Gerätebesitz, Datensicherheitsvorfälle und Leistungsstandards aus.

Häufige Auslöser:

  • Einstellung eines vollständig remote arbeitenden Mitarbeiters oder Genehmigung einer langfristigen Homeoffice-Anfrage
  • Einführung eines Hybrid-Zeitplans in einer Abteilung oder im gesamten Unternehmen
  • Einführung flexibler Start- und Endzeiten oder einer Vier-Tage-Arbeitswoche
  • Onboarding von Auftragnehmern oder Beratern, die Remote auf Unternehmens-Systeme zugreifen
  • Reaktion auf einen Datensicherheitsvorfall mit dem Heimnetzwerk oder Gerät eines Mitarbeiters
  • Skalierung eines verteilten Teams über mehrere Städte, Bundesländer oder Länder
  • Formalisierung einer informellen Vereinbarung, die ohne Dokumentation lange Zeit bestand
  • Aktualisierung bestehender Richtlinien, um Änderungen im Arbeitsrecht oder in der Unternehmenspraxis widerzuspiegeln

Ohne klare schriftliche Richtlinien werden Streitigkeiten über Anwesenheit, Spesenvergütung, Datenverantwortung und Leistung uneinheitlich — oder überhaupt nicht — gelöst. Eine gut formulierte Remote- oder Flexible-Arbeitsrichtlinie dauert weniger als eine Stunde zum Anpassen aus einer Vorlage und kann Wochen an HR- und Rechtszeit sparen, wenn ein Streit entsteht. Beginnen Sie mit der Richtlinie, die Ihr häufigstes Arbeitsmodell abdeckt, und schichten Sie dann einzelne Vereinbarungen und Sicherheitsdokumente hinzu, während Ihr Programm wächst.

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