Referenz Qualifikation

Das Schreiben beginnt mit Ort und Datum, gefolgt von der Adresse des Ansprechpartners beim früheren Arbeitgeber. Eine klare Betreffzeile signalisiert sofort den Zweck des Schreibens. Die Anrede erfolgt höflich und persönlich.

Der erste Absatz erklärt, dass ein Bewerbungsschreiben von einem Kandidaten eingegangen ist und dass dieser angegeben hat, früher bei dem adressierten Unternehmen tätig gewesen zu sein. Darauf folgt die Bitte um Informationen zu Arbeitsleistung, Fachkenntnis und persönlicher Gesinnung.

Das Schreiben fragt auch nach den Gründen, warum der Kandidat das Unternehmen verlassen hat. Dies hilft, ein umfassendes Bild der Situation zu erhalten und versteckte Probleme frühzeitig zu erkennen.

Der Absatz klärt auf, ob die bereitgestellten Informationen vertraulich behandelt werden sollen, und setzt eine konkrete Frist (z. B. Anfang eines bestimmten Monats) für die Antwort, um den Einstellungsprozess voranzutreiben.

Das Schreiben endet mit einer höflichen Schlussformel, gefolgt von der Unterschrift, Titel, Telefonnummer und E-Mail des Absenders. Bei E-Mail-Versand kann eine zusätzliche Datenschutznote hinzugefügt werden.

Sowohl schriftlich als auch telefonisch sind akzeptabel, aber ein formales Schreiben hat Vorteile: Es schafft eine dokumentierte Spur, gibt dem Ansprechpartner Zeit zu überprüfen und ermöglicht eine gründlichere Antwort. Ein Anruf ist schneller, aber weniger vollständig. Viele Unternehmen kombinieren beide Methoden — zunächst schriftlich anfragen, dann telefonisch nachfassen.

Ja, das ist möglich und kann sogar hilfreicher sein. Sie können die Anfrage in nummerierte Punkte umwandeln (z. B. 1. Arbeitsleistung, 2. Fachkenntnis, 3. Grund des Ausscheidens). Dies macht die Antwort präziser und strukturierter. Beachten Sie jedoch, dass eine Prosaform weniger aufdringlich wirkt und die Wahrscheinlichkeit einer hilfreichen Antwort erhöht.

Eine angemessene Frist liegt zwischen zwei und vier Wochen. Dies gibt dem Ansprechpartner Zeit, Unterlagen zu überprüfen und eine sorgfältige Antwort zu verfassen. Wenn Sie nach dieser Frist keine Antwort erhalten, können Sie eine höfliche Nachverfolgungsmail senden. Sehr lange Verzögerungen könnten darauf hindeuten, dass der Ansprechpartner nicht bereit ist zu antworten.

Ja, das ist eine gängige Praxis und Teil der Vorlage. Dies gibt dem Ansprechpartner die Möglichkeit, Sie zu informieren, wenn er oder sie Bedenken bezüglich der Weitergabe von Informationen hat. Das Schreiben macht klar, dass Sie diese Bedenken respektieren — dies erhöht oft die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

Versuchen Sie, das Unternehmen telefonisch zu kontaktieren und den Erhalt des Briefes zu bestätigen. Wenn Sie immer noch keine Antwort erhalten, können Sie das Fehlen einer Referenz in Ihre Einstellungsentscheidung einbeziehen — es könnte auf mangelnde Kooperation oder andere Probleme hindeuten. Sie können dem Kandidaten auch mitteilen, dass Sie eine Referenz von einer anderen Quelle benötigen.

Dies ist nicht erforderlich, könnte aber professionell sein. Viele Kandidaten erwarten, dass Sie Referenzen überprüfen, und nennen die Namen selbst. Sie können den Kandidaten informieren, dass Sie eine Referenzanfrage versenden werden — dies gibt ihm die Möglichkeit, seinen früheren Arbeitgeber zu warnen und eine schnellere, hilfreichere Antwort zu sichern.

E-Mail ist vollkommen akzeptabel und oft schneller. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Vorlage mit klarer Betreffzeile (z. B. „Referenzanfrage für [KANDIDATENNAME]"). Sie können die Vorlage direkt in den E-Mail-Text kopieren und ggf. die Datenschutznote am Ende anpassen. Ein formaler Brief per Post kann wirksamer sein, wenn Sie einen sehr hohen Formalitätsgrad benötigen.

In der Regel die Person, die für die Einstellung verantwortlich ist — meist der HR-Manager, Personalleiter oder Abteilungsleiter. Die Signatur sollte zusammen mit Titel, Telefonnummer und E-Mail erfolgen, um Glaubwürdigkeit und Kontaktmöglichkeiten zu sichern.

Ja, unter der DSGVO müssen Sie sensibel mit Kandidaten- und Referenzdaten umgehen. Das Schreiben sollte klar machen, dass Sie Daten für Einstellungszwecke sammeln. Sie dürfen nur mit Kandidaten arbeiten, die die Referenzprüfung autorisiert haben. Konsultieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinien oder einen Datenschutzbeauftragten, wenn Sie Unsicherheiten haben.