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Das Bestätigungsschreiben „Erhalt des Lebenslaufs" ist ein professionelles Anschreiben, das Sie nach Erhalt einer Bewerbung an den Kandidaten versendet. Es bestätigt, dass die Unterlagen angekommen sind, teilt dem Bewerber die Position mit, auf die er sich beworben hat, und informiert ihn über den voraussichtlichen Zeitrahmen für Bewerbungsgespräche. Die Vorlage können Sie kostenlos als Word-Dokument herunterladen, online direkt im Browser bearbeiten und als PDF exportieren. Sie enthält alle notwendigen Platzhalter für Namen, Daten und Unternehmensangaben.
Dieses Schreiben schafft Klarheit und Transparenz im Bewerbungsprozess. Ohne Bestätigung wissen Bewerber oft nicht, ob ihre Unterlagen wirklich angekommen sind, und werden unsicher. Dies kann zu überflüssigen Rückfragen führen und den ersten Eindruck des Bewerbers von Ihrem Unternehmen beeinträchtigen. Ein rechtzeitig versendetes, professionelles Bestätigungsschreiben zeigt Wertschätzung, reduziert Unsicherheit und signalisiert Effizienz. Zudem dokumentiert das Schreiben rechtlich, dass die Bewerbung ordnungsgemäß eingegangen ist. Es ist ein einfaches, aber effektives Instrument zur Verbesserung Ihrer Arbeitgebermarke und zur Reduzierung von administrativem Chaos im Recruiting-Prozess.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Wenn Sie bereits einen voraussichtlichen Zeitrahmen für Gespräche kennen | Standardvorlage mit Gesprächstermin |
| Wenn der Bewerbungsprozess noch nicht geplant ist | Kurzversion ohne Datumsangabe |
| Wenn Kandidaten sich über Ihr Portal anmelden sollen | Variante mit Onlinebewerbungsportal |
| Wenn Sie per E-Mail bestätigen möchten | E-Mail-Format statt Brief |
| Für professionelle Briefkopfgestaltung mit Corporate Identity | Mit Unternehmenslogo-Platzhalter |
Warum es wichtig ist: Ein Fehler im Namen wirkt unprofessionell und kann den ersten Eindruck nachhaltig beschädigen.
Fix: Kopieren Sie den Namen direkt aus den Bewerbungsunterlagen und lesen Sie das Schreiben vor dem Versand Korrektur.
Warum es wichtig ist: Bewerber werden unsicher und können nicht planen; es entstehen Rückfragen und Missverständnisse.
Fix: Nennen Sie konkrete Wochen oder Daten wie ‚in der Woche vom 25. Juni' statt ‚demnächst'.
Warum es wichtig ist: Der Bewerber merkt, dass es sich um eine Serienmail handelt, und fühlt sich nicht wertgeschätzt.
Fix: Ersetzen Sie alle Platzhalter in [KLAMMERN] mit tatsächlichen Daten und lesen Sie das Schreiben noch einmal.
Warum es wichtig ist: Dies kann zu Datenschutzproblemen führen und widerspricht der DSGVO und deutschen Datenschutzregeln.
Fix: Lassen Sie den Vermerk am Ende stehen und ersetzen Sie nur [SENDER] mit dem korrekten Namen.
Das Schreiben beginnt mit einer formalen Anrede und einem Dank für die Bewerbung. Dies schafft einen positiven, respektvollen Ton und zeigt Wertschätzung für das Interesse des Bewerbers.
Der Mittelteil bestätigt explizit den Erhalt der Unterlagen und nennt die Position, auf die sich der Kandidat beworben hat. Dies verhindert Missverständnisse und dokumentiert den ordnungsgemäßen Eingang.
Das Schreiben informiert den Bewerber über den erwarteten Zeitrahmen für Gespräche und wie der Kandidat benachrichtigt wird. Dies schafft Transparenz und reduziert Unsicherheit.
Ein Hinweis am Ende regelt die vertrauliche Behandlung der Daten und schützt die Privatsphäre des Bewerbers sowie die des Unternehmens rechtlich ab.
Füllen Sie oben das aktuelle Datum ein und ergänzen Sie Name und Adresse des Bewerbers vollständig. Dies ist für eine professionelle Geschäftskorrespondenz essentiell.
💡 Kopieren Sie die Adressdaten direkt aus der Bewerbung, um Tippfehler zu vermeiden.
Die Betreffzeile ist bereits vorgegeben, muss aber ggf. an Ihren Stil angepasst werden. Sie können sie auch in Kleinbuchstaben schreiben, je nach Unternehmensrichtlinien.
💡
Ersetzen Sie [ANSPRECHPARTNER] durch den vollständigen Namen und [POSITION] durch die exakte Stellenbezeichnung, auf die sich der Kandidat beworben hat.
💡
Füllen Sie [DATUM] mit der Woche oder dem Datum ein, ab dem Sie mit Bewerbungsgesprächen rechnen. Dies sollte realistisch sein und dem internen Zeitplan entsprechen.
💡
Ersetzen Sie [NAME IHRES UNTERNEHMENS] durch den offiziellen Firmennamen. Dies personalisiert das Schreiben und zeigt Aufmerksamkeit.
💡
Ergänzen Sie [IHR NAME], [IHR TITEL], [IHRE TELEFONNUMMER] und [IHREEMAIL@IHRUNTERNEHMEN.COM] mit korrekten Angaben. Dies ermöglicht dem Bewerber Rückfragen zu stellen.
💡
Ersetzen Sie [SENDER] am Ende durch Ihren eigenen Namen oder den Namen Ihres Unternehmens. Dies ist rechtlich wichtig und präzisiert die Datenverantwortung.
💡
Ja, es ist gute Geschäftspraxis, jeden Bewerber zu bestätigen, der Unterlagen eingereicht hat. Dies zeigt Professionalität, Respekt und verhindert, dass Bewerber unsicher werden. Ein Bestätigungsschreiben reduziert auch Rückfragen und verbessert das Arbeitgeberimage.
Ja, viele Arbeitgeber versenden heute Bestätigungen per E-Mail. Die Vorlage kann eins-zu-eins in ein E-Mail-Format übernommen werden. Der Datenschutzvermerk am Ende ist dann optional oder kann gekürzt werden. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail-Adresse und Signatur professionell wirken.
Versenden Sie die Bestätigung am besten innerhalb von 1–2 Werktagen nach Erhalt der Unterlagen. Dies signalisiert Aufmerksamkeit und Effizienz. Zu lange Wartezeiten können den Eindruck erwecken, dass die Bewerbung liegen geblieben ist.
Falls Sie noch keinen festen Zeitrahmen haben, können Sie eine kurze Formulierung wie ‚Wir melden uns in Kürze' verwenden oder ‚Sie erhalten spätestens bis zum [DATUM]' mit einem realistischen Datum. Dies gibt dem Bewerber immer noch eine Orientierung.
Beides ist möglich. Sie können die Vorlage als Seriendruck mit Ihrer Datenbank verwenden oder jedes Mal manuell anpassen. Manuelle Anpassung ist zwar aufwendiger, wirkt aber persönlicher und professioneller.
Sie müssen den Datenschutzvermerk einhalten und die Daten sicher lagern. Nach dem deutschen Datenschutzrecht (DSGVO) dürfen Sie Bewerberdaten nur für den Bewerbungsprozess speichern. Der Vermerk am Ende des Schreibens weist darauf hin, dass Daten vertraulich behandelt werden.
Ja, Sie können beispielsweise eine Kurzbeschreibung der nächsten Schritte hinzufügen oder um einen Link zu Ihrem Unternehmensportfolio erweitern. Wichtig ist, das Schreiben nicht zu lang zu machen — drei bis vier Absätze sind ideal.
Das kann ein guter Ansatz sein, um dem Bewerber Flexibilität zu geben. Sie können z. B. schreiben: ‚Wir werden Sie in der Woche vom [DATUM] kontaktieren. Bitte teilen Sie uns Ihre verfügbaren Zeiten mit.' Dies reduziert Koordinationsaufwand.
Das Bestätigungsschreiben als Brief wirkt formaler und persönlicher als eine Serienmail. Es ist besser für größere Unternehmen geeignet, die Wert auf Corporate Identity legen. Eine E-Mail-Variante ist schneller und informeller — ideal für Tech-Startups und kleinere Teams, die rasch reagieren müssen.
Dieses Schreiben wird VOR dem Gespräch versendet und bestätigt den Erhalt. Ein Dankesschreiben kommt NACH dem Gespräch und dankt dem Kandidaten für seine Zeit. Beide Schreiben sind wichtig für einen positiven Kandidaten-Eindruck, dienen aber unterschiedlichen Zielen.
Während dieses Schreiben den Eingang bestätigt und Hoffnung signalisiert, ist eine Absage das Gegenteil. Beide sind professionelle Kommunikationsmittel. Manche Unternehmen versenden erst eine Bestätigung, dann später eine Absage an nicht berücksichtigte Kandidaten.
Dieses Schreiben enthält einen Datenschutzvermerk, ersetzt aber nicht die vollständige Datenschutzerklärung. Größere Unternehmen sollten eine separate, detaillierte Datenschutzrichtlinie zusammen mit dem Bewerbungsformular anbieten. Kleine Firmen können den Vermerk in diesem Schreiben nutzen.
Recruiter und Personalagenturen verwenden diese Vorlage täglich, um mit Kandidaten zu kommunizieren und Prozesse zu dokumentieren.
Handwerksbetriebe und Fertigungsbetriebe nutzen das Schreiben, um Fachkräfte und Produktionsmitarbeiter zu akquirieren.
Consulting-Firmen und Service-Unternehmen verlassen sich auf strukturierte Bewerbungsprozesse und professionelle Kommunikation.
Tech-Unternehmen versenden oft E-Mail-Varianten dieser Vorlage, um Entwickler und IT-Spezialisten zu recruiten.
Restaurants und Einzelhandelsketten nutzen vereinfachte Versionen, um Verkäufer und Servicekräfte schnell zu bestätigen.
Universitäten und Forschungsinstitute verwenden formale Bestätigungsschreiben für akademische und wissenschaftliche Positionen.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Kleine und mittlere Unternehmen, die intern rekrutieren und Zeit sparen möchten | Kostenlos (nur Vorlage) | 5–10 Minuten pro Schreiben |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Unternehmen, die sichergehen möchten, dass Datenschutz und Ton korrekt sind | 50–150 € für externe Freigabe | 1–2 Tage Bearbeitungszeit |
| Maßgeschneidert | Große Konzerne mit speziellen Recruiting-Standards oder Compliance-Anforderungen | 200–500 € pro Schreiben | 3–5 Tage benutzerdefinierte Erstellung |
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