Referenz Kontrollanruf Ablauf

Vollständiger Name und Titel der Person, die den Kontrollanruf durchführt.

Name und Kontaktdaten des Unternehmens, das die Referenzprüfung durchführt.

Kurze Erklärung, warum der Anruf erfolgt (z.B. Bewerbung für Position XYZ).

Vollständiger Name des Bewerbers oder der Bewerberin, dessen Referenz überprüft wird.

Bezeichnung der Stelle, auf die sich der Kandidat beworben hat.

Vorgesehener Starttermin, falls die Einstellung erfolgt.

Name und Titel der Person, mit der das Referenztelefonat geführt wird.

Bestätigung, dass der Gesprächspartner die Berechtigung hat, Auskunft zu erteilen.

Vorbereitung der Fragen zur Bewertung der Leistungen und Kompetenzen des Kandidaten.

Dokumentation, ob eine Freigabeerklärung angeboten wurde und vom Kandidaten vorliegt.

Sie sollten einen Kontrollanruf durchführen, nachdem der Kandidat die engere Auswahl erreicht hat — typischerweise nach dem Bewerbungsgespräch oder parallel dazu. Der optimale Zeitpunkt ist nach dem ersten Interview, aber bevor Sie eine Zusage erteilen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Eindrücke durch externe Perspektiven zu validieren und sicherzustellen, dass der Kandidat die angegebenen Qualifikationen tatsächlich hat.

Dies ist nicht zwingend, aber empfohlen. Eine schriftliche Freigabeerklärung schützt Sie rechtlich und macht deutlich, dass der Kandidat der Referenzprüfung zustimmt. Sie kann auch helfen, wenn der Gesprächspartner zögerlich ist — die Erklärung zeigt, dass der Kandidat selbst die Auskunft möchte. In vielen Unternehmen wird die Freigabeerklärung ohnehin als Teil des Bewerbungsprozesses unterzeichnet.

Die beste Person ist der unmittelbare Vorgesetzte oder die direkte Führungskraft des Kandidaten während seiner Tätigkeit im fraglichen Unternehmen. Diese Person hat die meisten direkten Beobachtungen und kann am aussagekräftigsten berichten. Sollte der Vorgesetzte nicht erreichbar sein, können Sie auch die HR-Abteilung oder eine andere autorisierte Person kontaktieren — vergewissern Sie sich aber immer, dass diese Person befugt ist, Auskünfte zu geben.

Manche Unternehmen haben strikte Richtlinien und geben nur minimale Informationen preis (Name, Funktion, Dauer der Beschäftigung). Dies ist nicht ungewöhnlich. Bieten Sie in solchen Fällen an, eine schriftliche Freigabeerklärung zu senden — diese löst oft das Vertrauensproblem. Wenn der Gesprächspartner dennoch ablehnt, akzeptieren Sie dies und notieren Sie das Ergebnis. Sie können auch direkt beim Kandidaten nachfragen, warum sein bisheriger Arbeitgeber keine Auskunft gibt.

Ein Telefonanruf ist vorzuziehen, da Sie in einem Gespräch Nachfragen stellen und durch den Tonfall und die Pausen mehr erfahren können. Per E-Mail erhält der Gesprächspartner mehr Zeit und Gelegenheit, seine Antworten zu „polieren" — die Informationen sind oft weniger spontan und wertvoll. Nutzen Sie E-Mail nur als Ergänzung oder Folgemedium (z.B. für die Freigabeerklärung). Ein kombinerter Ansatz — erst Telefonat, dann schriftliche Bestätigung — ist auch möglich.

Ein Kontrollanruf dauert in der Regel 10–20 Minuten. Das ist kurz genug, um die Zeit des Gesprächspartners zu respektieren, aber lang genug, um die wichtigsten Fragen zu stellen und in die Antworten einzutauchen. Bereiten Sie sich vor, um effizient zu sein — eine strukturiertes Manuskript hilft, Zeit zu sparen und keine wichtigen Punkte zu übersehen.

Ja, wenn Sie verantwortungsvoll vorgehen. Verwenden Sie das Manuskript, um sich professionell vorzustellen und den Grund zu nennen. Vergewissern Sie sich, dass der Kandidat der Referenzprüfung zugestimmt hat (Freigabeerklärung). Fragen Sie nur berufsrelevante Dinge und respektieren Sie Datenschutzgrenzen. Dokumentieren Sie das Gespräch. Dies schützt Sie vor rechtlichen Problemen und zeigt, dass Sie mit Sorgfalt und Guter Treue vorgegangen sind.

Ja, Sie dürfen relevante Erkenntnisse mit internen Entscheidungsträgern teilen — z.B. mit dem Team, das an der Einstellung beteiligt ist, oder mit Ihrem Vorgesetzten. Dies ist Teil des Einstellungsprozesses. Allerdings sollten Sie die Informationen vertraulich behandeln und auf das Wesentliche beschränken. Teilen Sie keine irrelevanten persönlichen Details und beachten Sie den Datenschutz. Externe Weitergabe (an Dritte außerhalb Ihres Unternehmens) ist ohne explizite Zustimmung nicht erlaubt.

Dies ist nicht zwingend, es sei denn, es gibt erhebliche Bedenken. In der Regel konzentriert sich der Kandidat auf die nächsten Schritte (Zusage oder Ablehnung). Sollte der Referenzbericht aber substantielle Mängel aufweisen oder dem Kandidaten widersprechen, kann es fair sein, dies mit dem Kandidaten zu besprechen — z.B. um sein Verständnis zu überprüfen oder ihm die Chance zu geben, sich zu äußern. Transparenz schafft Vertrauen und schützt Sie auch vor späteren Anschuldigungen.