Modelos de Gestão de Projetos

O que é um modelo de gestão de projetos?

Um modelo de gestão de projetos é um documento pré-estruturado que fornece a uma equipe de projeto um formato consistente e repetível para definir, planejar, acompanhar e encerrar um projeto. Em vez de construir documentos de planejamento do zero a cada vez, as equipes começam a partir de um modelo que já contém as seções certas — escopo, cronograma, recursos, riscos, plano de partes interessadas — e o adaptam aos detalhes específicos de sua iniciativa. Essa consistência reduz o tempo de configuração, diminui a chance de informações críticas serem omitidas e facilita para as partes interessadas e auditores navegarem pela documentação do projeto.

Os modelos de gestão de projetos abrangem o ciclo de vida completo. Na frente, um modelo de proposta de projeto ajuda a obter aprovação apresentando o caso de negócios, objetivos e plano de alto nível em um formato que os patrocinadores esperam. Durante o planejamento, um modelo de plano de gestão de projetos captura cada dimensão de como o trabalho será executado. Durante a execução, modelos de cronograma e gestão de tarefas mantêm a equipe alinhada. Na retaguarda, modelos de avaliação e transição garantem que os resultados sejam medidos e o conhecimento seja transferido em vez de ser perdido quando a equipe se dispersa.

Quando você precisa de um modelo de gestão de projetos

Sempre que um trabalho tem um início definido, um ponto final e um resultado mensurável, ele se beneficia da documentação de gestão de projetos. Quanto mais pessoas envolvidas, maiores as apostas e mais longo o cronograma — mais importante a documentação consistente se torna.

Gatilhos comuns:

• Lançar um novo produto, serviço ou iniciativa interna que envolva mais de uma equipe
• Apresentar um conceito de projeto a um executivo, conselho ou cliente para aprovação de orçamento
• Integrar um novo gerente de projetos ou coordenador a um compromisso ativo
• Transferir o trabalho do projeto concluído para uma equipe de operações, suporte ou proprietário de negócios
• Executar uma implementação de TI ou software com múltiplas dependências técnicas
• Realizar uma revisão pós-projeto para capturar o que funcionou e o que deve mudar
• Estabelecer controle formal de mudanças quando solicitações de escopo ou orçamento começam a chegar no meio do projeto

Pular a documentação de gestão de projetos é uma das maneiras mais confiáveis de produzir as duas falhas de projeto mais comuns: expansão de escopo e prazos perdidos. Sem um plano escrito, acordos verbais preenchem a lacuna — e acordos verbais mudam a cada nova conversa. Um plano de uma página criado antes do trabalho começar leva menos tempo do que a primeira disputa de escopo que ele previne.