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É uma planilha editável em Excel que organiza todas as faturas que você emitiu e que ainda aguardam pagamento. Inclui campos para data de emissão, nome do cliente, contato, telefone e análise de vencimento (quanto tempo falta ou quanto tempo passou do prazo). Você pode atualizar a planilha semanalmente para rastrear quem pagou, quem está em dia e quem atraso. Download em formato .xls gratuito e exportável em PDF para compartilhar com sua equipe de cobrança ou contador.
Sem controle claro de contas a receber, você não sabe realmente quanto dinheiro a empresa tem disponível — só sabe quanto faturou. É comum empresas que crescem em receita começarem a faltar caixa porque o dinheiro fica preso em crédito aos clientes. Uma planilha de contas recebíveis evita que você perca cobranças por falta de organização, permite identificar clientes inadimplentes antes que virem perdas, e mostra o verdadeiro status do seu fluxo de caixa. Além disso, facilita o trabalho do seu contador na reconciliação com a contabilidade e gera relatórios que ajudam você a decidir quantos dias de crédito oferecer a novos clientes.
| Se sua situação é… | Use este modelo |
|---|---|
| Pequena empresa com poucos clientes e poucos meses de histórico | Contas Recebíveis — Versão Básica |
| Empresa média que precisa de análise de aging por faixas múltiplas | Contas Recebíveis — Versão Expandida |
| Empresa que quer visualizar tendências e gerar dashboards visuais | Contas Recebíveis — Com Gráficos |
| Negócio internacional que recebe em várias moedas | Contas Recebíveis — Multimoeda |
| Empresa que deseja automatizar lembretes de cobrança | Contas Recebíveis — Com Integração de E-mail |
Por que importa: Números desatualizados levam a decisões erradas sobre crédito e cobrança, além de sobreavaliação do caixa.
Fix: Atualize diariamente ou a cada recebimento; remova faturas pagas imediatamente.
Por que importa: Fica impossível identificar quem está atrasado e quem não; perdem-se cobranças urgentes.
Fix: Use colunas separadas por faixas de vencimento (0-30, 31-60, 60+ dias) ou código de cores.
Por que importa: Quando você precisa cobrar, não consegue localizar quem aprovará o pagamento na empresa cliente.
Fix: Atualize nomes, telefones e e-mails toda vez que falar com o cliente.
Por que importa: Oferece crédito da mesma forma para quem paga na hora e para quem sempre atrasa, gerando fluxo de caixa imprevisível.
Fix: Adicione coluna de anotação ou sinalizador (vermelho/amarelo) para clientes de risco alto.
Por que importa: Perde-se rastreabilidade de quanto tempo leva de verdade para receber de cada cliente.
Fix: Mantenha backup mensal da planilha; a história de recebimentos é valiosa para previsão.
Por que importa: Pode parecer que o negócio está crescendo em receita, mas na verdade está tudo pendurado em crédito — esconde falta de caixa real.
Fix: Revise mensalmente: quanto foi faturado vs. quanto foi efetivamente recebido no período.
Data em que a fatura foi emitida.
Razão social ou nome do cliente que comprou a mercadoria ou serviço.
E-mail ou pessoa responsável pelo pagamento na empresa cliente.
Número para contato direto em caso de dúvida ou cobrança.
Valor de faturas que vencem dentro dos próximos 30 dias.
Soma do valor total em aberto deste cliente.
Verifique se as colunas (Data, Cliente, Contato, Telefone, etc.) estão claras. Ajuste a formatação para seu padrão de empresa.
💡 Use negrito no cabeçalho para facilitar a leitura.
Preencha cada linha com uma fatura em aberto. Inclua a data, nome do cliente, melhor contato e valor.
💡 Importe dados da sua nota fiscal ou sistema de vendas para economizar tempo.
Classifique cada fatura na coluna de prazo correto (0-30 dias, 31-60 dias, etc.) conforme quantos dias faltam para vencer.
💡 Use fórmulas de data para calcular automaticamente os dias em aberto.
Some os valores em aberto por cliente e gere um total geral da planilha. Assim você saberá quanto dinheiro ainda espera receber.
💡 Célula de total deve atualizar automaticamente quando você adicionar novas faturas.
Revise a planilha semanalmente ou quando receber pagamentos. Remova faturas quitadas e adicione novas faturações abertas.
💡 Marque a data de atualização no topo da planilha para rastrear informações.
Identifique padrões de atraso, clientes problemáticos e o tempo médio de recebimento. Use esses dados para melhorar condições de crédito.
💡 Compare o relatório mensal para ver se o ciclo de recebimento está melhorando ou piorando.
Contas a receber é o dinheiro que você faturou mas ainda não recebeu — é uma promessa de caixa futuro. Fluxo de caixa é o dinheiro que realmente entrou na conta. Se você vender R$ 10 mil a crédito com prazo de 30 dias, sua receita sobe hoje, mas seu caixa só melhora quando o cliente paga. Por isso essa planilha é crítica: mostra o que você ainda espera receber.
Idealmente, toda vez que um pagamento chegar. No mínimo, uma vez por semana para empresas pequenas e diariamente para empresas maiores ou aquelas com muitos clientes. A frequência depende de quantas transações você tem e de como sua análise de crédito é feita. Quanto mais atualizada, melhor sua decisão sobre oferecer novo crédito ou fazer cobrança.
Compare o tempo entre vencimento e recebimento real. Se seu padrão é prazo de 30 dias mas na verdade recebe em 45, você está esperando 15 dias a mais do que deveria. Use essa data para avisar o cliente 3-5 dias antes do vencimento — não espere ficar vencido para falar. Clientes que recebem lembretes gentis antes do prazo tendem a pagar mais rápido.
Mantenha-os marcados na planilha (código de cor ou anotação). Para novos pedidos, reduza o prazo de crédito (em vez de 60 dias, ofereça 30) ou peça forma de pagamento mais segura (cheque pré-datado, boleto automático). Se o atraso persiste mesmo com reminders, considere suspender crédito e pedir pagamento adiantado ou à vista. Atraso recorrente sinaliza risco e pode prejudicar seu fluxo de caixa.
Parcialmente. Vendas com cartão à vista não geram contas a receber — o dinheiro entra automaticamente. Mas se você oferece parcelamento pelo cartão (6x, 12x) e recebe de forma parcelada da operadora, então sim — registre essas parcelas na planilha para acompanhar quando o dinheiro chega. Muitas empresas combinam: algumas vendas à vista, outras a crédito direto — a planilha captura apenas o crédito direto.
Um cliente inadimplente é aquele que passou 60+ dias vencido sem pagar e sem contato. Use a faixa de aging (coluna 60+ dias) para identificá-los. Quando alguém ficar nessa faixa por mais de um mês, é hora de ação: cobrança mais firme, possível ação legal ou renegociação. Adicione uma coluna de status ("em dia", "vencido", "em atraso grave", "em litígio") para facilitar a visualização.
A planilha em si é um arquivo local no seu computador ou nuvem. Proteja-a com senha do Excel, restrinja acesso a quem realmente precisa e faça backup regular. Se você usa nuvem (OneDrive, Google Drive), configure permissões de quem pode ver. Não compartilhe com clientes — é um documento interno de gestão. Para dados muito sensíveis (CNPJ, informações de crédito), considere software de gestão de contas a receber especializado.
A planilha básica é manual. Porém, você pode exportar dados para sistemas de e-mail ou CRM que permitem automação. Ou usar recursos avançados do Excel (macros, Power Automate) para enviar e-mails automáticos quando um cliente fica vencido. Para isso, consulte um especialista em Excel ou migre para um software especializado em contas a receber. Muitos têm integração de e-mail nativa.
A planilha é um controle operacional — ajuda você a gerenciar cobranças. Sua contabilidade usa os mesmos dados (nota fiscal, data de vencimento) para registrar a receita e as provisões de atraso. No final do mês, o saldo total da planilha deve bater com o saldo de contas a receber do seu balanço contábil. Se não bater, há inconsistência — revise com seu contador.
Fluxo de caixa mostra o dinheiro que realmente entrou e saiu — é histórico realizado. Contas a receber é o que você espera receber no futuro — é previsão. Você precisa dos dois: um mostra o passado (caixa), outro mostra o futuro (recebíveis). Juntos, preveem seu caixa dos próximos 30-90 dias com precisão.
Software de NF-e registra e emite a fatura com todos os dados legais. Essa planilha de contas a receber organiza essas mesmas notas pelo aspecto de cobrança — quem já pagou, quem está vencido, etc. Você usa NF-e para gerar a fatura legalmente; esta planilha para gerenciar quando chega o dinheiro. Complementam-se.
Um CRM armazena contatos, histórico de vendas e interações com clientes. Essa planilha de contas a receber é focada apenas no dinheiro pendente — prazos, valores, atrasos. Se você usa CRM, exporte seus clientes ativos para esta planilha mensal para cruzar informações de crédito. A planilha é mais rápida e visual para cobrança; o CRM é melhor para relacionamento geral.
Relatório contábil registra todas as receitas do período e provisões de perdas. Esta planilha é operacional — foca nos clientes que ainda devem. Um está na contabilidade (passado e saldos contábeis), outra é de cobrança (ação futura e contatos). Ambas usam os mesmos dados da nota fiscal, mas servem propósitos diferentes.
Controlar crédito de clientes que compram em quantidade ou precisam de prazo maior para pagamento.
Gerenciar múltiplas contas de revendedores com diferentes prazos de pagamento e volumes de crédito.
Rastrear faturas emitidas pela execução de serviços, que frequentemente têm prazo para faturamento e pagamento.
Acompanhar pedidos grandes que geram múltiplas faturas e prazos estendidos para clientes corporativos.
Controlar pagamentos de projetos que podem ser faturados em etapas e com condições de crédito negociadas.
Gerenciar licenças e serviços anuais ou mensais faturados antecipadamente ou com prazo de cobrança negociado.
| Caminho | Melhor para | Custo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Use o modelo | Empresa pequena, poucos clientes, você quer controle manual e simples. | Grátis ou baixíssimo custo (arquivo Excel). | 30 minutos para configurar; 5-10 minutos por semana para atualizar. |
| Modelo + revisão profissional | Você quer a planilha mas prefere que um contador ou especialista em crédito revise sua estrutura e adapte para sua empresa. | R$ 500 a R$ 2 mil, dependendo da complexidade e quantas horas de revisão. | 2-3 horas de trabalho profissional; depois você mantém sozinho. |
| Redigido sob medida | Empresa média/grande, muitos clientes, precisa de integração com sistema contábil ou automação de lembretes. Quer sistema robusto não apenas planilha. | R$ 3 mil a R$ 20 mil+, incluindo licença de software de contas a receber especializado. | 1-2 semanas de implantação; depois automatizado e com relatórios contínuos. |
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