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È una lettera professionale e formale che comunica a un cliente affidabile la disponibilità dell'azienda a prorogare il pagamento di fatture scadute. Segnala il credito insoluto in modo cortese, riconosce il valore della relazione commerciale, e offre flessibilità nei termini per mantenere il rapporto. Il modello è disponibile in formato Word gratuito, completamente modificabile e esportabile in PDF, pronto per l'invio via posta o email.
Un credito insoluto non gestito adeguatamente espone l'azienda al rischio di perdere un cliente strategico oppure di generare conflitti che danneggiano la reputazione commerciale. Una lettera di proroga ben formulata risolve l'insolvibilità con professionalità, dimostrando fiducia nel cliente e disponibilità al dialogo. Protegge inoltre l'azienda creando una traccia amministrativa ufficiale della rinegoziazione, essenziale in caso di future contestazioni. Per clienti di rilievo, una proroga concordata è spesso più efficace e meno costosa di un'azione legale di recupero credito.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Cliente affidabile, ritardo dovuto a errore amministrativo, nessuna clausola particolare richiesta. | Proroga con condizioni generiche |
| Desideri che il cliente si metta in contatto per discutere della situazione e delle modalità di regolamento. | Proroga con richiesta di contatto |
| Vuoi fissare una data precisa di pagamento anziché lasciare aperta la negoziazione. | Proroga con scadenza fissa |
| Il cliente dovrebbe saldare in più rate piuttosto che in un'unica soluzione. | Proroga con piano di pagamento |
| Accompagni la proroga alla disponibilità di applicare condizioni di pagamento più favorevoli ai prossimi ordini. | Proroga per ordini futuri |
Perché conta: Un tono duro può danneggiare la relazione con un cliente di valore e causare irritazione.
Fix: Mantieni un registro professionale, cortese e collaborativo; presenta la proroga come un gesto di fiducia e supporto.
Perché conta: Genera confusione e conflitti futuri su quando e come il cliente deve pagare.
Fix: Aggiungi chiaramente la nuova data di scadenza e, se pertinente, le modalità di pagamento concordate.
Perché conta: Perdi la traccia amministrativa della comunicazione, utile in caso di future controversie.
Fix: Conserva una copia stampata o digitale della lettera firmata nel fascicolo del cliente.
Perché conta: Il cliente non sa esattamente quali fatture riguarda la proroga.
Fix: Allega un prospetto delle fatture insolute o inserisci almeno numeri fattura, date e importi nel corpo della lettera.
Perché conta: L'ufficio crediti potrebbe continuare a sollecitare il pagamento, contradddicendo la proroga.
Fix: Coordinati internamente: la proroga deve essere registrata nel sistema di gestione crediti.
Perché conta: Una proroga troppo lunga o senza garanzie potrebbe compromettere il flusso di cassa aziendale.
Fix: Valuta bene la durata della proroga e, se opportuno, introduci condizioni (es. interessi di dilazione, pegno, fideiussione).
Data della lettera e dati completi del contatto destinatario, inclusi nome, indirizzo, città e codice postale.
Titolo esplicito della comunicazione: 'Proroga del credito insoluto a beneficio del cliente di riguardo', che rende chiaro il contenuto della lettera.
Saluto cortese e identificazione del lettore (es. Spett.le [Nome Contatto]) per personalizzare la comunicazione.
Riferimento al fatto che l'ufficio crediti ha registrato fatture scadute, senza tono accusatorio ma informativo.
Affermazione che il cliente è tra i migliori, per giustificare la disponibilità alla proroga e mantenere la relazione.
Dichiarazione di disponibilità a fornire supporto, aperta al dialogo e al chiarimento di eventuali difficoltà.
Riconoscimento che i ritardi derivano spesso da semplici errori contabili, non da mancanza di solvibilità.
Inserisci la data odierna nel formato GG mese AAAA (es. 19 giugno 2022).
💡 Mantieni la data coerente con la data di invio effettivo della lettera.
Inserisci il nome completo del contatto, il suo indirizzo, la città, la provincia e il codice postale.
💡 Utilizza i dati della fattura per garantire l'esattezza dell'indirizzo.
Sostituisci [Nome Contatto] con il nome effettivo della persona o dell'azienda a cui ti rivolgi.
💡 Se conosci il nome specifico del responsabile, usa il suo titolo e cognome per maggiore formalità.
Rivedi il corpo della lettera per assicurarti che rispecchi il valore effettivo del cliente e la situazione creditizia.
💡 Mantieni un tono professionale ma cordiale; evita accusatori o toni minacciosi.
Se necessario, aggiungi una sezione che dettagli la nuova scadenza, le modalità di pagamento o le condizioni della proroga.
💡 Sii chiaro e specifico: data di scadenza, importo, modalità (bonifico, assegno, etc.).
Firma la lettera manualmente o utilizza una firma digitale, inclusa la data.
💡 Se inviata per email, una firma leggibile della persona responsabile rafforza l'ufficialità.
Una proroga è l'estensione della scadenza di pagamento originaria verso una data futura, concessa dal creditore al debitore. Si concede tipicamente quando il cliente è affidabile e strategico, ma ha subito un ritardo dovuto a errori amministrativi, difficoltà temporanee di liquidità o altri fattori risolvibili. La proroga mantiene la relazione commerciale e dimostra fiducia nel cliente.
No, la proroga è una scelta commerciale e strategica. Va valutata in base al valore del cliente, alla sua affidabilità storica, alla motivazione del ritardo e alla situazione di cassa dell'azienda. Per clienti di nuova acquisizione o con precedenti inadempienze, una proroga potrebbe non essere opportuna.
Sì, è altamente consigliato. Una lettera ufficiale crea una traccia amministrativa, documenta l'accordo e previene malintesi futuri. Se la proroga comporta modifiche significative (nuova data, interessi di dilazione, garanzie), un documento scritto firmato è essenziale.
Specifica chiaramente la data di scadenza originaria, l'importo dovuto, la nuova scadenza concordata e le modalità di pagamento (bonifico, assegno, altro). Se pertinente, indica anche eventuali interessi di dilazione o condizioni aggiuntive.
Comunica subito al responsabile crediti la decisione di prorogare, incluse la data di scadenza originaria, il cliente, l'importo e la nuova scadenza. Assicurati che il sistema di gestione crediti venga aggiornato per evitare solleciti contraddittori.
Sì, è possibile. Se la proroga è lunga o comporta rischi finanziari, puoi prevedere interessi di dilazione, richiesta di fideiussione o altre garanzie. Tuttavia, per clienti di valore con ritardi dovuti a semplici errori, una proroga incondizionata è spesso più efficace a mantenere la relazione.
Sì, anzi è consigliato per clienti con cui desideri mantenere un dialogo aperto. Puoi aggiungere un invito a contattare l'ufficio crediti per chiarire eventuali dubbi o difficoltà e concordare la modalità di pagamento.
Dipende dalla tua politica creditizia, ma in genere una proroga si offre dopo che è diventato evidente il ritardo (es. 10–15 giorni dalla scadenza originaria) e dopo un possibile contatto telefonico per comprendere la situazione del cliente.
Sì, una lettera firmata di proroga costituisce un accordo formale tra le parti. Entrambi sono obbligati a rispettare la nuova scadenza. Pertanto, assicurati che le condizioni siano sostenibili per l'azienda e chiaramente comunicate.
La lettera di sollecito chiede con urgenza il pagamento entro una scadenza perentoria. La lettera di proroga, invece, offre una scadenza nuova e più favorevole. Usa il sollecito quando il cliente è inaffidabile o in ritardo grave; usa la proroga quando il cliente è di valore e il ritardo è giustificato.
La comunicazione di sospensione interrompe i rapporti commerciali come conseguenza dell'insolvibilità. La lettera di proroga, al contrario, intende mantenere la relazione e dimostra fiducia. Scegli la proroga per preservare i clienti strategici; la sospensione per clienti inaffidabili.
Una proroga semplice sposta la scadenza a una data successiva in un'unica soluzione. Un piano di rateizzazione divide il debito in più pagamenti. Usa la proroga semplice per ritardi dovuti a errore; il piano di rateizzazione per clienti con vere difficoltà di liquidità.
Un accordo di ristrutturazione modifica sostanzialmente i termini (importi, rate, interessi, garanzie). Una proroga è una semplice estensione di scadenza. Per piccoli ritardi o clienti affidabili, la proroga è sufficiente; per crisi di solvibilità, serve una ristrutturazione formale.
Gestione crediti verso clienti commerciali affidabili con storici ordini frequenti e rispetto dei termini.
Proroga crediti verso fornitori rivenditori o grandi ordini industriali per mantenere continuità della relazione.
Comunicazione proroga a clienti di spedizioni importanti per evitare interruzione dei servizi.
Formalizzazione della proroga di crediti verso clienti corporate in caso di ritardi amministrativi.
Gestione crediti verso subappaltatori o fornitori affidabili in caso di ritardi di cantiere.
Proroga crediti verso fornitori di materie prime o grandi clienti (catering, event) con cui continuare la collaborazione.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Credito insoluto semplice, cliente affidabile, ritardo dovuto a errore contabile, nessuna clausola commerciale complessa. | Gratuito (modello Business in a Box). | 5–10 minuti per adattare nome, date e dettagli specifici. |
| Modello + revisione professionale | Proroga importante di importo significativo, cliente strategico, necessità di condizioni particolari (interessi, garanzie) da validare. | Costo del modello + 50–150 € per revisione di consulente commerciale o avvocato. | 15 minuti per adattare il modello, 2–3 giorni per revisione professionale. |
| Redatto su misura | Situazione creditizia complessa, importo molto elevato, negoziazione di termini particolari, cliente estero o giurisdizione speciale. | 200–500 € per drafting legale o consulenziale ad hoc. | 5–10 giorni per analisi, negoziazione e stesura su misura. |
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