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L'avviso reso merce è una lettera formale che invii a un fornitore per comunicare il rifiuto e la restituzione di merci danneggiate, difettose o non conformi all'ordine di acquisto. Consente di documentare ufficialmente i dettagli della spedizione (numero ordine, fattura, data consegna, bolla di accompagnamento), specificare il motivo del reso e richiedere il credito dovuto. È uno strumento essenziale per tracciare reclami in modo legale e professionale. Disponibile come download Word gratuito, completamente modificabile online e esportabile in PDF, l'avviso reso merce offre una struttura già collaudata che garantisce chiarezza e completezza della comunicazione.
Ricevere merce danneggiata o difettosa rappresenta una perdita economica diretta per la tua azienda: denaro speso per articoli inutilizzabili, costi di movimentazione e potenziale perdita di vendita (se la merce era destinata ai tuoi clienti). Senza un avviso formale e documentato, il fornitore può ignorare il reclamo o contestarlo, allungando indefinitamente i tempi di rimborso. L'avviso reso merce crea una traccia ufficiale, datata e dettagliata che legittima la tua richiesta di credito, facilita la risposta rapida del fornitore e protegge i tuoi diritti in caso di controversia. Inoltre, documenta la comunicazione presso il tuo sistema contabile, riducendo errori nella riconciliazione crediti e garantendo conformità nelle verifiche fiscali.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Reso per danno, difetto o non conformità con dettagli completi | Avviso reso merce standard |
| Reso causato da danno durante la spedizione con polizza di carico | Avviso reso merce per danno da trasporto |
| Reso per mancanza totale o parziale della quantità ordinata | Avviso reso merce per quantità errata |
| Comunicazione che merce rimane in giacenza in attesa di istruzioni | Avviso reso merce con fermo merci |
| Reso con contemporanea richiesta di merce sostitutiva | Avviso reso merce con richiesta sostituzione |
| Comunicazione rapida per danno grave con richiesta azione immediata | Avviso reso merce urgente |
Perché conta: Il fornitore non riesce a identificare la spedizione e il reclamo rimane irrisolto o ritarda significativamente.
Fix: Controlla sempre la documentazione di ricezione (ddt, fattura) prima di compilare e inserisci tutti i riferimenti.
Perché conta: Il fornitore potrebbe contestare il reclamo o richiedere chiarimenti, allungando i tempi di rimborso.
Fix: Descrivi con precisione dove e come è il danno, es. 'Angolo superiore sinistro ammaccato 5 cm', 'Schermo del monitor presenta crepe radianti'.
Perché conta: Il documento perde valore formale e il fornitore potrebbe non considerarlo una richiesta ufficiale.
Fix: Firma a mano (se cartaceo) o apponi firma digitale (se pdf); includi timbro aziendale dove possibile.
Perché conta: Mancanza di documentazione tracciabile; il fornitore può negare di aver ricevuto il reclamo.
Fix: Invia sempre via email con ricevuta di lettura, raccomandata, o pec; conserva copia della comunicazione.
Perché conta: Il rimborso ricevuto potrebbe essere inferiore al dovuto, causando perdita economica per la tua azienda.
Fix: Moltiplicare quantità per prezzo unitario con calcolatrice, sommare le righe, e verificare il totale prima dell'invio.
Perché conta: In caso di contestazione, manca la prova oggettiva dei vizi; il reclamo può essere rigettato.
Fix: Allega foto o video del danno, bolla di accompagnamento e fattura originaria quando invii l'avviso.
Spazio per data dell'avviso e indicazione del destinatario (fornitore). Fondamentale per tracciamento cronologico del reclamo e conformità ai termini di prescrizione.
Raccoglie numero ordine di acquisto, numero fattura, data di consegna, numero bolla di accompagnamento e numero polizza di carico. Permette al fornitore di identificare esattamente la spedizione contestata.
Sezione descrittiva dove specificare la natura dei vizi riscontrati (danno da trasporto, difetto di fabbricazione, quantità errata, ecc.). È la base legale per il reclamo.
Elenco dettagliato di ogni articolo reso con: riferimento interno, quantità, descrizione dell'articolo, descrizione del danno, prezzo unitario e credito dovuto. Calcolo trasparente del totale.
Formulazione ufficiale che richiede formalmente il credito per la merce resa. Conclude il documento legittimando il reclamo e l'azione di rimborso.
Compila la data dell'avviso e il nome, indirizzo e contatti del fornitore. Questo assicura tracciamento temporale e recapito corretto.
💡 Usa sempre la data effettiva di compilazione dell'avviso, non quella di ricevimento della merce.
Recupera dalla documentazione di trasporto il numero ordine d'acquisto, numero fattura, data di consegna, bolla di accompagnamento e polizza di carico. Disponili nei campi corrispondenti.
💡 Se manca una documentazione, scrivi 'Non disponibile' — non lasciare vuoto.
Specifica chiaramente e concretamente i vizi riscontrati. Esempio: 'Danno da trasporto su angoli inferiori', 'Articolo arrivato sporco e non funzionante', 'Quantità consegnata inferiore all'ordine di 10 unità'.
💡 Sii specifico: i dettagli aiutano il fornitore a risolvere più velocemente e a evitare ricorrenze.
Per ogni articolo reso, inserisci il numero di riferimento interno, quantità, descrizione dell'articolo, descrizione del danno, prezzo unitario (dalla fattura originaria) e calcola il credito dovuto.
💡 Se un articolo ha più danni diversi, puoi suddividerlo in righe separate oppure consolidare nella descrizione del danno.
Somma tutti i crediti delle singole righe e inserisci il totale in fondo alla tabella. Verifica il calcolo prima di inviare.
💡 Se hai dubbi su mezzo credito (danneggiamento parziale), consulta il fornitore o applica il criterio più conservativo per la tua azienda.
Firma il documento (manualmente se stampato, o digitalmente se via email) e invia al fornitore via email certificata o raccomandata. Conserva copia per i tuoi archivi.
💡 Invia sempre una copia a chi gestisce i resi internamente (magazzino, contabilità) per coordinare eventuali passi successivi.
In genere, hai 8–10 giorni lavorativi dalla consegna per inviare un reclamo ufficiale per vizi apparenti (danno visibile, quantità errata). Per vizi non apparenti (danno interno, difetto di funzionamento), il termine può estendersi a 30–60 giorni a seconda delle tue condizioni di acquisto e della giurisdizione. Consulta il tuo contratto fornitore o il responsabile acquisti per i termini specifici. È sempre consigliabile agire rapidamente per evitare contestazioni sulla tempestività del reclamo.
No, l'avviso reso merce inizia il processo di reclamo ma non annulla la fattura da solo. La fattura rimane registrata fino a quando il fornitore non emette una nota di credito o accredito ufficiale. Coordina con il tuo responsabile contabile e il fornitore affinché, una volta accettato il reso, venga emessa una nota di credito nel sistema contabile. Solo allora la fattura sarà completamente regolarizzata.
Se non ricevi una risposta entro 5–7 giorni lavorativi, invia una comunicazione di follow-up (email di cortesia o telefonata). Se il fornitore continua a non rispondere, valuta di escalare il reclamo al responsabile vendite o all'amministrazione fornitore. In ultimo, potresti sospendere i pagamenti di fatture successive fino a risoluzione (consultando il tuo avvocato) o avanzare reclamo presso organismi di mediazione commerciale, a seconda della giurisdizione.
No, l'avviso di reso è una comunicazione documentale. La merce fisica viene restituita in un secondo momento, secondo le istruzioni del fornitore (spese a suo carico se il danno è sua responsabilità, altrimenti da concordare). Allega all'avviso foto/video del danno e documenti di trasporto. Comunica separatamente con il fornitore per le modalità fisiche di restituzione della merce.
Valuta con il tuo responsabile qualità o magazzino la percentuale di danno: se l'articolo è inutilizzabile, chiedi il 100% del credito; se è utilizzabile ma svalutato, applica uno sconto percentuale (es. 20–50% a seconda della gravità). Documenta il ragionamento nell'avviso in modo che il fornitore possa concordare. Se hai dubbio, contatta il fornitore per concordare la percentuale prima di inviare l'avviso ufficiale.
L'email è lo standard moderno e tracciabile (con ricevuta di lettura). Tuttavia, per importi superiori a una soglia (dipende da tuo contratto), considera di inviare anche copia via raccomandata A/R o PEC. Se il fornitore ha un portale di reclami online, usalo pure. L'importante è conservare copia della comunicazione e della data di invio per tracciamento legale. Evita comunicazioni informali (chat, voce).
Se il danno è stato provocato dal trasporto, il vettore (o il fornitore se è responsabile della spedizione) è tenuto a risarcire. Se il danno è posteriore alla consegna (tuo errore di movimentazione), allora il costo rimane a carico tuo. Se c'è contestazione, richiedi al fornitore di specificare il motivo del rigetto per iscritto. Se hai polizza di carico, contatta il vettore. Se il valore è significativo, consulta un avvocato specializzato in contratti commerciali.
Questo modello è specifico per danni e vizi. Se il reso è per motivo diverso (cambio idea cliente, eccedenza di stock, ordinazione errata), usa il modello generico di reso merce o contatta il fornitore secondo le sue condizioni di reso (diritto di reso entro X giorni, eventuale penale, ecc.). Consulta il tuo contratto fornitore per capire se e come puoi esercitare diritti di reso per motivi non legati a difetto.
La nota di credito è un documento contabile che il fornitore emette dopo aver accettato il reclamo; l'avviso di reso merce è la comunicazione che avvii TU per reclamare e richiedere che il fornitore emetta la nota. L'avviso precede la nota di credito ed è il primo passo ufficiale. Usa l'avviso di reso per contestare, poi attendi la nota di credito dal fornitore come risposta.
Un'email veloce al fornitore può iniziare il dialogo, ma l'avviso di reso merce è il documento ufficiale, tracciabile e legalmente più robusto. Se il reclamo è importante o il valore è significativo, l'avviso reso è la scelta corretta per proteggere i tuoi diritti e documentare la comunicazione in modo indiscutibile.
Molti fornitori hanno portali o moduli digitali per gestire resi. Se il tuo fornitore offre uno strumento online, è consigliabile usarlo perché automatizza il tracciamento. L'avviso reso merce rimane utile come copia cartacea/email a supporto o per fornitori che non hanno piattaforma digitale. Puoi usarli in parallelo: compila il modulo online e invia copia via avviso reso per ridondanza.
Una lettera di reclamo generico è più ampia e può toccare anche aspetti contrattuali o relazionali. L'avviso reso merce è specificamente strutturato per documentare i dettagli della merce (articoli, danni, prezzi) e la richiesta di credito, rendendolo più diretto e operativo. Se il problema è esclusivamente un danno merce, l'avviso reso è più efficace.
Gestione resi di merce da fornitori grossisti, tracciamento danni da magazzino e trasporto, richiesta crediti su acquisti in volume.
Resi di articoli difettosi ricevuti da fornitori, gestione danni su merci deperibili o fragili, comunicazione ufficiale per crediti in conto fornitori.
Resi da fornitori di stock per danni durante la ricezione, tracciamento di articoli non conformi alle descrizioni, richiesta crediti su acquisti ricorrenti.
Resi di materie prime danneggiate o non conformi, gestione reclami su componenti forniti, tracciamento crediti per riduzione costi di produzione.
Documentazione di danni rilevati al ricevimento merci, comunicazione regolare ai fornitori per difetti riscontrati, coordinamento resi e crediti.
Resi di derrate danneggiate o scadute ricevute da fornitori, tracciamento merce non conforme, richiesta crediti su forniture frequenti.
L'avviso di reso merce segue il codice civile italiano e le regole sul diritto di reclamo (artt. 1494–1498 cc). Conserva sempre la documentazione originaria (fattura, ddt, foto) per provare il danno e i termini entro cui lo hai rilevato. Le condizioni di reso e i termini di prescrizione sono spesso contenuti in contratti specifici fornitore.
In Svizzera (incluso Ticino), il diritto di reclamo per difetti si basa sul Codice delle obbligazioni (CO artt. 197–210). I termini e le modalità di reso sono solitamente definiti nei contratti di fornitura. Consigliato verificare gli accordi bilaterali e, per importi significativi, consultare un commercialista o avvocato locale.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Resi ordinari per danni standard, quantità errate, articoli difettosi con fornitore consolidato. | Gratuito (modello Business in a Box) | 10–15 minuti per compilazione, 1–2 giorni per ricezione risposta |
| Modello + revisione professionale | Resi per danni significativi, contestazioni prevedibili, fornitore nuovo o rapporto complesso. | €50–150 per revisione commerciale | 1–2 giorni per revisione, 3–5 giorni per risposta fornitore |
| Redatto su misura | Resi per importi elevati, controversia prevedibile, necessità di consulenza legale su termini contrattuali. | €200–500+ per lettere di reclamo legali specializzate | 5–10 giorni per redazione legale, potenzialmente più velocità nella risoluzione |
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