Descarga gratuita • Úsalo como plantilla • Imprime o comparte
Es una lista de verificación editable en Word que te ayuda a organizar y registrar todos los requisitos, documentos y trámites que debe completar un candidato antes de iniciar como empleado en tu empresa. Incluye espacios para anotar la fecha de evaluación, el nombre del postulante, el puesto y una estructura clara donde listar cada ítem a verificar. Descárgala gratis, personalízala según tu negocio y exporta a PDF cuando la termines. Es ideal para empresas pequeñas y medianas que quieren asegurar que nada se olvida en el proceso de contratación.
Contratar sin un checklist claro es riesgoso: documentos importantes se pierden, requisitos legales se quedan sin cumplir, y el empleado puede iniciar sin que se hayan validado antecedentes o certificaciones críticas. Esto puede causar problemas legales, de seguridad o de cumplimiento después. Una lista de control previo a la contratación te permite tener visibilidad total del proceso, asignar responsabilidades claras y documentar que hiciste las verificaciones necesarias. Es especialmente importante si tu empresa está en crecimiento o si contratas en sector regulado. Con esta plantilla, reduces el riesgo, aceleras el proceso y demuestras profesionalismo ante el nuevo empleado.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Tienes hasta 10 empleados y necesitas un checklist simple | Lista básica para pequeña empresa |
| Requieres incluir certificaciones, antecedentes y formularios | Lista extendida con documentos legales |
| Necesitas requisitos específicos según el tipo de puesto | Lista por sector (retail, administrativo, producción) |
| Quieres rastrear cuándo se completan cada ítem | Lista con fechas de seguimiento |
| Varios departamentos deben validar antes de la contratación | Lista con responsables asignados |
Por qué importa: Algunos requisitos son específicos por área; olvidarlos puede retrasar la incorporación.
Fix: Revisa la lista cuando cambias de tipo de puesto y agrega o quita ítems según corresponda.
Por qué importa: Si esperas hasta el viernes antes de que el empleado inicie el lunes, puede no hay tiempo para solucionar faltantes.
Fix: Comienza el checklist en cuanto selecciones al candidato, idealmente una o dos semanas antes.
Por qué importa: Sin claridad, los ítems se quedan sin hacer porque cada uno cree que otro se encarga.
Fix: Nombra explícitamente quién es responsable de verificar cada requisito.
Por qué importa: Una lista que no se revisa pierde su valor; se pasa por alto información importante.
Fix: Consulta la lista diariamente durante la semana previa y confirma cada ítem antes de la primera jornada.
Por qué importa: Un gerente puede necesitar verificaciones que no aplican a un operario; la lista genérica crea confusión.
Fix: Crea variantes de la lista según categoría de puesto: administrativo, operario, gerencial, etc.
Por qué importa: Seis meses después no recordarás por qué un ítem fue modificado o por qué un documento se aceptó sin cumplimiento total.
Fix: Agrega una columna de observaciones donde anotas excepciones, motivos de retrasos, o aclaraciones.
La plantilla comienza capturando información clave: fecha de evaluación, nombre completo del postulante y el puesto para el cual se contrata. Esta información permite hacer seguimiento y asociar la lista con el expediente del empleado.
Incluye un espacio estructurado donde listar cada documento o requisito que debe verificarse antes de la contratación: cédula de identidad, referencias laborales, certificados de estudios, resultados de exámenes médicos, y otros según tu empresa.
La plantilla permite marcar cada ítem como completado o pendiente, facilitando un seguimiento visual rápido de qué falta. También hay espacio para anotar observaciones o cambios de último minuto.
Anota la fecha de la evaluación, el nombre del postulante y el puesto para el cual se está contratando. Estos datos identifican la lista y facilitan el archivo.
💡 Usa el formato de fecha que tu empresa normalmente utiliza.
Agrega todas las cosas que el postulante debe hacer, entregar o verificar antes de iniciar: documentos, certificados, exámenes, referencias, firma de acuerdos, etc.
💡 Ordena los ítems por departamento o por urgencia si es una lista larga.
Si varios departamentos deben validar, anota quién es responsable de verificar cada ítem: recursos humanos, finanzas, salud y seguridad, etc.
💡 Esto acelera el proceso y evita confusiones sobre quién hace qué.
Agrega fechas o plazos para completar cada requisito. Esto crea urgencia y facilita el seguimiento.
💡 Sé realista; algunos documentos toman tiempo para obtener.
Durante la semana previa a la incorporación, marca cada ítem como completado cuando hayas verificado que se cumplió.
💡 Usa colores o símbolos (✓) para visualizar rápidamente qué falta.
Exporta la lista a PDF y comparte con quienes necesiten estar informados. Conserva una copia en el expediente del empleado para futuras auditorías.
💡 Crea una carpeta compartida en tu sistema donde guardes todas las listas.
Idealmente, una o dos semanas antes de la fecha en que el candidato iniciará sus funciones. Esto te da tiempo suficiente para gestionar faltantes sin presión de último minuto. Si empiezas demasiado tarde, algunos trámites o verificaciones podrían no completarse a tiempo.
Eso depende de tu jurisdicción, sector y política interna. Como regla general, son obligatorios: cédula de identidad, referencias de empleos anteriores, y antecedentes (si aplica). Otros, como curso de inducción o firma de acuerdos internos, pueden variar. Consulta con tu departamento legal o de recursos humanos para definir tu estándar.
Puedes usar la estructura general para todos, pero es recomendable adaptar los ítems según el puesto y el nivel de responsabilidad. Un gerente probablemente requiere más verificaciones que un operario. Crea 2 o 3 versiones según las categorías de puestos que tienes.
Primero, verifica que realmente es obligatorio según la ley o tu contrato laboral. Si es obligatorio y el candidato no puede obtenerlo, puede ser un motivo para no contratar. Si es opcional o puedes obtenerlo después de que inicie (como un certificado específico), anótalo como pendiente y asigna una fecha límite para entregarlo después de la incorporación.
Es una buena práctica compartir los requisitos principales con el candidato desde el momento en que lo contratas, para que sepa qué debe preparar. Sin embargo, algunos ítems internos (como validaciones de seguridad o chequeos de antecedentes) pueden no necesitarse compartir en detalle.
Guarda una copia completa y firmada (si aplica) en el expediente del empleado, junto con todos los documentos que verificaste. Esto es importante para auditorías internas, inspecciones laborales y futuras preguntas sobre la incorporación del empleado.
Sí. Si tu empresa usa un sistema de recursos humanos (como ATS o HRIS), puedes crear un flujo o checklist digital que notifique automáticamente a los responsables. Pero esta plantilla Word funciona bien para empresas pequeñas que todavía no tienen esos sistemas.
Puede causar problemas legales, de seguridad o de cumplimiento después. Por ejemplo, si no verificas antecedentes penales según lo requerido, y luego hay un incidente, tu empresa podría ser responsable. Por eso es crítico usar la lista diariamente durante el preempleo.
El acta de incorporación es el documento formal que firma ambas partes después de que todos los ítems se completaron; esta lista es el checklist previo. Usa la lista para verificar todo antes, y luego el acta para documentar la fecha oficial de incorporación y las condiciones acordadas.
El contrato define los términos de empleo (salario, jornada, responsabilidades); esta lista verifica que ambas partes estén listos para ejecutarlo. Son complementarios: primero completas la lista, luego firmas el contrato.
Esta lista verifica requisitos previos; el plan de inducción es lo que ocurre después, durante la primera semana o mes. La lista asegura que el empleado llega listo; el onboarding lo capacita en cómo funciona tu empresa.
El CV es lo que el candidato envía para postularse; esta lista verifica que después de seleccionarlo, todos los requisitos administrativos estén en orden. Son pasos diferentes del mismo proceso.
Requiere verificación de certificaciones de seguridad, antecedentes penales y capacitación en maquinaria antes de que el empleado acceda al piso de producción.
Necesita validación de referencias comerciales, manejo de caja y antecedentes, especialmente si el empleado tendrá acceso a dinero o inventario.
Incluye verificación de credenciales técnicas, antecedentes de seguridad digital, y acuerdos de confidencialidad antes de acceso a sistemas.
Exige antecedentes penales exhaustivos, verificación de títulos académicos y certificados de salud mental según regulaciones locales.
Requiere verificación crediticia, antecedentes exhaustivos y cumplimiento normativo antes de que el empleado maneje fondos o información confidencial.
Necesita validación de licencias profesionales, examen de salud ocupacional, antecedentes penales y certificaciones de vacunación.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Empresa pequeña con procesos de contratación simples y pocos empleados nuevos por año. | Gratis (descarga de plantilla). | 30 minutos para personalizarla según tu empresa; después, 10 minutos por cada nueva contratación. |
| Plantilla + revisión profesional | Empresa que crece y quiere que un abogado o consultor de RRHH revise su lista para cumplimiento legal. | $50–150 USD por revisión profesional, más el costo de la plantilla. | 1–2 horas para consultoría inicial; 15 minutos por contratación después. |
| Redactada a medida | Empresa grande, sector regulado (finanzas, salud), o con múltiples tipos de puestos muy diferentes. | $300–800 USD por desarrollo de sistema completo de checklist por sector. | 1–2 semanas de desarrollo inicial; después, automático o delegado. |
Este documento es una de las 3,000+ plantillas comerciales y legales incluidas en Business in a Box.
Accede a más de 3,000+ plantillas empresariales y legales para cualquier tarea, proyecto o iniciativa.
Personaliza tu plantilla de documento empresarial lista para usar y guárdala en la nube.
Comparte tus archivos y carpetas con tu equipo. Crea un espacio de colaboración sin interrupciones.
"¡Muy valioso! No sé cómo me las arreglaría sin Business in a Box. Vale su peso en oro y cubre su costo muchas veces."
"Llevo cuatro años usando Business in a Box. Es el proveedor de plantillas más útil que he encontrado. Se lo recomiendo a todo el mundo."
"Me salvó la vida tantas veces que ya perdí la cuenta. Business in a Box me ha ahorrado mucho tiempo y, como saben, el tiempo es dinero."
Deja de descargar documentos. Empieza a operar con claridad. Business in a Box te proporciona el sistema operativo empresarial usado por más de 250,000 empresas en todo el mundo para estructurar, gestionar y hacer crecer tu negocio.
Comience gratis · No se requiere tarjeta de crédito
