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Es un documento estructurado que recopila los datos necesarios para cobrar a un cliente mediante tarjeta de crédito, con su consentimiento documentado. El formulario incluye espacios para el nombre de la compañía, datos personales del titular, tipo de tarjeta, banco emisor, número de cuenta y código de seguridad (CVC/CVV). Está diseñado para ser impreso, completado presencialmente o por correspondencia, y firmado por el cliente como comprobante de autorización. Descárgalo gratuitamente en Word, edítalo con tus datos y úsalo de inmediato.
Cobrar con tarjeta de crédito sin documentación de autorización te expone a disputas y reclamaciones de clientes. Si alguien afirma que no autorizó el cargo, la institución bancaria puede revertir la transacción sin tu prueba de consentimiento, costándote tiempo, dinero y credibilidad. Este formulario crea un registro claro que protege tanto al cliente (muestra transparencia) como a ti (tienes comprobante legal de autorización). Es especialmente crítico si cobras de forma recurrente (suscripciones, membresías, servicios mensuales): sin autorización documentada, un cliente puede reclamar que los cargos son no autorizados y el banco te sancionará. Además, mantener este formulario firmado demuestra que cumples con regulaciones de protección de datos y responsabilidad financiera, lo que reduce tu riesgo de litigios y auditorías.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Autorización puntual para un cobro específico con tarjeta de crédito | Formulario básico — autorización única |
| Cobraas periódicamente (mensual, trimestral) con cargo automático | Con cláusula de facturación recurrente |
| Necesitas mayor seguridad y verificación de datos de pago | Con confirmación de CVV y verificación |
| Tus clientes pueden pagar en pesos, dólares u otros | Multimoneda — autorización en diferentes monedas |
| Estableces un límite de monto máximo autorizado por cliente | Con límite de autorización |
Por qué importa: Si alguien distinto al titular firma, la autorización es inválida y expone tu negocio a reclamaciones y fraude.
Fix: Pide una copia de identificación del titular y verifica que el nombre coincida exactamente con el de la tarjeta.
Por qué importa: Violas regulaciones de protección de datos (PCI-DSS) y expones información sensible del cliente a robos.
Fix: Elimina el número de tarjeta después de procesar el pago; guarda solo los últimos 4 dígitos si es necesario para referencia.
Por qué importa: Sin claridad sobre cuándo expira la autorización, surge confusión sobre cobros legítimos versus no autorizados.
Fix: Agrega campos de fecha y especifica claramente hasta cuándo es válida la autorización (único pago, 6 meses, etc.).
Por qué importa: No tienes prueba formal de autorización si el cliente reclama el cargo; pierdes credibilidad ante la disputa.
Fix: Siempre obtén el formulario impreso y firmado, o una confirmación digital (correo, plataforma segura) que dejes registrada.
Por qué importa: Mezclar datos de tarjeta con dirección, teléfono y correo aumenta el riesgo si el formulario se extravía o piratean.
Fix: Almacena los datos de pago en un archivo separado, protegido y cifrado; el resto de información en otro archivo menos sensible.
Por qué importa: Si no especificas el monto, frecuencia o propósito del cobro, el cliente puede negar la legitimidad de la autorización.
Fix: Personaliza el formulario con detalles claros: concepto de cobro, monto, frecuencia, duración y método de contacto ante problemas.
Razón social o nombre comercial del negocio que recibe el pago con tarjeta de crédito.
Nombre completo del titular de la tarjeta de crédito o representante legal que firma la autorización.
Casilla de selección para indicar si es Visa, Mastercard, Amex, Discover/Novus u otro emisor.
Nombre de la institución financiera que emitió la tarjeta (ej. BBVA, Santander, Banorte, Scotiabank).
Números de 16 dígitos grabados en la cara frontal de la tarjeta que identifican la cuenta y el banco.
Código de seguridad de 3 dígitos (parte posterior) o 4 dígitos (Amex, parte frontal) para validar la tarjeta.
Escribe la razón social o nombre comercial del negocio tal como aparece en tus registros fiscales y documentos legales.
💡 Asegúrate de que sea idéntico en todos tus formularios de autorización para consistencia.
Pide el nombre completo y apellido del titular de la tarjeta exactamente como aparecen en el plástico.
💡 Verifica que sea la persona que firmará la autorización (no terceros).
Marca la casilla correspondiente: Visa, Mastercard, American Express, Discover u otro emisor.
💡 Pregunta al cliente si no está seguro; esto acelera el procesamiento del pago.
Escribe el nombre de la institución financiera que aparece en la tarjeta o solicita al cliente que la especifique.
💡 Esto es importante para identificar la ruta de cobro y resolver disputas futuras.
Escribe los 16 dígitos de la tarjeta tal como aparecen en el frontal, sin espacios ni guiones.
💡 No guardes este dato indefinidamente; elimina después de procesar el pago si tu sistema no requiere tokenización.
Escribe los últimos 3 dígitos del dorso de la tarjeta (o 4 en el caso de American Express en el frente).
💡 Este código no debe ser guardado; úsalo solo para validación inicial y descártalo de inmediato.
Haz que el titular firme el formulario y confirme que autoriza los cargos a su tarjeta.
💡 Conserva el original; este documento es tu comprobante de consentimiento en caso de reclamaciones.
Puedes usar el formulario básico para un pago único, pero si necesitas cobros recurrentes (mensual, trimestral, anual), es recomendable añadir una cláusula que especifique la frecuencia, duración y monto de los cargos automáticos. Esto protege al cliente al ser transparente y te protege a ti al tener consentimiento documentado para cada cobro. Consulta la variante con "cláusula de facturación recurrente" si ese es tu caso.
Es comprensible; muchos clientes prefieren usar procesadores de pago en línea seguros (PayPal, Stripe, etc.) donde ingresan ellos mismos los datos sin compartirlos directamente. Ofrécele esas alternativas. Si insistes en recopilar datos directamente, debes estar certificado en PCI-DSS y contar con sistemas de encriptación robusta. Para la mayoría de PyMEs, lo mejor es redirigir al cliente a una pasarela de pago segura en línea.
Guarda el formulario mientras la autorización esté activa y por al menos 12 a 24 meses después de su término. Esto cubre el período típico de reclamaciones bancarias. Después de ese plazo, destruye el documento de forma segura. Las regulaciones varían según tu país; en México y España se recomienda 5 años para documentos financieros, así que conserva el formulario durante todo ese período si el cliente firma un acuerdo de largo plazo.
Sí, especialmente en Europa (RGPD) y en países con leyes estrictas de protección de datos. Añade un párrafo donde el cliente consienta que almacenas sus datos de tarjeta y contacto, que solo los usarás para procesar pagos autorizados, y que los protegerás bajo estándares de seguridad. Esto reduce riesgo legal y genera confianza. Consulta las leyes de tu país antes de finalizar el formulario.
Puedes permitirlo, pero pide una carta de autorización formal del titular de la tarjeta donde conste que autoriza a X persona a usar su tarjeta para pagos en tu negocio. El titular debe firmar esa carta. Guarda ambos documentos juntos: la carta de autorización de representante y el formulario de datos de tarjeta firmado por el representante.
No, nunca debes guardar el CVV después de completar la transacción. Las normas PCI-DSS prohíben explícitamente almacenar el código de seguridad una vez procesado el pago. Úsalo solo para validar la transacción y elimínalo inmediatamente. Si necesitas guardar datos de tarjeta para futuros cargos, solicita al cliente que use una pasarela de pago que tokenice la tarjeta de forma segura.
Sí, es recomendable. Anota la fecha de vencimiento (MM/AA) en el formulario para saber cuándo la tarjeta dejará de ser válida. Esto te avisa que debes solicitar los datos de una tarjeta nueva antes de ese vencimiento si el cliente tiene cobros recurrentes contigo. Puedes agregar un campo adicional al formulario para esta información.
Este formulario es para recopilar datos manualmente (útil en contextos presenciales, por teléfono o correo). Una pasarela en línea (Stripe, PayPal, Mercado Pago) es más segura porque el cliente ingresa los datos directamente en un servidor encriptado sin que tú toques la información. Para negocios pequeños, las pasarelas en línea son preferibles. Este formulario es mejor si no tienes capacidad de integrar pasarelas o prefieres cobrar por teléfono/correo.
Ambas son válidas legalmente en la mayoría de jurisdicciones si pruebas que el cliente confirmó su identidad. Una firma manuscrita es más tradicional y clara. Una confirmación por correo desde la dirección registrada del cliente también funciona, aunque es menos tangible. Lo ideal es combinar ambas: envía el formulario, recibe la firma digital o aceptación por correo, y guarda un registro del mensaje de confirmación del cliente.
El débito bancario se carga directamente de la cuenta de banco del cliente, mientras que este formulario autoriza cargos a su tarjeta de crédito. La tarjeta ofrece mayor protección al consumidor (puede reclamar), pero mayor comisión para el negocio. El débito es más económico pero menos flexible. Usa este formulario si tus clientes prefieren tarjeta o si no tienes acceso a su información bancaria.
Las pasarelas son más seguras porque el cliente ingresa los datos directamente en un servidor encriptado, sin que tú los toques. Este formulario requiere que recopiles los datos manualmente, lo que implica mayor responsabilidad de almacenamiento seguro. Usa este formulario para cobros presenciales, telefónicos o por correo; usa pasarelas para tienda en línea.
El mandato SEPA es específico para la Zona Euro y funciona con débito bancario entre cuentas. Este formulario de tarjeta es más universal (funciona en cualquier país donde se acepte la tarjeta) y es la opción estándar fuera de Europa. En Europa puedes usar SEPA, pero este formulario de tarjeta es complementario para clientes que prefieren tarjeta.
El contrato de suscripción establece los términos del servicio (qué se ofrece, duración, derecho de cancelación); este formulario autoriza únicamente el método de pago. Son documentos complementarios: necesitas ambos. El contrato define el servicio; este formulario documenta el consentimiento para cobrar.
Servicios por suscripción (SaaS, streaming, herramientas en línea) donde cobras cuotas mensuales o anuales recurrentes.
Gimnasios, clínicas, consultorios y academias de fitness que facturam membresías y servicios periódicos a miembros.
Escuelas, academias, cursos en línea y programas de formación que cobran mensualidades o inscripciones con cargo automático.
Tiendas en línea que autorizan cargos recurrentes para compras automáticas, suscripciones a cajas mensuales o renovación de membresías.
Abogados, contadores, consultores y asesores que facturam servicios periódicos o retenciones a clientes corporativos.
Hoteles, resorts, agencias de viaje y plataformas de reserva que necesitan autorizar cargos por cancelaciones, depósitos o servicios adicionales.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Negocios pequeños con cobros puntuales o suscripciones simples, bajo volumen de transacciones. | Gratis (descarga de plantilla) + costos internos de almacenamiento seguro. | 15 minutos para personalizar; listo para imprimir o enviar por correo. |
| Plantilla + revisión profesional | Negocio en crecimiento que cobra recurrentemente y quiere asegurar cumplimiento normativo local. | $150–400 USD (revisión legal + adaptación local según país). | 1–2 semanas para revisión y ajustes legales. |
| Redactada a medida | Empresa de volumen alto, con requisitos complejos de cumplimiento (fintech, procesador de pagos, expansión internacional). | $800–2500 USD (análisis legal completo, integración con términos de servicio). | 3–6 semanas, incluye asesoramiento en seguridad de datos y certificación PCI-DSS. |
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