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Es una carta profesional y respetuosa que comunica a un candidato que no ha sido seleccionado para la vacante, después de haber participado en una entrevista. La plantilla incluye un encabezado formal, agradecimiento por la postulación y el tiempo dedicado, comunicación clara de la decisión, y un cierre profesional que mantiene abiertas futuras oportunidades. Descargar este documento en Word te permite personalizarlo fácilmente con los datos específicos del candidato y tu empresa, editarlo en línea, exportarlo a PDF, e imprimirlo o enviarlo por correo electrónico de forma inmediata.
Un rechazo comunicado de forma clara, profesional y empática protege la reputación de tu empresa y mantiene una relación positiva con el candidato, incluso si no resulta seleccionado. Sin una carta formal, corres el riesgo de parecer impersonal, desvalorizar el esfuerzo del postulante, o dejar ambigüedad sobre la decisión final. Esta plantilla te asegura que comuniques rechazos de forma consistente, respetuosa y que dejes abierta la puerta a futuras oportunidades con talento que podría ser ideal para otros roles. Además, una comunicación profesional desde el principio construye tu marca empleadora y aumenta las probabilidades de que el candidato rechazado recomiende tu empresa a otros profesionales.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Rechazar postulante después de entrevista inicial | Devolución negativa estándar |
| Rechazar candidato pero invitarle a postular a futuras vacantes | Devolución negativa con invitación futura |
| Rechazar candidato que pasó múltiples rondas de entrevista | Devolución negativa después de segunda ronda |
| Proporcionar comentarios constructivos al candidato rechazado | Devolución negativa con retroalimentación |
| Rechazar candidato debido a cambios en la vacante o prioridades | Devolución negativa por decisión interna |
Por qué importa: Da la impresión de una comunicación masiva e impersonal que desvalora el tiempo invertido por el postulante.
Fix: Siempre completa el nombre y datos específicos del candidato individualmente.
Por qué importa: El candidato queda sin claridad sobre por qué no fue seleccionado, lo que dificulta su mejora futura.
Fix: Proporciona una razón clara pero profesional, como 'otro candidato con más experiencia en X' o 'perfil más alineado con nuestras necesidades actuales'.
Por qué importa: Puede generar ressentimiento, afectar la reputación de la empresa y desalentar futuras postulaciones de candidatos calificados.
Fix: Enfócate en explicar por qué otro candidato fue mejor, no en criticar al rechazado.
Por qué importa: El candidato invirtió tiempo en prepararse y asistir a la entrevista; no reconocerlo se percibe como falta de respeto.
Fix: Abre la carta con un párrafo de agradecimiento genuino por la postulación y la oportunidad de conocerlo.
Por qué importa: Pierdes la oportunidad de mantener contacto con talento que podría ser ideal para futuras vacantes.
Fix: Incluye una línea invitando al candidato a postular a futuras oportunidades o mantenerse en contacto.
Por qué importa: Los errores dan una impresión poco profesional de tu empresa y desvalorizan al candidato.
Fix: Revisa cuidadosamente la ortografía, puntuación y gramática antes de enviar.
En lenguaje sencillo: Expresar gratitud por la postulación y la oportunidad de conocer al candidato.
Primero deseo agradecerle su postulación para la vacante de empleo en nuestra compañía. Apreciamos la oportunidad de haberlo conocido y conocer más acerca de sus intereses.
Error común: Comenzar directamente con el rechazo sin agradecer al candidato por su tiempo e interés.
En lenguaje sencillo: Expresar de forma directa pero respetuosa que el candidato no ha sido seleccionado.
Lamentablemente, hemos decidido continuar con otros candidatos cuyo perfil se ajusta más específicamente a las necesidades actuales de nuestro equipo.
Error común: Dejar ambigua la decisión o usar lenguaje confuso que no deja clara la respuesta negativa.
En lenguaje sencillo: Destacar positivamente aspectos del candidato o su entrevista.
Reconocemos las habilidades y experiencia que ha demostrado durante el proceso de selección.
Error común: Ser demasiado crítico o no reconocer en absoluto las fortalezas del candidato.
En lenguaje sencillo: Dejar abierta la posibilidad de contactar al candidato para vacantes futuras.
Le instamos a que continúe considerando nuestras futuras vacantes, ya que su perfil podría ser de interés para próximas oportunidades.
Error común: Cerrar completamente la puerta a futuras oportunidades sin dejar opción de recontacto.
En lenguaje sencillo: Expresar buenos deseos para el futuro profesional del candidato.
Le deseamos todo el éxito en su búsqueda de empleo y esperamos que encuentre una posición que sea una excelente opción para su carrera profesional.
Error común: Terminar de forma abrupta sin expresar deseos genuinos sobre su futuro.
Ingresa la fecha actual, nombre completo del candidato, dirección, ciudad y código postal. Este encabezado formaliza la carta y asegura que llegue al destinatario correcto.
💡 Verifica que la dirección sea correcta antes de imprimir o enviar.
Reemplaza [NOMBRE DEL CONTACTO] con el nombre completo y formal del candidato. Usa 'Estimado' o 'Estimada' según el caso.
💡 Revisa la solicitud original para usar el nombre exacto del postulante.
Reemplaza [PUESTO] con el título exacto de la vacante para la cual el candidato fue entrevistado.
💡 Usa el mismo título de puesto que aparecía en la publicación de la vacante.
Si deseas, menciona una fortaleza particular del candidato o algo destacado de la entrevista para personalizar aún más la carta.
💡 Sé honesto y específico; evita adulación insincera.
Puedes explicar brevemente por qué otros candidatos se ajustaban mejor, sin ser crítico del rechazado.
💡 Mantén el tono constructivo y profesional en todo momento.
Asegúrate de que el cierre sea cálido pero profesional. Adapta según si deseas dejar abierta la posibilidad de futuras postulaciones.
💡 Lee la carta completa en voz alta para verificar que suena natural y respetuosa.
Lo ideal es enviar la devolución negativa dentro de 3 a 5 días después de la entrevista. No debes esperar demasiado, ya que el candidato estará a la espera de noticias y puede recibir otras ofertas en el ínterin. Si hay un retraso significativo en tu proceso de selección, comunícate con el candidato para informarle que el proceso continúa, pero aún no hay decisión final.
No es obligatorio, pero es recomendable proporcionar una razón clara y constructiva. Puedes mencionar que otro candidato tenía más experiencia en un área específica, que el perfil de otro postulante se alineaba mejor con las necesidades actuales, o que la empresa decidió cambiar los requisitos del puesto. Evita críticas personales o negativas sobre las habilidades del candidato.
Sí, es una buena práctica profesional. Puedes incluir una línea como 'lo invitamos a considerar futuras vacantes en nuestra empresa' o 'puede mantenerse en contacto con nosotros para próximas oportunidades'. Esto mantiene una relación positiva y te permite recontactar talento promisorio cuando surja un puesto más adecuado.
En la mayoría de casos, correo electrónico es suficiente y más rápido. Sin embargo, si el candidato proporcionó una dirección física y tu empresa tiene una política de comunicaciones formales, puedes enviar una carta física. Lo importante es que sea un medio profesional y que llegue al candidato de forma clara.
El tono debe ser profesional, respetuoso y empático. Reconoce el esfuerzo del candidato, expresa gratitud, comunica la decisión de forma clara pero amable, y deja abierta la posibilidad de futuras oportunidades. Evita ser demasiado formal (que parezca impersonal) o demasiado casual (que parezca poco profesional).
Idealmente, deberías confirmar la aceptación del candidato seleccionado antes de enviar las devoluciones negativas a los demás. Esto evita situaciones incómodas si el candidato seleccionado rechaza la oferta en el último momento. Sin embargo, si esto toma mucho tiempo, puedes enviar las devoluciones negativas sin esperar la confirmación final.
Evita incluir comparaciones directas con otros candidatos, críticas sobre el desempeño del entrevistado, información confidencial sobre el proceso de selección, o detalles financieros relacionados con la posición. También evita promesas que no puedas cumplir, como 'definitivamente te contactaremos para la próxima vacante'.
No es necesario, pero algunos candidatos aprecian la oportunidad de preguntar. Puedes incluir una frase como 'si deseas retroalimentación sobre tu desempeño en la entrevista, no dudes en contactarnos'. Sin embargo, no estás obligado a proporcionar un análisis detallado de cada candidato rechazado.
Un correo informal puede parecer impersonal y poco profesional, especialmente para postulantes que invirtieron tiempo en prepararse. Esta plantilla de carta formal asegura que comuniques la decisión de forma respetuosa, clara y que refleje profesionalismo de tu empresa. Usa la plantilla formal para cualquier posición profesional o cuando quieras mantener una buena relación con el candidato.
La llamada telefónica es más personal, pero puede ser incómoda para ambas partes y no deja constancia escrita. Aunque puedes complementar con una llamada, esta plantilla de carta proporciona documentación formal, permite al candidato procesar la noticia a su ritmo, y es más escalable si tienes múltiples rechazos.
Los rechazos completamente automáticos sin personalización pueden ofender al candidato. Esta plantilla está diseñada para ser personalizable, agradecida y profesional, lo que te permite mantener una buena reputación empleadora incluso al rechazar candidatos.
Esta plantilla deja abierta la puerta a futuras oportunidades, lo que es beneficioso para tu empresa. Muchos candidatos rechazados pueden ser ideales para otros roles posteriormente. Mantener esta apertura construye tu marca empleadora y te permite retener talento prometedor.
Rechaza postulantes de forma profesional manteniendo tu marca empleadora y dejando abierto el puerta a candidatos para futuras vacantes tech.
Comunica decisiones de selección a candidatos operativos y administrativos de forma clara y respetuosa.
Mantén el profesionalismo formal requerido en el sector al comunicar decisiones de rechazo a postulantes.
Rechaza candidatos de forma rápida y profesional, importante cuando tienes alto volumen de postulantes.
Comunica de forma empática el rechazo a docentes y personal administrativo, mantendo relaciones para futuras oportunidades.
Rechaza postulantes de forma profesional siguiendo protocolos formales del sector sanitario.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | PyMEs sin equipo de RRHH dedicado, empresas con procesos de selección simples, volumen bajo a medio de entrevistas. | Cero (plantilla gratuita). | 5–10 minutos de personalización por carta. |
| Plantilla + revisión profesional | Empresas medianas que desean asegurar tono y cumplimiento legal local, volumen moderado de selecciones. | $100–300 USD por revisión legal o consultoría de RRHH. | 1–2 días para revisión externa. |
| Redactada a medida | Grandes empresas con políticas específicas, rol crítico o sensible, o cuando requieres adaptaciones legales complejas por jurisdicción. | $500–2000+ USD dependiendo de la complejidad. | 5–10 días de desarrollo con especialista RRHH/legal. |
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