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Es un formulario y guion estandarizado que tu equipo de recursos humanos usa al llamar por teléfono para verificar referencias de un candidato de empleo. Incluye un script de presentación, instrucciones claras sobre cómo conducir la llamada de forma profesional, y campos para registrar información del postulante, la persona contactada y detalles de la verificación. Descarga gratuita en Word, completamente editable según tu empresa y procesos.
Sin un guion y control estandarizado, cada miembro de tu equipo verifica referencias de forma diferente: algunos olvidan preguntar información importante, otros no documentan lo que escuchan, y algunos pueden hacer preguntas inapropiadas. Esto genera inconsistencia, riesgo legal y pérdida de información crítica. Este control garantiza que todas las llamadas de referencia sigan el mismo protocolo profesional, dejes evidencia clara del proceso (importante si luego hay dudas sobre el candidato), y protejas a tu empresa de liabilidad al mantener un registro documentado. Además, ahorra tiempo: tu equipo no tiene que inventar qué preguntar o cómo presentarse cada vez.
| Si tu situación es… | Usa esta plantilla |
|---|---|
| Verificación básica de referencias por teléfono sin requerimientos especiales | Control de texto estándar |
| Empresas que necesitan indagar en desempeño, habilidades o motivos de salida | Control con preguntas adicionales |
| Posiciones especializadas donde necesitas evaluar capacidades técnicas | Control con evaluación de competencias |
| Pequeñas empresas que requieren un formulario muy breve | Control simplificado |
| Jurisdicciones que exigen autorización escrita del postulante para verificar | Control con consentimiento firmado |
Por qué importa: Podrías obtener información de alguien que no conoce realmente al postulante, invalidando la referencia.
Fix: Pregunta explícitamente: '¿Trabajaste directamente con [nombre]?' o '¿Cuál era tu relación laboral con él/ella?'
Por qué importa: El contacto puede desconfiar o colgarte si no sabe quién eres ni por qué llamas.
Fix: Sigue el script: nombre, cargo, empresa, motivo de la llamada. Toma 20 segundos y genera confianza.
Por qué importa: Pierdes evidencia del proceso si luego hay disputas sobre el origen de información del candidato.
Fix: Completa todos los campos del control, incluida la identificación del verificador y la fecha.
Por qué importa: Puedes dañar la relación entre empresas o violar políticas de privacidad de la otra compañía.
Fix: Si alguien no quiere hablar, agradece su tiempo y ofrece enviar un comunicado escrito formal.
Por qué importa: Viola leyes de igualdad laboral en la mayoría de jurisdicciones.
Fix: Limita tus preguntas a desempeño laboral, habilidades técnicas y fechas de empleo.
Por qué importa: El registro pierde valor legal y administrativo si no está completamente documentado.
Fix: Rellena 'Persona que realiza la verificación' y 'Cargo' junto con la fecha de la llamada.
Nombre completo del candidato cuya referencia se está verificando.
Fecha en que se realiza la llamada de verificación.
Cargo o posición a la que el candidato ha aplicado en tu empresa.
Área o unidad organizacional dentro de tu empresa responsable del proceso de selección.
Nombre completo del empleado de tu empresa que hace la llamada de referencia.
Puesto o función de la persona que realiza la llamada (ej: Gerente de RH, Reclutador).
Llena el nombre del postulante, la fecha actual, el puesto y el departamento responsable. Esto crea un registro claro del proceso.
💡 Hazlo con anticipación para evitar olvidar detalles durante la llamada.
Busca el número de la empresa anterior. Intenta hablar con el supervisor directo del candidato, no con recepción.
💡 Pregunta específicamente: '¿Puedo hablar con la persona que fue el supervisor de [nombre]?'
Introduce tu nombre, cargo, empresa y explica que estás verificando referencias de un postulante. Sigue el texto en orden.
💡 Tu tono debe ser profesional pero amable; no es un interrogatorio.
Asegúrate de que la persona tenga suficiente conocimiento del candidato y pueda hablar sobre su desempeño.
💡 Si dice que no es la persona indicada, solicita que te transfiera con quien sí lo sea.
Comunica el nombre del postulante, el puesto anterior que ocupaba y las fechas aproximadas de empleo que mencionó.
💡 Esto ayuda al contacto a ubicar al candidato en su memoria.
Si la persona proporciona información, regístrala. Si se niega, ofrece enviar una solicitud formal por escrito.
💡 Un comunicado escrito puede ser más efectivo en empresas con políticas de confidencialidad estrictas.
Sí, en la mayoría de jurisdicciones es legal contactar a empleadores anteriores para verificar referencias. Sin embargo, el postulante debe haber autorizado esto (usualmente con una firma en la solicitud de empleo). En algunos países como Alemania o Francia hay restricciones. Consulta la ley local de tu país. Como regla general, usa este control solo si el candidato ha consentido explícitamente la verificación de referencias.
Es muy común. Muchas empresas tienen políticas que restringen qué información pueden compartir por teléfono para evitar responsabilidades legales. El template te sugiere enviar un comunicado por escrito, que es más formal. Si aún se niega, considera que esto no es automáticamente una "bandera roja" del candidato; pude deberse solo a la política corporativa.
Depende del puesto y tu política interna. Muchas empresas verifican 2–3 referencias. Para posiciones de alto riesgo (manejo de dinero, supervisión de personas) puedes verificar más. Para puestos de entrada, 1–2 es típico. Este control está diseñado para una llamada individual; úsalo tantas veces como necesites.
Sí, es una pregunta común y válida. Registra la respuesta en tus notas. Sin embargo, evita preguntas sobre motivos personales (conflictos con jefes, problemas de salud mental, etc.). Mantén el enfoque en desempeño, habilidades y contexto laboral.
Documenta lo que escuchas en el control. Luego, evalúa si es información confiable (¿el contacto conocía bien al candidato?) y si es relevante para el puesto. No descalifiques automáticamente a un candidato por una referencia negativa; considera otras fuentes como entrevistas y pruebas. Puedes también preguntar directamente al postulante en la siguiente etapa.
No es obligatorio, pero algunos candidatos aprecian transparencia. En muchos casos, el control se mantiene como documento interno de recursos humanos. Revisa tu política de privacidad corporativa. Si el postulante solicita conocer qué se verificó, puedes mostrarle (sin revelar detalles privados de las referencias).
Sí. El template es flexible; las instrucciones aplican igual para cualquier posición, temporal o permanente. Solo ajusta el "puesto para el que se postula" según corresponda.
Algunos candidatos nuevos o con historial laboral limitado no tienen referencias. En ese caso, evalúa otras pruebas (pruebas técnicas, entrevistas, trabajos de muestra). Puedes usar referencias de académicas, mentores, o proyectos voluntarios. Este control es una herramienta, no el único criterio de decisión.
Un control telefónico es más rápido y permite hacer preguntas de seguimiento en el momento. Una solicitud escrita toma más tiempo pero genera documentación formal. La llamada es mejor para decisiones urgentes; lo escrito es mejor cuando necesitas un registro legal más sólido. Muchas empresas hacen ambas.
Las plataformas digitales automatizan el proceso (el referencia recibe un enlace y completa un formulario). El control telefónico permite conversación directa y aclaración de dudas. Las plataformas son más escalables si verificas muchas referencias; las llamadas son más personales y flexibles.
Una agencia externa investiga antecedentes más allá de referencias (antecedentes penales, crédito, registros educativos). El control de referencias es solo una parte. Usa este template si haces verificación interna; usa una agencia si necesitas información más completa y legal.
Un contrato protege legalmente tu derecho a verificar referencias; este control es el herramienta operativa para hacerlo. Necesitas ambos: el contrato da respaldo legal, el control ejecuta el proceso. Usa primero una solicitud de empleo con consentimiento, luego este control.
Herramienta estándar para cualquier empresa que contrata empleados y desea verificar referencias de forma profesional y documentada.
Reclutadores y consultores pueden usar este control con clientes para estandarizar el proceso de verificación de referencias.
Especialmente importante en bancos, seguros y fintech donde la integridad de antecedentes es crítica para cumplimiento regulatorio.
Cadenas de tiendas y hoteles que contratan frecuentemente pueden usar este control para acelerar verificaciones de candidatos.
Instituciones educativas requieren verificación rigurosa de referencias para posiciones con contacto directo con estudiantes.
Clínicas, hospitales y servicios de cuidado deben verificar referencias para garantizar calidad y seguridad del paciente.
| Vía | Mejor para | Costo | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Usa la plantilla | Pequeñas empresas, procesos de selección ocasionales, presupuesto limitado para RH. | Gratuito o muy bajo (plantilla Business in a Box). | 5–10 minutos por llamada; 15 minutos de preparación. |
| Plantilla + revisión profesional | Empresas medianas que quieren un proceso robusto pero con revisión de un especialista ocasional. | Plantilla gratis + $150–$400 USD por revisión de un consultor de RH. | 10–15 minutos por llamada; 1–2 horas de revisión inicial de proceso. |
| Redactada a medida | Empresas grandes, sectores altamente regulados (finanzas, salud), múltiples jurisdicciones. | $1,000–$3,000+ USD para un consultor de RH o abogado laboral diseñar un sistema personalizado. | Proyecto de 1–2 semanas; después, 10–15 minutos por llamada. |
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