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Ein Referenz-Kontrollanruf ist ein strukturiertes Telefonat zwischen Ihnen (oder Ihrem HR-Team) und dem bisherigen Arbeitgeber eines Bewerbungskandidaten. Die kostenlose Word-Vorlage „Referenz Kontrollanruf Ablauf" bietet Ihnen ein ausgearbeitetes Gesprächs-Manuskript, das Sie Schritt für Schritt durch den Anruf leitet. Sie können die Vorlage kostenlos herunterladen, bearbeiten und als PDF exportieren. Das Manuskript ist branchenunabhängig einsetzbar und hilft Ihnen, Fragen professionell und konsistent zu stellen — unabhängig davon, ob Sie HR-erfahren sind oder zum ersten Mal einen Kontrollanruf durchführen.
Ohne strukturierte Referenzprüfung riskieren Sie, fehlerhafte oder unehrliche Bewerbungen zu übersehen und die falschen Kandidaten einzustellen. Ein schlecht vorbereiteter Telefon-Anruf führt zu oberflächlichen Auskünften, widersprüchlichen Informationen oder unnötigen Pausen, die Zeit verschwenden. Dieses Manuskript schützt Sie, indem es eine klare Struktur bietet: professionelle Vorstellung, Bestätigung der Befugnis des Gesprächspartners, gezielte Fragen und professionelle Handhabung von Widerständen. Damit dokumentieren Sie Sorgfalt in Ihrem Einstellungsprozess, reduzieren Fehlentscheidungen und schaffen eine Grundlage für faire und begründete Auswahlentscheidungen.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Geeignet für die meisten Positionen und Branchen — klassisches Ablaufschema | Standard-Referenzmanuskript |
| Bei zeitdruck oder für einfachere Positionen — verkürzte Frageliste | Kurzvariante für schnelle Abklärungen |
| Für Kandidaten auf Leitungsebene — zusätzliche Fragen zur Mitarbeiterführung | Variante mit Führungskompetenzen |
| Bei Fachkräften — Fokus auf fachliche Kompetenzen und Projekte | Variante für technische Positionen |
| DSGVO-konform für Kandidaten, die Datenschutz besonders relevant machen | Variante mit Datenschutzerklärung |
Warum es wichtig ist: Der Gesprächspartner wird misstrauisch und wird offene Auskünfte verweigern — Sie verlieren wichtige Informationen.
Fix: Folgen Sie streng dem Manuskript: Nennen Sie Ihren Namen, Titel, Unternehmen und den Grund des Anrufs in den ersten Sekunden.
Warum es wichtig ist: Die Informationen sind unreliabel oder unvollständig, und die Gesprächspartner können zu Recht behaupten, nicht autorisiert zu sein.
Fix: Vergewissern Sie sich immer, dass Sie mit dem direkten Vorgesetzten oder einer autorisierten HR-Person sprechen.
Warum es wichtig ist: Sie führen den Gesprächspartner unbewusst in die Richtung Ihrer gewünschten Antwort — die Daten werden verzerrt.
Fix: Stellen Sie offene, neutrale Fragen: ‚Wie war die Leistung des Kandidaten in [Bereich]?' statt ‚Der Kandidat war doch sehr gut, nicht wahr?'
Warum es wichtig ist: Sie verlieren wichtige Informationen und können später nicht nachvollziehen, was besprochen wurde — rechtliche Risiken entstehen.
Fix: Notieren Sie unmittelbar nach dem Gespräch Datum, Uhrzeit, Name des Gesprächspartners und die Kerninhalte in Stichpunkten.
Warum es wichtig ist: Das Vertrauen bricht zusammen, der Gesprächspartner wird defensiv, und Sie erhalten keine oder negative Auskünfte.
Fix: Akzeptieren Sie Skepsis, bieten Sie die Freigabeerklärung an, und respektieren Sie, wenn Auskünfte begrenzt sind.
Warum es wichtig ist: Sie verletzen Datenschutzgesetze und schaffen rechtliche Haftungsrisiken für sich und das befragte Unternehmen.
Fix: Beschränken Sie sich auf berufsrelevante Fragen zur Leistung, Kompetenz und Verhalten — fragen Sie nicht nach Gehalt, Krankheit oder anderen sensiblen Themen.
Vollständiger Name und Titel der Person, die den Kontrollanruf durchführt.
Name und Kontaktdaten des Unternehmens, das die Referenzprüfung durchführt.
Kurze Erklärung, warum der Anruf erfolgt (z.B. Bewerbung für Position XYZ).
Vollständiger Name des Bewerbers oder der Bewerberin, dessen Referenz überprüft wird.
Bezeichnung der Stelle, auf die sich der Kandidat beworben hat.
Vorgesehener Starttermin, falls die Einstellung erfolgt.
Name und Titel der Person, mit der das Referenztelefonat geführt wird.
Bestätigung, dass der Gesprächspartner die Berechtigung hat, Auskunft zu erteilen.
Vorbereitung der Fragen zur Bewertung der Leistungen und Kompetenzen des Kandidaten.
Dokumentation, ob eine Freigabeerklärung angeboten wurde und vom Kandidaten vorliegt.
Laden Sie die Word-Vorlage herunter und tragen Sie Ihren vollständigen Namen, Ihren Titel und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens ein. Dies ist die Basis für Ihre professionelle Selbstvorstellung.
💡 Notieren Sie sich bereits vorab alle Informationen zum Kandidaten und zur Position, damit Sie diese flüssig präsentieren können.
Kontaktieren Sie das bisherige Unternehmen und vereinbaren Sie einen Termin oder fragen Sie, ob ein Telefongespräch zeitnah möglich ist. Dies zeigt Professionalisität und Respekt.
💡 Nennen Sie bereits beim ersten Kontakt Ihren Namen und den Grund des Anrufs, um Sicherheitsbedenken zu reduzieren.
Wählen Sie zum vereinbarten Termin an und wiederholen Sie Ihre Selbstvorstellung gemäß dem Manuskript: Name, Titel, Unternehmen und Grund des Anrufs.
💡 Sprechen Sie langsam und deutlich, und seien Sie höflich und freundlich — dies setzt den Ton für ein offenes Gespräch.
Vergewissern Sie sich, dass die Person, mit der Sie sprechen, der direkten Vorgesetzte des Kandidaten oder anderweitig befugt ist, Auskunft zu erteilen. Dies ist rechtlich wichtig und schützt beide Seiten.
💡 Falls die richtige Person nicht erreichbar ist, fragen Sie nach deren Kontaktdaten und vereinbaren Sie einen separaten Termin.
Nennen Sie den Namen des Kandidaten, die Position für die er/sie sich bewirbt, und das geplante Eintrittsdatum. So hat der Gesprächspartner den richtigen Kontext.
💡 Verwenden Sie den exakten Namen und die genaue Positionsbezeichnung aus der Bewerbung, um Verwechslungen auszuschließen.
Stellen Sie strukturiert Ihre Fragen zur Leistung, zum Verhalten und zu den Kompetenzen des Kandidaten. Notieren Sie sich die Antworten sorgfältig und bleiben Sie dabei sachlich und neutral.
💡 Lassen Sie Pausen für vollständige Antworten — unterbrechen Sie nicht und seien Sie offen für Zusatzinformationen.
Falls der Gesprächspartner zögerlich ist, Auskünfte zu geben, bieten Sie an, eine schriftliche Freigabeerklärung des Kandidaten zu senden. Dies schafft oft Sicherheit.
💡 Halten Sie bereit: E-Mail-Adresse des Gesprächspartners oder fax, um die Erklärung zeitnah versenden zu können.
Notieren Sie unmittelbar nach dem Gespräch alle wichtigen Aussagen und Ihre Eindrücke. Dies ist wertvoll für die abschließende Einstellungsentscheidung und dokumentiert Sorgfalt.
💡 Verwenden Sie stichpunktartig objektive Beobachtungen, keine subjektiven Urteile — dies schützt Sie rechtlich.
Sie sollten einen Kontrollanruf durchführen, nachdem der Kandidat die engere Auswahl erreicht hat — typischerweise nach dem Bewerbungsgespräch oder parallel dazu. Der optimale Zeitpunkt ist nach dem ersten Interview, aber bevor Sie eine Zusage erteilen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Eindrücke durch externe Perspektiven zu validieren und sicherzustellen, dass der Kandidat die angegebenen Qualifikationen tatsächlich hat.
Dies ist nicht zwingend, aber empfohlen. Eine schriftliche Freigabeerklärung schützt Sie rechtlich und macht deutlich, dass der Kandidat der Referenzprüfung zustimmt. Sie kann auch helfen, wenn der Gesprächspartner zögerlich ist — die Erklärung zeigt, dass der Kandidat selbst die Auskunft möchte. In vielen Unternehmen wird die Freigabeerklärung ohnehin als Teil des Bewerbungsprozesses unterzeichnet.
Die beste Person ist der unmittelbare Vorgesetzte oder die direkte Führungskraft des Kandidaten während seiner Tätigkeit im fraglichen Unternehmen. Diese Person hat die meisten direkten Beobachtungen und kann am aussagekräftigsten berichten. Sollte der Vorgesetzte nicht erreichbar sein, können Sie auch die HR-Abteilung oder eine andere autorisierte Person kontaktieren — vergewissern Sie sich aber immer, dass diese Person befugt ist, Auskünfte zu geben.
Manche Unternehmen haben strikte Richtlinien und geben nur minimale Informationen preis (Name, Funktion, Dauer der Beschäftigung). Dies ist nicht ungewöhnlich. Bieten Sie in solchen Fällen an, eine schriftliche Freigabeerklärung zu senden — diese löst oft das Vertrauensproblem. Wenn der Gesprächspartner dennoch ablehnt, akzeptieren Sie dies und notieren Sie das Ergebnis. Sie können auch direkt beim Kandidaten nachfragen, warum sein bisheriger Arbeitgeber keine Auskunft gibt.
Ein Telefonanruf ist vorzuziehen, da Sie in einem Gespräch Nachfragen stellen und durch den Tonfall und die Pausen mehr erfahren können. Per E-Mail erhält der Gesprächspartner mehr Zeit und Gelegenheit, seine Antworten zu „polieren" — die Informationen sind oft weniger spontan und wertvoll. Nutzen Sie E-Mail nur als Ergänzung oder Folgemedium (z.B. für die Freigabeerklärung). Ein kombinerter Ansatz — erst Telefonat, dann schriftliche Bestätigung — ist auch möglich.
Ein Kontrollanruf dauert in der Regel 10–20 Minuten. Das ist kurz genug, um die Zeit des Gesprächspartners zu respektieren, aber lang genug, um die wichtigsten Fragen zu stellen und in die Antworten einzutauchen. Bereiten Sie sich vor, um effizient zu sein — eine strukturiertes Manuskript hilft, Zeit zu sparen und keine wichtigen Punkte zu übersehen.
Ja, wenn Sie verantwortungsvoll vorgehen. Verwenden Sie das Manuskript, um sich professionell vorzustellen und den Grund zu nennen. Vergewissern Sie sich, dass der Kandidat der Referenzprüfung zugestimmt hat (Freigabeerklärung). Fragen Sie nur berufsrelevante Dinge und respektieren Sie Datenschutzgrenzen. Dokumentieren Sie das Gespräch. Dies schützt Sie vor rechtlichen Problemen und zeigt, dass Sie mit Sorgfalt und Guter Treue vorgegangen sind.
Ja, Sie dürfen relevante Erkenntnisse mit internen Entscheidungsträgern teilen — z.B. mit dem Team, das an der Einstellung beteiligt ist, oder mit Ihrem Vorgesetzten. Dies ist Teil des Einstellungsprozesses. Allerdings sollten Sie die Informationen vertraulich behandeln und auf das Wesentliche beschränken. Teilen Sie keine irrelevanten persönlichen Details und beachten Sie den Datenschutz. Externe Weitergabe (an Dritte außerhalb Ihres Unternehmens) ist ohne explizite Zustimmung nicht erlaubt.
Dies ist nicht zwingend, es sei denn, es gibt erhebliche Bedenken. In der Regel konzentriert sich der Kandidat auf die nächsten Schritte (Zusage oder Ablehnung). Sollte der Referenzbericht aber substantielle Mängel aufweisen oder dem Kandidaten widersprechen, kann es fair sein, dies mit dem Kandidaten zu besprechen — z.B. um sein Verständnis zu überprüfen oder ihm die Chance zu geben, sich zu äußern. Transparenz schafft Vertrauen und schützt Sie auch vor späteren Anschuldigungen.
Das Online-Formular erfasst selbstberichtete Informationen des Kandidaten, während ein Kontrollanruf externe Perspektiven von bisherigen Arbeitgebern einholt. Ein Formular ist praktisch für die erste Sichtung, aber ein Kontrollanruf (besonders mit diesem Manuskript) ist unverzichtbar, um die Angaben zu validieren und verborgene Risiken zu erkennen. Verwenden Sie beide — das Formular für die Vorprüfung und den Kontrollanruf für die Tiefenprüfung.
Referenzbriefe sind oft höflich und vorsichtig — der Verfasser wählt seine Worte, um dem Kandidaten nicht zu schaden. Ein Telefonat ermöglicht Nachfragen und offenere Gespräche. Das Manuskript strukturiert dieses Gespräch und stellt sicher, dass Sie gezielt fragen, nicht nur passive Briefe erhalten. Idealerweise nutzen Sie beide Methoden — Briefe als Bestätigung, Anrufe für die unmittelbare Validierung.
Online-Services überprüfen öffentliche Daten, Gerichtsurteile und Kredithistorie — nicht aber die Leistung oder das Verhalten bei früheren Arbeitgebern. Ein Kontrollanruf mit diesem Manuskript holt persönliche Einsichten, die eine Datenbank nicht liefern kann. Beide sind wertvoll: die Datenbank für Faktenprüfung, der Anruf für qualitative Bewertung.
Digitale Tools senden vorbereitete Fragen automatisch per E-Mail und erfassen strukturiert Antworten. Sie sind effizient für große Mengen, aber unpersönlich und oft oberflächlich. Ein Telefonanruf mit diesem Manuskript erlaubt Echtzeit-Verständigung, Nachfragen und Tonfall-Wahrnehmung. Für kleine bis mittlere Unternehmen und wichtige Positionen ist das Telefonat mit dem Manuskript überlegen.
HR-Teams nutzen das Manuskript zur standardisierten Durchführung von Referenzchecks für alle Kandidaten und dokumentieren damit Sorgfalt im Einstellungsprozess.
Behörden und öffentliche Institutionen folgen strikten Einstellungsverfahren — das Manuskript hilft, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Banken und Versicherungen müssen Kandidaten gründlich überprüfen (Compliance) — strukturierte Kontrollanrufe sind Teil dieser regulatorischen Anforderung.
In schnelllebigen Branchen mit hohem Personalwechsel hilft strukturierte Referenzprüfung, zuverlässige und verantwortungsvolle Mitarbeiter zu identifizieren.
Consulting-Firmen und Anwaltskanzleien verlassen sich auf gründliche Referenzchecks, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter hohen Standards entsprechen.
In Deutschland müssen Sie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die DSGVO einhalten. Referenzchecks sind zulässig, solange der Kandidat zustimmt und Sie nur berufsrelevante Fragen stellen. Eine Freigabeerklärung dokumentiert die Zustimmung und schützt Sie rechtlich.
In Österreich gelten ähnliche Datenschutzbestimmungen (DSGVO, Datenschutzgesetz 2018). Referenzbefragungen sind üblich und rechtlich zulässig, wenn der Kandidat informiert ist und zustimmt. Ein strukturiertes Verfahren mit Dokumentation ist empfohlen.
In der Schweiz ist Referenzprüfung Standard — es gelten allerdings kantonale Unterschiede bei Datenschutz. Die Federal Data Protection Act (FDPA) und kantonale Gesetze sind zu beachten. Eine schriftliche Genehmigung des Kandidaten ist empfohlen, aber oft nicht zwingend.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Sie haben interne HR-Erfahrung oder eine Person, die Kontrollanrufe bereits erfolgreich durchgeführt hat — die Vorlage strukturiert den Prozess und sparen Sie Kosten. | €0–50 (nur Vorlage, interne Arbeit) | 2–4 Wochen für die Gesamtprüfung mehrerer Kandidaten |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Sie sind sich unsicher, ob Sie die richtigen Fragen stellen, oder Sie möchten ein externes Audit Ihrer Referenzbefragung — eine HR-Beratung überprüft Ihre Abläufe. | €100–300 (Vorlage + Beratung) | 2–3 Wochen plus Rücksprache mit dem Berater |
| Maßgeschneidert | Sie haben sehr komplexe oder branchenspezifische Anforderungen (z.B. Sicherheits-Clearance, spezielle technische Kompetenzen) oder erneut große Mengen an Kandidaten — ein professioneller Service integriert vollständig. | €500–2000+ (komplett outsourced, mehrere Kandidaten) | 1–2 Wochen (der Service arbeitet parallel) |
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