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Eine Preisangabe ist ein strukturiertes, professionelles Dokument, in dem Sie einem potenziellen Kunden ein verbindliches oder zeitlich begrenztes Angebot für Ihre Produkte oder Dienstleistungen unterbreiten. Sie nennen darin die genauen Leistungen, Mengen, Einzelpreise, Steuern und die Gesamtsumme — alles übersichtlich in Tabellenform. Diese Excel-Vorlage ist sofort einsatzbereit und ermöglicht Ihnen, professionelle Angebote innerhalb von Minuten zu erstellen. Sie können die Datei als Word-Download herunterladen, ausfüllen und direkt als PDF versenden oder ausdrucken. Das Dokument enthält alle notwendigen Felder: Unternehmensangaben, Kundendaten, Versandbedingungen, eine Position-Tabelle mit Mengen und Stückpreisen, Steuersätze sowie Summenzeilen für Zwischensumme, Steuern und Endbetrag.
Eine professionelle Preisangabe ist nicht nur eine höfliche Geste — sie schützt Ihr Geschäft und erhöht Ihre Chancen auf einen Auftrag erheblich. Ohne schriftliches Angebot entstehen Missverständnisse: Der Kunde weiß nicht genau, was Sie anbieten, Sie wissen nicht, was er erwartet, und später streitet man sich über Preis und Leistung. Eine klar strukturierte Preisangabe mit eindeutiger Gültigkeitsdauer dokumentiert, wann und zu welchem Preis Sie bindend anbieten — das schützt Sie vor abgelaufenen Angeboten und ungerechtfertigten Reklamationen. Gleichzeitig signalisiert ein professionelles, sorgfältig ausgefülltes Angebot dem Kunden, dass Sie verlässlich sind und Ihr Geschäft ernst nehmen. Das erhöht das Vertrauen und die Wahrscheinlichkeit, dass er bei Ihnen kauft — nicht beim Konkurrenten. Mit dieser kostenlosen Excel-Vorlage sparen Sie zudem Zeit und vermeiden Rechenfehler bei der Kalkulation, da Steuern und Summen automatisch berechnet werden.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Einzelne oder mehrere Positionen mit Steuern und Versand kalkulieren | Preisangabe — Standardformat |
| Unterschiedliche Preise je nach Bestellmenge hinzufügen | Preisangabe — Mengenrabatt-Modell |
| Dienstleistungen mit Stundensätzen oder Pauschalen abrechnen | Preisangabe — Service-Paket |
| Große Bestellungen mit über 20 Positionen erfassen | Preisangabe — Multiposition |
| Angebote in mehreren Sprachen und Währungen erstellen | Preisangabe — Internationale Version |
Warum es wichtig ist: Der Kunde könnte Wochen später mit dem abgelaufenen Angebot zurückkommen und Sie gelten als gebunden — Preisrisiko für Sie.
Fix: Setzen Sie ein konkretes Gültigkeitsdatum (z. B. 30 Tage) und überprüfen Sie dieses vor der Annahme.
Warum es wichtig ist: Entweder erheben Sie zu wenig Steuer und gefährden damit Ihre Liquidität, oder der Kunde sieht eine überraschende Steuernachzahlung und wird verärgert.
Fix: Überprüfen Sie vorab die korrekte Steuerkategorie für Ihre Produkte oder Dienstleistungen — im Zweifelsfall Steuerberater fragen.
Warum es wichtig ist: Der Kunde versteht nicht genau, was er kauft, und bemängelt später unerfüllte Erwartungen — Ärger und mögliche Rückabwicklung.
Fix: Schreiben Sie präzise, nachvollziehbare Beschreibungen; nutzen Sie Bestellnummern, Modellnummern oder Links zu Produktdetails.
Warum es wichtig ist: Selbst kleine Rechenfehler unterminieren Ihre Professionalität und können zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
Fix: Überprüfen Sie alle automatischen Berechnungen manuell und nutzen Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, das Formeln korrekt verarbeitet.
Warum es wichtig ist: Der Kunde kann nicht einfach Fragen stellen oder klären, ob es noch Platz für Rabatte gibt — die Chance auf einen Auftrag sinkt.
Fix: Geben Sie immer einen Namen, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse an und überprüfen Sie, dass diese aktuell sind.
Warum es wichtig ist: Sie schreiben einen Preis auf, können ihn aber intern nicht halten — Gewinnmargen sinken, Kundenzufriedenheit leidet.
Fix: Nutzen Sie ein einheitliches Preislistensystem und überprüfen Sie Ihre Kostenkalkulationen vor der Preisangabe.
Name, Anschrift, Kontaktdaten und das Unternehmenslogo oder der Werbespruch. Dieser Bereich vermittelt Professionalität und ermöglicht dem Empfänger, Sie sofort zu kontaktieren.
Name des Kunden, Adresse, Telefon und Kundennummer. So stellen Sie sicher, dass die Preisangabe eindeutig zugeordnet werden kann und Rückfragen leicht zu handhaben sind.
Preisangabenummer, Datum, Gültigkeitsdatum und Name des Angebots. Diese Metadaten dokumentieren die zeitliche Gültigkeit und Nachverfolgbarkeit des Angebots.
Versandart, Versanddatum und F.O.B.-Ort. Hier werden die Lieferbedingungen transparent gemacht, was Missverständnisse vermeidet.
Spalten für Beschreibung, Bestellnummer, Menge, Stückpreis und Steuern. Das Herz des Dokuments — hier werden die angebotenen Leistungen konkretisiert.
Zwischensumme, Steuersatz, Umsatzsteuer, sonstige Kosten und Gesamtsumme. Diese Zeilen ermöglichen eine transparente, nachvollziehbare Kalkulation bis zur Endrechnung.
Feld für besondere Anweisungen oder Hinweise sowie Kontaktperson für Rückfragen. Ein persönlicher Abschluss erhöht die Chancen auf positive Reaktion.
Geben Sie Ihren Unternehmensname, Adresse, Telefon und Fax oben links ein. Fügen Sie ggf. Ihr Firmenmotto oder Logo hinzu.
💡 Nutzen Sie die gleichen Daten wie auf Ihren bisherigen Rechnungen, um Konsistenz zu wahren.
Füllen Sie den Namen, die Adresse und die Telefonnummer des Kunden ein. Vergeben Sie eine Kundennummer, falls Sie ein Nummernkreis-System verwenden.
💡 Überprüfen Sie die Adresse doppelt — Versandfehler entstehen oft durch Tippfehler.
Geben Sie eine eindeutige Preisangabenummer ein (z. B. fortlaufend: 2024-001, 2024-002), das heutige Datum und das Gültigkeitsdatum (z. B. 30 Tage ab heute).
💡 Eine Gültigkeitsfrist verhindert, dass alte Angebote akzeptiert werden, wenn sich Preise geändert haben.
Beschreiben Sie jedes Produkt oder die Dienstleistung, geben Sie die Bestellnummer an, die Menge und den Stückpreis. Die Steuer wird automatisch berechnet (je nach Einstellung).
💡 Nutzen Sie aussagekräftige Beschreibungen — vage Angaben führen zu Nachfragen und Verzögerungen.
Wählen Sie den korrekten Steuersatz (in Deutschland meist 19 % oder 7 %, je nach Produkt). Berechnen Sie Versandkosten und etwaige Nebenkosten und tragen Sie diese ein.
💡 Überprüfen Sie Ihre Steuerkategorie — bei Zweifeln konsultieren Sie Ihren Steuerberater.
Kontrollieren Sie, dass die automatischen Berechnungen korrekt sind: Zwischensumme, Steuerbetrag, Endsumme. Vergleichen Sie mit Ihren internen Kalkulationen.
💡 Ein einfacher Rechenfehler kann die Glaubwürdigkeit der gesamten Preisangabe untergraben.
Geben Sie ggf. Zahlungsbedingungen, Rabatte oder andere Hinweise ein. Notieren Sie den Namen, die Telefonnummer und E-Mail der Kontaktperson für Rückfragen.
💡 Ein persönlicher Ansprechpartner erhöht das Vertrauen des Kunden und beschleunigt Entscheidungen.
Speichern Sie die Datei unter einem aussagekräftigen Namen (z. B. Preisangabe_KundenName_Datum.xls). Exportieren Sie sie als PDF oder versenden Sie die Excel-Datei direkt.
💡 PDF schützt vor unbeabsichtigten Änderungen durch den Empfänger; Excel ermöglicht leichte Kalkulation des Käufers.
Eine Preisangabe ist ein Angebot, das vor dem Auftrag erstellt wird — sie ist in der Regel unverbindlich oder zeitlich begrenzt gültig. Eine Rechnung wird nach der Lieferung ausgestellt und ist eine verbindliche Forderung. Die Preisangabe dient der Entscheidungsfindung, die Rechnung dokumentiert die tatsächliche Geschäftsoperation.
In Deutschland ist eine Unterschrift auf einer Preisangabe nicht zwingend erforderlich, es sei denn, Sie wünschen sich dies aus Nachvollziehbarkeitsgründen. Sie können aber z. B. einen Stempel mit "Autorisiert durch:" verwenden. Wichtiger ist die eindeutige Dokumentation durch Nummer, Datum und Unternehmenskennzeichen.
Das hängt von Ihrer Branche und Marktlage ab. Im Handel sind 14–30 Tage üblich. Bei technischen oder großvolumigen Projekten können es auch 60–90 Tage sein. Je volatiler Ihre Rohstoffkosten, desto kürzer sollte die Frist sein. Dokumentieren Sie dies immer deutlich.
Ja, das ist möglich und kommt häufig vor — z. B. Waren mit 19 % und Dienstleistungen mit 7 %. Sie können in der Excel-Vorlage für jede Position einen eigenen Steuersatz eintragen, solange die Spalte entsprechend strukturiert ist. Überprüfen Sie die Korrektheit mit Ihrem Steuerberater.
F.O.B. ist eine internationale Versandklausel, bei der der Verkäufer die Kosten bis zur Übergabe an die Spedition trägt. Ab diesem Punkt trägt der Käufer das Risiko und die Transportkosten. Dies schützt den Verkäufer vor Verlusten bei Beschädigung während des Transports.
Eine Preisangabe kann als Angebot fungieren — beides hat den gleichen Zweck: dem Kunden schriftlich einen Preis und eine Frist zu nennen. In vielen kleineren Unternehmen sind „Preisangabe" und „Angebot" Synonyme. Nutzen Sie den Begriff, der in Ihrer Branche üblich ist.
Sie sind rechtlich nicht gebunden, die abgelaufene Preisangabe zu akzeptieren — es sei denn, Sie haben dies vorher schriftlich zugesagt. Es ist höflich, den Kunden zu kontaktieren und zu klären, ob die Preise und Bedingungen noch gelten. Dies verhindert Missverständnisse.
Speichern Sie Ihre ausgefüllte Preisangabe als Excel-Datei (.xls oder .xlsx) mit einem aussagekräftigen Namen, z. B. „2024-PA-001_Musterfirma_2024-02-15". Erstellen Sie einen Ordner für alle Preisangaben, um sie später leicht wiederzufinden. Exportieren Sie zum Versenden als PDF, um Änderungen durch den Empfänger zu vermeiden.
Das ist optional, aber empfohlen. Häufige Varianten sind: „Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung", „Zahlung per Überweisung", „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen" oder „Zahlung vor Lieferung". Konsultieren Sie ggf. Ihren Steuerberater, um sicherzustellen, dass Sie klare Bedingungen setzen.
Eine Preisangabe ist ein Angebot vor der Lieferung, eine Rechnung ist die Forderung danach. Die Preisangabe soll den Kunden zum Kauf bewegen und ist zeitlich begrenzt; die Rechnung dokumentiert die tatsächliche Lieferung und ist rechtlich bindend. Beide sollten konsistent sein — die Rechnung darf nicht wesentlich von der akzeptierten Preisangabe abweichen.
Im deutschsprachigen Raum sind „Preisangabe", „Angebot" und „Kostenvoranschlag" oft Synonyme und verfolgen das gleiche Ziel: dem Kunden schriftlich Preise und Bedingungen zu nennen. Ein Kostenvoranschlag ist üblicherweise unverbindlich und wird vor Projektstart erstellt — ebenso wie eine Preisangabe. Die Nutzung hängt von Branchennorm und internen Prozessen ab.
Eine Anfrage ist eine Kundenanforderung, die Sie beantworten — Sie erstellen eine Preisangabe als Antwort. Eine Preisangabe ist die strukturierte Antwort mit Preis und Bedingungen. Ohne Preisangabe kann der Kunde nicht entscheiden; mit ihr beginnt der Verhandlungsprozess.
Ein Vertrag wird geschlossen, wenn beide Seiten die Preisangabe akzeptieren. Der Vertrag ist verbindlich und regelt detailliert Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, Gewährleistung usw. Die Preisangabe ist die Vorstufe — ohne Einigung bei Preis und Leistung gibt es keinen Vertrag.
Preisangaben werden für größere Kundenaufträge verwendet, um transparent Rabatte und Versandkosten zu kalkulieren und dem Käufer zu zeigen, dass Sie Kostenführerschaft bieten.
Kostenvoranschläge sind täglich notwendig, um Kundenaufträge nachvollziehbar zu machen — Material, Arbeitszeit und Nebenkosten müssen einzeln aufgeschlüsselt werden.
Preisangaben dokumentieren Projektbudgets und Leistungspakete; sie ermöglichen Kunden, mehrere Angebote zu vergleichen und Entscheidungen zu treffen.
Preisangaben mit Mengenrabatten und Konditionen sind Kerngeschäft — sie dienen als Verkaufswerkzeug und Verhandlungsbasis für große Aufträge.
Detaillierte Preisangaben für Rohstoffe, Halbfabrikate und fertige Produkte sind Basis für Supply-Chain-Planung und Kostenkalkulation beim Kunden.
Stundenhonorar-, Tag- oder Projektbasierte Preisangaben ermöglichen transparente Kommunikation über Leistung und Kosten und beschleunigen Auftragsabschlüsse.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Regelmäßige, standardisierte Angebote mit einfacher Kalkulation (unter 10 Positionen, bekannte Steuersätze). | Kostenlos — nur Ihre Zeit zum Ausfüllen. | 5–15 Minuten pro Preisangabe; schnell, wenn Struktur sitzt. |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Größere oder komplexe Projekte, bei denen Sie interne Kalkulationen oder die Einhaltung von Kundenvorgaben validieren möchten. | €50–150 für externe Überprüfung durch einen Berater oder Steuerexperten. | 1–2 Tage; inkl. Feedback und Korrektionen. |
| Maßgeschneidert | Hochgradig spezialisierte Angebote (internationale Geschäfte, komplexe Verträge, regulatorische Anforderungen). | €200–500+ abhängig von Komplexität und Beraterstundensatz. | 3–5 Tage oder länger; umfangreiche Analyse und maßgeschneiderte Lösung. |
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