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Eine Mitteilung über Ware mit Lieferrückstand ist ein professionelles Geschäftsschreiben, das Sie versenden, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, Sie die bestellte Ware aber nicht sofort verfügbar haben. Das Schreiben informiert den Kunden transparent darüber, dass sich die Lieferung verzögert, und nennt (wenn möglich) einen neuen Liefertermin. Die Vorlage ist als kostenloses Word-Dokument downloadbar und kann online bearbeitet oder direkt ausgedruckt werden. Sie enthält alle notwendigen Elemente für eine höfliche, professionelle Kommunikation.
Lieferverzögerungen sind im Geschäftsbetrieb normal — doch eine unangekündigte oder verspätete Mitteilung kann das Vertrauen Ihrer Kunden massiv beschädigen. Kunden, die ungewiss bleiben, wann ihre Ware ankommt, werden frustriert, schreiben kritische Bewertungen oder stornieren Bestellungen. Diese Vorlage ermöglicht es Ihnen, schnell und transparent zu reagieren: Sie zeigen Ihrem Kunden, dass seine Bestellung ernst gemeint ist, dass Sie die Situation unter Kontrolle haben und wann er mit Lieferung rechnen kann. Dies reduziert Frustration, wahrt Ihre Reputation und erhöht die Chance, dass der Kunde die Bestellung behält. Besonders im Online-Handel und bei wiederkehrenden Geschäftsbeziehungen ist solche proaktive Kommunikation ein wesentlicher Faktor für Kundenzufriedenheit und -treue.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Artikel kommt in wenigen Tagen oder Wochen an; Kunde wartet gerne | Mitteilung mit kurzfristiger Liefererwartung |
| Lieferverzögerung dauert mehrere Wochen oder Monate; Kunde braucht Alternativen | Mitteilung mit längerer Wartezeit |
| Wartezeit ist ungewiss; Sie möchten dem Kunden die Möglichkeit geben zu stornieren | Mitteilung mit Stornierungsangebot |
| Verzögerung ist längerfristig; Sie entschädigen den Kunden für die Unannehmlichkeit | Mitteilung mit Gutschein oder Entschädigung |
| Internationale Kunden oder Versand ins Ausland; englischsprachige Kommunikation erforderlich | Mitteilung in englischer Sprache |
Warum es wichtig ist: Der Kunde interessiert sich weniger für die genauen Gründe als für das Lieferdatum; lange Erklärungen wirken ausweichend.
Fix: Halten Sie die Begründung kurz und fokussieren Sie auf die Lösung und das erwartete Lieferdatum.
Warum es wichtig ist: Der Kunde bleibt unsicher und kann nicht planen; dies schadet der Vertrauensbeziehung.
Fix: Geben Sie immer ein realistisches Lieferdatum an oder nennen Sie eine Frist, bis zu der Sie mehr wissen.
Warum es wichtig ist: Der Kunde fühlt sich nicht wertgeschätzt und kann unzufrieden werden; dies erhöht das Risiko einer Stornierung.
Fix: Entschuldigen Sie sich aufrichtig für die Verzögerung und zeigen Sie Verständnis für die Unannehmlichkeit.
Warum es wichtig ist: Der Kunde kann nicht leicht mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um Fragen zu stellen oder die Bestellung anzupassen.
Fix: Geben Sie deutlich ein Telefon, eine E-Mail oder einen Ansprechpartner an, den der Kunde kontaktieren kann.
Warum es wichtig ist: Das Schreiben wirkt unpersönlich und verstärkt das Gefühl der Enttäuschung beim Kunden.
Fix: Verwenden Sie eine höfliche, aber empathische Sprache; zeigen Sie Verständnis für die Situation des Kunden.
Warum es wichtig ist: Der Kunde fühlt sich festgehalten und hat keine Optionen; dies kann zu Frustration oder schlechten Bewertungen führen.
Fix: Bieten Sie Alternativen an oder erklären Sie, wie der Kunde die Bestellung ändern oder stornieren kann, falls gewünscht.
Das Schreiben beginnt mit dem Absendedatum und den vollständigen Kontaktdaten des Unternehmens (Name, Adresse, Stadt, Postleitzahl). Diese Informationen ermöglichen dem Kunden, Sie bei Rückfragen zu erreichen.
Danach folgen die Daten der Kontaktperson beim Kunden (Name, Adresse). Der Betreff lautet klar und deutlich: 'Mitteilung über Ware mit Lieferrückstand'. Dies informiert den Empfänger sofort über den Zweck des Schreibens.
Die Anrede 'Sehr geehrte/r [NAME]' ist höflich und persönlich. Das Schreiben bedankt sich für die Bestellung und würdigt damit die Geschäftsbeziehung.
Der Hauptteil bestätigt die eingegangene Bestellung mit genauen Angaben zu Artikeln und Nummern. Dies zeigt, dass Sie die Bestellung ernst nehmen und korrekt erfasst haben.
Danach folgt die klare Mitteilung, dass der Artikel derzeit im Lieferrückstand ist und nicht sofort verfügbar. Dies schafft Transparenz und verhindert Missverständnisse.
Falls bekannt, sollten Sie ein voraussichtliches Lieferdatum nennen. Dies gibt dem Kunden Planungssicherheit und zeigt, dass Sie die Situation unter Kontrolle haben.
Das Schreiben endet mit einem Angebot für Rückfragen, einer Entschuldigung für die Verzögerung und einer freundlichen Grußformel. So bleiben Sie trotz der Unannehmlichkeit in gutem Kontakt mit dem Kunden.
Aktualisieren Sie das Datum oben links im Schreiben. Überprüfen Sie, dass Ihre Firmenadresse, Stadt und Postleitzahl korrekt sind.
💡 Nutzen Sie die Adresse aus Ihrem Geschäftskopf, um Konsistenz zu wahren.
Tragen Sie Name, Adresse und Stadt des Kunden oder seiner Kontaktperson ein. Vergewissern Sie sich, dass die Schreibweise stimmt.
💡 Wenn Sie den Namen der genauen Kontaktperson nicht kennen, verwenden Sie 'Sehr geehrte Damen und Herren' statt '[NAME]'.
Ersetzen Sie [ARTIKEL UND NUMMER] mit den genauen Produktnamen, Artikelnummern oder SKUs der bestellten Waren.
💡 Je detaillierter Sie sind, desto leichter kann der Kunde seine Bestellung nachverfolgen.
Falls möglich, ergänzen Sie das erwartete Lieferdatum. Dies gibt dem Kunden eine klare Erwartung und reduziert Unsicherheit.
💡 Nennen Sie eher ein realistisches Datum, das Sie halten können, statt ein zu optimistisches Versprechen zu machen.
Sie können dem Kunden Alternativen anbieten: ähnliche Artikel, die sofort verfügbar sind, oder eine Teillieferung.
💡 Dies zeigt Serviceorientierung und kann die Enttäuschung über die Verzögerung abschwächen.
Geben Sie am Ende eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an, unter der der Kunde Sie wegen Fragen oder Änderungen erreicht.
💡 Machen Sie es dem Kunden leicht, schnell reagieren zu können.
Idealerweise informieren Sie den Kunden sofort nach Eingang der Bestellung oder spätestens am nächsten Arbeitstag. Je schneller der Kunde von der Verzögerung erfährt, desto besser kann er reagieren und alternative Pläne machen. Eine zu späte Information wirkt unprofessionell und schadet dem Vertrauen.
Nein, der genaue Grund ist nicht erforderlich. Es genügt zu sagen, dass der Artikel im Lieferrückstand ist. Zu detaillierte Begründungen (z.B. 'Lieferant ist überlastet') wirken unprofessionell. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Lösung: das erwartete Lieferdatum und Ihre Bereitschaft, dem Kunden zu helfen.
Nennen Sie nur ein Datum, das Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit halten können. Es ist besser, ein realistisches, etwas späteres Datum zu nennen und dann früher zu liefern, als ein zu optimistisches Versprechen zu machen, das Sie nicht halten können. Das zerstört das Vertrauen nachhaltiger.
Das hängt von der Länge der Verzögerung und Ihrem Geschäftsmodell ab. Bei kurzfristigen Verspätungen (1–2 Wochen) ist eine Entschuldigung oft ausreichend. Bei längeren Verzögerungen (mehrere Wochen oder Monate) können Sie einen kleinen Rabatt, kostenlosen Versand oder einen Gutschein für die nächste Bestellung in Betracht ziehen.
Informieren Sie schnell, nennen Sie ein festes Lieferdatum, entschuldigen Sie sich aufrichtig und bieten Sie Alternativen an (ähnliche Produkte, Teillieferung, Rabatt). Zeigen Sie auch, dass Sie den Kunden ernst nehmen: einen Ansprechpartner, regelmäßige Updates und eine offene Kommunikation helfen sehr.
Ja, absolut. Sie können die Vorlage in ein E-Mail-Template umwandeln oder als Grundlage für automatisierte Benachrichtigungen verwenden. Viele E-Commerce-Plattformen (wie Shopify oder WooCommerce) ermöglichen es, solche Vorlagen zu hinterlegen und automatisch auszulösen, wenn ein Produkt als 'im Lieferrückstand' markiert wird.
Für B2C-Kunden genügt in der Regel eine E-Mail mit einer digitalen Signatur oder einem Absendernamen. Für wichtige B2B-Kunden oder sehr teure Bestellungen kann ein Brief mit Unterschrift einen zusätzlichen, persönlicheren Eindruck hinterlassen. Beides ist akzeptabel; wählen Sie je nach Beziehung und Geschäftsgebräuchen.
Ja, das ist empfohlen. Ein Logo oder eine Kopfzeile mit Ihrem Firmennamen und Ihrer Marke macht das Schreiben professioneller und schafft Konsistenz mit anderen Kommunikationsmitteln. Achten Sie aber darauf, dass Text und Layout übersichtlich bleiben.
In diesem Fall können Sie zwei Optionen anbieten: Sie versenden sofort die verfügbaren Artikel und schicken den Artikel mit Lieferrückstand später nach (Teillieferung), oder Sie warten, bis alle Artikel zusammen verfügbar sind. Nennen Sie beide Optionen und lassen Sie den Kunden wählen, was ihm besser passt.
Eine standard Bestellbestätigung bestätigt nur, dass die Bestellung eingegangen ist, ohne auf Verfügbarkeitsprobleme hinzuweisen. Eine Mitteilung über Lieferrückstand geht einen Schritt weiter und informiert den Kunden proaktiv über eine Verzögerung. Verwenden Sie die Standard-Bestätigung bei verfügbarer Ware und die Lieferrückstands-Mitteilung nur, wenn tatsächlich eine Verzögerung vorliegt.
Eine Kündigungsmitteilung teilt mit, dass eine Bestellung komplett oder teilweise annulliert wird, oft auf Kundenwunsch. Eine Lieferrückstands-Mitteilung hält an der Bestellung fest und verspricht eine spätere Lieferung. Nutzen Sie die Lieferrückstands-Mitteilung, um die Beziehung zu erhalten, nicht um sie zu beenden.
Eine Zahlungserinnerung bezieht sich auf ausstehende oder fehlende Zahlungen; eine Zahlungsbestätigung quittiert eingegangene Gelder. Eine Lieferrückstands-Mitteilung konzentriert sich dagegen auf die Verfügbarkeit der Ware, nicht auf die Zahlungssituation. Es ist möglich, beide Schreiben zu kombinieren, wenn Zahlung und Lieferung verknüpft sind.
Eine Versandbestätigung teilt mit, dass die Ware gerade abgesendet wurde und gibt Tracking-Daten an. Eine Lieferrückstands-Mitteilung informiert, dass die Ware NOCH NICHT versandt werden kann. Eine kommt am Anfang des Prozesses (Lieferrückstand), die andere am Ende (Versand ist erfolgt).
Online-Shops müssen Kunden schnell und transparent über Verfügbarkeitsprobleme informieren, um Reputationsschäden und Stornierungen zu vermeiden.
Stationäre Einzelhandelsketten nutzen die Vorlage, um Kunden zu benachrichtigen, wenn bestellte oder reservierte Waren nicht sofort verfügbar sind.
B2B-Großhändler informieren ihre Geschäftspartner professionell über Lieferverzögerungen und bieten Alternativen an, um Geschäftsbeziehungen zu wahren.
Unternehmen, die per Katalog oder Telefon verkaufen, müssen schriftlich mitteilen, wenn bestellte Artikel nicht sofort lieferbar sind.
Möbelhäuser und Innenausstatter benachrichtigen Kunden über längere Lieferzeiten bei speziellen oder maßgefertigten Produkten.
Autohändler und Ersatzteilhändler informieren Werkstätten und Privatkundschaften über Lieferverzögerungen bei bestimmten Teilen und bieten Alternativen an.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Kleine Verzögerungen, standardisierte Mitteilungen, routinemäßige Kundenbenachrichtigungen, KMUs mit kleinerem Kundenstamm. | kostenlos (mit Business in a Box) | 5–15 Minuten zum Ausfüllen und Versenden |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Sie möchten sichergehen, dass Ihr Kundenton professionell wirkt; bei sensiblen oder wertvollen Kundenbezieheungen; vor systematischer Implementierung. | 50–150 EUR für externe Überprüfung oder Lektorat | 2–3 Tage mit externer Überprüfung |
| Maßgeschneidert | Große Unternehmen mit spezifischen Kommunikationsrichtlinien; sehr lange oder komplexe Lieferrückstände; hochwertige B2B-Kundenbeziehungen, bei denen ein maßgeschneidertes Schreiben wichtig ist. | 300–1.000+ EUR je nach Complexity und Agentur | 1–2 Wochen für Entwurf, Feedback und Finalisierung |
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