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Diese Vorlage ist ein professioneller Brief, den Sie an einen Lieferanten versenden, um schriftlich zu dokumentieren, dass eine von Ihnen bestellte Ware nicht angekommen ist und Sie eine Erstattung fordern. Der Brief folgt klaren Geschäftsrichtlinien und enthält alle wesentlichen Elemente: Datum, Adresse des Lieferanten, Betreffzeile, höfliche Anrede und eine prägnante Darstellung des Sachverhalts. Sie können die Vorlage als kostenlosen Word-Download verwenden, sofort mit Ihren Daten anpassen und ausdrucken. Der Brief ist formal genug für rechtliche Dokumentation und dennoch zugänglich für jeden Geschäftsführer oder Betreiber.
Wenn eine bestellte Ware nicht ankommt, besteht das Risiko, dass Sie nur mündlich oder per E-Mail danach fragen — und der Lieferant könnte argumentieren, dass Ihre Beschwerde unklar oder nicht dokumentiert war. Ein formaler, schriftlicher Forderungsbrief schafft einen rechtlichen Nachweis, dass Sie das Problem korrekt angezeigt haben und eine Erstattung verlangen. Dies ist wichtig, wenn Sie später rechtliche Schritte einleiten oder einen Mahnbescheid beantragen müssen. Der Brief schützt Sie, indem er klar und professionell dokumentiert, dass Sie ein Recht auf Erstattung haben, und gibt dem Lieferanten eine letzte Gelegenheit, das Problem freundlich zu lösen, bevor Sie eskalieren.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Erste schriftliche Forderung nach fehlender Lieferung | Standardforderung |
| Forderung mit Zahlungsfrist bei wiederholten Ausfällen | Forderung mit Fristsetzung |
| Zweite Forderung nach ausgebliebener Erstattung | Mahnschreiben |
| Forderung mit Entschädigungsanspruch für Verzögnung | Forderung mit Schadensersatz |
| Erste Kontaktaufnahme per E-Mail vor formaler Forderung | Kurzfassung per E-Mail |
Warum es wichtig ist: Der Lieferant kann die Forderung übersehen oder nicht richtig zuordnen, was zu Verzögerungen führt.
Fix: Verwenden Sie eine prägnante Betreffzeile wie 'FORDERUNG DER ERSTATTUNG FÜR NICHT GELIEFERTE WARE' und erwähnen Sie Bestellnummer oder Datum.
Warum es wichtig ist: Der Lieferant argumentiert, dass dies das erste Schreiben ist, und könnte den Anspruch anzweifeln.
Fix: Referenzieren Sie immer auf Ihre vorherige Beschwerde mit Datum und beschreiben Sie, wann Sie diese eingereicht haben.
Warum es wichtig ist: Ein unprofessioneller Ton kann zu defensiven Reaktionen führen und die Chancen auf schnelle Erstattung verringern.
Fix: Bleiben Sie sachlich, höflich und faktenorientiert; konzentrieren Sie sich auf die Fakten der fehlenden Lieferung.
Warum es wichtig ist: Sie haben keinen Nachweis, dass Sie die Forderung eingereicht haben, falls der Lieferant später widersprechen sollte.
Fix: Immer eine Kopie für Ihre Akten speichern oder das Schreiben per E-Mail mit Lesebestätigung versenden.
Warum es wichtig ist: Je länger Sie warten, desto schwächer wird Ihr Anspruch und desto leichter kann der Lieferant argumentieren, dass der Fall alt ist.
Fix: Reichen Sie die Forderung innerhalb weniger Tage nach Feststellung der fehlenden Lieferung ein.
Warum es wichtig ist: Der Lieferant könnte unbegrenzt Zeit verstreichen lassen, ohne zu antworten oder zu zahlen.
Fix: Setzen Sie eine klare Frist (z.B. '14 Tage ab Erhalt dieses Schreibens') und geben Sie Konsequenzen an, falls nicht gezahlt wird.
Besteht aus dem aktuellen Datum und den Kontaktinformationen des Absenders (Name, Adresse, Stadt, Postleitzahl). Dies identifiziert den Verfasser des Briefs und dokumentiert den Zeitpunkt.
Die Adresse des Lieferanten oder der Kontaktperson beim Lieferanten. Hier wird der Brief zugestellt, deshalb muss die genaue Adresse mit PLZ und Ort angegeben werden.
Kurze, aussagekräftige Zusammenfassung des Inhalts (z.B. 'FORDERUNG DER ERSTATTUNG FÜR NICHT GELIEFERTE WARE'). Dies ermöglicht dem Empfänger schnelle Zuordnung und korrekte interne Weiterleitung.
Höfliche Begrüßung mit Geschlechtsangabe ([NAME DER KONTAKTPERSON]). Falls der Name unbekannt ist, verwenden Sie 'Sehr geehrte Damen und Herren'.
Darstellung des Sachverhalts mit Verweis auf vorherige Korrespondenz (Brief vom [DATUM]). Der Text dokumentiert, dass die bestellten Waren nicht eingetroffen sind, und referenziert eine beigefügte Kopie als Nachweis.
Aufzählung der mitgesendeten Unterlagen (z.B. 'Kopie meines Briefes vom ...'). Dies erhöht die Glaubwürdigkeit und bietet dem Empfänger Kontext.
Förmlicher Abschluss mit Signatur und gegebenenfalls Kontaktdaten (Telefon, E-Mail). Dies vervollständigt das Schreiben und zeigt Ernsthaftigkeit.
Beginnen Sie mit dem aktuellen Datum oben auf der Seite. Unterhalb des Datums tragen Sie Ihren Namen, Ihre Straße, Ihre Stadt mit Bundesland/Staat und Ihre Postleitzahl ein.
💡 Verwenden Sie das heutige Datum; dies dokumentiert das Schreiben zeitlich.
Füllen Sie die Adresse des Lieferanten oder der Kontaktperson beim Lieferanten ein. Adressenfelder sind jeweils klar gekennzeichnet.
💡 Nutzen Sie die letzte Rechnung oder E-Mail des Lieferanten, um die genaue Adresse zu finden.
Im Haupttext werden Sie aufgefordert, das Datum eines früheren Briefs einzutragen, in dem Sie bereits die fehlende Lieferung angezeigt haben. Ersetzen Sie [DATUM] mit diesem Datum.
💡 Suchen Sie in Ihren E-Mails oder Schreiben nach dem Datum des ersten Beschwerdeschreibens.
Ersetzen Sie [NAME DER KONTAKTPERSON] mit dem korrekten Namen des Ansprechpartners beim Lieferanten. Falls unbekannt, verwenden Sie 'Sehr geehrte Damen und Herren'.
💡 Der Name sollte dem Ansprechpartner oder dem Namen auf der letzten Rechnung entsprechen.
Notieren Sie Ihre Bestellnummer, das ursprüngliche Bestelldatum und den Betrag, für den Sie eine Erstattung fordern. Dies können Sie in den Brief einfügen, wenn nötig.
💡 Halten Sie Ihre Bestellbestätigung oder Rechnung bereit.
Drucken Sie den Brief aus und unterschreiben Sie ihn von Hand. Dies macht das Schreiben authentisch und bindend.
💡 Verwenden Sie ein lesbar-formales Format (Kugelschreiber oder ähnlich).
Kopieren Sie Ihren ursprünglichen Brief oder Ihre ursprüngliche E-Mail als Anlage. Versenden Sie den Brief per Post (Einschreiben empfohlen) oder per E-Mail mit Kopie.
💡 Einschreiben mit Rückschein bietet Nachweis der Zustellung.
In der Regel sollten Sie 2–3 Wochen warten, bevor Sie ein Mahnschreiben versenden. Setzen Sie in Ihrem ersten Brief eine klare Frist (z.B. 14 Tage) und lassen Sie diese ablaufen, bevor Sie nachfolgen. Wenn der Lieferant nach dieser Frist nicht reagiert oder nicht erstattet, können Sie ein Mahnschreiben versenden.
Beide Methoden sind möglich. Eine E-Mail ist schneller, aber ein per Post versendeter Brief (idealerweise Einschreiben mit Rückschein) bietet einen besseren Nachweis der Zustellung. Für formale Forderungen empfehlen wir, den Brief per Post zu versenden und eine Kopie per E-Mail nachzuverfolgen.
Fügen Sie eine Kopie Ihres ursprünglichen Briefs oder Ihrer ursprünglichen E-Mail bei, in dem Sie die fehlende Lieferung zum ersten Mal angezeigt haben. Falls vorhanden, können Sie auch eine Kopie der Bestellbestätigung oder Rechnung hinzufügen, um die Details zu belegen.
Ja, ein handschriftlich unterzeichneter Brief hat mehr Gewicht als ein digitales Schreiben. Es zeigt, dass Sie die Forderung ernst nehmen. Wenn Sie per E-Mail versenden, können Sie ein gescanntes, unterzeichnetes Dokument anhängen.
Wenn der Lieferant innerhalb der gesetzten Frist nicht antwortet, versenden Sie ein Mahnschreiben. Nach 2–3 Mahnschreiben sollten Sie rechtliche Schritte in Betracht ziehen und möglicherweise einen Anwalt konsultieren oder kleine Forderungen bei einem Schlichter einreichen.
Es ist ratsam, klare Konsequenzen anzukündigen (z.B. 'Bei Nichtbezahlung innerhalb von 14 Tagen werde ich [Maßnahme] einleiten'), aber seien Sie vorsichtig mit Drohungen. Konsultieren Sie einen Anwalt, bevor Sie Konsequenzen ankündigen, die Sie rechtlich nicht durchsetzen können.
Sie benötigen: Bestellnummer, Bestelldatum, Beschreibung der Ware, Menge, Preis, das versprochene Lieferdatum und das heutige Datum (um zu zeigen, wie lange die Lieferung überfällig ist).
Ja, Sie können die Vorlage an Ihre Situation anpassen. Im Haupttext können Sie angeben, welche Teile der Bestellung fehlten und für welche Positionen Sie eine Erstattung fordern.
Das hängt von Ihrer Bestellung und den örtlichen Gesetzen ab. In der Regel gilt: Wenn die Lieferung mehr als 2–3 Wochen über das versprochene Datum hinaus überfällig ist, haben Sie das Recht, Erstattung zu fordern. Konsultieren Sie die Bedingungen Ihrer Bestellung oder einen Anwalt.
Ein Mahnschreiben wird verwendet, wenn ein Lieferant oder Kunde eine Rechnung nicht bezahlt hat. Ein Forderungsschreiben wird verwendet, wenn die Ware nicht geliefert wurde und Sie eine Rückerstattung fordern. Der Forderungsbrief konzentriert sich auf die fehlende Lieferung, das Mahnschreiben auf ausstehende Zahlungen.
Ein allgemeines Beschwerdeschreiben kann für verschiedene Probleme verwendet werden (schlechte Qualität, Verspätung, etc.). Ein Forderungsschreiben für nicht gelieferte Ware ist spezifisch und dokumentiert formal, dass die Ware nicht angekommen ist und Sie eine Erstattung fordern. Es ist stärker rechtlich fundiert.
Eine Rückgabeanforderung wird verwendet, wenn Sie fehlerhafte oder beschädigte Ware erhalten haben und diese zurückgeben möchten. Ein Forderungsschreiben wird verwendet, wenn Sie keine Ware erhalten haben. Bei einer Rückgabeanforderung bieten Sie der Rückgabe an; bei einer Forderung verlangen Sie Erstattung.
Ein gerichtlicher Mahnbescheid ist ein formales Verfahren, das ein Gericht einleitet, wenn ein Schuldner nicht bezahlt hat. Ein Forderungsschreiben ist ein vorangegangenes, informelles Schreiben. Nutzen Sie zuerst das Forderungsschreiben; wenn keine Reaktion erfolgt, können Sie einen Mahnbescheid einleiten.
Online-Verkäufer müssen schnell auf Lieferverzug reagieren, um Kundenrückerstattungen zu verwalten und Lieferantenprobleme zu dokumentieren.
Handwerksbetriebe benötigen Material rechtzeitig; dieser Brief hilft, Lieferanten für fehlende Materialbestellungen zur Verantwortung zu ziehen.
Restaurants und Caterer sind auf rechtzeitige Lieferungen angewiesen; dieser Brief dokumentiert fehlende Lieferungen und fordert schnelle Erstattung.
Produzenten benötigen Rohstoffe und Komponenten; dieser Brief formalisisiert Reklamationen bei Lieferausfällen und sichert Erstattungsansprüche.
Großhändler müssen häufig Erstattungen für fehlende oder nicht eingetroffene Waren bei ihren Lieferanten fordern.
Schulen und Bibliotheken können diesen Brief verwenden, um fehlende Buchbestellungen oder Lernmaterialien von Verlagen einzufordern.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Erste Forderung bei klarem Lieferverzug; unkomplizierte Situation ohne strittige Details. | Kostenlos oder minimal (Word-Download); nur Druck und Porto. | 15–30 Minuten; schnelle Anpassung und Versand. |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Sie sind sich unsicher über den richtigen Ton oder die Formulierung; möchten professionelle Prüfung vor Versand. | Vorlage kostenlos + 100–300 € für Prüfung durch Geschäftsschreiber oder Anwalt. | 1–2 Tage; Prüfung und Feedback vor Versand. |
| Maßgeschneidert | Komplexe Situation (umstrittene Liefertermine, Streit über Zahlungen, hohe Summen oder wiederholte Ausfälle). | 300–800 € oder mehr für individuell verfasstes Schreiben durch Anwalt. | 2–5 Tage; vollständige anwaltliche Beratung und Verfassung. |
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