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Eine Benachrichtigung über Entlassung wegen Verletzung der Arbeitsregeln ist ein professionelles Schreiben, mit dem ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter mitteilt, dass sein Arbeitsverhältnis endet. Dieses Schreiben dokumentiert die Gründe der Kündigung (konkrete Regelverstoße), das Enddatum und Details zur Gehaltszahlung. Die Vorlage ist im Word-Format verfügbar und kann einfach mit Ihren Unternehmensangaben und den Mitarbeiterdaten personalisiert werden. Ein PDF-Export ermöglicht die Archivierung in der Personalakte und den Versand per Einschreiben oder per Hand.
Ein schriftliches Entlassungsschreiben ist nicht nur eine Höflichkeit — es ist eine rechtliche Notwendigkeit. Ein gut formuliertes Schreiben schützt Ihr Unternehmen vor späteren Streitigkeiten, indem es klare Dokumentation der Gründe und des Verfahrens bietet. Ohne schriftliche Benachrichtigung besteht das Risiko, dass eine Kündigung angefochten wird oder der Mitarbeiter behauptet, das Enddatum nicht gekannt zu haben. Die Vorlage stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen enthalten und einen professionellen Ton wahren, der Konflikte minimiert und die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens wahrt.
| Wenn Ihre Situation ist… | Diese Vorlage verwenden |
|---|---|
| Ein einzelner, ernster Regelverstoß (z.B. Diebstahl, Gewalt), der sofortige Beendigung rechtfertigt | Entlassung wegen einmaliger schwerwiegender Verletzung |
| Mehrere Verwarnungen und Verwarnungsschreiben vorausgegangen; letzte Mahnung | Entlassung wegen wiederholter Verstöße |
| Regelverstoß, aber Arbeitgeber bietet Abfindung zur einvernehmlichen Beendigung | Entlassung mit Abfindungsangebot |
| Sehr schwerwiegender Verstoß; Mitarbeiter wird sofort freistellen, ohne Kündigungsfrist | Entlassung mit sofortiger Freistellung |
| Regelverstoß in den ersten Monaten; keine langen Fristen erforderlich | Entlassung während Probezeit |
| Mitarbeiter hat Firmeneigentum oder Unterlagen; Rückgabe vor Enddatum erforderlich | Entlassung mit Rückgabeanforderung |
Warum es wichtig ist: Das Schreiben verliert rechtliche Klärheit und kann angefochten werden, wenn die Gründe unklar oder unzureichend dokumentiert sind.
Fix: Nennen Sie konkrete Daten, Vorkommnisse und Regelverstöße mit direktem Bezug zu Unternehmensrichtlinien oder Arbeitsvertrag.
Warum es wichtig ist: Ein vorwurfsvolles oder respektloses Ton kann zu Rechtsstreitigkeiten oder beschädigtem Betriebsklima führen.
Fix: Halten Sie den Ton sachlich und professionell; beschreiben Sie nur Tatsachen, nicht Charakterzüge.
Warum es wichtig ist: Ohne Nachweis von früheren Verwarnungen ist eine ordentliche Kündigung in vielen Fällen nicht haltbar.
Fix: Referenzieren Sie vorherige schriftliche Verwarnungen oder Gespräche mit Daten und dokumentieren Sie diese in der Personalakte.
Warum es wichtig ist: Die Einhaltung gesetzlicher oder vertraglich vereinbarter Fristen ist zwingend; eine Kündigung ohne Frist kann ungültig sein.
Fix: Überprüfen Sie das deutsche Arbeitsgesetzbuch (BGB), Tarifverträge und den individuellen Arbeitsvertrag auf geltende Fristen.
Warum es wichtig ist: Streit über die letzte Gehaltszahlung kann zu Rechtsverfahren und schlechten Bewertungen des Unternehmens führen.
Fix: Geben Sie genaue Daten, Beträge und Zahlungsmethode an; erwähnen Sie Urlaubsabrechnung und Sozialversicherung.
Warum es wichtig ist: Ohne Versanddokumentation kann nicht nachgewiesen werden, dass der Mitarbeiter die Kündigung erhalten hat.
Fix: Versenden Sie das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein oder gegen Unterschrift per Hand; bewahren Sie Belege auf.
Das Schreiben teilt das genaue Datum mit, an dem das Arbeitsverhältnis endet. Dies wird normalerweise im ersten Absatz eindeutig formuliert und gibt dem Mitarbeiter Klarheit über seine letzte Beschäftigung.
Der Kern des Schreibens listet auf, welche Arbeitsregeln verletzt wurden. Eine konkrete, sachliche Beschreibung ohne emotionale Sprache ist wichtig, um die Gründe der Entlassung transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Das Schreiben enthält Informationen darüber, wie und wann die ausstehende Gehaltszahlung erfolgt. Dies ist sowohl ein rechtliches Erfordernis als auch eine praktische Information für den betroffenen Mitarbeiter.
Geben Sie das Ausstellungsdatum des Schreibens ein und ergänzen Sie die Adresse des betroffenen Mitarbeiters korrekt.
💡 Verwenden Sie das Firmenbrief-Format mit Ihrem Firmenkopf und Kontaktinformationen.
Ersetzen Sie [ANSPRECHPARTNER] durch den vollständigen Namen und die korrekte Anrede (Herr/Frau) des Mitarbeiters.
💡 Überprüfen Sie die Schreibweise des Namens in Ihrer Personalakte.
Geben Sie das genaue Datum ein, an dem die Beschäftigung endet. Dies kann sofort sein oder nach einer Kündigungsfrist liegen.
💡 Beachten Sie geltende Kündigungsfristen aus dem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag.
Ersetzen Sie [BESCHREIBUNG DER VERLETZUNGEN] mit einer sachlichen, detaillierten Aufzählung der Gründe. Nennen Sie Daten, Zeiten und betroffene Arbeitsbereiche.
💡 Bleiben Sie objektiv; persönliche Kritik oder Spekulationen gehören nicht in ein Entlassungsschreiben.
Geben Sie das Enddatum der Gehaltsperiode ein und teilen Sie mit, wie die letzte Zahlung erfolgt (z. B. zum gewohnten Termin oder als Sammelabrechnung).
💡 Erwähnen Sie auch Urlaubstage, die noch ausstehen, oder wie diese abgerechnet werden.
Optional: Fügen Sie einen Absatz ein, der auffordert, Firmenschlüssel, Ausweise, Laptop oder andere Gegenstände vor dem Enddatum zurückzugeben.
💡 Eine klar dokumentierte Rückgabe schützt beide Parteien.
Lesen Sie das komplette Schreiben durch, überprüfen Sie Rechtschreibung und Datumsangaben, und signieren Sie es.
💡 Drucken Sie eine Kopie für Ihre Personalakte; senden Sie das Original per Einschreiben oder per Hand mit Unterschrift.
In vielen Fällen ist eine vorherige schriftliche Verwarnung erforderlich, um eine ordentliche Kündigung zu rechtfertigen. Ausnahmen sind schwerwiegende Verstöße (z. B. Diebstahl, Gewalt), die eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Allerdings muss auch bei fristloser Kündigung ein triftiger Grund vorliegen. Konsultieren Sie einen Arbeitsrecht-Anwalt, um sicherzustellen, dass Ihre Entlassung rechtlich haltbar ist.
Ja, es wird dringend empfohlen, das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein zu versenden oder dem Mitarbeiter persönlich gegen Unterschrift auszuhändigen. Dies dokumentiert, dass der Mitarbeiter das Schreiben erhalten hat und dient als Beweis im Fall eines späteren Rechtsstreits.
Eine ordentliche Kündigung befolgt die im Arbeitsvertrag oder Gesetz festgelegten Kündigungsfristen (z. B. vier Wochen). Eine fristlose Kündigung endet sofort, ohne Frist, und ist nur bei sehr schwerwiegenden Gründen zulässig. Fristlose Kündigungen unterliegen strengeren rechtlichen Anforderungen und sollten anwaltlich geprüft werden.
Ja, ein Mitarbeiter kann eine Kündigungsschutzklage einreichen, wenn er der Meinung ist, dass die Entlassung ungerechtfertigt oder formal fehlerhaft ist. Dies ist einer der Gründe, warum eine genaue Dokumentation der Regelverstoße und vorherigen Verwarnungen entscheidend ist. Eine anwaltliche Prüfung vor Versand des Schreibens ist ratsam.
Im Grundsatz nicht gesetzlich verpflichtend, aber es ist hochgradig empfohlen. Wenn Sie die Gründe nicht nennen, hat der Mitarbeiter das Recht, Sie zu fragen. Die Nennung konkreter Gründe zeigt Transparenz und verstärkt die Rechtfertigung der Entlassung, falls sie angefochten wird.
In Deutschland müssen Personalakten und Kündigungsdokumente mindestens sechs Monate nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Viele Arbeitgeber bewahren sie aus Vorsichtsgründen länger auf (z. B. drei Jahre). Prüfen Sie Ihre lokale Regelung in Österreich oder der Schweiz.
Nach deutschem Arbeitsgesetzbuch (BGB § 623) muss eine Kündigung schriftlich erfolgen und von einer autorisierten Person unterzeichnet sein. Eine mündliche Kündigung ist ungültig. Das Schreiben muss per Originalunterschrift oder anerkanntem E-Mail-Verfahren erfolgen.
Während der Probezeit (normalerweise erste drei bis sechs Monate) können Kündigungsfristen kürzer sein oder entfallen. Das Schreiben muss trotzdem schriftlich erfolgen und konkrete Gründe nennen. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag auf spezifische Probezeit-Regelungen.
Nein, eine Abfindung ist nicht gesetzlich zwingend erforderlich, kann aber angeboten werden, um eine einvernehmliche Beendigung zu erreichen oder das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu verringern. Wenn Sie eine Abfindung anbieten, sollten Sie dies im Schreiben klar dokumentieren und ein separates Aufhebungsabkommen erstellen.
Ein Verwarnungsschreiben ist eine erste Verwarnung vor der Entlassung; es gibt dem Mitarbeiter eine Chance, sein Verhalten zu ändern. Das Entlassungsschreiben hingegen beendet das Arbeitsverhältnis endgültig. In der Regel sollten ein oder mehrere Verwarnungsschreiben einem Entlassungsschreiben vorangehen, um eine rechtlich haltbare ordentliche Kündigung zu sichern.
Ein Aufhebungsabkommen ist eine gegenseitige Vereinbarung, das Arbeitsverhältnis zu beenden, oft mit Abfindung und einvernehmlicher Einigung. Ein Entlassungsschreiben ist einseitige Kündigung durch den Arbeitgeber. Das Aufhebungsabkommen vermeidet Rechtsstreitigkeiten, erfordert aber Zustimmung des Mitarbeiters.
Der Arbeitsvertrag ist die ursprüngliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die Rechte und Pflichten festlegt. Das Entlassungsschreiben beendet diesen Vertrag. Der Vertrag enthält oft auch Kündigungsklauseln, die das Entlassungsschreiben referenzieren muss.
Eine Freistellungsmitteilung teilt dem Mitarbeiter mit, dass er sofort nicht mehr zur Arbeit kommen muss, bleibt aber im Arbeitsverhältnis (meist während Kündigungsfrist). Das Entlassungsschreiben beendet das Verhältnis komplett. Manchmal folgt eine Freistellung dem Entlassungsschreiben, um Interessenskonflikte zu vermeiden.
Häufiger Grund sind Kassendefizite, Kundendienstverstoße oder Regelabweichungen; schnelle Entlassungsprozesse sind wichtig.
Sicherheitsverletzungen und Nichtbeachtung von Arbeitsschutzregeln sind kritische Entlassungsgründe.
Gründe sind oft Datenschutzverletzungen, Geheimhaltungsbruch oder wiederholte Leistungsmängel.
Verkehrsverletzungen, Fahrzeugbeschädigungen und Sicherheitsabweichungen sind häufige Entlassungsgründe.
Reputationsschaden, Interessenskonflikte oder Vertragsbruch können zu schneller Entlassung führen.
Verhaltenskodex-Verletzungen und Verstöße gegen Schutzrichtlinien sind Gründe für Entlassung.
| Weg | Am besten für | Kosten | Zeit |
|---|---|---|---|
| Vorlage verwenden | Ein einfacher Regelverstoß nach vorherigen Verwarnungen; standardisierte Entlassungsgründe; kleines Unternehmen mit klarem Fall. | Nur Vorlage: 15–40 EUR (einmalig) | 30–45 Minuten zum Ausfüllen und Versand |
| Vorlage + Profi-Prüfung | Mittlere Komplexität; Sie möchten rechtliche Sicherheit, aber ohne vollständige anwaltliche Beratung; Ihnen fehlt Klarheit über Kündigungsfristen. | Vorlage + anwaltliche Prüfung: 300–800 EUR | 2–5 Arbeitstage für Prüfung und Rückmeldung |
| Maßgeschneidert | Schwerwiegende Verstöße; fristlose Kündigung; Mitarbeiter mit Betriebsratsvertretung oder Gewerkschaftsvertrag; hohes Konfliktrisiko. | Anwältliche Beratung und Entwurf: 1.000–3.000 EUR | 1–2 Wochen für vollständige Konsultation und Vorbereitung |
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