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Um documento operacional que estabelece as regras claras sobre quais despesas de vendas serão reembolsadas pela empresa, como devem ser solicitadas, que documentação é necessária e em quanto tempo o reembolso será processado. O modelo cobre despesas de deslocação (reembolso por quilómetro), equipamentos (computadores, telemóveis), e procedimentos mensuais de submissão. Disponível em Word gratuito, é editável e exportável em PDF, permitindo personalização conforme a jurisdição e a estrutura de custos da sua empresa.
Sem uma política de reembolso escrita e comunicada, surgem conflitos entre vendedores e departamento de contabilidade sobre o que é ou não reembolsável, levando a atrasos, insatisfação da equipa e risco de fraude. Uma política clara reduz disputas, padroniza procedimentos, facilita auditoria fiscal e oferece previsibilidade tanto à empresa como aos vendedores. Especialmente se tem múltiplos representantes de vendas ou planos de expansão, este documento evita decisões ad hoc inconsistentes e estabelece um sistema transparente que protege ambas as partes.
| Se sua situação é… | Use este modelo |
|---|---|
| Equipa pequena (até 5 vendedores), modelo simples com reembolso mensal | Política básica para startups e PMEs |
| Empresas maiores com necessidade de controlo por valor de despesa | Política com aprovação por escalões |
| Se a empresa fornece viaturas em vez de reembolsar quilometragem | Política com viatura de empresa |
| Vendedores em teletrabalho com menos deslocações presenciais | Política para representantes remotos |
| Empresas que preferem cartão em vez de reembolso a posteriori | Política com sistema de cartão de crédito corporativo |
Por que importa: A contabilidade não consegue validar o gasto e o reembolso é recusado, criando atraso e frustração.
Fix: Sempre guarde recibos originais e digitalize-os de forma nítida logo após a despesa.
Por que importa: Impossível auditoria: a empresa não consegue verificar se o cálculo é correto e pode negar a despesa.
Fix: Desagregue cada viagem: data, origem, destino, quilómetros e propósito comercial.
Por que importa: A empresa tem risco fiscal e o vendedor pode sofrer ação disciplinar se houver fraude.
Fix: Submeta apenas despesas claramente relacionadas com atividades comerciais.
Por que importa: Aumentam erros de memória sobre o gasto real, dificulta a reconciliação contabilística e atrasa reembolsos.
Fix: Preencha o formulário na última semana do mês, ainda com as despesas frescas na memória.
Por que importa: Quando o vendedor sai, não está claro quem é dono do computador ou telemóvel, gerando disputas legais.
Fix: Inclua no contrato e na política uma cláusula explícita de propriedade corporativa para cada bem.
Por que importa: Alguns vendedores continuam a usar a taxa antiga, gerando discrepâncias e desigualdade.
Fix: Comunique mudanças de taxa com antecedência mínima de 30 dias e atualize o formulário central.
As despesas com representação de vendas devem ser reivindicadas através do formulário de reembolso, devolvido ao departamento de contabilidade no último dia útil de cada mês. O reembolso é processado na semana seguinte, garantindo um fluxo mensal previsível.
A empresa fornece um computador portátil para apresentações de vendas e gestão de contatos. Este bem permanece propriedade da empresa. Telemóveis podem ser adquiridos pelo vendedor, sendo as despesas de ativação e utilização mensal durante horário comercial reembolsadas pela empresa.
Viagens de carro para fins de venda são reembolsadas a uma taxa fixa por quilómetro (ou milha), estabelecida pela empresa. Esta taxa cobre combustível e desgaste do veículo.
Determine se a despesa é de venda (deslocação, equipamento, refeição com cliente). Guarde recibos ou comprovativos digitais.
💡 Apenas despesas incorridas durante horário comercial são reembolsáveis.
Indique a data, tipo de despesa, categoria, montante em moeda local e descricção da atividade comercial associada.
💡 Seja específico: em vez de 'refeição', escreva 'almoço com cliente ABC para discussão de contrato'.
Cole recibos digitalizados ou fotografados no formulário ou num ficheiro anexado. Certifique-se de que incluem data, valor e vendedor.
💡 Formatos aceitáveis: PDF, JPG ou imagem de fatura.
Submeta o formulário completo ao departamento de contabilidade até ao último dia útil do mês.
💡 Submissões tardias podem ser adiadas para o mês seguinte.
O departamento verifica os comprovantes, confirma que estão dentro da política, e processa o reembolso.
💡 Desacordos são resolvidos com o gestor direto ou diretor de vendas.
O montante é creditado na conta bancária do vendedor na semana seguinte ao mês de submissão.
💡
O formulário deve ser devolvido ao departamento de contabilidade até ao último dia útil do mês. O reembolso é processado e creditado na conta bancária do vendedor na semana seguinte. No total, espera entre 7 a 10 dias úteis desde a submissão.
Não. A empresa requer comprovante para todas as despesas. Sem recibo, a despesa não pode ser validada. Sempre guarde recibos digitalizados ou fotografados no momento.
Não. A empresa reembolsa apenas as despesas de ativação (setup inicial) e os custos mensais de utilização durante horário comercial. A compra do equipamento é sua responsabilidade pessoal.
O computador portátil é propriedade corporativa — a empresa paga tudo e recupera o bem quando você sai. O telemóvel é seu, mas a empresa reembolsa as despesas de ativação e de utilização mensal. Esta diferença está documentada na política.
Aplica-se a mesma taxa por quilómetro independentemente da viatura utilizada. A empresa presume que essa taxa cobre combustível e desgaste em qualquer veículo. O importante é registar os quilómetros com precisão.
A política estabelece um período de apresentação mensal. Despesas muito atrasadas podem ser recusadas por não se integrarem no período fiscal adequado. Submeta sempre no mês em que ocorrem.
O departamento de contabilidade entrará em contacto com você ou com o seu gestor para explicar o motivo. Pode corrigir ou fornecer documentação adicional. Desacordos são resolvidos entre o vendedor, o gestor direto e o departamento de contabilidade.
A política descreve quais são as despesas reembolsáveis, mas não exige aprovação prévia se estão dentro das normas. Para despesas excecionais ou de elevado valor, é recomendável contactar seu gestor antecipadamente.
Um cartão corporativo permite que o vendedor pague diretamente sem adiantar dinheiro, enquanto este modelo exige submissão e reembolso a posteriori. O cartão é mais rápido e reduz burocracia, mas oferece menos controlo mensal. Esta política de reembolso é mais adequada a empresas que querem auditoria detalhe e a vendedores que preferem pagar logo e receber de volta.
Uma alocação fixa dá ao vendedor um montante mensal que pode gastar livremente (ex: 500 euros/mês). Esta política, por sua vez, reembolsa despesas reais com comprovante. A alocação fixa é simples, mas pode encorajar gastos desnecessários. O reembolso por comprovante é mais transparente e alinha custos à atividade real.
Se a empresa fornece uma viatura e reembolsa combustível, elimina a necessidade de calcular taxa por quilómetro. Esta política assume que o vendedor usa viatura pessoal e reembolsa por quilómetro. Viatura de empresa é mais cara inicialmente, mas padroniza custos. Reembolso por quilómetro é mais flexível e adequado a vendedores geograficamente dispersos.
Sem política, cada reembolso é negociado individualmente, criando inconsistência e riscos legais. Esta política estabelece regras claras, evita disputas e oferece previsibilidade. Todas as empresas com vendedores em campo devem ter uma política escrita e comunicada.
Estrutura o reembolso de despesas de representantes comerciais, essencial para gerir custos de equipa de campo.
Cobre deslocações de consultores a clientes e equipamentos necessários para apresentações e gestão de projetos.
Regula reembolsos de viajantes comerciais e representantes de distribuição que visitam clientes regularmente.
Define reembolso de equipamentos (laptops, smartphones) e deslocações de account managers e business developers.
Cobre viagens de agentes imobiliários a propriedades e reuniões com clientes, incluindo equipamento para apresentações.
Estrutura reembolsos para formadores e coordenadores comerciais que se deslocam a locais de clientes.
| Caminho | Melhor para | Custo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Use o modelo | PMEs com estrutura simples de vendas, quer personalizar facilmente e comunicar internamente. | Gratuito com download | 30 a 45 minutos para preencher e adaptar |
| Modelo + revisão profissional | Empresas em crescimento quer conformidade fiscal, revisão de cláusulas e alinhar com RGPD ou leis locais. | Modelo gratuito + 150 a 300 euros por revisão jurídica/HR | 2 a 3 semanas incluindo revisão e feedback |
| Redigido sob medida | Empresas multinacionais, estruturas complexas de comissões/reembolsos ou integração profunda com sistemas. | 1000 a 2500 euros por advogado/consultor especializado | 4 a 8 semanas com múltiplas sessões de alinhamento |
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