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È un documento aziendale che formalizza le regole sulla protezione dei segreti commerciali e delle informazioni proprietarie della tua impresa. Il modello stabilisce obblighi di riservatezza per dipendenti, fornitori, consulenti e chiunque acceda a dati sensibili come formule, processi produttivi, elenchi clienti, strategie di mercato o ricerche in corso. Disponibile come download Word gratuito, completamente modificabile e pronto per la stampa, questo modello ti consente di strutturare e comunicare chiaramente le tue regole interne senza ricorrere a consulenza legale esterna per il caso standard.
La divulgazione non autorizzata di informazioni proprietarie può causare danni economici significativi: perdita di competitività, furto di clienti, ritardo di progetti, danno all'immagine. Una policy formale di riservatezza non è solo una misura di protezione legale — è un segnale interno che la tua azienda prende sul serio la custdia dei suoi asset. Documenta gli obblighi in modo inequivocabile, facilita l'azione disciplinare in caso di violazione (licenziamento per causa, azioni civili) e riduce il rischio di dispute sulle responsabilità. Inoltre, una policy chiara su come proteggere e gestire informazioni sensibili aiuta il team a capire le priorità aziendali e a operare consapevolmente entro i confini della fiducia che riponi in loro.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Se operi in settore generico e vuoi una base standard facilmente adattabile | Policy generica per azienda |
| Se sviluppi software, gestisci brevetti o codice proprietario | Policy per settore tecnologico |
| Se produci beni e proteggi processi, design e formule | Policy per settore manifatturiero |
| Se lavori con dati sensibili clienti e metodologie proprietarie | Policy per consulenza e servizi professionali |
| Se vuoi integrarla in contratti con partner e fornitori esterni | Addendum di riservatezza per fornitori |
| Se preferisci una versione breve da inserire nel contratto di lavoro | Clausola sintetica per dipendenti |
Perché conta: Un tribunale potrebbe considere la policy vaga e quindi non esecutiva. La mancanza di chiarezza indebolisce la tutela legale.
Fix: Inserisci esempi concreti: 'elenco clienti', 'formula del prodotto X', 'piano di espansione in mercati Y', non solo 'informazioni sensibili'.
Perché conta: Se un dipendente non ha mai letto o sottoscritto la policy, è più difficile farla valere legalmente in caso di disputa.
Fix: Fai sottoscrivere la policy durante l'onboarding. Allegala al contratto di lavoro o alla lettera di assunzione.
Perché conta: Se le penalità sono eccessive (es. confisca dello stipendio, multe arbitrarie), un tribunale potrebbe dichiararle illegittime e nulla la policy.
Fix: Fonda le sanzioni su legittimi interessi aziendali (licenziamento per causa, danni civili) e consulta un legale.
Perché conta: Se non hai implementato ragionevoli misure di protezione, un tribunale potrebbe non concedere danni anche se la divulgazione è provata.
Fix: Documenta le misure in uso: accessi controllati, backup criptati, distruzione sicura. Includi una procedura di audit periodico.
Perché conta: I dipendenti firmano; i fornitori spesso no. Senza contratto scritto con terzi, il vincolo di riservatezza è debole.
Fix: Includi una clausola di riservatezza in ogni contratto con fornitori, partner, consulenti, visitatori, agenti.
Perché conta: Sono due cose diverse. Un divieto di non concorrenza (non lavorare per competitor per X anni) ha regole legali rigorose e può essere annullato se troppo restrittivo.
Fix: Mantieni la policy sulla riservatezza. Se vuoi proteggere da concorrenza sleale, aggiungi una clausola separata di non concorrenza, consigliandoti con un avvocato.
Il documento identifica chiaramente quali categorie di informazioni sono coperte: segreti commerciali, piani strategici, elenchi clienti, ricerche, formule, processi produttivi, strategie di marketing, dati finanziari e qualsiasi altro contenuto che rappresenta valore competitivo. Una definizione precisa evita ambiguità e protegge legalmente l'azienda.
Stabilisce che tutti gli impiegati, dal dirigente al singolo collaboratore, sono tenuti a mantenere riservate le informazioni proprietarie durante e dopo il rapporto di lavoro. Include l'impegno a non divulgarle a concorrenti, media, amici, familiari o altri soggetti non autorizzati.
Estende il vincolo di confidenzialità a fornitori, consulenti, partner, visitatori e chiunque acceda a informazioni sensibili. Specifica che l'accesso è limitato al solo necessario per svolgere le proprie funzioni e che i dati devono rimanere strettamente confidenziali.
Descrivi le conseguenze di una violazione: licenziamento per causa, azioni legali civili per danni, richieste di risarcimento, denuncia penale se applicabile. Una clausola chiara scoraggia comportamenti scorretti e documenta la serietà del vincolo.
Il modello include best practice per la protezione: controllo accesso, uso di password, crittografia, distruzione sicura di documenti, autorizzazione scritta per divulgazioni autorizzate, registrazione degli accessi a informazioni critiche.
Specifica situazioni in cui la divulgazione è consentita (es. se obbligato da legge o tribunale) e procedure da seguire. Chiarisce anche che le informazioni di pubblico dominio non rientrano nel vincolo di riservatezza.
Sostituisci il placeholder con la denominazione ufficiale della tua impresa in tutti i punti in cui compare.
💡 Usa il nome che appare nella carta d'identità fiscale per coerenza legale.
Adatta l'elenco alle tue specifiche esigenze. Se produci software, aggiungi 'algoritmi' e 'codice sorgente'. Se lavori nel manifatturiero, dettagli su 'processi e formule produttive'.
💡 Sii specifico: categorie generiche offrono meno protezione legale.
Decidi se la policy si applica a tutti i dipendenti, solo a dirigenti, o anche a consulenti e fornitori. Personalizza l'intestazione e le sezioni di conseguenza.
💡 Puoi creare versioni leggermente diverse per dipendenti, fornitori e partner.
Descrivi le conseguenze specifiche: licenziamento, azioni civili, denuncia penale. Assicurati che siano proporzionate e coerenti con la tua situazione.
💡 Consulta un esperto di diritto del lavoro se vuoi inserire clausole di non concorrenza o divieto di contatto con clienti.
Descrivi come i tuoi team proteggono i dati: password complesse, accesso limitato, stanze chiuse, server criptati, distruzione di documenti cartacei.
💡 Documenta già le misure che stai usando; la policy deve riflettere la realtà operativa.
Stampa il documento, fai leggere e sottoscrivere a ogni dipendente. Conserva le copie firmate negli archivi del personale per 5–7 anni.
💡 Una firma o un'email di conferma rende la policy esecutiva e documentata giuridicamente.
In Italia, il vincolo di riservatezza sulle informazioni proprietarie perdura anche dopo la fine del rapporto di lavoro, indefinitamente se l'informazione rimane un segreto commerciale. La policy può specificare una durata (es. '3 anni dopo il licenziamento') oppure 'per tutto il tempo in cui l'informazione rimane non pubblica'. Consulta un avvocato del lavoro per adattarlo alla tua giurisdizione e situazione.
Tecnicamente sì, ma è meglio separarle. Una clausola di non concorrenza (vietare di lavorare per un competitor per X anni dopo il licenziamento) è soggetta a regole diverse rispetto alla riservatezza e può essere annullata se ritenuta troppo restrittiva. Una policy di riservatezza è più facilmente esecutibile. Ti consigliamo di consultare un avvocato del lavoro per redigere una clausola di non concorrenza valida.
Puoi intraprendere azioni disciplinari (reprimenda, sospensione, licenziamento per causa), richiedere danni civili se l'azienda ha subito perdite documentabili, e presentare denuncia penale se il fatto costituisce furto di segreti o spionaggio industriale. Documenta tutto (comunicazioni, prove della divulgazione) e contatta un avvocato prima di agire.
La policy come documento interno si applica ai dipendenti. Per terzi esterni, devi inserire una clausola di riservatezza nel contratto di prestazione o di fornitura. Puoi allegare la policy come appendice e chiedere di sottoscriverla, ma il vincolo giuridico nasce dal contratto, non dalla policy da sola.
Se un tribunale, un'autorità pubblica o una legge ti obbliga a divulgare, sei legittimato. La policy dovrebbe includere un'eccezione che dice: 'Nulla in questa policy vieta la divulgazione richiesta da legge, decreto, o ordine giudiziario, purché si dia preavviso all'azienda dove legalmente possibile'. Consulta subito un avvocato in questi casi.
Allega al contratto di partenariato o agli accordi commerciali una 'clausola di riservatezza reciproca' (spesso chiamata NDA — Non-Disclosure Agreement). Specifica che le informazioni condivise rimangono di proprietà di chi le fornisce e non possono essere usate per scopi diversi senza autorizzazione scritta.
Una policy di riservatezza è un documento interno che stabilisce le regole per i dipendenti e le responsabilità aziendali. Un NDA (accordo di non divulgazione) è un contratto bilaterale tra due parti (es. azienda e partner) che scambiano informazioni sensibili. Spesso si usano insieme: una policy interna e un NDA con partner esterni.
No. Una policy aziendale non richiede registrazione notarile. Ciò che importa è che sia comunicata, sottoscritta dai dipendenti e conservata. Se vuoi una data certa, puoi usare una firma digitale o un'enveloppe digitale (es. Dropbox, email certificata).
L'NDA è un contratto tra due parti che si impegnano reciprocamente a mantenere riservate le informazioni scambiate. La policy di riservatezza verso terzi è un documento aziendale unilaterale che establisce regole interne per dipendenti e per come gestire i dati esterni. L'NDA è più appropriato tra partner commerciali di pari livello; la policy è lo strumento per strutturare regole aziendali e disciplinare dipendenti.
Una clausola di non concorrenza vieta al dipendente di lavorare per un competitor o di avviare un'attività concorrente per un periodo dopo il licenziamento. La policy di riservatezza copre la protezione di informazioni sensibili e ha durata indefinita (finché restano segrete). Sono complementari ma distinte: la riservatezza tutela i dati; la non concorrenza tutela la posizione di mercato. Spesso si usano entrambe, con prudenza legale.
Un regolamento interno generale copre orari, comportamento, dress code, assenze e molti altri aspetti della vita aziendale. Questa policy è specifica sulla riservatezza e sulla protezione dei segreti commerciali, offrendo un dettaglio e una tutela maggiore su quel tema. Puoi integrare questa policy nel regolamento generale o mantenerla come documento separato per dare più peso.
Il contratto di lavoro contiene termini retributivi, durata, qualifica e responsabilità generali. Una policy di riservatezza approfondisce uno specifico obbligo (la protezione di dati aziendali) e completa il contratto con clausole dettagliate, sanzioni e procedure. Idealmente, il contratto rinvia alla policy, che viene sottoscritta separatamente per rafforzarne il valore legale.
Proteggi formule, processi produttivi, design e specifiche tecniche dai concorrenti e dalle fughe interne.
Salvaguarda algoritmi, codice sorgente, architetture di sistema e strategie di sviluppo prodotto da accessi non autorizzati.
Proteggi metodologie proprietarie, analisi, strategie clienti e dati sensibili forniti da clienti durante gli incarichi.
Tutela elenchi clienti, politiche di prezzo, strategie di mercato e dati di approvvigionamento da divulgazione a competitor.
Garantisci che brevetti, ricerche in corso, formulazioni sperimentali e risultati di test rimangono confidenziali fino a pubblicazione ufficiale.
Proteggi modelli di valutazione, strategie di investimento, dati clienti e informazioni sulla composizione del portafoglio.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Azienda di piccole-medie dimensioni con esigenze standard e nessuna complessità legale particolare. | Gratuito per il modello scaricato da Business in a Box. | 2–3 ore per adattamento e sottoscrizione da parte dei dipendenti. |
| Modello + revisione professionale | Azienda che gestisce dati altamente sensibili, operante in settore regolato (finanza, sanità) o con rischi di concorrenza sleale elevati. | €200–500 per revisione legale base da parte di un avvocato. | 1–2 settimane tra invio, revisione e modifiche. |
| Redatto su misura | Azienda con operazioni complesse, internazionali, o che necessita di misure di protezione eccezionali e clausole di non concorrenza sofisticate. | €800–2500+ per redazione personalizzata da parte di uno studio legale. | 3–6 settimane per analisi approfondita, stesura, negoziazione e finalizzazione. |
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