Download Excel gratuito • Modifica online • Salva e condividi con Drive • Esporta in PDF
Un modello di preventivo è un documento commerciale in Excel completamente modificabile che consente all'azienda di fornire quotazioni scritte ai clienti. Include campi predefiniti per i dati aziendali, i dati del cliente, l'elenco degli articoli con prezzi, quantità, calcolo automatico dei totali, sconto e IVA. Scarica il modello gratuito in Excel o Word, compilalo online, esporta in PDF e invia al cliente con pochi clic. È uno strumento essenziale per qualsiasi azienda che deve comunicare proposte di prezzo in modo professionale e tracciabile.
Un preventivo scritto protegge sia te che il cliente: documenta in modo ufficiale cosa stai proponendo, a quale prezzo e con quali condizioni. Senza un preventivo, rischi malintesi sul costo, litigi al momento della fattura, e difficoltà nel tracciamento amministrativo. Con un preventivo chiaro, trasparente e numerato, aumenti la credibilità della tua azienda, riduci le controversie, e hai una prova scritta di quello che hai proposto. Inoltre, il preventivo è lo strumento ideale per negoziare con il cliente prima di impegnare risorse: se accetta, procedi con fiducia; se chiede modifiche, le documentate per iscritto. È uno step fondamentale in qualsiasi ciclo di vendita professionale.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Per quotazioni semplici con pochi articoli e clienti standard | Preventivo base |
| Quando offri sconti progressivi a quantità diverse | Preventivo con sconto tiered |
| Quando devi specificare modalità e scadenze di pagamento | Preventivo con termini di pagamento |
| Per clienti internazionali che preferiscono la loro lingua | Preventivo multilingue |
| Quando includi spese di consegna, installazione o supporto | Preventivo con servizi aggiuntivi |
Perché conta: Senza identificativi univoci, diventa impossibile tracciare quale quotazione il cliente ha ricevuto e quando, creando confusione amministrativa.
Fix: Assegna sempre un numero progressivo e la data di emissione prima di inviare il preventivo.
Perché conta: Il cliente potrebbe interpretare male cosa sta ordinando, portando a dispute e resi.
Fix: Scrivi descrizioni precise, specifiche e dettagliate per ogni articolo o servizio.
Perché conta: Se il cliente lo accetta dopo scadenza, rischi di fornire a un prezzo ormai obsoleto a causa di variazioni di costo.
Fix: Includi sempre una data di scadenza (tipicamente 30 giorni) e comunica chiaramente.
Perché conta: Il cliente potrebbe rifiutare il preventivo o accettarlo con diffidenza verso l'azienda; crei anche problemi contabili interni.
Fix: Usa le formule automatiche del foglio di calcolo e verifica l'aliquota IVA corretta prima dell'invio.
Perché conta: Se sorge una disputa su cosa era stato proposto, non hai prova documentale della quotazione originaria.
Fix: Salva una copia di ogni preventivo inviato con data e nome cliente chiaramente identificati.
Perché conta: Il cliente non riesce a contattarti per chiarire dubbi, ottenere modifiche o confermare l'ordine.
Fix: Assicurati che il numero di telefono, email e indirizzo siano visibili e corretti nel preventivo.
Nome azienda, logo, indirizzo, telefono, email e partita IVA — identifica il fornitore.
Identificativo univoco e data di emissione per tracciamento e reference.
Nome o ragione sociale, indirizzo di fatturazione e recapito, numero cliente (se disponibile).
Denominazione dettagliata di ogni prodotto o servizio incluso nella quotazione.
Numero di unità o ore di lavoro per ogni articolo.
Costo al pezzo o all'ora, base per il calcolo dell'importo totale per articolo.
Quantità moltiplicata per prezzo unitario, calcolato automaticamente.
Somma degli articoli, applicazione dell'aliquota IVA corretta e totale finale.
Inserisci il nome dell'azienda, l'indirizzo, il telefono, l'email e la partita IVA nell'intestazione. Se disponi di un logo, inseriscilo per un aspetto più professionale.
💡 Assicurati che l'indirizzo sia coerente con quello sul tuo sito e documenti ufficiali.
Assegna un numero univoco al preventivo (es. PREV-2025-001) e la data di emissione. Questo facilita il tracciamento successivo.
💡 Usa una numerazione coerente anno su anno per semplificare la ricerca archivistica.
Inserisci il nome completo o la ragione sociale del cliente, l'indirizzo di fatturazione e il recapito telefonico o email.
💡 Verifica l'accuratezza dei dati per evitare confusioni o ritardi nella consegna.
Per ogni riga, scrivi la descrizione dell'articolo o del servizio, la quantità, il prezzo unitario. Il totale per riga si calcolerà automaticamente.
💡 Sii specifico nella descrizione (es. 'Consulenza progettazione logo, 8 ore' invece di 'Lavoro').
Se offri uno sconto percentuale o importo fisso, inseriscilo nella riga dedicata. Il totale netto si aggiornerà di conseguenza.
💡 Documenta il motivo dello sconto (fedeltà cliente, volume, promozione) per i tuoi record.
Controlla che l'aliquota IVA sia corretta per il tipo di prodotto/servizio (es. 22% standard, 10% libri, 4% alimentari). Il totale finale includerà automaticamente l'imposta.
💡 Se il cliente è esente IVA (es. esportazioni), documenta il motivo dell'esenzione.
Indica per quanti giorni il preventivo è valido (es. 30 giorni dalla data di emissione) e le modalità di pagamento accettate (bonifico, assegno, contanti, PayPal).
💡 Includi informazioni bancarie (IBAN) se accetti pagamenti elettronici.
Salva il file in PDF oppure stampa direttamente. Invia per email al cliente con un breve messaggio personalizzato.
💡 Conserva una copia per i tuoi registri contabili e amministrativi.
Il preventivo è una proposta di prezzo che il cliente non è obbligato ad accettare; è valido solo per il periodo specificato. La fattura è un documento di rendicontazione emesso dopo che l'ordine è stato confermato e i beni/servizi forniti. In genere il preventivo precede la fattura: il cliente accetta il preventivo, tu emetti la fattura, il cliente paga.
No, non è obbligatorio per legge. Tuttavia è altamente consigliato quando l'importo è significativo, i servizi sono custom, o il cliente lo richiede. Per acquisti di routine o basso valore, potresti passare direttamente a fattura o ricevuta. Il preventivo è uno strumento di trasparenza che riduce conflitti e crea fiducia con il cliente.
Non esiste un obbligo legale specifico per i preventivi, ma è prassi buona conservarli almeno 3–5 anni insieme alla documentazione amministrativa. Se un preventivo porta a una fattura, segui le regole di conservazione dei documenti contabili (in Italia, 10 anni). Archiviali digitalmente o su carta in modo ordinato per poterli recuperare in caso di controversia.
Sì, puoi modificarlo se il cliente non lo ha ancora accettato. Invia una nuova versione chiaramente etichettata come 'revisione' o 'versione 2', con la data aggiornata. Se il cliente ha già accettato il preventivo originale, una modifica costituisce una variante all'accordo e richiede il consenso del cliente. Sempre meglio documentare per iscritto ogni cambiamento.
In Italia, l'aliquota IVA dipende dal tipo di prodotto o servizio: standard 22%, ridotta 10% (libri, servizi alberghieri), super-ridotta 5% (farmaci, generi alimentari), 4% (alcuni alimentari). Consulta le tabelle dell'Agenzia delle Entrate o rivolgiti al tuo commercialista per l'aliquota corretta. Se il cliente è una partita IVA e fornisci un servizio transfrontaliero, potrebbero applicarsi regole diverse; valuta il reverse charge.
Se rifiuta il preventivo, potete negoziare: il cliente potrebbe chiedere uno sconto, una modifica alle quantità, o termini di pagamento diversi. Puoi emettere una revisione del preventivo con i nuovi termini concordati. Se non riuscite ad accordarvi, semplicemente non procedi all'ordine. Il preventivo scade dopo il termine indicato.
No, il preventivo non è adatto per gestire resi. Per i resi, emetti una nota di credito o una fattura di storno che riduce il documento di vendita originale. Se il cliente acquisisce merci ma poi le restituisce, documente il reso con una nota di credito, non modificando il preventivo iniziale.
Una volta accettato il preventivo, è consigliabile ottenere una conferma scritta dell'ordine per solidificare l'impegno. Quando fornisci il bene/servizio, emetti la fattura regolare con scadenza di pagamento chiaramente indicata. Per incassi critici, puoi richiedere un anticipo prima di procedere, oppure imporre modalità di pagamento sicure (bonifico anticipato, carta di credito). Se il cliente non paga, segui le procedure di recupero credito (solleciti, diffida, azioni legali se necessario).
La fattura è il documento ufficiale di vendita emesso dopo che il cliente ha confermato e ricevuto il bene o il servizio. Il preventivo è una proposta di prezzo non vincolante, inviata prima che il cliente decida di procedere. Usa il preventivo per comunicare il prezzo e negoziare; usa la fattura per documentare una vendita avvenuta e richiedere il pagamento.
L'ordine di acquisto è un documento emesso dal cliente che conferma e formalizza l'accettazione del preventivo. Un ordine è vincolante per il cliente e indica una chiara intenzione di comprare. Il preventivo rimane una proposta; l'ordine è un impegno. Idealmente, ricevi l'ordine cliente in risposta al tuo preventivo.
La ricevuta è un documento di scarso dettaglio, di solito emesso al momento della vendita per importi modesti e pagamento immediato. Il preventivo è una quotazione preventiva con dettagli completi, inviata prima della transazione. La ricevuta documente che il pagamento è avvenuto; il preventivo è una proposta di prezzo. Usa ricevute per vendite al dettaglio veloci, preventivi per ordini importanti o servizi custom.
Un'offerta commerciale è simile al preventivo ma spesso include promozioni, sconti, o è inviata proattivamente senza richiesta del cliente. Il preventivo è di solito una risposta alla richiesta del cliente di una quotazione specifica. Entrambi sono non vincolanti fino ad accettazione. L'offerta è più orientata al marketing; il preventivo è più amministrativo e dettagliato.
Il preventivo facilita la vendita di articoli in lotti o customizzati; traccia il prezzo proposto e riduce le contestazioni cliente.
Essenziale per quotare lavori custom (carpenteria, idraulica, grafica); comunica il costo prima di impegnare risorse e tempo.
Il preventivo specifica ore di consulenza, tariffe orarie, e deliverables attesi; aumenta la trasparenza e la fiducia del cliente.
Usato per quotazioni personalizzate, bulk order, o servizi aggiunti (logo custom, packaging speciale); risponde alle richieste clienti in modo professionale.
Il preventivo documenta la struttura del costo (materiali, lavoro, overhead) e presenta opzioni di customizzazione al cliente aziendale.
Il preventivo quotidiano per menu personalizzati, banqueting, o servizi catering; specifica i piatti, quantità, prezzo al coperto e costi supplementari.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Preventivi semplici, routine, per piccoli importi o clienti frequenti dove il rischio è basso. | 0 € (modello gratuito); tempo tuo 10–20 minuti per compilazione. | 5–10 minuti per preparare e inviare al cliente. |
| Modello + revisione professionale | Preventivi con importi significativi, condizioni di pagamento complesse, o clienti aziendali dove errori costerebbero caro. | Modello gratuito + 50–150 € per revisione di un commercialista o consulente. | 20 minuti di tuo lavoro + 1–2 giorni per feedback professionale. |
| Redatto su misura | Progetti molto grandi, contratti multi-fase, accordi su misura dove il preventivo diventa praticamente un mini-contratto. | 500–2000 € per stesura professionale da commercialista o avvocato. | 5–10 giorni lavorativi per negoziazione e finalizzazione. |
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