Download gratuito • Usa come modello • Stampa o condividi
Una lista preassunzione è uno strumento strutturato per organizzare e tracciare tutto il processo di selezione di un candidato, dalla data della candidatura fino all'approvazione finale. Scarica il modello Word gratuito e modificabile, che puoi compilare direttamente nel tuo computer o stampare per usarlo in ufficio. Contiene i campi essenziali per registrare il nome del candidato, la posizione, le referenze da contattare, chi ha condotto l'intervista e chi ha approvato l'assunzione. È uno strumento leggero ma efficace, adatto a PMI e strutture con selezioni frequenti ma non massicce.
Senza una lista ordinata, il rischio è di perdere informazioni critiche: candidati che rimangono in sospeso senza una decisione, referenze mai contattate, date di intervista dimenticate, approvazioni non documentate. Un processo di selezione disorganizzato costa tempo, credibilità verso i candidati e può portare a scelte affrettate. Una lista preassunzione crea trasparenza all'interno del tuo team, consente a più persone di seguire i candidati se il responsabile è assente, e fornisce una documentazione storica importante per controversie future. Inoltre, rispetta la normativa sulla protezione dei dati perché centralizza e protegge i dati sensibili dei candidati in un unico file controllato, anziché sparsi tra email e chat.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Per aziende che cercano uno strumento essenziale di tracciamento candidati | Lista preassunzione semplice |
| Quando vuoi aggiungere punteggi o note di valutazione per ogni intervista | Lista preassunzione con valutazione |
| Se segui più candidature contemporanee per la stessa posizione | Lista preassunzione multicandidato |
| Quando è importante tracciare le scadenze e i tempi di risposta | Lista preassunzione con timeline |
| Se vuoi documentare i test tecnici o gli assessment svolti | Lista preassunzione con skill assessment |
Perché conta: Potresti perdere traccia di quanto tempo impiega ogni fase e non rispettare i tempi di risposta ai candidati.
Fix: Segna sempre la data in cui ricevi il CV e la documentazione, anche se è lo stesso giorno della candidatura.
Perché conta: Non saprai chi ha preso le decisioni e non potrai risalire ai dettagli della valutazione se necessario.
Fix: Riempi sempre questi campi prima di passare al prossimo candidato, anche se l'intervista è ancora in corso.
Perché conta: Potresti contattare due volte la stessa referenza o dimenticare di verificare importanti feedback.
Fix: Crea una colonna aggiuntiva per segnare quali referenze sono già state contattate e quale è stata la risposta.
Perché conta: Quando tornerai indietro nella lista, non ricorderai chi sono alcuni candidati, soprattutto se il processo dura settimane.
Fix: Prendi due minuti in più per compilare i nomi per esteso e i dati completi fin da subito.
Perché conta: La lista diventa confusa e non sai più quali candidati sono ancora in considerazione.
Fix: Aggiungi una colonna 'Stato' con opzioni come 'In valutazione', 'Approvato', 'Scartato', 'In attesa di feedback'.
Perché conta: Viola la privacy e la normativa sulla protezione dei dati (GDPR), mettendo a rischio l'azienda e i candidati.
Fix: Se condividi la lista con altri, usa un documento protetto e accertati che solo i responsabili della selezione abbiano accesso.
La data in cui il candidato ha presentato la sua candidatura o quando è stato aperto il processo di selezione per quella posizione.
Nome e cognome completo del candidato. Questo campo è il riferimento principale per identificare la persona durante tutto il processo.
Il titolo del ruolo per il quale il candidato sta being valutato (es. sviluppatore software, responsabile vendite, assistente amministrativo).
I nominativi delle persone (precedenti datori di lavoro, colleghi, professori) contattabili per verificare l'esperienza del candidato.
La data in cui la documentazione completa del candidato (CV, lettere di presentazione, certificati) è stata ricevuta dall'azienda.
Nome della persona che ha condotto il colloquio con il candidato (responsabile HR, titolare, direttore del reparto).
Nome della persona che ha approvato l'assunzione, solitamente il responsabile finale o il titolare dell'azienda.
Inserisci la data di candidatura, il nome del candidato e la posizione per cui ha fatto domanda. Questi tre campi costituiscono l'intestazione della candidatura.
💡 Usa sempre il nome completo per evitare confusioni se ci sono candidati con nomi simili.
Annota i nominativi e i dettagli di contatto delle referenze fornite dal candidato. Includi ruoli e aziende di provenienza.
💡 Se il candidato non fornisce referenze, segna 'Non fornite' e contatta direttamente il suo datore di lavoro precedente se possibile.
Annota quando hai ricevuto il CV e la documentazione completa. Questo aiuta a tracciare i tempi di risposta.
💡
Scrivi il nome di chi ha incontrato il candidato. Se ci sono stati più colloqui, puoi registrare tutti i nomi.
💡 Se usi varianti con sezioni dedicate, puoi aggiungere anche la data e la durata di ogni intervista.
Una volta che il candidato è stato valutato e approvato, registra il nome di chi ha preso la decisione finale.
💡
Mantieni la lista aggiornata durante tutto il processo. Puoi stamparla, archiviarla in PDF o condividerla con il team di selezione.
💡
Sì, è uno dei principali vantaggi di questo modello. Puoi creare una riga per ogni candidato e seguire il suo percorso dalla candidatura all'approvazione. Se hai decine di candidati, considera di creare un foglio Excel con questo stesso formato, che ti permetterà di filtrare e ordinare i dati più facilmente.
La lista preassunzione è uno strumento interno di tracciamento che usi DOPO aver ricevuto le candidature. Un form online serve a raccogliere le candidature iniziali. Puoi usare entrambi: il form raccoglie i dati, poi li inserisci nella lista preassunzione per gestire il processo di selezione.
Dipende da come lavora la tua azienda. Se vuoi documentare anche le valutazioni, puoi aggiungere colonne per punteggi, note sulla prestazione, o disponibilità iniziale. Il modello è uno schema di base; personalizzalo secondo le tue necessità.
Conserva la lista in un file protetto da password, accessibile solo ai responsabili della selezione. Non condividere la lista via email non crittografata. Ricordati che secondo il GDPR, i candidati non selezionati hanno diritto di chiedere l'eliminazione dei loro dati entro un certo periodo.
Sì, puoi creare una lista separata per ogni posizione, oppure usare un'unica lista con una colonna aggiuntiva per distinguere la posizione. La scelta dipende da quante posizioni aperte hai e da quanto frequente è il turnover.
È lo spazio dove annoti i nominativi forniti dal candidato di persone che possono parlare della sua esperienza (vecchi capi, colleghi, insegnanti). Non è lo spazio per le referenze contattate; è ciò che il candidato ti ha fornito al momento della candidatura.
Dipende dal tuo processo. In molte PMI, l'HR prepara la lista e la selezione iniziale, poi i responsabili di reparto aggiungono i loro feedback nel campo 'intervistato da'. Decidi chi ha accesso e chi è responsabile dell'aggiornamento.
Sì, è un documento storico importante. Conservalo per almeno 3-5 anni per riferimenti, controversie contrattuali o verifiche successive. Archiviali in modo ordinato, magari per anno o per reparto.
Sì, i dati della lista possono essere facilmente copiati in Excel o Google Sheets, dove avrai maggiore flessibilità per filtrare, ordinare e aggiungere campi personalizzati.
Un modulo candidatura raccoglie i dati inseriti dal candidato (CV, lettera di presentazione, competenze). La lista preassunzione è uno strumento interno che TU completi durante il processo di selezione, per tracciare ogni fase dopo la ricezione della candidatura. Userai entrambi: il modulo per raccogliere le candidature, la lista per gestire la tua valutazione."
Un ATS (Applicant Tracking System) è una piattaforma completa che automatizza tutto il ciclo di reclutamento: riceve candidature, le archivia, invia notifiche, traccia colloqui e gestisce i contratti. La lista preassunzione è uno strumento manuale e leggero, ideale per PMI con pochi assunti all'anno. Se assumete frequentemente, un ATS è più efficiente; se gestite pochi assunti annuali, questa lista è sufficiente."
Potresti scrivere i nomi dei candidati in un documento Word generico, ma perderesti il controllo dei campi e degli step. Questa lista preassunzione fornisce una struttura ordinata con colonne dedicate (data, nome, posizione, referenze, intervista, approvazione), che rende il processo trasparente e facile da condividere con il tuo team."
Comunicare sull'avanzamento della selezione via email o chat informali è rischioso: i messaggi si perdono, non c'è traccia ufficiale, e due persone possono avere versioni diverse dello stato. La lista centralizzata fornisce una fonte di verità unica, accessibile a tutti coloro che hanno bisogno di saperlo."
Fornitori di servizi di reclutamento e agenzie di selezione usano questa lista per tracciare centinaia di candidati per diversi clienti.
Studi legali, società di consulenza e agenzie di ingegneria ricorrono a questa lista per selezionare junior e consulenti specializzati.
Aziende con alto turnover usano la lista per gestire assunzioni frequenti di operai, magazzinieri e supervisori.
Catene di negozi e punti vendita tracchiano candidati per posizioni di addetto vendite e cassa con questa lista semplice ma ordinata.
Cliniche, case di riposo e strutture mediche usano la lista per documenare selezioni di infermieri, OSS e personale amministrativo.
Scuole private, istituti di formazione e università tracchiano candidature di insegnanti e staff amministrativo.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | PMI con poche assunzioni all'anno, dove il titolare o un piccolo team gestiscono la selezione internamente. | Gratuito (solo il modello Word). | 5 minuti per configurare il documento, 2-3 minuti per compilare ogni candidato. |
| Modello + revisione professionale | Aziende che vogliono una lista personalizzata secondo il loro processo, con consulenza su come strutturare la selezione. | 100–300 € per una revisione e adattamento del documento da parte di un consulente HR. | 2–3 giorni per la revisione, poi sempre 2-3 minuti per candidato. |
| Redatto su misura | Aziende medie con turnover elevato, che vogliono un sistema di tracciamento completamente personalizzato integrato con il loro software HR. | 500–2.000 € per un sistema su misura, dipende dalla complessità. | 1–2 settimane per l'implementazione, poi minuti al minuto per candidato con automazione. |
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