Download Excel gratuito • Usa online • Stampa o condividi
È un foglio di calcolo Excel in formato tabulare che ti permette di monitorare in un'unica vista tutti gli importi che i tuoi clienti ti devono. Organizza fatture per numero, data e importo, classifica i saldi arretrati per "anzianità" (quanto tempo è passato dalla scadenza) e ti fornisce un totale consolidato dei crediti aperti. Scaricalo gratuitamente, modificalo online o esportalo in PDF per inviarlo a una controparte. È uno strumento essenziale per chi vuole tenere sotto controllo il flusso di cassa e i pagamenti in sospeso.
Senza un sistema ordinato di tracciamento dei crediti, perdi visibilità su quanti soldi gli altri ti devono, non riesci a pianificare i solleciti al momento giusto e rischi che fatture importanti scadano dimenticate. Questo foglio centralizza tutte le informazioni critiche in un unico documento, ti permette di identificare rapidamente clienti morosi e segnalare immediatamente quali crediti richiedono intervento urgente. Inoltre, fornisce una base documentale per eventuali azioni legali o negoziazioni di pagamento, dimostrando nero su bianco lo stato della situazione alla data di riferimento.
| Se la tua situazione è… | Usa questo modello |
|---|---|
| Azienda piccola con pochi clienti; richiesta formato minimalista e veloce | Estratto conto semplice |
| Necessità di categorizzare crediti per anzianità (1-30, 31-60, oltre 60 giorni) | Estratto conto con scadenzario |
| Portafoglio ampio; confronto simultaneo di più clienti e saldi complessivi | Registro crediti multi-cliente |
| Tracciatura di azioni intraprese, promesse di pagamento, contatti e follow-up | Estratto conto con note interne |
| Monitoraggio storico; grafici di riscossione, medie di pagamento e segnali di insolvenza | Crediti con analisi trend |
Perché conta: Gonfierai il totale dovuto e perderai chiarezza sulla reale posizione creditizia.
Fix: Rimuovi le righe delle fatture completamente pagate, oppure spostale in un foglio separato 'storico pagamenti'.
Perché conta: La categorizzazione per anzianità sarà errata e il sollecito avrà tempistica sbagliata.
Fix: Verifica sempre la data di scadenza contrattuale (es. 30 giorni da fattura) e aggiornala rispetto alla data attuale.
Perché conta: Perderai il controllo di quali fatture sono state pagate e quali no; manderai solleciti doppi o fuori tempo.
Fix: Aggiorna l'estratto almeno settimanalmente, preferibilmente sincronizzando con il tuo gestionale.
Perché conta: Clienti con ritardi sistematici continueranno a non pagare senza conseguenze.
Fix: Per crediti oltre 90 giorni, pianifica azioni concrete (contatto diretto, sospensione forniture, pratica legale).
Perché conta: I tuoi solleciti entreranno nella 'posta generale' e verranno ignorati più facilmente.
Fix: Identifica e inserisci il nome diretto del responsabile amministrativo o del direttore del cliente.
Perché conta: Il totale dovuto sarà incomprensibile e i calcoli errati.
Fix: Specifica la valuta di riferimento (EUR, CHF) nella colonna importo o nell'intestazione.
Denominazione ufficiale dell'azienda che emette la fattura.
Sede legale o operativa dell'azienda.
Recapiti per il contatto diretto da parte del cliente.
Ragione sociale del cliente a cui è stato emesso il credito.
Persona specifica (e.g. amministratore, responsabile acquisti) a cui indirizzare solleciti.
Codice interno assegnato al cliente per tracciamento nel sistema gestionale.
Data di emissione della fattura.
Identificativo univoco della fattura per rintracciamento veloce.
Totale della fattura in valuta locale.
Importo non ancora incassato alla data di riferimento dell'estratto.
Parte di fattura scaduta da meno di un mese.
Parte di fattura scaduta da 1 a 2 mesi.
Parte di fattura scaduta da 2 a 3 mesi.
Parte di fattura scaduta da oltre 3 mesi, indicatore di grave ritardo.
Totale dei crediti ancora aperti verso il cliente.
Compila nome, indirizzo, telefono, fax e email della tua azienda nel blocco in alto a sinistra. Questi dati compariranno su ogni estratto conto e facilitano il contatto da parte del cliente.
💡 Usa gli stessi dati che appaiono nelle tue fatture ufficiali per coerenza.
Inserisci il nome del cliente, il suo indirizzo, il numero di telefono e il contatto principale (es. responsabile amministrativo). Se possiedi un ID cliente interno, aggiungilo nella riga dedicata.
💡 Mantieni questa sezione identica all'indirizzo usato nelle fatture originali.
Per ogni fattura non ancora pagata o pagata in parte, crea una riga con numero, data, importo totale e importo corrente ancora dovuto.
💡 Ordina le fatture per data decrescente (più recenti in alto) per una lettura immediata.
Dividi il saldo insoluto in base ai giorni trascorsi dalla scadenza: 1-30, 31-60, 61-90, oltre 90 giorni. Usa la data attuale come riferimento.
💡 Una fattura scaduta da oltre 60 giorni merita un'azione di recupero urgente.
La riga di totale somma tutti i saldi attuali e tutti gli insoluti per categoria, fornendo un quadro immediato della posizione creditizia.
💡 Verifica che la somma dei subtotali per anzianità corrisponda al totale dovuto.
Usa la colonna 'Descrizione' per segnalare promesse di pagamento, accordi di dilazione, o motivi di ritardo significativi.
💡 Le note aiutano a coordinare il follow-up tra chi gestisce il cliente e chi segue gli incassi.
Puoi creare un foglio separato per cliente oppure una tabella unica con una colonna aggiuntiva 'Cliente' che ti permetta di filtrare e subtotalizzare per ciascuno. Quest'ultimo approccio è utile se desideri una visione consolidata di tutti i crediti aziendali. La scelta dipende dalla dimensione del tuo portafoglio clienti e dalla frequenza di analisi.
Idealmente settimanale, in sincronizzazione con i pagamenti incassati e le nuove fatture emesse. Per aziende molto grandi, potrebbe essere giornaliera; per piccole realtà, potrebbe bastare quindicinale. L'importante è mantenere un aggiornamento regolare e sistematico per non perdere controllo dei crediti.
Analizza la cronologia dei pagamenti: un cliente che paga sempre puntuali è affidabile anche se ritarda occasionalmente; uno con molti ritardi passati e crediti attuali oltre 60 giorni merita attenzione. Se il saldo insoluto è alto rispetto al fatturato totale verso quel cliente, il rischio è elevato.
Dopo 30 giorni, invia un primo sollecito cortese; dopo 60 giorni, contatta direttamente il referente; dopo 90 giorni, valuta sospensione del credito, coinvolgimento della direzione e, se rilevante, azioni legali. Consulta un avvocato se l'importo giustifica una pratica di recupero formale o ricorso.
Sì, molti gestionali permettono export in Excel che puoi copiare direttamente nel tuo foglio, oppure viceversa. Se desideri automazione completa, considera fogli di calcolo cloud (Google Sheets, Excel Online) che si sincronizzano con alcune piattaforme di contabilità. Per integrazioni avanzate, rivolgiti al tuo consulente IT.
Puoi aggiungere note nella colonna 'Descrizione' indicando importi parziali ricevuti e nuove scadenze accordate, oppure creare sottorighe con il nuovo importo e scadenza. Se la dilazione è significativa, aggiorna le date di scadenza per riflettere la nuova situazione, così la categorizzazione per anzianità rimane corretta.
Non è obbligatorio, ma è consigliabile mantenere un archivio digitale (es. PDF mensile datato) per riferimento storico e tracciabilità amministrativa. In caso di controversie, questi estratti documentano lo stato del credito alla data di riferimento.
Puoi usare formule Excel/Sheets come `=SE(GIORNI(OGGI();scadenza)<=30;importo;0)` per ogni fascia di giorni. In alternativa, compila manualmente ma con disciplina. Se il numero di fatture è elevato, le formule automantengono l'estratto aggiornato con meno errori.
Il tuo gestionale genera automaticamente rapporti di crediti, risparmiandoti la compilazione manuale. Tuttavia, questo modello è più leggero, personalizzabile per comunicazione diretta al cliente e non richiede licenze software. Usa il gestionale per l'analisi interna e il controllo; usa questo modello per documenti da inviare al cliente o per piccole aziende senza software contabile.
Un modello Word è meno adatto per calcoli e aggiornamenti frequenti. Excel è superiore perché automatizza somme, filtraggio per anzianità e verifica coerenza dei saldi. Se hai bisogno solo di un documento statico da inviare una volta, Word basta; per gestione continuativa, il foglio di calcolo è standard.
CRM e gestionali offrono automazione avanzata, sincronizzazione con fatturazione, solleciti automatici e reportistica complessa. Sono consigliati per aziende medio-grandi con portafogli ampi. Per startup e PMI con pochi clienti, questo foglio basta e risparmia costi; per crescere, migra a un gestionale quando il volume lo giustifica.
Gestire crediti via email o appunti sparsi è caotico, porta a solleciti dimenticati e discrepanze nei totali. Anche un semplice foglio Excel centralizza tutto in un formato verificabile. Non è una vera alternativa, ma una pratica rischiosissima che questo modello elimina.
Gestione di crediti verso rivenditori e clienti aziendali con pagamenti dilazionati oltre 30 giorni.
Tracciamento di fatture professionali e monitoraggio di clienti aziendali con cicli di pagamento lungo.
Gestione di crediti verso grandi clienti industriali che richiedono termini di pagamento estesi (60-90 giorni).
Monitoraggio di SAL (stati di avanzamento lavori) e fatturazione con scadenze contrattuali complesse.
Gestione di crediti verso spedizionieri, fornitori e clienti con numerose transazioni mensili.
Tracciamento di crediti verso grossisti e dettaglianti con pagamenti frequenti e cicli stagionali.
| Percorso | Ideale per | Costo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Usa il modello | Azienda piccola con pochi clienti e cicli di pagamento lineari; compilazione autonoma settimanale. | Gratuito | 15–30 minuti per setup iniziale + 10 minuti settimanale per aggiornamento |
| Modello + revisione professionale | PMI con portafoglio clienti medio; desideri che un consulente verifichi configurazione e categorie di anzianità. | Modello gratuito + €50–150 per revisione monouso | 5 minuti di setup + 2–3 ore per consulenza |
| Redatto su misura | Azienda grande con centinaia di clienti, cicli complessi, esigenza di integrazione con gestionale e automazione totale. | €500–2.000+ per implementazione su misura e integrazione | 1–2 settimane per customizzazione e training |
Questo documento è uno dei 3,000+ modelli aziendali e legali inclusi in Business in a Box.
Accedi a oltre 3,000+ modelli aziendali e legali per qualsiasi attività, progetto o iniziativa.
Personalizza il tuo modello di documento aziendale pronto all'uso e salvalo nel cloud.
Condividi i tuoi file e cartelle con il tuo team. Crea uno spazio di collaborazione fluida.
"Idea fantastica! Non so come farei senza. Vale ogni centesimo, e come investimento si è ripagato più volte."
"Ho usato Business in a Box per 4 anni. È stata la fonte di modelli più utile che abbia mai trovato. Lo raccomando a chiunque."
"Mi ha salvato la vita così tante volte che ho perso il conto. Business in a Box mi ha fatto risparmiare tantissimo tempo e, come sapete, il tempo è denaro"
Smetti di scaricare documenti. Inizia a operare con chiarezza. Business in a Box ti offre il sistema operativo aziendale utilizzato da oltre 250.000 aziende in tutto il mondo per strutturare, gestire e far crescere la tua attività.
Inizia gratis · Nessuna carta di credito richiesta
