Monitoraggio dei documenti
Sappia esattamente a che punto si trova ogni documento. In tempo reale.
Business in a Box offre visibilità completa sui documenti — chi li ha aperti, chi li ha firmati, chi li ha approvati e cosa è ancora in attesa. Niente più invii alla cieca, niente più rincorse di firme via email, niente più dubbi su se il contratto sia stato anche solo consultato.
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Il problema
Inviare documenti nel vuoto non è un flusso di lavoro — è una responsabilità
La maggior parte delle aziende invia documenti via email e poi aspetta. La proposta è stata esaminata? Hanno aperto il contratto? La policy è stata firmata? Non si sa — quindi si invia un sollecito, poi un altro, poi si chiede su Slack, poi si chiama. Tutto per un documento letto tre giorni fa.
Il vero problema non sono i documenti — è la visibilità. Senza monitoraggio, i documenti aziendali critici si bloccano, le approvazioni vanno perse e le trattative rallentano perché nessuno sa chi tiene il pallone. Ogni giorno di incertezza costa denaro reale.
Cosa può fare il monitoraggio dei documenti
Visibilità completa sui documenti dall'invio alla firma.
Business in a Box monitora ogni interazione con i documenti in tempo reale — visualizzazioni, aperture, approvazioni, firme e commenti — tutto in un'unica piattaforma integrata.
Monitoraggio delle visualizzazioni
Veda esattamente quando e chi ha aperto ogni documento
Riceva notifiche istantanee quando un destinatario apre il suo documento. Visualizzi i timestamp, la durata della consultazione e le pagine esaminate — così può seguire con contesto, non con supposizioni.
Monitoraggio delle firme
Tenga traccia dello stato delle firme su tutti i documenti in sospeso
Veda quali documenti sono in attesa di firma, quali sono parzialmente firmati e quali sono completati — tutto da un'unica dashboard. I promemoria automatici eliminano i solleciti manuali.
Flussi di approvazione
Invii i documenti per l'approvazione e tenga traccia di ogni fase
Configuri flussi di approvazione a più fasi e monitori la posizione di ciascun documento nella catena. Riceva notifiche su approvazioni, rifiuti e commenti — niente più colli di bottiglia nelle approvazioni.
Notifiche intelligenti
Promemoria di follow-up automatici che sostituiscono i solleciti via email
Imposti promemoria che si attivano automaticamente quando i documenti non sono stati aperti o firmati entro la scadenza stabilita. Effettui il follow-up al momento giusto senza muovere un dito.
Audit trail
Registro di controllo completo per ogni azione sul documento
Ogni visualizzazione, commento, approvazione e firma viene registrata con un timestamp e un record utente. Registro di controllo completo per finalità legali, di conformità e di responsabilità.
Dashboard di stato
Dashboard dello stato dei documenti per tutta l'azienda
Visualizzi lo stato di ogni documento attivo nell'organizzazione — in attesa, revisionato, approvato o firmato — in un'unica vista centralizzata e in tempo reale.
Funzionalità complete di monitoraggio dei documenti
Tutto ciò che il monitoraggio dei documenti può fare all'interno di Business in a Box
Dall'invio alla firma — visibilità completa in ogni fase.
Pensato per
Chi utilizza il monitoraggio dei documenti in Business in a Box
Qualsiasi ruolo che invia, approva o firma documenti aziendali trae vantaggio dal monitoraggio in tempo reale.
Sales
Team di vendita che chiudono trattative
Sappia esattamente quando un potenziale cliente apre la sua proposta. Faccia il follow-up al momento giusto con il messaggio giusto. Tenga traccia di quali contratti sono stati firmati e quali sono bloccati.
Legal & Compliance
Team legali e operativi
Mantenga un registro di controllo completo per ogni contratto, NDA e policy. Si assicuri che tutte le firme e le approvazioni richieste vengano acquisite prima delle scadenze.
HR & People
Team HR che gestiscono i documenti dei dipendenti
Tenga traccia di quali dipendenti hanno revisionato e firmato policy, manuali e documenti di conformità. I promemoria automatizzati gestiscono il follow-up al posto del team HR.
Leadership
Manager e dirigenti
Visualizzi in tempo reale lo stato delle approvazioni del consiglio, delle autorizzazioni di budget e dei documenti strategici. Non si faccia più cogliere di sorpresa da un'approvazione bloccata.
Parte della piattaforma
Il tracciamento dei documenti è solo una parte del sistema operativo
Business in a Box collega il tracciamento dei documenti alla generazione, all'archiviazione, ai flussi di lavoro e alle risorse umane — tutto in un'unica piattaforma.
Generazione di documenti
Genera e traccia immediatamente il documento — dalla prima bozza alla firma finale.
Automazione dei flussi di lavoro
Attiva automaticamente flussi di approvazione e promemoria in base allo stato del documento.
Archiviazione cloud
Tutti i documenti tracciati sono archiviati, organizzati e ricercabili nel suo drive cloud.
Risorse umane e persone
Monitorare il completamento dei documenti dei dipendenti e la conformità dal modulo HR.
Attività e progetti
Collega le approvazioni dei documenti alle attività di progetto, così il lavoro non si blocca mai in attesa della burocrazia.
Modelli di documenti tracciabili
Genera e traccia da oltre 3.000 modelli professionali
Inizia con un modello redatto professionalmente, generalo con l'AI e traccia ogni interazione dall'invio alla firma.
Ogni modello è progettato per aiutarLa a lavorare più velocemente, offrendo alla sua azienda maggiore struttura e coerenza.
Sfoglia tutti i 3.000+ ModelliParte della piattaforma
Il tracciamento dei documenti è solo una parte didel sistema operativo
Business in a Box collega il tracciamento dei documenti a tutto ciò di cui la sua azienda ha bisogno per operare.
Attività e progetti
Pianifica, assegna e traccia le attività con una gestione completa dei progetti.
Documenti e conoscenza
Organizza policy, procedure e documenti aziendali in un unico posto.
Chat e chiamate
Comunica con il suo team senza cambiare app.
Dashboard
Visualizza tutti i dati, l'avanzamento dei progetti e le performance del team in un'unica schermata.
Risorse umane e persone
Gestisci dipendenti, presenze e fogli presenze pronti per il payroll.
Valutazioni e recensioni
Valutato positivamente dalle aziende di tutto il mondo
Cosa dicono le aziende
La fiducia di oltre 250.000 aziende in tutto il mondo
"Abbiamo chiuso un contratto da $200K perché abbiamo saputo esattamente il momento in cui il prospect ha aperto la nostra proposta e lo abbiamo chiamato nel giro di pochi minuti. Il tracciamento dei documenti ha trasformato il modo in cui opera il nostro team commerciale."
Ryan Callahan — VP of Sales, Northgate Solutions
"Le Risorse Umane impiegavano ore ogni mese a rincorrere i dipendenti per la firma delle policy. Ora i promemoria automatici se ne occupano e disponiamo di un registro di audit completo per la conformità. È una svolta."
Priya Sharma — HR Manager, Vantage Partners
"La dashboard di approvazione da sola ci ha salvato da tre scadenze contrattuali mancate nel primo mese. Vediamo esattamente dove ogni documento è bloccato."
Marcus Lee — COO, Blackstone Advisory Group
Sicurezza di livello Enterprise
Costruito per la fiducia, la sicurezza e la conformità
I suoi dati sono protetti da un'infrastruttura di livello enterprise e da standard di conformità riconosciuti.
Domande
Domande frequenti
Smetti di chiederti cosa è successo ai tuoi documenti.
Ottieni visibilità in tempo reale su ogni documento — chi lo ha aperto, chi lo ha firmato e cosa è ancora in attesa — all'interno del tuo Business Operating System.
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